CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL

(Esta norma fue dejada sin efecto mediante acuerdo publicado en el Alcance Digital N° 179, a La Gaceta N° 219 del 13 de  noviembre de 2012, "Lineamientos para la Afiliación a Entidades Autorizadas" )

ÁREA REGISTRO Y CONTROL DE APORTACIONES

PROCEDIMIENTO DE AFILIACIÓN A ENTIDADES

AUTORIZADAS

            Establece las pautas que deben seguir las diferentes entidades involucradas en los procesos de afiliación de nuevos trabajadores, traslado de una entidad autorizada a otra, y ajuste de afiliación en el Fondo de Capitalización Laboral y Fondo Complementario de Pensión Obligatoria, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Protección al Trabajador, Ley de Notificaciones Judiciales, Código Penal, Código Procesal Civil, Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos y demás normativa relacionada vigente.

            El procedimiento utilizará la siguiente terminología:

            C.C.S.S.: Léase Caja Costarricense de Seguro Social.

            SICERE: Significa Sistema Centralizado de Recaudación.

            SUPEN: Léase Superintendencia de Pensiones.

            Entidad Autorizada: Se refiere a las Operadoras de Pensiones, sociedades anónimas autorizadas por la SUPEN para administrar los fondos de pensiones y de capitalización laboral dispuestos en la Ley de Protección al Trabajador.

            Afiliado: Trabajador cuyos datos fueron registrados en el Sistema Centralizado de Recaudación, en el proceso de afiliación.

            Aportaciones distribuidas: Aportes cancelados por el patrono, trasladados a las Operadoras de Pensiones y acreditados en la cuenta individual del trabajador.

            Operadora Origen: Entidad autoriza en la cual se encuentra afiliado el trabajador al momento de gestionar un traslado o ajuste.

            Operadora Destino: Entidad autorizada a la cual se traslada o se ajusta un afiliado.

            Oficina Virtual del SICERE: Herramienta tecnológica dispuesta en Internet para gestionar el trámite de afiliación, traslado y ajustes de afiliados.

1  Afiliación y traslado de Entidad Autorizada

1.1  Requisitos para la Afiliación o el Traslado:

1.1.1  La afiliación o traslado se tramitará ante el SICERE, mediante la Oficina Virtual del SICERE y podrá ser solicitado en el Área Registro y Control de Aportaciones en Oficinas Centrales, las Sucursales de la C.C.S.S. o las Entidades Autorizadas. Para tales efectos el trabajador deberá firmar el documento denominado “Solicitud de Afiliación a Entidad Autorizada” (ver Anexo 1), aceptando la afiliación o traslado según corresponda.

         Para fines de identificación, las personas nacionales deberán presentar su cédula de identidad. Las personas extranjeras deberán aportar su carné de seguro social, además de su cédula de residencia, pasaporte o el permiso laboral, documentos que deberán estar en buen estado y vigentes.

         El afiliado que no pueda presentarse personalmente a tramitar el traslado ante la red de Sucursales de la C.C.S.S. o ante la Entidad Autorizada, podrá realizar dicho trámite mediante un apoderado, legalmente facultado para realizar ese acto, a quién le extenderá un poder que debe reunir necesariamente las características descritas en el Anexo 2.

         La documentación que respalda las afiliaciones y traslados gestionados por los afiliados en la red de Sucursales de la C.C.S.S., será custodiada por cada Sucursal según corresponda.

         La documentación que respalda las afiliaciones y traslados gestionados por las entidades autorizadas, será custodiada por la entidad que realizó la gestión.

1.1.2  El trabajador podrá gestionar la afiliación o traslado en forma electrónica, mediante la Oficina Virtual del SICERE utilizando su usuario y contraseña (según los requisitos y responsabilidades que la administración disponga). Para tales efectos deberá completar la información requerida en el formulario electrónico “Solicitud de Afiliación a Entidad Autorizada” dispuesto en dicha herramienta.

1.2  Gestión de Afiliación o Traslado.

1.2.1  El formulario “Solicitud de Afiliación a Entidad Autorizada” estará disponible en la Oficina Virtual del SICERE y estará identificado según el siguiente detalle:

         Donde: N, T, O, F, Q, identifican el tipo de afiliación que solicita el trabajador.

         P, corresponde al perfil de quién gestionó la afiliación o traslado, según el siguiente detalle:

         AA, corresponde al año en que se genera el formulario.

         MM, corresponde al mes en que se genera el formulario.

         XXXXXX, corresponde a seis dígitos de un número consecutivo.

1.2.2  El formulario para gestionar un traslado por cambio de comisión, fusión o cierre de entidad autorizada, sólo estará disponible en la Oficina Virtual del SICERE durante el plazo que para tales efectos establezca la SUPEN.

1.2.3  Para gestionar la afiliación o traslado directamente en la Oficina Virtual del SICERE, el usuario seleccionará el tipo de afiliación, según lo descrito en el punto 1.2.1 y en caso de que cumpla con los requisitos establecidos para tales efectos, aplicará la misma. Si la gestión la realiza una entidad autorizada, la afiliación solo podrá registrarse a esa entidad.

1.2.4  En el caso de las gestiones de afiliación o traslado que se realicen mediante el promotor de la Entidad Autorizada, se establece lo siguiente:

1.2.4.1 El promotor de la entidad destino deberá contar con un usuario y contraseña de la Oficina Virtual del SICERE (según los requisitos y responsabilidades que la administración disponga), para la gestión de afiliaciones y traslados.

1.2.4.2 La Operadora Destino generará desde la Oficina Virtual del SICERE el formulario “Solicitud de Afiliación a Entidad Autorizada” según el tipo de afiliación que tramitará el promotor, de acuerdo con lo descrito en el punto 1.2.1. El formulario se generará con el número de formulario y la fecha definida de manera automática por el sistema.

1.2.4.3 En un plazo de 10 días hábiles, contados a partir de la generación del formulario, la Operadora Destino deberá validar en la Oficina Virtual del SICERE los requisitos del trabajador al que se le está gestionando la afiliación o traslado. En caso de que la afiliación o traslado sean procedentes se aplicará la misma.

1.2.4.4 El formulario que no fuera validado en la Oficina Virtual del SICERE, en el plazo indicado en el punto anterior, o que al validarlo no se cumpla con los requisitos para la afiliación o traslado, quedará automáticamente descartado del sistema y no podrá ser tramitado nuevamente ante SICERE. Siendo responsabilidad de la entidad autorizada informar al afiliado sobre esta circunstancia.

1.3  Firmeza de la Afiliación o Traslado:

1.3.1  Una vez aplicada la afiliación ante el SICERE mediante su Oficina Virtual, éstos adquirirán firmeza en el SICERE. A partir de esa fecha todos los aportes que se recauden a favor del afiliado, serán enviados a la Operadora destino del trabajador.

1.3.2  El Área Registro y Control de Aportaciones del SICERE, comunicará a las Entidades Autorizadas diariamente, de lunes a viernes, mediante correo electrónico, el detalle del archivo que contiene las afiliaciones y traslados confirmados en el sistema el día hábil anterior.

1.3.3  El Área Registro y Control de Aportaciones del SICERE emitirá en único archivo a las Entidades Autorizadas que contendrá la información referente a afiliaciones de primer ingreso, afiliaciones automáticas, traslados y ajustes de afiliación. La estructura del archivo será tipo texto, cuya estructura se describe en el Anexo 3.

1.3.4  El traslado de recursos lo gestionarán las Entidades Autorizadas, en los plazos que establece la normativa vigente.

1.4  Responsabilidades

1.4.1  De la entidad que gestiona la afiliación o el traslado.

1.4.1.1 Verificar que el solicitante cumpla con los requisitos dispuestos en el numeral 1.1. del presente procedimiento.

1.4.1.2 Registrar en el SICERE la información correcta y completa de la afiliación o traslado que gestione.

1.4.1.3 Custodiar estrictamente el formulario original “Solicitud de Afiliación a Entidad Autorizada”, debidamente firmado por el afiliado, junto con las correspondientes copias de los documentos de identificación, mismos que podrán ser solicitados por SICERE ante la necesidad de verificar la afiliación de un trabajador, por solicitud del trabajador o de la Superintendencia de Pensiones.

          La custodia de los documentos referidos por parte de las entidades autorizadas, no podrá ser inferior a 10 años (mayor plazo de prescripción de la acción penal establecida en el Código Penal). Serán aplicables las responsabilidades derivadas del delito de “Supresión, ocultación y destrucción de documentos”, establecidas en el artículo 362 del Código Penal.

          SICERE podrá realizar verificaciones periódicas en las Operadoras de Pensiones para corroborar la correcta custodia de la documentación referida.

1.4.2  Del solicitante de la afiliación o traslado:

1.4.2.1 Suministrar a la entidad que gestiona la afiliación o traslado, la información correcta y completa, así como los documentos requeridos en el numeral 1.1.