Artículo 3º—Definiciones. Para efectos de aplicación del presente Reglamento, los siguientes términos tendrán el significado que aquí se les atribuye:

1) Administrador del Sistema Mer-link: El Instituto Costarricense de Electricidad o la empresa que esta entidad disponga, de conformidad con lo que establecen los artículos 119 y 201 del Reglamento al título II de la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones (Decreto Ejecutivo Nº 35148-MINAET, de 24 de febrero de 2009), se encargará de la administración del Sistema Electrónico de Compras Públicas “Mer-link”.

2) Autorización de débito automático: Es el mecanismo que permite a los clientes de las instituciones financieras autorizar débitos automáticos con cargo a su cuenta cliente, producto de transacciones procesadas por medio del Sistema Nacional de Pagos Electrónicos (Sinpe).

3) Catálogo de bienes y servicios Mer-link: Es el instrumento oficial de uso obligatorio, en el que sistemáticamente se clasifican e identifican los bienes, las obras y los servicios requeridos por las instituciones usuarias y ofrecidos por los proveedores registrados. Para efectos de clasificación, las obras están comprendidas dentro de los servicios.

4) Cartel electrónico: Es un formulario digital disponible en Mer-link, que debe ser completado y aprobado por la institución usuaria, y en el que establecen los requisitos, las condiciones y las especificaciones de los bienes, las obras y los servicios por contratar junto con el procedimiento de compra. Este término es equivalente a “requerimiento” para el caso de las instituciones usuarias que así lo tengan previsto en su normativa interna.

5) Certificado de estampado de tiempo: Es un certificado que registra la fecha y la hora exactas, según la hora oficial de Costa Rica, en que una transacción electrónica determinada es generada. Este certificado es extendido por un tercero que está facultado para este tipo de actos, de acuerdo con la política de sellado de tiempo del Sistema Nacional de Certificación Digital.

6) Certificado digital: Es una estructura de datos creada y firmada digitalmente por un certificador, del modo y con las características que señalan el Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, la Norma INTE /ISO 21188 versión vigente y las políticas que al efecto emita la Dirección de Certificadores de Firma Digital.

7) Código de clasificación: Es la forma estandarizada de categorización del Catálogo de bienes y servicios de Mer-link, la cual consiste en la aplicación del Catálogo estándar de productos y servicios de las naciones unidas (UNSPSC: United Nations Standard Products and Services Code). Dicho código consta de ocho dígitos y es utilizado en el Registro electrónico de proveedores para señalar los bienes, las obras y los servicios que el proveedor puede ofrecer a las instituciones.

8) Código de identificación: Permite especificar o describir, con mayor grado de detalle y de manera estandarizada, los bienes, las obras y los servicios del Catálogo de Mer-link, mediante un sistema de detección de atributos comunes e individuales. Está formado por dieciséis dígitos, de los cuales los ocho primeros corresponden al código de clasificación y los ocho restantes a un consecutivo establecido de manera automática. Es utilizado para identificar los bienes, las obras y los servicios en la publicación de carteles.

9) Código de producto: Es el código del Catálogo de Mer-link que permite individualizar el bien y el servicio por medio de la definición de todos los atributos, identificándolo entre sus similares de manera única. Está formado por veinticuatro dígitos, de los cuales los dieciséis primeros corresponden al código de identificación. Es utilizado para presentar las ofertas y los procedimientos subsiguientes a la adjudicación de bienes, obras y servicios; asimismo, es utilizado para los procedimientos de venta y arrendamiento por remate.

10) Contrato electrónico: Es el instrumento que utiliza Mer-link para formalizar la contratación. Consiste en un documento que contiene los elementos esenciales de la contratación.

11) Contrato electrónico modificado: Es el instrumento que utiliza Mer-link para hacer las modificaciones que se requieran después de formalizado el contrato y durante su ejecución; este contrato sustituye a las adendas. Se utilizará para la modificación unilateral, contrato adicional, suspensión del contrato, suspensión del plazo, cesión, prórroga del contrato y prórroga del plazo. Todas las modificaciones realizadas por este medio quedarán debidamente consignadas en el expediente electrónico y formarán parte del contrato electrónico.

12) Cuenta cliente: Es una estructura estandarizada del número de cuenta utilizado por las entidades participantes en Sinpe para identificar las distintas líneas de negocio (cuentas de fondos, tarjetas de crédito y cualquier otro producto financiero) de los clientes de las entidades financieras utilizadas por estos para realizar transacciones interbancarias. Esta cuenta constituye el domicilio financiero del cliente.

13) Cuenta domiciliada: Es una cuenta cliente sobre la cual su titular emite una instrucción, autorizando a realizar un determinado cobro sobre dicha cuenta.

14) Débito en tiempo real: Es el servicio de liquidación bilateral bruta en tiempo real, por medio del cual una entidad origen envía una instrucción de cobro propia o de su cliente a una entidad destino para que debite en tiempo real una cuenta cliente previamente domiciliada por el cliente destino.

15) Documento confidencial: Es aquel documento calificado, mediante acto razonado por la institución usuaria, de oficio o a solicitud de la parte interesada, como secreto comercial, industrial o económico, según lo regulado por la normativa especial aplicable a la institución usuaria, el cual será de acceso restringido. Incluye los procedimientos para la adquisición de objetos con seguridades calificadas.

16) Documento electrónico: Corresponde a cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo expresada o transmitida por un medio electrónico o informático. Cuando el documento electrónico se encuentre suscrito mediante firma digital certificada tendrá el mismo valor y eficacia probatoria que uno firmado en manuscrito, de conformidad con lo que establece la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su Reglamento.

17) Encriptación: Es el proceso para convertir la información a un formato más seguro; en otras palabras, los datos que están en un formato claro, o sea entendible, se convierten, mediante un proceso matemático, a un formato encriptado o codificado, o sea ininteligible.

18) Entidad garante: Corresponde ya sea a un banco integrante del sistema bancario nacional, una institución aseguradora reconocida en el país, o bien, el Banco Popular y de Desarrollo Comunal que emite una garantía para respaldar económicamente la actuación de un proveedor de bienes o servicios en las diferentes etapas del procedimiento de contratación administrativa.

19) Expediente electrónico: Constituye una serie de documentos electrónicos ordenados cronológicamente y almacenados en un medio electrónico que garantice que ninguno de esos documentos será alterado, eliminado o añadido. El foliado se llevará a cabo mediante un índice consecutivo de asientos.

20) Factura electrónica: Es un documento comercial con efectos tributarios, generado, expresado y transmitido en formato electrónico.

21) Firma digital: Es el conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permite verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento.

22) Firma digital certificada: Es una firma digital que haya sido emitida al amparo de un certificado digital válido y vigente, expedido por un certificador registrado.

23) Formulario electrónico: Es un documento estandarizado que se encuentra disponible en Mer-link para realizar algunos actos de los procedimientos de contratación administrativa. Estos formularios deben ser completados y firmados digitalmente por los interesados.

24) Garantía electrónica: Es el documento electrónico que emite la entidad garante, por gestión del proveedor registrado o del adjudicatario, para salvaguardar el interés institucional o para respaldar la correcta ejecución del contrato, según corresponda. Comprende la garantía de participación, cumplimiento y colateral.

25) Inhibidos: Personas físicas o jurídicas a las que les apliquen las prohibiciones para contratar con las instituciones usuarias, según lo previsto en la Ley de Contratación Administrativa y la normativa especial aplicable.

26) Institución usuaria: Es el órgano, ente o empresa pública que facultativamente decida utilizar Mer-link, haya aceptado la política de uso y haya suscrito el contrato de prestación de servicios respectivo.

27) Mer-link: Es el Sistema Electrónico de Compras Públicas Mercado en Línea.

28) Oferta electrónica: Es la manifestación de voluntad del oferente, emitida mediante un formulario electrónico y utilizando la firma digital certificada, dirigida a la institución usuaria con el fin de participar en un procedimiento de contratación administrativa.

29) Plan de continuidad: Es un instrumento de gestión para el buen funcionamiento de Mer-link que documenta y pone en práctica, en forma efectiva y oportuna, las acciones preventivas y correctivas necesarias con base en los planes, la evaluación e impacto de los riesgos y la clasificación de sus recursos de TI, según su criticidad.

30) Portal Mer-link: Es la ventanilla única ubicada en un sitio electrónico en Internet, por medio de la cual interactúan los usuarios de Mer-link en los procedimientos de compras públicas.

31) Proveedor registrado: Es la persona física o jurídica inscrita en el Registro electrónico de proveedores de Mer-link a efectos de participar en los procedimientos de contratación administrativa que se realicen mediante Mer-link, a fin de suministrar bienes y servicios a las instituciones usuarias. El proveedor registrado ha aceptado la normativa que regula el uso del Sistema, así como las Políticas de uso de Mer-link y cuenta con un certificado digital.

32) Registro de usuarios: Es el módulo de Mer-link que integra el Registro electrónico de proveedores y el Registro de instituciones usuarias.

33) Registro electrónico de proveedores: Es el instrumento en el que se deben inscribir las personas físicas y jurídicas que deseen participar en los procedimientos de contratación administrativa efectuados por medio de Mer-link. Contiene una descripción detallada de los bienes y servicios que ofrece cada proveedor, así como la información que permita acreditar y evaluar a los proveedores registrados en forma íntegra y particular para un determinado tipo de concurso.

34) Sistema Electrónico de Compras Públicas Mercado en Línea “Mer-link”: Es un portal de comercio electrónico que permite realizar los procedimientos de contratación administrativa en forma electrónica.

35) Sistema Electrónico de Reconocimiento (SER): Es el Sistema que utiliza Mer-link para que los representantes legales de los proveedores y de las instituciones usuarias registren la información acerca de sus representantes legales, apoderados y colaboradores, así como para que otorguen poderes especiales.

36) Sistema Nacional de Pagos Electrónicos (Sinpe): Es el portal financiero que integra y articula el sistema de pagos costarricense.