Artículo 60.—De
las funciones de la Contraloría de Servicios. Serán funciones de la
Contraloría de Servicios las siguientes:
a. Verificar que las entidades del sector público costarricense cuenten
con mecanismos y procedimientos eficaces de comunicación con los usuarios, de
manera tal que les permita mantenerse actualizadas con sus necesidades.
b. Velar por el cumplimiento de los lineamientos y directrices que en
materia de Contralorías de Servicios y mejoramiento al servicio público se
emitan, sin perjuicio de las acciones que desarrolle y que respondan a las
necesidades específicas de la institución a la cual pertenece.
c. Presentar a la Secretaría Técnica, un plan anual de trabajo, avalado
por el jerarca institucional, que sirva de base para el informe anual de
labores. Dicho plan deberá presentarse a más tardar el 30 de noviembre de cada
año.
d. Presentar al jerarca institucional con copia a MIDEPLAN, un informe
anual de labores de acuerdo con la Guía Metodológica propuesta por la
Secretaría Técnica, que incluya las recomendaciones formuladas al jerarca y las
acciones realizadas en su cumplimiento.
e. Dichos informes serán presentados a más tardar el último día hábil
del mes de enero.
f. Atender oportunamente las inconformidades, denuncias o sugerencias
que presenten los usuarios y procurar una solución inmediata a los problemas
que planteen.
g. Elaborar y proponer al Jerarca correspondiente para su aprobación,
los procedimientos de recepción, tramitación y resolución de inconformidades,
denuncias o sugerencias del usuario, respecto a los servicios públicos que se
prestan, así como establecer los mecanismos de control y seguimiento de las
mismas. Dichos procedimientos deberán ser accesibles y expeditos.
h. Vigilar por el cumplimiento institucional en la pronta respuesta a
las inconformidades presentadas por los usuarios de los servicios.
i. Supervisar y evaluar en las entidades públicas y privadas de
servicio público, la prestación de los servicios de apoyo y ayudas técnicas
requeridas por las personas con discapacidad, en cumplimiento del artículo 10
del Decreto Ejecutivo Nº 26831 de 23 de marzo de 1998, denominado Reglamento a
la Ley de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad, Ley Nº
7600 de 2 de mayo de 1996.
j. Identificar conflictos en la relación de la Administración con el
usuario específicamente sobre el exceso de requisitos, trámites administrativos
y de control interno, que afecten la prestación del servicio. Para ello se
deberá de coordinar con el Enlace Institucional nombrado por el Jerarca de la
institución conforme al Decreto Ejecutivo Nº 33678-MP-MEIC de 15 de febrero de 2007, a fin de que ambos
propongan las recomendaciones correspondientes.
k. Promover ante el Jerarca respectivo procesos de modernización en la
organización, así como en los trámites y procedimientos del órgano, entidad
pública o gobierno local al que pertenecen, en coordinación con la Unidad de
Planificación y con el Enlace Institucional nombrado por el Jerarca de la
institución conforme al Decreto Ejecutivo Nº 33678-MP-MEIC de 15 de febrero de 2007, a fin de que ambos
propongan las recomendaciones correspondientes y propicien el mejoramiento
continuo en los servicios públicos que presta la institución.
l. Mantener un registro actualizado sobre la naturaleza y frecuencia
de las inconformidades y denuncias, así como de las acciones institucionales
acatadas o recomendadas para resolver el caso y su cumplimiento o no.
m. Solicitar el respaldo del superior jerárquico inmediato, ante la
negativa o negligencia de un funcionario o unidad administrativa de atender sus
solicitudes y recomendaciones; dicho jerarca deberá prestar atención inmediata
y determinar en conjunto con la Unidad de Recursos Humanos cualquier
responsabilidad
n. Informar a los Jerarcas, Consejos Directivos, Juntas Directivas o
cualquier otro órgano que ejerza la dirección superior, cuando las sugerencias
presentadas a otras unidades administrativas de la Institución hayan sido
ignoradas y por ende, las situaciones que provocan inconformidades en los
ciudadanos permanezcan irresolutas.
o. Elaborar y aplicar semestralmente entre los usuarios de los
servicios, instrumentos de percepción para obtener su opinión sobre la calidad
de los servicios, grado de satisfacción y las mejoras requeridas.