CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

RESOLUCIONES

R-CO-5-2009.—Contraloría General de la República.—Despacho de la Contralora General.—San José a las nueve horas del trece de enero del dos mil nueve.

Considerando:

1º—Que los artículos 183 y 184 de la Constitución Política de la República de Costa Rica, establecen a la Contraloría General de la República como institución auxiliar de la Asamblea Legislativa en la vigilancia de la Hacienda Pública, y que el artículo 12 de su Ley Orgánica, Nº 7428 del 7 de setiembre de 1994, la designa como órgano rector del Sistema de Control y Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública que se establece en el artículo 10 de esa misma Ley.

2º—Que en virtud de tal rectoría, los artículos 12 y 24 de la Ley Nº 7428 mencionada, y el artículo 3 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292 del 31 de julio de 2002, confieren a la Contraloría General facultades para emitir disposiciones, normas, políticas y directrices que coadyuven a garantizar la legalidad y eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos públicos (artículo 11 de la Ley Nº 7428).

3º—Que de conformidad con el artículo 4 de la Ley General de Control Interno, los sujetos privados que custodian o administran, por cualquier título, fondos públicos deben aplicar en su gestión los principios y las normas técnicas de control interno que al efecto emita la Contraloría General de la República.

4º—Que para la custodia o administración de fondos públicos por parte de sujetos privados, existen diversas regulaciones legales, contractuales, convencionales o de otra naturaleza, establecidas por el ordenamiento jurídico y por la administración que concede dichos fondos, las cuales deben observarse en la gestión respectiva.

5º—Que la Contraloría General de la República ha considerado oportuno como parte del proceso de simplificación, ajuste e integración de los distintos cuerpos normativos que ha emitido en cumplimiento de sus competencias, regular la materia de control interno con respecto a los fondos públicos a cargo de los sujetos de derecho privado.

6º—Que adicionalmente por seguridad jurídica es necesario aclarar que los beneficios patrimoniales gratuitos o sin contraprestación alguna y toda liberación de obligaciones por los componentes de la Hacienda Pública que reciben los sujetos privados se encuentran regulados específicamente en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley Orgánica mencionada, en los cuales se define el régimen de control aplicable a esos casos. Por tanto,

RESUELVE:

Artículo 1º—Emitir las siguientes:

“NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LOS SUJETOS

PRIVADOS QUE CUSTODIEN  O ADMINISTREN, POR CUALQUIER

TÍTULO, FONDOS PÚBLICOS”

N-1-2009-CO-DFOE

1º—Ámbito de aplicación. Estas normas son aplicables a los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos.

2º—Alcance. Estas normas establecen los requerimientos básicos que en materia de control interno deben observar los sujetos privados en la custodia o administración de fondos públicos que les corresponda. Deben considerarse complementarias a las regulaciones legales, contractuales, convencionales o de otra naturaleza, establecidas por el ordenamiento jurídico y por la administración que concede tales fondos.

3º—Control interno. El control interno aplicable a la custodia o administración de fondos públicos por parte de sujetos privados, comprende fundamentalmente los procedimientos, las políticas u otros mecanismos para la delimitación de responsabilidades, separación de funciones y su asignación al personal idóneo, así como para la protección de activos, y el registro, verificación, comprobación y comunicación de la gestión respectiva.

4º—Relación costo-beneficio del control interno. En la instauración del control interno se debe evaluar que este contribuya a los objetivos previstos con un costo razonable, de manera que presente una relación satisfactoria de costo beneficio, en donde los beneficios esperados, sean mayores que los costos requeridos para su operación.

5º—Documentación del control interno. Los procedimientos, políticas u otros mecanismos que comprenden el control interno relativo a los fondos públicos, deben documentarse apropiadamente mediante su incorporación en manuales de operaciones o de procedimientos, en descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe actualizarse, darse a conocer a los empleados y estar disponible, para su uso, consulta y evaluación.

6º—Asignación de responsabilidades.  Se deben definir y asignar claramente la autoridad y responsabilidad de los empleados, en relación con los fondos públicos.

Como parte de ello deben establecerse las autorizaciones y aprobaciones que sean necesarias en la ejecución de los procesos, operaciones y transacciones atinentes a los fondos públicos.

7º—Personal idóneo. El personal a cargo de la gestión asociada a los fondos públicos, deben reunir los conocimientos y capacidades necesarias, para el desempeño de las responsabilidades que se le asignen. Así también, debe contar con las autorizaciones legales que el ordenamiento jurídico le obligue para ostentar los cargos respectivos.

8º—Separación de funciones incompatibles. Se deben separar y distribuir entre los diferentes puestos de trabajo, las funciones cuya concentración en una sola persona pueda permitir la realización o el ocultamiento de fraudes, errores, omisiones o cualquier tipo de irregularidades.

Igualmente, deben separarse y distribuirse las fases de autorización, aprobación, ejecución y registro de una transacción, y la custodia de fondos públicos, deben asignarse entre varias instancias.

Cuando por situaciones excepcionales, la separación y distribución de funciones no sea posible, se deben implantar las medidas alternas que procedan.

9º—Protección de activos y registros. Se deben tomar las medidas necesarias para salvaguardar y custodiar apropiadamente los activos y registros referentes a los fondos públicos, para evitar cualquier pérdida, deterioro, daño o uso irregular. Así también, se debe disponer de los medios y dispositivos de seguridad que estén al alcance del sujeto privado, para la debida protección de tales activos y registros.

10.—Comprobaciones y verificaciones. Se debe comprobar y verificar periódicamente la exactitud de los registros sobre activos y pasivos atinentes a los fondos públicos respectivos, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes. Asimismo, se debe vigilar que el control interno en relación con esos fondos, sea aplicado correctamente en la gestión diaria por los empleados a cargo de su custodia o administración.

11.—Registro de la gestión de fondos públicos. Las operaciones relacionadas con los fondos públicos, se deben registrar con estricta observancia de las regulaciones técnicas atinentes, en forma oportuna y correcta, utilizando cuentas contables y registros independientes de los que corresponden a otros fondos de su propiedad o administración.

Dichos registros deben ser de fácil acceso, mantenerse actualizados y estar disponibles de manera ordenada y conforme a técnicas de archivo apropiadas, para su consulta por usuarios internos o por instancias externas, según corresponda.

12.—Comunicación sobre la custodia y administración de los fondos públicos. La información sobre la gestión y el control de los fondos públicos, debe comunicarse en la forma y con la oportunidad necesaria a los destinatarios correspondientes. Como parte de ello, debe establecerse un proceso periódico, formal y oportuno para rendir informes sobre su actuación a las instancias pertinentes.

13.—Auditorías independientes. Las auditorías internas o externas que por obligación prevista en el ordenamiento jurídico deban contratar los sujetos privados que custodien o administren fondos públicos, se regularán de conformidad con lo establecido por la profesión. Esto último también es aplicable para los casos en que como una mejor práctica, el sujeto privado decida recurrir a ese tipo de servicios.