Artículo 3º—Definiciones. Para efectos de
aplicación del presente Reglamento, los siguientes términos tendrán el
significado que aquí se les atribuye:
1) Administrador del Sistema Mer-link: El
Instituto Costarricense de Electricidad o la empresa que esta entidad disponga,
de conformidad con lo que establecen los artículos 119 y 201 del Reglamento al
título II de la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades
Públicas del Sector Telecomunicaciones (Decreto Ejecutivo Nº 35148-MINAET, de
24 de febrero de 2009), se encargará de la administración del Sistema
Electrónico de Compras Públicas “Mer-link”.
2) Autorización
de débito automático: Es el mecanismo que permite a los clientes de las
instituciones financieras autorizar débitos automáticos con cargo a su cuenta
cliente, producto de transacciones procesadas por medio del Sistema Nacional de
Pagos Electrónicos (Sinpe).
3) Catálogo
de bienes y servicios Mer-link: Es el instrumento oficial de uso
obligatorio, en el que sistemáticamente se clasifican e identifican los bienes,
las obras y los servicios requeridos por las instituciones usuarias y ofrecidos
por los proveedores registrados. Para efectos de clasificación, las obras están
comprendidas dentro de los servicios.
4) Cartel
electrónico: Es un formulario digital disponible en Mer-link, que debe ser
completado y aprobado por la institución usuaria, y en el que establecen los
requisitos, las condiciones y las especificaciones de los bienes, las obras y
los servicios por contratar junto con el procedimiento de compra. Este término
es equivalente a “requerimiento” para el caso de las instituciones usuarias que
así lo tengan previsto en su normativa interna.
5) Certificado
de estampado de tiempo: Es un certificado que registra la fecha y la hora
exactas, según la hora oficial de Costa Rica, en que una transacción
electrónica determinada es generada. Este certificado es extendido por un
tercero que está facultado para este tipo de actos, de acuerdo con la política
de sellado de tiempo del Sistema Nacional de Certificación Digital.
6) Certificado
digital: Es una estructura de datos creada y firmada digitalmente por un
certificador, del modo y con las características que señalan el Reglamento a la
Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, la Norma INTE
/ISO 21188 versión vigente y las políticas que al efecto emita la Dirección de
Certificadores de Firma Digital.
7) Código
de clasificación: Es la forma estandarizada de categorización del Catálogo
de bienes y servicios de Mer-link, la cual consiste en la aplicación del
Catálogo estándar de productos y servicios de las naciones unidas (UNSPSC:
United Nations Standard Products and Services Code). Dicho código consta de
ocho dígitos y es utilizado en el Registro electrónico de proveedores para
señalar los bienes, las obras y los servicios que el proveedor puede ofrecer a
las instituciones.
8) Código
de identificación: Permite especificar o describir, con mayor grado de
detalle y de manera estandarizada, los bienes, las obras y los servicios del
Catálogo de Mer-link, mediante un sistema de detección de atributos comunes e
individuales. Está formado por dieciséis dígitos, de los cuales los ocho
primeros corresponden al código de clasificación y los ocho restantes a un
consecutivo establecido de manera automática. Es utilizado para identificar los
bienes, las obras y los servicios en la publicación de carteles.
9) Código
de producto: Es el código del Catálogo de Mer-link que permite
individualizar el bien y el servicio por medio de la definición de todos los
atributos, identificándolo entre sus similares de manera única. Está formado
por veinticuatro dígitos, de los cuales los dieciséis primeros corresponden al
código de identificación. Es utilizado para presentar las ofertas y los
procedimientos subsiguientes a la adjudicación de bienes, obras y servicios;
asimismo, es utilizado para los procedimientos de venta y arrendamiento por
remate.
10) Contrato
electrónico: Es el instrumento que utiliza Mer-link para formalizar la
contratación. Consiste en un documento que contiene los elementos esenciales de
la contratación.
11) Contrato
electrónico modificado: Es el instrumento que utiliza Mer-link para hacer
las modificaciones que se requieran después de formalizado el contrato y
durante su ejecución; este contrato sustituye a las adendas. Se utilizará para
la modificación unilateral, contrato adicional, suspensión del contrato,
suspensión del plazo, cesión, prórroga del contrato y prórroga del plazo. Todas
las modificaciones realizadas por este medio quedarán debidamente consignadas
en el expediente electrónico y formarán parte del contrato electrónico.
12) Cuenta
cliente: Es una estructura estandarizada del número de cuenta utilizado por
las entidades participantes en Sinpe para identificar las distintas líneas de
negocio (cuentas de fondos, tarjetas de crédito y cualquier otro producto
financiero) de los clientes de las entidades financieras utilizadas por estos
para realizar transacciones interbancarias. Esta cuenta constituye el domicilio
financiero del cliente.
13) Cuenta
domiciliada: Es una cuenta cliente sobre la cual su titular emite una
instrucción, autorizando a realizar un determinado cobro sobre dicha cuenta.
14) Débito
en tiempo real: Es el servicio de liquidación bilateral bruta en tiempo
real, por medio del cual una entidad origen envía una instrucción de cobro
propia o de su cliente a una entidad destino para que debite en tiempo real una
cuenta cliente previamente domiciliada por el cliente destino.
15) Documento
confidencial: Es aquel documento calificado, mediante acto razonado por la
institución usuaria, de oficio o a solicitud de la parte interesada, como
secreto comercial, industrial o económico, según lo regulado por la normativa
especial aplicable a la institución usuaria, el cual será de acceso
restringido. Incluye los procedimientos para la adquisición de objetos con
seguridades calificadas.
16) Documento
electrónico: Corresponde a cualquier manifestación con carácter
representativo o declarativo expresada o transmitida por un medio electrónico o
informático. Cuando el documento electrónico se encuentre suscrito mediante
firma digital certificada tendrá el mismo valor y eficacia probatoria que uno
firmado en manuscrito, de conformidad con lo que establece la Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su Reglamento.
17) Encriptación:
Es el proceso para convertir la información a un formato más seguro; en otras
palabras, los datos que están en un formato claro, o sea entendible, se
convierten, mediante un proceso matemático, a un formato encriptado o
codificado, o sea ininteligible.
18) Entidad
garante: Corresponde ya sea a un banco integrante del sistema bancario
nacional, una institución aseguradora reconocida en el país, o bien, el Banco
Popular y de Desarrollo Comunal que emite una garantía para respaldar
económicamente la actuación de un proveedor de bienes o servicios en las
diferentes etapas del procedimiento de contratación administrativa.
19) Expediente
electrónico: Constituye una serie de documentos electrónicos ordenados
cronológicamente y almacenados en un medio electrónico que garantice que
ninguno de esos documentos será alterado, eliminado o añadido. El foliado se
llevará a cabo mediante un índice consecutivo de asientos.
20) Factura
electrónica: Es un documento comercial con efectos tributarios, generado,
expresado y transmitido en formato electrónico.
21) Firma
digital: Es el conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un
documento electrónico, que permite verificar su integridad, así como
identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el
documento.
22) Firma
digital certificada: Es una firma digital que haya sido emitida al amparo
de un certificado digital válido y vigente, expedido por un certificador
registrado.
23) Formulario
electrónico: Es un documento estandarizado que se encuentra disponible en
Mer-link para realizar algunos actos de los procedimientos de contratación
administrativa. Estos formularios deben ser completados y firmados digitalmente
por los interesados.
24) Garantía
electrónica: Es el documento electrónico que emite la entidad garante, por
gestión del proveedor registrado o del adjudicatario, para salvaguardar el
interés institucional o para respaldar la correcta ejecución del contrato,
según corresponda. Comprende la garantía de participación, cumplimiento y
colateral.
25) Inhibidos:
Personas físicas o jurídicas a las que les apliquen las prohibiciones para
contratar con las instituciones usuarias, según lo previsto en la Ley de
Contratación Administrativa y la normativa especial aplicable.
26) Institución
usuaria: Es el órgano, ente o empresa pública que facultativamente decida
utilizar Mer-link, haya aceptado la política de uso y haya suscrito el contrato
de prestación de servicios respectivo.
27) Mer-link:
Es el Sistema Electrónico de Compras Públicas Mercado en Línea.
28) Oferta
electrónica: Es la manifestación de voluntad del oferente, emitida mediante
un formulario electrónico y utilizando la firma digital certificada, dirigida a
la institución usuaria con el fin de participar en un procedimiento de
contratación administrativa.
29) Plan
de continuidad: Es un instrumento de gestión para el buen funcionamiento de
Mer-link que documenta y pone en práctica, en forma efectiva y oportuna, las
acciones preventivas y correctivas necesarias con base en los planes, la
evaluación e impacto de los riesgos y la clasificación de sus recursos de TI,
según su criticidad.
30) Portal
Mer-link: Es la ventanilla única ubicada en un sitio electrónico en
Internet, por medio de la cual interactúan los usuarios de Mer-link en los
procedimientos de compras públicas.
31) Proveedor
registrado: Es la persona física o jurídica inscrita en el Registro
electrónico de proveedores de Mer-link a efectos de participar en los
procedimientos de contratación administrativa que se realicen mediante
Mer-link, a fin de suministrar bienes y servicios a las instituciones usuarias.
El proveedor registrado ha aceptado la normativa que regula el uso del Sistema,
así como las Políticas de uso de Mer-link y cuenta con un certificado digital.
32) Registro
de usuarios: Es el módulo de Mer-link que integra el Registro electrónico
de proveedores y el Registro de instituciones usuarias.
33) Registro
electrónico de proveedores: Es el instrumento en el que se deben inscribir
las personas físicas y jurídicas que deseen participar en los procedimientos de
contratación administrativa efectuados por medio de Mer-link. Contiene una
descripción detallada de los bienes y servicios que ofrece cada proveedor, así
como la información que permita acreditar y evaluar a los proveedores
registrados en forma íntegra y particular para un determinado tipo de concurso.
34) Sistema
Electrónico de Compras Públicas Mercado en Línea “Mer-link”: Es un portal
de comercio electrónico que permite realizar los procedimientos de contratación
administrativa en forma electrónica.
35) Sistema
Electrónico de Reconocimiento (SER): Es el Sistema que utiliza Mer-link
para que los representantes legales de los proveedores y de las instituciones
usuarias registren la información acerca de sus representantes legales,
apoderados y colaboradores, así como para que otorguen poderes especiales.
36) Sistema
Nacional de Pagos Electrónicos (Sinpe): Es el portal financiero que integra
y articula el sistema de pagos costarricense.