7. Planilla de Trabajadores.

7.1 - Obligación del patrono respecto a la presentación de planillas:

Es obligación de todo patrono, remitir un estado mensual de planilla, que incluya el monto del salario pagado a los trabajadores de su empresa o a su cargo.

Para aquellos patronos que presenten planillas con fechas de corte diferentes al mes calendario deberán, previo al inicio del período póliza, informar por escrito al INS las fechas de inicio y conclusión de cada periodo, a efecto de incluirlos en los sistemas de información. Dichas fechas serán las que se utilizarán como parámetro para la determinación del aseguramiento de los trabajadores.

En caso de no presentar la calendarización de pagos conforme lo señalado, los reportes de planilla presentados se homologarán al mes calendario correspondiente.

Se establece como período de recepción ordinario de planillas, los primeros ocho días hábiles del mes siguiente y como período extemporáneo dos días hábiles adicionales. Lo anterior, sin perjuicio de la aplicación de las sanciones legales que se estipulan en el Título IV del Código de Trabajo, relativos a este aspecto, según el siguiente cronograma:

7.2 - Formato para presentación de planillas:

Las planillas deben presentarse utilizando el formato, que para ese efecto tiene el INS a disposición de los asegurados, por medio electrónico (Internet) o por medio magnético (disquete, disco compacto ó dispositivo USB ). Todos los usuarios de estos servicios podrán optar por los beneficios que se destacan en la Sección Normas de Reclamos, Aparte 15.

En caso de no contar con estas herramientas tecnológicas deberá presentarse en el formulario tradicional pre impreso, suministrado por el INS , en original, éstos últimos se deben presentar en letra imprenta y sin correcciones, directamente en las diferentes dependencias, oficinas del Instituto y oficinas de intermediarios de seguros, ubicados en todo el país.

El formulario utilizado debe cumplimentarse con la siguiente información:

 Número de póliza.

 Período de Planilla.

 Nombre del patrono.

 N° de cédula del patrono.

 N° de teléfono.

 N° de fax.

 Dirección para notificaciones.

 Tipo de identificación del trabajador. (Cédula de identidad, cédula de residencia, etc.)

 Nacionalidad.

 Número de identificación.

 Número de Asegurado. (de la C. C. S. S.)

 Nombre y apellidos completos de los trabajadores.

 Tipo de Jornada del trabajador. (completa, fracción, u ocasional)

 Días y horas laborados.

 Salario devengado por cada trabajador.

 Ocupación del trabajador.

 Observaciones: en lo referente a ingresos, salidas, incapacidades, licencias o permisos otorgados a los trabajadores durante el período a reportar.

 Monto total de salarios devengados.

 Total de trabajadores.

 Nombre y firma del patrono o representante.

Es obligación de todo patrono remitir el reporte de planilla en original. De no cumplir con este requisito o bien presente el documento incompleto o con datos inconsistentes no se procesará y se archivará dentro del expediente póliza, y será sustituida de conformidad con lo dispuesto en el Aparte 7.7 de esta Norma.

En casos de excepción calificada, y exclusivamente cuando se utilice para la entrega de la planilla a un Intermediario de Seguros autorizado, se podrá sustituir el documento original por una copia fotostática si:

a) El patrono no cuenta con acceso para enviarla por vía electrónica y por su ubicación física no cuenta con los medios tecnológicos para su envío oportuno.

b) El patrono asegurado autoriza por escrito al intermediario de seguros para que en su nombre firme en original la copia fotostática.

c) El intermediario de seguros se ajuste a los plazos de entrega del reporte de planillas establecidos por el Instituto.

d) La copia fotostática, se encuentre debidamente cumplimentada, no presente inconsistencias, sea totalmente legible, y se presente con el sello y firma del intermediario de seguros.

La copia fotostática incompleta o con datos inconsistentes no se procesará y se archivará dentro del expediente póliza, y será sustituida de conformidad con lo dispuesto en el Aparte 7.7 de esta Norma.

7.3 - Recepción de planillas canales de comercialización:

Los Intermediarios de Seguros autorizados por el Instituto, que brinden el servicio de recepción de planillas de Riesgos del Trabajo, están obligados a entregarlas al Instituto dentro de los plazos y condiciones fijados, siendo que el incumplimiento de esta obligación le acarrea responsabilidad.

En caso de entrega tardía de las planillas, responderá ante el INS por los daños y perjuicios ocasionados.

7.4 - Ajuste de salarios en los reportes de planillas:

Cuando el Patrono reporte en la planilla salarios inferiores al mínimo legal, se ajustan en todo momento a los indicados por ocupación en el Decreto de Salarios Mínimos para el mes que corresponde. De igual forma, cuando un trabajador o grupo de trabajadores labora media jornada o tiempo superior a media jornada pero inferior a jornada completa, se computará el monto salarial mínimo por ocupación que devengaría si hubiese trabajado la jornada completa. En todo momento se incluirá el salario reportado por el patrono para todos aquellos trabajadores que laboren menos de la mitad de la jornada siempre que este sea igual o superior a la proporción correspondiente a la jornada ordinaria completa por las horas laboradas.

Para trabajadores de nuevo ingreso, el salario computado será proporcional a los días laborados en el mes de ingreso.

7.5 – Registro de trabajadores mediante inclusión provisional:

El patrono debe incluir a los trabajadores de nuevo ingreso, mediante la boleta de “Inclusión Provisional de Trabajadores” que el Instituto dispone en formulario pre impreso o electrónica vía Internet. Estos trabajadores deberán ser reportados al Instituto, con anterioridad al inicio de su labor.

Posteriormente, el patrono deberá incluir a los trabajadores de nuevo ingreso, en el reporte de planilla del mes que corresponda, según la fecha de ingreso.

Para todos aquellos trabajadores, reportados por medio de la inclusión provisional, que no aparezcan registrados en la planilla correspondiente, se procederá con su inclusión en planillas con el salario mínimo de la ocupación, proporcional a los días laborados a partir de la fecha de presentación de la inclusión provisional y hasta el final del mes de ingreso.

Los patronos cuyas pólizas gozan del beneficio de colectividad señalado en el aparte 15.1. “Colectividad” de esta Norma, están exonerados de la presentación de la Inclusión Provisional con anterioridad al inicio de labores del trabajador, pero sí quedan obligados a realizar su inclusión en el reporte de planillas a partir del mes de ingreso. De no realizarse, los riesgos del trabajo reportados al Régimen, se tramitarán como no asegurados.

7.6 - Formato para presentación de inclusiones provisionales:

Las inclusiones provisionales deben ser presentadas (utilizando el formato que para ese efecto pone el Instituto a disposición de los asegurados) por medio electrónico (Internet) ó en caso de no contar con las herramientas tecnológicas, en formulario tradicional pre impreso en original, éstos últimos se deben presentar en letra imprenta y sin correcciones, directamente en las diferentes sedes u oficinas autorizados por el Instituto, ubicados en todo el país.

El formulario utilizado debe cumplimentarse con la siguiente información:

 Número de póliza

 Primer apellido

 Segundo apellido

 Nombre

 Dirección-Lugar de Trabajo

 Número de cédula

 Ocupación

 Fecha de ingreso al trabajo, indicando día, mes y año.

 Hora de ingreso al trabajo, indicando hora y minutos.

 Salario

 Sexo

 Forma de pago del salario

 Nombre del patrono o razón social

 Firma del patrono o representante

7.7 Sustitución de planillas:

Concluido el plazo ordinario y extemporáneo, el INS considerará, para registrar la planilla faltante, el monto de la última planilla reportada, para lo cual se contemplarán los reportes presentados con anterioridad al omitido dentro del período vigente.

En caso de no encontrar planilla, reportada por el patrono, para aplicar en el proceso de sustitución dentro del período vigente, se utilizará la última presentada en el período inmediato anterior, y así sucesivamente hasta alcanzar el primer período de la póliza, ya fuera por emisión o reexpedición.