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 Normativa >> Resolución 018 >> Fecha 29/11/2010 >> Articulo 3
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Normativa - Resolución 018 - Articulo 3
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Artículo 3
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Ámbito de aplicación

Las regulaciones contempladas en el presente documento serán de acatamiento obligatorio e inmediato para los sujetos de derecho privado que se beneficien con fondos públicos provenientes de transferencias y partidas específicas, contempladas en los Presupuestos Ordinarios y Extraordinarios de la República, según la Ley N° 7972, y recursos provenientes de la Ley N° 7730, que soliciten la Calificación de sujeto privado idóneo para administrar fondos públicos.

I.—Requisitos generales a cumplir por el sujeto privado: Los solicitantes de la calificación de idoneidad deberán presentar una carta dirigida a la Administración concedente de los recursos, sea el Ministro o Ministra de la Presidencia, firmada por el apoderado del sujeto privado con capacidad de actuar suficiente, en la cual se solicite el inicio del proceso de calificación de idoneidad indicando lo siguiente:

a) Domicilio del sujeto privado.

b) Número de teléfono, fax, apartado postal y dirección del correo electrónico, en caso de contar con ellos.

c) Calidades del representante legal (nombre completo, estado civil, número de cédula de identidad o residencia, profesión u oficio y domicilio).

d) El listado con el detalle de los documentos que se adjuntan a la solicitud.

Adjunto a la carta de presentación, el solicitante deberá aportar los siguientes documentos:

1) Una declaración jurada ante Notario Público del representante legal de la organización, en la cual se indique claramente que la entidad está activa, realizando en forma regular proyectos y actividades conducentes a la finalidad para la cual fue creada. Para ello el sujeto privado solicitante deberá tener al menos un año de haber sido inscrito oficialmente en el registro respectivo y un año de estar activo.

2) Si se trata de una fundación, se deberá presentar una declaración jurada ante Notario Público del Presidente de la Junta Administrativa, en la cual se indique claramente que la entidad ha estado activa desde su constitución, calidad que adquiere con la ejecución de por lo menos un proyecto, programa u obra al año, según lo establecido por el inciso b) del artículo 18 de la Ley N° 5338 y sus reformas.

3) Una descripción detallada de los programas, proyectos u obras que se pretenden financiar total o parcialmente con fondos públicos, el monto estimado de cada uno y su fuente de financiamiento.

4) Fotocopia certificada de la escritura constitutiva y sus reformas, emitida por la entidad u órgano público respectivo o por un Notario Público, así como los estatutos vigentes al momento de la solicitud.

5) Fotocopia certificada de la cédula jurídica vigente emitida por la entidad u órgano público respectivo o por un Notario Público, si la tuviera. Si no fuere así, el dato se consignará en la certificación de personería jurídica.

6) Certificación de personería jurídica vigente, emitida por la entidad u órgano público respectivo o por un Notario Público; en la cual se indique la fecha de vencimiento del nombramiento del representante legal que plantea la solicitud.

7) Certificación de un Contador Público Autorizado en la cual se indique en forma clara y precisa lo siguiente:

a. La estructura administrativa del sujeto privado.

b. Si el sujeto privado utiliza reglamentos, manuales o directrices para la administración y el manejo de recursos destinados para el desarrollo de programas y proyectos y ejecución de obras.

c. Si el sujeto privado cuenta con libros contables y de actas actualizados de los principales órganos (Asamblea y Junta Directiva, u órganos creados), debidamente legalizados y al día. En este caso, se debe indicar el tipo de libros de actas y contables existentes, el nombre de la entidad, órgano o persona que los legalizó y la fecha del último registro en cada uno de ellos al menos del mes anterior a la fecha en que se reciba la carta de presentación en la Administración concedente.

Esta certificación aplica sólo para el caso del sujeto privado que en el año natural anterior hubiere tenido ingresos (en efectivo) de origen público, por una suma igual o menor al monto establecido por la Contraloría General en las regulaciones vigentes aplicables a los sujetos privados para efectos de la presentación de sus presupuestos ante el Órgano Contralor, o que las transferencias por recibir de las entidades u órganos públicos se estima que no superan ese monto.

En el caso del sujeto privado que en el año natural anterior hubiere tenido ingresos (en efectivo) de origen público, por una suma mayor al monto establecido por la Contraloría General en las regulaciones vigentes aplicables a los sujetos privados para efectos de la presentación de sus presupuestos ante el Órgano Contralor, o que las transferencias por recibir de las entidades u órganos públicos se estima que superan ese monto, deberá presentar un estudio especial realizado por un Contador Público Autorizado sobre el control interno contable, financiero y administrativo del respectivo sujeto privado.

En dicho estudio el Contador Público deberá acreditar la estructura administrativa del sujeto privado y que utiliza reglamentos, manuales o directrices para la administración y el manejo de recursos destinados para el desarrollo de programas y proyectos y ejecución de obras; además, deberá consignar si cuenta con libros contables y de actas actualizados de los principales órganos (Asamblea y Junta Directiva, u órganos), debidamente legalizados y al día.

II.—Requisitos específicos a cumplir por el sujeto privado

1) Los sujetos privados de cualquier tipo beneficiarios de fondos provenientes de la Ley N° 7972 del 22 de diciembre de 1999, deberán presentar la certificación vigente del Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS) que los declara de bienestar social, según lo dispone el artículo 18 de esa Ley.

2) Las fundaciones organizadas según la Ley de Fundaciones, N° 5338 del 28 de agosto de 1973 y sus reformas, deberán:

a. Informar sobre las calidades, el número de teléfono, el grado académico y el número de afiliación al Colegio Profesional correspondiente de la persona que ocupa el cargo de Auditor Interno de la fundación, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 18 de la Ley de Fundaciones, que señala que toda fundación está obligada a tener una auditoria interna.

b. Presentar fotocopia del Diario Oficial La Gaceta, donde consten los nombramientos de los directores designados por el Poder Ejecutivo y por el Concejo Municipal del cantón en que la fundación tiene su domicilio legal, según lo establecido por el artículo 11 de la Ley de Fundaciones y su Reglamento (Decreto Ejecutivo N° 29744-J del 29 de mayo del 2001). Se debe acompañar de las certificaciones de las autoridades correspondientes en que conste la vigencia de los nombramientos.

c. Fotocopia certificada de la nota de presentación a la Contraloría General de los informes contables, del informe anual sobre el uso y destino de los fondos públicos que hubiere recibido la fundación y del informe del auditor interno relativo a la fiscalización de los recursos públicos que se le hubieran transferido a la fundación, según lo dispuesto por los artículos 15 y 18 de la Ley de Fundaciones, respectivamente.

3) El sujeto privado, de cualquier tipo, sometido a las regulaciones establecidas por la Contraloría General de la República para efectos de la presentación de sus presupuestos ante el Órgano Contralor, deberá suministrar ante la Administración concedente, una fotocopia certificada por un Notario Público de la nota con la que presentó los informes de ejecución y liquidación presupuestaria ante esa Contraloría General, con el respectivo sello de recibido.

4) El sujeto privado que en el año natural anterior hubiere tenido ingresos (en efectivo) de origen público, por una suma igual o menor al monto establecido por la Contraloría General en las regulaciones aplicables a los sujetos privados para efectos de la presentación de sus presupuestos ante el Órgano Contralor o que las transferencias por recibir de las entidades u órganos públicos se estima que no superan ese monto, deberá aportar a la Administración concedente:

a. Los estados financieros del último período contable (Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio y Estado de Flujo de Efectivo), firmados por el contador que los preparó y por el representante legal de la entidad.

b. Certificación de un Contador Público Autorizado, en la cual se haga constar que las cifras que presentan dichos estados financieros corresponden a las que están contenidas en los libros contables legalizados.

5) El sujeto privado que en el año natural anterior hubiere tenido ingresos (en efectivo) de origen público, por una suma mayor al monto establecido por la Contraloría General en las regulaciones aplicables a los sujetos privados para efectos de la presentación de sus presupuestos ante el Órgano Contralor, o que la transferencia por recibir de las entidades u órganos públicos se estima que supera ese monto, deberá aportar a la Administración concedente:

a. Original del Dictamen de Auditoría de Estados Financieros y de los Estados Financieros Auditados (Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio y Estado de Flujo de Efectivo y notas a los estados financieros), correspondientes al último período contable anual.

Todas las hojas de los estados financieros que se adjunten al Dictamen de Auditoría, y de las notas a los estados financieros auditados, deberán tener la firma y el sello blanco del Contador Público Autorizado que elaboró dicha documentación.

b. Original o copia certificada por un Notario Público de la Carta de Gerencia emitida por el Contador Público Autorizado que realizó la auditoria a que se refiere el punto anterior, acompañado de una nota suscrita por el representante legal del sujeto privado en la que se indiquen las acciones efectuadas por la administración para subsanar las debilidades de control interno que se hubieran determinado.

La Administración concedente verificará que el monto señalado en este punto 5º se ajuste a la actualización que al respecto realice la Contraloría General de la República a las regulaciones aplicables a los sujetos privados que reciban fondos públicos para efectos de la presentación de sus presupuestos ante el Órgano Contralor.

6) En aquellos casos en los que el sujeto privado solicitante de la calificación de idoneidad indique que alguno de los requerimientos ya hubiera sido presentado ante otra entidad u órgano de la Administración Pública, la Administración concedente deberá coordinar con ésta su obtención por los medios a su alcance, para no solicitarla al administrado, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, N° 8220 del 4 de marzo del 2002.

7) Todo sujeto privado a quien le hayan concedido recursos provenientes de la Ley N° 7972 y recursos provenientes de la Ley N° 7730 está en la obligación de comunicar al Ministerio de la Presidencia cualquier cambio en la información que suministró con el fin de obtener la calificación para administrar fondos públicos. De ello se dejará constancia y se adjuntarán la nueva documentación al expediente que para tales efectos mantiene en custodia. Para todos los efectos el Ministerio de la Presidencia deberá conservar un archivo con los expedientes de los sujetos que han tramitado calificaciones de idoneidad. Dicho archivo deberá mantenerse en un lugar con condiciones adecuadas para la óptima conservación de los documentos aportados. Asimismo, la Administración concedente deberá adjuntar a los expedientes, en los casos que corresponda, una copia de la calificación de idoneidad otorgada por la Contraloría General de la República en su momento, a efectos de llevar un control y fiscalización adecuado de las mismas.

Si la nueva información suministrada implica un cambio en la idoneidad para administrar fondos públicos por parte del sujeto privado, el Ministro o Ministra de la Presidencia procederá con la revocación de la calificación otorgada, o bien, tomará las medidas correspondientes.

III.—Vigencia de los documentos. Los documentos y certificaciones que deban presentar los sujetos privados no deberán tener más de un mes de emitidos, exceptuando aquellos cuya vigencia por disposición de otra norma jurídica sea mayor a la establecida en estos lineamientos.

IV.—Valoración previa por parte de la Administración de la idoneidad del sujeto privado para administrar fondos públicos. Quien ocupe el cargo de Ministro o Ministra de la Presidencia, nombrará una Comisión Técnica de Apoyo, conformada por el Director del Programa respectivo, un funcionario de la Dirección Jurídica y un funcionario de la Dirección Financiera, recomendados por su jefatura, ambos del Ministerio de la Presidencia y cualquier otro funcionario que el Ministro designe. La Comisión Técnica de Apoyo tendrá las siguientes funciones:

1) Estudiar toda la documentación aportada por los sujetos privados de conformidad con lo indicado en los puntos 2 y 3 de la presente regulación, con el fin de valorar la capacidad del sujeto privado solicitante para administrar fondos públicos. Para esos efectos debe llevar un expediente foliado de cada sujeto privado que realice una solicitud

2) Documentar en un dictamen el resultado de esa valoración, el cual será puesto en conocimiento del Ministro o Ministra de la Presidencia, para su aprobación. El resultado de la valoración para ante el Ministro o Ministra de la Presidencia deberá presentarse diez días después de sometida ante la Comisión.

3) Verificar la capacidad legal, administrativa y financiera del sujeto privado, así como su aptitud técnica en el desarrollo de programas, proyectos u otros, financiados total o parcialmente

con fondos públicos, para efectos de dictaminar sobre la idoneidad de un sujeto privado para administrar fondos públicos y dejará constancia de ello en el dictamen que remita al jerarca.

4) Verificar, por los medios que estime pertinentes, la información suministrada por los sujetos de derecho privado que requieran la calificación de “idóneo para administrar fondos públicos”.

5) Remitir a la Dirección Jurídica del Ministerio de la Presidencia para conservar y archivar los dictámenes desfavorables. Ese dictamen es responsabilidad expresa y exclusiva de la Administración concedente y no implica necesariamente una fiscalización posterior imperativa de la actuación realizada por la Administración concedente.

En aquellos casos donde el sujeto privado ya hubiera sido calificado como idóneo por la Contraloría General de la República (institución competente en su momento) para administrar fondos públicos de la Ley N° 7972, y recursos provenientes de la Ley N° 7730, y resulte beneficiario nuevamente de recursos provenientes de la misma ley, no requerirá presentar la información prevista en estos lineamientos, ante la nueva Administración concedente, bastando que remita una copia certificada de la referida calificación vigente y del expediente del ente u órgano público que tramitó el dictamen favorable en cumplimiento de lo señalado en el punto 4 de este reglamento. La nueva Administración concedente debe verificar, en el registro al que se refiere el punto 8 de estos lineamientos, que la calificación de idoneidad no esté vencida o haya sido revocada.

Asimismo, la Administración concedente debe tener presente lo dispuesto en las Circulares números 14298 y 14299 del 18 de diciembre del 2001 y sus reformas, emitidas por la Contraloría General, con regulaciones sobre la fiscalización y el control de los beneficios patrimoniales, gratuitos o sin contraprestación alguna, otorgados a sujetos privados, y en las cuales se indica la obligación que tienen de establecer, mantener y perfeccionar sus sistemas de control interno, para la asignación, giro y verificación del uso de esos beneficios, para lo cual deben disponer de mecanismos de control idóneos.

V.—Otorgamiento de la calificación de idoneidad. En caso de que a criterio de la Comisión Técnica el sujeto privado es idóneo para recibir fondos públicos, ésta remitirá al Ministro o Ministra de la Presidencia los siguientes documentos:

1) Una carta de recomendación emitida por la Comisión Técnica para que se le otorgue al sujeto la calificación de idoneidad exigida por la ley aplicable. En esta carta se deberá indicar la dirección exacta, número de teléfono y fax, apartado postal o correo electrónico del sujeto solicitante a efectos de que el Ministro o Ministra de la Presidencia notifique posteriormente lo que corresponda

2) Una copia del dictamen favorable aprobado por el superior jerárquico.

3) Una guía, en la que se detalle el contenido del expediente que posee la Administración, indicando los documentos que contiene y los folios respectivos, haciendo constar que el sujeto privado aportó todos los documentos indicados en los puntos 2 y 3 de ésta regulación.

El Ministro o Ministra de la Presidencia podrá prevenir a la Comisión Técnica para que aclare la información indicada anteriormente. Una vez completada la información, el Ministro o Ministra de la Presidencia, dentro del plazo de tres días hábiles, analizará los documentos remitidos por la Comisión Técnica y resolverá mediante resolución administrativa debidamente fundamentada y motivada, ya sea aprobando la solicitud y confiriendo la calificación de idoneidad al sujeto privado, o bien, denegando la solicitud.

VI.—Vigencia de la calificación de idoneidad. La calificación de idoneidad otorgada por el Ministro o Ministra de la Presidencia tendrá una vigencia de dos años, contados a partir de la fecha de su emisión. Procederá la prórroga de la calificación otorgada únicamente a solicitud del sujeto privado, previa valoración de los resultados y administración de los recursos.

VII.—Fiscalización. La Auditoria Interna del Ministerio de la Presidencia, con fundamento en lo establecido en los artículos 22 y 23 de la Ley General de Control Interno, N° 8292 del 31 de julio del 2002, podrá fiscalizar la actuación realizada por el sujeto

privado que ha sido declarado como idóneo para administrar fondos públicos. Dicha facultad procederá igualmente para la Contraloría General de la República, al amparo de su Ley Orgánica.

VIII.—Controles sobre los sujetos privados calificadas como idóneas para administrar fondos públicos. La Administración concedente deberá cumplir con lo estipulado en los párrafos final y segundo de los artículos 7 y 25, respectivamente, de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y los numerales 1, inciso c) de los apartes IV y VII, en ese orden, de las Circulares números 14298 y 14299 del 18 de diciembre del 2001 y sus reformas, en lo referente a la implementación de los mecanismos de control necesarios y suficientes para verificar el correcto uso y destino de los beneficios otorgados a sujetos privados. Así como el cumplimiento a lo establecido en las Normas de Control Interno para el Sector Público, Resolución N° 72-2000 emitida por la Contraloría General de la República

Durante la vigencia de la calificación de idoneidad otorgada por el Ministro o Ministra de la Presidencia está obligado a verificar, previo al desembolso de nuevos recursos al sujeto calificado como idóneo, que las situaciones técnico jurídicas bajo las que se otorgó el dictamen de idoneidad se mantienen.

IX.—Revocación de la calificación de idoneidad. El Ministro o Ministra de la Presidencia podrá revocarle a un sujeto privado la calificación otorgada de “idóneo para administrar fondos públicos”, de oficio o a solicitud de parte, ello sin perjuicio del establecimiento de las responsabilidades y sanciones previstas por el ordenamiento jurídico. El acto que revoque la calificación de idoneidad del sujeto privado debe ser motivado; y puesto en conocimiento de las dependencias administraciones internas que por razones de competencia deban conocer dichos efectos.

Corresponderá al Ministro de la Presidencia llevar un registro de aquellos sujetos privados a los que les revoque la calificación de idoneidad para efectos de lo indicado en el punto 8 y 9 de la presente regulación.

X.—Renovación de la Calificación de Idoneidad. El sujeto privado al que se le venza la calificación de idoneidad deberá iniciar el procedimiento previsto en este Reglamento para recibir nuevos recursos de las leyes señaladas en el ámbito de aplicación de la presente regulación.

XI.—Sanciones y responsabilidades. El incumplimiento de lo establecido en este Reglamento dará lugar a las sanciones previstas en la Ley General de la Administración Pública, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley General de Control Interno, Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, sin perjuicio de la aplicación de otras causales de responsabilidad contenidas en el ordenamiento jurídico.

 

 

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