CAPÍTULO VII
Otros aspectos relativos al funcionamiento
de la Auditoría Interna
Artículo 24.—Servicios de fiscalización. Dentro del ámbito institucional de la
Municipalidad de Talamanca, la Auditoría Interna prestará dos clases de
servicios de fiscalización, los cuales deben darse de conformidad con lo
dispuesto en la Ley General de Control Interno y la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República, en lo que estos cuerpos normativos se
refieren a dichos servicios.
Estos servicios son los siguientes:
a) Servicios
de auditoría: La auditoría en el sector público, según sus objetivos,
comprende los siguientes tipos básicos de auditoría:
1. La
auditoría financiera: Que comprende la auditoría de estados financieros que
tiene por objetivo emitir un dictamen independiente sobre la razón habilidad de
los estados financieros de la entidad auditada, de conformidad con el marco
normativo aplicable.
2. La
auditoría operativa: Que es el examen objetivo, sistemático y profesional
de evidencias, realizado con el fin de evaluar en forma independiente el
desempeño de una entidad, programa o actividad, a efecto de mejorar la
eficacia, eficiencia y economía en el manejo los recursos públicos, para
coadyuvar en la toma de decisiones por parte de los responsables de adoptar
acciones correctivas.
3. La
auditoría de carácter especial: Comprende aquellos estudios independientes
encaminados al examen de aspectos específicos, de orden contable, financiero,
presupuestario, administrativo, económico, jurídico, y operaciones de otra
naturaleza ligadas al manejo de fondos públicos y que son originados por
denuncias; por el estudio de irregularidades determinadas al ejecutar
auditorías operativas o financieras; y por aquellos asuntos planificados que no
se enmarcan en los propósitos de esas auditorías.
b) Servicios
preventivos: Se refiere a los servicios de asesoría, de advertencia y de
autorización de libros:
1. Advertencia:
Es un servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna al Concejo Municipal
o a los titulares subordinados, por medio del cual realiza observaciones para
prevenir lo que legal, administrativa y técnicamente, corresponde sobre un
asunto determinado o sobre situaciones, decisiones o conductas, cuando sean de
su conocimiento, a fin de prevenir posibles consecuencias negativas de su proceder
o riesgos en la gestión, con fundamento en el inciso d) del artículo 22 de la
ley General de Control Interno.
2. Asesoría:
Es un servicio preventivo que brinda el Auditor Interno en forma oral o
escrita, a solicitud de la parte interesada, mediante el cual emite su
criterio, opinión u observación sobre asuntos estrictamente de su competencia y
sin que menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo posterior
de sus demás competencias. Con este servicio el Auditor Interno coadyuva a la
toma de decisiones, sin manifestar inclinación por una posición determinada ni
sugerir o recomendar. No se da
oficiosamente.
3. Autorización
de libros: Es un servicio preventivo que consiste en autorizar mediante
razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que llevan las
diferentes dependencias de la Municipalidad, así como otros libros que a
criterio del Auditor Interno sean necesarios para el fortalecimiento del
sistema de control interno.
El término libros se entenderá
que comprende también las hojas sueltas y la fórmula continua, sujetas a
posterior encuadernación para su cierre. El proceso de autorización se realiza
de conformidad con las Normas Técnicas emitidas por la Contraloría General de
la República, específicas para ese servicio y según los siguientes
procedimientos:
1. Legalización
por primera vez o cambio de tipo de libro:
a) Solicitud.
La persona a cargo del libro que se legalizará deberá presentar personalmente
nota de solicitud de legalización de libros, original y copia, y el libro para
legalizar. Dicha persona deberá firmar esta solicitud y consignar en la misma:
el tipo de libro a legalizar, el número de tomo, la cantidad de folios, folio
inicial y último, que los folios están sin iniciarse, o cuales están iniciados,
si los hubiera, cuando la legalización corresponde por cambio de tipo de libro,
que todos los folios se encuentran numerados consecutivamente, que cada una de
las hojas tiene impreso el logotipo o nombre de la Institución o Unidad
Administrativa, en el caso de hojas de fórmula continua u hojas sueltas.
b) Requisitos
de los libros que se legalizan. Para este trámite, será necesario
considerar lo siguiente:
Ø
Los libros deben encontrarse con su totalidad de
folios y en buen estado, no pudiéndose haber iniciado ninguno de ellos, excepto
cuando se trate de cambio de tipo de libro, siempre y cuando la información que
contiene corresponda plenamente al tipo de libro para el que se solicita el
cambio. Los folios deberán
estar numerados de forma consecutiva. Tratándose
de libros compuestos por hojas de fórmula continua u hojas sueltas, deberán
igualmente estar numeradas y contener impreso el logotipo o nombre de la
Institución. Ante el evento de
que el trámite consista en una renovación o cambio de tipo de libro, deberá
aportarse el libro anterior, para su cierre o verificar su razón de cierre. Si
el libro anterior ha sido cerrado, no debe presentar anotaciones después del
sello de cierre, ya que cualquier anotación subsecuente después de dicho sello,
carece de validez.
Ø
Retiro de libros. Los libros deben ser retirados
por la persona que los tiene a cargo. Si dicha persona no se puede presentar, la
persona que realice el trámite deberá estar debidamente autorizada por escrito.
Ø
Libros no retirados. Los libros que se legalicen
y no se retiren, se conservarán en la Auditoría Interna por espacio de tres
meses naturales, contados a partir de la fecha de apertura. Transcurrido este
plazo se destruirán, previo aviso al órgano que solicitó la legalización. La
destrucción se hará en presencia de al menos dos testigos, para lo cual se
levantará un acta que la registre, identificando sus características y la razón
para hacerlo. Además, de la destrucción deberá quedar constando en los
registros de control general e individual de libros que lleva la Auditoría
Interna. La reiterada falta de retiro en tiempo amerita que la Auditoría
Interna estudie las causas de que eso suceda.
Reposición de libros no cerrados en caso de
robo, hurto, extravío o destrucción.
a) Solicitud.
La persona a cargo del libro que se legalizará por reposición, deberá presentar
personalmente nota de solicitud de legalización de libros, original y copia, y
el libro para legalizar. Dicha persona
deberá firmar esta solicitud y consignar en la misma: el tipo de libro a
legalizar, el número de tomo, la cantidad de folios, folio inicial y último,
que los folios están sin iniciarse, o cuales están iniciados, si los hubiera,
cuando la legalización corresponde por cambio de tipo de libro, que todos los
folios se encuentran numerados consecutivamente, que cada una de las hojas
tiene impreso el logotipo o nombre de la Institución o Unidad Administrativa,
en el caso de hojas de fórmula continua u hojas sueltas, que se trata de una
nueva legalización por reposición de libro y la causa por la que se solicita
esta nueva legalización.
b) Autorización
superior. Presentar copia certificada del Concejo Municipal, mediante el
cual se autorice a dar inicio al trámite de reposición de libros, en original y
copia.
c) Copia
de la denuncia. Presentar a la Auditoría Interna fotocopia certificada o
copia de la denuncia ante las instancias judiciales correspondientes, en caso
de robo, hurto o extravío, con el detalle de los hechos sucedidos. La persona a
cargo del libro o quien se designe, deberá presentar la denuncia ante la
autoridad judicial en forma inmediata a la ocurrencia del hecho.
d) Declaración
por destrucción. En el caso de destrucción, deberá presentar declaración
jurada ante notario público, acompañada de prueba fehaciente que verifique los
hechos o acompañar a la solicitud de reposición el libro deteriorado; en
cualquiera de los casos con una declaración del detalle de los hechos
sucedidos.
e) Reposición
por incendio. En caso de reposición por pérdida ocasionada por incendio, se
deberá presentar certificación del Instituto Nacional de Seguros.
f) Publicación
diarios. Realizar dos publicaciones en el Diario Oficial La gaceta y una en
alguno de los diarios de mayor circulación nacional, solicitando la reposición
de libros, de las cuales se presentará fotocopia ante la Auditoría Interna.
g) Retiro
de libros. Los libros deben de ser retirados por la persona que los tiene a
cargo. Si dicha persona no se puede presentar, la persona que realice el
trámite deberá estar debidamente autorizada por escrito.
h) Libros
no retirados. Los libros que se legalicen y no se retiren, se conservarán
en la Auditoría Interna por espacio de tres meses naturales, contados a partir
de la fecha de apertura. Transcurrido este plazo se destruirán, previo aviso al
órgano que solicitó la legalización. La destrucción se hará en presencia de al
menos dos testigos, para lo cual se levantará un acta que la registre, identificando
sus características y la razón para hacerlo. Además, la destrucción deberá
quedar constando en los registros de control general e individual de libros que
lleva la Auditoría Interna. La reiterada falta de retiro en tiempo amerita que
la Auditoría Interna estudie las causas de que eso suceda.
i) Libros
recuperados. El libro sustraído o extraviado, que aparezca después de
entregado un libro nuevo, deberá presentarse a la Auditoría Interna para
concluir el proceso, cerrar el libro y regresar a la Administración para lo que
corresponde.
2. Reposición
de folios en caso de robo, hurto, extravío o destrucción:
a) Solicitud.
La persona a cargo del libro al cual pertenecen los folios a reponer, deberá
presentar personalmente nota de solicitud de reposición de folios, original y
copia, y los folios respectivos. Dicha
persona deberá firmar esta solicitud y consignar en la misma: el tipo de libro
y el número de tomo a que pertenecen los folios a reponer, la cantidad de
folios a reponer y la numeración de los mismos, que los folios están sin
iniciarse, si es el caso de reposición por daño o extravío de hojas no utilizadas;
que cada una de las hojas tiene impreso el logotipo o nombre de la Institución,
en el caso de hojas de fórmula continua u hojas sueltas; e indicar la causa por
la que se solicita la reposición de folios.
Si la reposición fuere de folios con información impresa, deberá presentar
junto con la solicitud, los folios firmados por un Notario Público en el cual
hará constar que son fieles de los originales.
La reposición de hojas no utilizadas no requiere el cumplimiento de los
puntos d) a g), excepto la salvedad para el punto e), en cuanto a que si
existen hojas no utilizadas que están deterioradas, deberán adjuntarse a la
solicitud de reposición de las mismas.
b) Autorización
superior. Presentar copia certificada del acuerdo del Concejo Municipal, mediante
el cual se autorice a dar inicio al trámite de reposición de los folios en
original y copia.
c) Copia
de la denuncia: Presentar a la Auditoría Interna fotocopia certificada o
copia de la denuncia ante las instancias judiciales correspondientes, en caso
de robo, hurto o extravío, con el detalle de los hechos sucedidos. La persona a
cargo del libro a que pertenecen los folios perdidos o quien se designe deberá
presentar la denuncia ante la autoridad judicial en forma inmediata a la ocurrencia
del hecho.
d) Declaración.
En el caso de destrucción, deberá presentar declaración jurada ante Notario
Público, acompañada de prueba fehaciente que verifique los hechos o acompañar a
la solicitud de reposición las partes deterioradas; en cualquiera de los casos
con una declaración del detalle de los hechos sucedidos.
e) Reposición.
En caso de reposición por pérdida ocasionada por incendio, se deberá presentar
certificación del Instituto Nacional de Seguros.
f) Publicación
diarios. Realizar dos publicaciones en el Diario Oficial La Gaceta y una en
alguno de los diarios de mayor circulación nacional, solicitando la reposición
de folios, de las cuales se presentará fotocopia ante la Auditoría Interna.
g) Folios
no retirados. Los folios que se reponen y no se retiren, dentro del plazo
de ocho días naturales, contados a partir de la fecha de entrega del oficio de
reposición, se devolverán a la persona a cargo del libro a que pertenecen
dichos folios.
3. Cierre
de libros:
a) Solicitud.
La persona a cargo del libro que se cerrará deberá presentar personalmente nota
de solicitud de cierre de libros, original y copia, y el libro para cerrar.
Dicha persona deberá firmar esta solicitud y consignar en la misma, el tipo de
libro a cerrar, el número de tomo, la cantidad de folios, folio inicial y
ultimo, que todos los folios se encuentran numerados consecutivamente, que cada
una de las hojas tiene impreso el logotipo o nombre de la Institución, en el
caso de hojas de fórmula continua u hojas sueltas encuadernadas.
b) Libros
que se cierran. Los libros que se cierran son los mismos que se autorizan
mediante razón de apertura, por la Auditoría Interna.
En el caso de utilización de hojas sueltas
o fórmula continua se presentarán para su cierre previamente encuadernado
(acción y efecto de unir las hojas mediante cosido o pegado y con sus respectivas
cubiertas).
c) Requisitos
de los libros que se cierran. Para este trámite será necesario considerar
lo siguiente:
1. Los libros deben encontrarse en buen estado,
que nos se hayan arrancado folios o alterado de cualquier manera la encuadernación
o foliación de los libros, que no presenten folios con tachaduras, borrones y
correcciones, que hagan dudar de la autenticidad de la información que
contienen. Cualquier equivocación u
omisión que se cometa en los libros contables ha de salvarse por medio de un
nuevo registro en la fecha en que se advierta el error, y se pondrá al margen
del registro equivocado, preferiblemente con una tinta diferente, una nota
indicando que está errado y el folio donde se encuentra la corrección
respectiva, que debe ser firmada por el Regidor que presidió la respectiva
sesión y la Secretaria.
2. Los libros deben contener la totalidad de
folios. Las hojas anuladas o inutilizadas deben continuar figurando en el lugar
que les corresponde a efecto de no alterar el orden de los folios.
3. Los folios deberán estar numerados de forma
consecutiva. No debe quedar páginas sin su número de folio respectivo. Tratándose de libros compuestos por hojas de
fórmula continua u hojas sueltas, deberán igualmente estar numeradas y contener
impreso el logotipo o nombre de la institución en cada una de las hojas.
4. La información que contiene el libro debe
encontrarse en orden progresivo de fechas, escrita en castellano, que no se dejen
espacios en blanco, ni entrelíneas.
5. El libro debe contener la razón de apertura
con la información que en él se solicita y cada uno de los folios del libro
debe tener estampado el sello de la Auditoría Interna.
6. Los informes financieros contenidos en el
libro deben estar firmados por el Contador Municipal y las actas deben estar firmadas
por el Presidente, la Secretaria y por aquellos miembros que hubieren hecho
constar su voto disidente.
d) Certificación voto disidente. Presentar
certificación sobre aquellos miembros que hubieran hecho constar su voto
disidente en alguno de los asuntos tratados en las sesiones y el acta en que consta,
dentro del período de las actas que contiene el libro a cerrar.
e) Retiro de libros. Los libros deben ser
retirados por la persona a cargo de libro que se cerró. Si dicha persona no se
puede presentar, la persona que realice el trámite deberá estar debidamente autorizada,
por escrito.
f) Libros no retirados. Los libros que se
cierren y no se retiren, dentro del plazo de ocho días naturales, contados a
partir de la fecha que consigna la razón de cierre, se devolverán a la persona a
cargo del mismo.