Artículo 12.—La gestión y formalización de la matrícula deben realizarla en forma personal los responsables que se indican en el artículo 9º de este Reglamento, quienes, para tal efecto y en todos los casos, deben presentar algún documento idóneo que compruebe el lugar de la residencia del padre de familia, del encargado o del propio estudiante, en caso de que éste sea mayor de edad.

a) En los casos de Educación Preescolar y del Primer Año del Primer Ciclo de la Educación General Básica, la matrícula requerirá de un documento probatorio oficial que demuestre la edad del estudiante. Cuando sea imposible contar con el documento probatorio oficial deberá presentar Declaración Jurada rendida ante Notario Público, tal declaración se tendrá como indicio, únicamente a efecto de verificar la edad mínima de ingreso establecida para los niveles indicados en el artículo 11 de este Reglamento.

b) En el caso del primer año del primer ciclo de la Educación General Básica: además de lo señalado en el inciso anterior, se debe presentar original y fotocopia del Certificado de Asistencia al Ciclo de Transición correspondiente a la Educación Preescolar, cuando haya cursado este nivel.

c) En el caso del sétimo año de la Educación General Básica: se debe presentar original y copia del Certificado de Conclusión de Estudios de II Ciclo de la Educación General Básica copia de la solicitud de traslado del expediente del estudiante de la institución de procedencia a la institución donde solicita matrícula, original y copia del Informe al Hogar del sexto año. En caso de que no se cuente con este último documento o el mismo presente alteraciones, se debe presentar una certificación de notas, cumpliendo con lo establecido en el artículo 29 de este Reglamento.

d) En caso del décimo año de la Educación Diversificada: se deberá presentar original y copia del Certificado de Conclusión de Estudios del III Ciclo de la Educación General Básica, copia de la solicitud de traslado del expediente del estudiante de la institución de procedencia a la institución donde solicita matrícula y el original y copia del Informe al Hogar del año inmediato anterior. En caso de que no se cuente con este último documento o el mismo presente alteraciones, se debe presentar una certificación de notas, cumpliendo con lo establecido en el artículo 29 de este Reglamento.

e) En caso de la Educación Especial: el padre de familia o encargado debe presentar la boleta de referencia emitida por el director de la institución educativa en que está matriculado el estudiante y el documento de ubicación del alumno, emitido por la Asesoría Regional de Educación Especial para matricular al alumno en el nivel y especialidad que le corresponda.

f)  En el caso del Tercer Ciclo de Educación Especial: el padre o encargado deberá contar con la boleta de ubicación del estudiante, expedida por la Asesoría Regional de Educación Especial o la Sección de Desarrollo Vocacional del Departamento de Educación Especial, cuando no exista la primera.

g) Es responsabilidad del director de la institución educativa de donde procede el estudiante, trasladar el expediente y demás documentos del alumno a la institución educativa receptora. Cumpliendo con el procedimiento que establezca la Administración; así como de darle el debido seguimiento a toda la gestión requerida, ante las instancias correspondientes.