DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

Resolución CNSED-01-2009.—Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.—San José, a las 08:30 horas del 18 de marzo de dos mil nueve.

Considerando

1º—Que el artículo 31 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202 de 24 de octubre de 1990, establece que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos es el Órgano de la Dirección General del Archivo Nacional, encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico cultural.

2º—Que el artículo 120 del Reglamento a la Ley Nº 7202 dispone que una de las funciones de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos es la de dictar normas sobre selección y eliminación de los documentos que producen las instituciones mencionadas en el artículo 2 de la ley, sean las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos. Por tanto,

Con base en las facultades que le confieren los artículos 31 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos y artículo 120 de su Reglamento, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, mediante acuerdo 6.1 tomado en sesión Nº 18-2008 del 19 de noviembre de 2008, aprobó la emisión de tres normas sobre valoración documental, por lo que resuelve:

Emitir las siguientes normas sobre valoración documental, cuyo cumplimiento resulta obligatorio para todas las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos.

1.2008 Vigencia administrativa legal permanente.

En caso de que en una tabla de plazos se señale a una serie documental vigencia administrativa y legal como permanente en una oficina o en el Archivo Central, debe entenderse lo siguiente: l. Si estos documentos carecen de valor: científico-cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202.

2.2008 Serie documental “Liquidaciones Presupuestarias”.

La serie documental “liquidaciones presupuestarias al 31 de diciembre de cada año”, que se produce en todas las instituciones públicas que están bajo el ámbito de cobertura de la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria, puede ser eliminada de las entidades productoras, a partir del año 2004, ya que, la serie completa de este tipo de documentos, del año 2004 en adelante se conservará permanentemente en esta Secretaría Técnica.

3. 2008 Revisión de tablas de plazos

El artículo 132 del Reglamento de la Ley 7202, del Sistema Nacional de Archivos señala que las tablas de plazos de conservación de documentos deben someterse a una revisión cada cinco años. En cumplimiento de ese artículo, las eliminaciones posteriores a la caducidad señalada, se realizan al margen de la ley. En caso de que no se hayan renovado las tablas, lo correcto es solicitar autorizaciones parciales de documentos antes de proceder a realizar eliminaciones. Notífíquese