Artículo 5º—Definiciones: Para efectos de este Reglamento se entiende por:

a. Documentos de archivo: Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.

Para tener valor probatorio, el documento debe tener características internas (el contenido en el soporte, la información, autor o remitente, lugar, fecha, estilo, formalidad del lenguaje), pero además, ciertas características externas:

    Soporte: papel, cinta magnética, disquete, disco compacto, etc.

    Medio para fijar el contenido: escritura, dibujos, colores, etc.

    Signos especiales: Sellos, membrete, logotipo, etc.

    Formato: Folio, libro, cuadernillo, legajo, etc.

    Forma: Original o copia

    Cantidad: Metros lineales, unidades

    Tamaño

b. Tipo documental: Reglamentos, actas, circulares, expedientes, correspondencia, informes, reportes, contratos, listados, convenios, hojas de trámite, tabulados, acuerdos, fotografías, dispositivos electrónicos y otros.

c. Clase documental: está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. Existen cinco diferentes clases documentales:

    Textual: documentos que transmiten la información mediante texto escrito.

    Gráfica: imágenes, signos no textuales, colores y otros para representar la información: mapas, planos, gráficos, fotografías, diapositivas, etc.

    Sonoros: grabaciones y reproductores de cualquier sonido, tales como discos, cintas magnéticas, discos compactos, etc.

    Audiovisuales: combinan las imágenes en movimiento y el sonido: filmes, cintas de vídeo, videodiscos, etc.

    Electrónicos o informáticos: son los generados a partir de una computadora (disquetes, discos ópticos, cintas, DC-ROM, rollos de microfilm, etc.)

d. Tabla de plazos: Determina los tipos documentales que se producen o reciben en el Banco, así como su vigencia administrativa o legal, su valor científico o cultural, la cantidad, cuáles oficinas tienen originales o copias, en qué medios están almacenados y otros datos de carácter general que permiten controlar la producción documental en la Institución.

e. Fondo documental: está integrado por el conjunto de documentos de archivo, sean de cualquier tipo y clase documental, que se encuentran custodiados en los diferentes archivos del Sistema.

f.  Archivo de Gestión: Son los que contienen la documentación de las unidades administrativas y de negocios y que se mantiene archivada.

g. Prearchivalía: Documentación que se encuentre en gestión, en las diferentes unidades administrativas o de negocios. Usualmente comprende documentos producidos en los últimos cinco años.

h. Archivo Institucional: Unidad que igualmente cumplirá las funciones antes descritas, en la archivalía que organice, en la que centralizará la documentación de todo el Banco.

i.  Archivalía: Documentación que ha finalizado su trámite administrativo y es conservada, organizada y facilitada en el Archivo Institucional. Llega por transferencia de los archivos de gestión.

j.  Colaborador: Se refiere a los servidores o funcionarios del Banco.