Normas de Salud Ocupacional.

17. Declaración para homologación de la Gestión Preventiva

17.1. - Definición de la gestión preventiva:

Para efectos de la presentación de la declaración jurada ante el Instituto, para optar por la Homologación y beneficios que ofrece el Régimen por gestión preventiva, se entenderá por Gestión Preventiva: la aplicación sistemática de políticas, procedimientos y prácticas de gestión en salud ocupacional, para identificar, evaluar y controlar los Riesgos del Trabajo, con orientación a la mejora continua.

17.2. Procedimiento para la presentación de la declaración:

La presentación del informe sobre grado de desarrollo de la gestión preventiva, es una declaración jurada que deberá realizar la empresa posterior a la renovación del seguro de riesgos del trabajo. Su importancia radica en que las empresas que declaran sus condiciones de salud ocupacional y gestión preventiva, pueden optar por la bonificación indicada en el aparte 17.6 “Cálculo de la Bonificación” de esta Norma.

Dicho beneficio, tiene el sustento legal en el artículo 205 del Código de Trabajo y Transitorio X de la Ley de Protección al Trabajador N° 7983.

De igual forma, el Instituto se reserva la posibilidad de verificar mediante sus técnicos del Departamento de Gestión Empresarial en Salud Ocupacional, la evidencia que demuestre la veracidad de la información presentada. Si producto de la evaluación en el centro de trabajo se detecta que no hay coherencia con la “Declaración Jurada” el Instituto comunicará que la empresa no será considerada para tal beneficio.

Los factores de ponderación (Fp), para cada aspecto incorporado en el sistema de valoración sobre los cuales la empresa declarará su cumplimiento al Instituto, para obtener una bonificación a la prima, en cada nuevo período de vigencia del seguro, son:

A. - Empresas con menos de 10 trabajadores asegurados:

1.- Responsabilidad social (Fp1, valor 10 puntos): Se refiere a los elementos básicos de gestión preventiva y salud ocupacional, que debe manejar cualquier organización con independencia de su tamaño o actividad económica. Los aspectos que debe valorar para cumplir con este punto, son principalmente los siguientes:

1. Evaluación inicial, según 4.1.de la norma INTE 18001

2. Proyección de acciones de salud ocupacional a proveedores de servicios e intermediarios.

3. Capacitación / inducción en salud ocupacional a trabajadores.

4. Programa para el suministro y control sobre uso adecuado de los equipos y elementos de protección personal y seguridad en el trabajo.

2.- Responsabilidad y compromiso empresarial (Fp2, valor 15 puntos): Se refiere a la definición formal por parte de la empresa de una política preventiva de conformidad con lo establecido en la norma INTE 18001-2000, aparte 4.2. “Política de prevención de Riesgos Laborales”. Los aspectos que debe valorar para cumplir con este punto, son principalmente los siguientes:

1. Política de salud ocupacional escrita y autorizada por la dirección de la organización

2. Política comunicada a los colaboradores de la organización.

3. Compromiso con el cumplimiento de la legislación.

4. Compromiso con la mejora continua.

3.- Panorama de riesgos del trabajo de la empresa (Fp3, valor 15 puntos): Existencia de un perfil actualizado de los principales riesgos con las medidas preventivas. Debe estar por escrito y a disposición de los trabajadores responsables de procesos y autoridades de inspección de trabajo. La norma INTE 18001-2000 en su aparte 4.3.1. “Planificación para la identificación de peligros, evaluación de riesgos y control de riesgos”, puede servir de referencia. Los aspectos que debe valorar para cumplir con este punto, son principalmente los siguientes:

1. Procedimientos para la identificación de peligros y evaluación de riesgos

2. Procesos documentados para la comunicación y control de peligros

3. Participación permanente de los diferentes niveles de mando en los procesos de inspección sobre vigilancia de condiciones y prácticas de trabajo seguras

4. Normativa interna de seguridad según la prioridad definida en el control de factores de riesgo

5. Descripción de los factores de riesgo (Mapeo)

4.- Administración de la póliza de Riesgos del Trabajo (Fp4, valor 10 puntos): Se refiere este punto a la responsabilidad de la empresa para cumplir con el pago puntual de la(s) prima(s) de la póliza(s) por abono o renovación, la presentación oportuna del aviso de accidente o enfermedad del trabajo, la investigación de los casos, presentación oportuna de planillas y el manejo apropiado de las fórmulas oficiales que suministra el Instituto para sus diferentes relaciones con la empresa. Los aspectos que debe valorar para cumplir con este punto, son principalmente los siguientes:

1. Pago de prima y demás deudas por el seguro de riesgos del trabajo.

2. Envío de planillas por Internet o medios magnéticos dentro de los plazos establecidos por el Instituto.

3. Investigación de accidentes.

4. Envío de aviso de accidente y enfermedad del trabajo y control de documentos.

B.- Empresas con 10 y menos de 50 trabajadores:

Se aplican los puntos del aparte a.), además los siguientes:

5.- Programa operativo de prevención de riesgos laborales (Fp5, valor 20 puntos): Se refiere a las acciones preventivas que debe propiciar la organización como directriz gerencial, a partir de una evaluación inicial de los riesgos que inciden en el campo de la salud y seguridad en el trabajo. La misma se orienta en la Norma INTE-18001-2000, aparte 4.3. “Planificación” y en lo específico cuando se tiene que cumplir con un programa de salud ocupacional, según lo establecido por el Ministerio de Salud. Los aspectos que debe valorar para cumplir con este punto, son principalmente los siguientes:

1. Definición del programa de salud ocupacional. Definición de objetivos, metas y acciones.

2. Estructura y responsabilidades definidas y comunicadas a lo interno de la empresa.

3. Preparación y respuesta ante emergencias.

4. Disposición de recursos humanos, tecnológicos y de infraestructura.

6.- Equipos de apoyo para la prevención de riesgos (Fp6, valor 25 puntos): Se refiere a la conformación de equipos de trabajo creados para coadyuvar en la prevención de riesgos laborales, principalmente, la existencia de la comisión de salud ocupacional, además de: brigadas, comité gerencial de prevención, entre otros. Los aspectos que debe valorar para cumplir con este punto, son principalmente los siguientes:

1. Comisión de Salud Ocupacional, inscrita ante el Consejo de Salud Ocupacional.

2. Actas de la comisión de Salud Ocupacional que muestran su permanencia.

3. Brigadas de protección en incendios, de primeros auxilios, emergencias, etc.

4. Formación para los equipos de apoyo, evidenciado.

7.- Sistemas de información para la prevención (Fp7, valor 10 puntos): Se refiere a la integración de los datos relativos a la siniestralidad, gestión preventiva, entre otros, a fin de que la empresa cuente con información adecuada para tomar decisiones sobre prevención. Los aspectos que debe valorar para cumplir con este punto, son principalmente los siguientes:

1. Estadísticas básicas de los riesgos del trabajo presentados.

2. Cálculo de índices básicos: incidencia, gravedad, frecuencia, duración media.

3. Estadísticas sobre agente material, causa externa, parte del cuerpo lesionado.

4. Elaboración de informes periódicos de estadísticas de Riesgos del Trabajo.

8.- Sistema de gestión preventiva (Fp8, valor 20 puntos): Se refiere a la disposición por parte de la empresa de un modelo de gestión preventiva que integre los conceptos definidos en el aparte 4.3. “Planificación”, establecido en la norma INTE-18001-2000, o similar, si la empresa utiliza otra base normativa de referencia. Dentro de los aspectos que se toman en cuenta están:

1. Capacitación /conocimiento sobre sistemas de gestión preventiva

2. Implementación de procedimientos sobre salud ocupacional

3. Conocimiento y cumplimiento de los requisitos legales sobre salud ocupacional que aplica a la empresa.

4. Desarrollo operativo de elementos de gestión (procesos de investigación sobre factores causales de los daños ocupacionales, procesos de identificación, comunicación y control de riesgos)

9.- Sistema documentado de gestión preventiva de riesgos laborales (Fp9, valor 25 puntos): Se refiere a la existencia de un sistema implementado y en funcionamiento de gestión preventiva, según lo define la norma INTE-18001-2000 y normas complementarias como las INTE-18002-2000 e INTE 31-06-04-98. Sin embargo, la empresa puede aplicar otra normativa equivalente, siempre y cuando cumpla con el objetivo definido en este punto. Los aspectos clave de éxito son:

1. Política integrada a la documentación de un sistema de gestión

2. Disponer de un manual y la documentación del sistema.

3. Control de documentación.

4. Documentación de acciones de seguimiento y control (auditorias)

C.- Empresas que ocupen 50 o más trabajadores en forma permanente:

Se aplican los puntos de los apartes a) y b) y los siguientes:

10.- Oficina de Salud Ocupacional (Fp10, valor 20 puntos): Se refiere a la existencia de una oficina de salud ocupacional, de conformidad con lo establecido en el artículo 300 del Código de Trabajo y el Decreto Ejecutivo Nº 27434-MTSS, que reglamenta dicho artículo. En lo de interés se valora:

1. Condiciones de formación y capacitación del responsable de la oficina de acuerdo al Reglamento vigente.

2. Relación con el nivel gerencial de la empresa.

3. Asesoría a la Comisión y nivel operacional de la empresa.

4. Desarrollo de un programa anual de trabajo en salud ocupacional.

11.- Servicios de salud en el trabajo (Fp11, valor 10 puntos): Se refiere a los servicios empresariales de medicina del trabajo, desarrollados por la empresa, con participación de profesionales en ciencias de la salud. Se valora lo siguiente:

1. Servicio medicina laboral para los trabajadores.

2. Servicio de salud participativo de la labor preventiva, documentado.

3. Acceso a exámenes médicos preventivos a los trabajadores que lo requieren.

4. Elaboración y cumplimiento de un programa de salud en el trabajo.

12.- Verificación y acción correctiva (Fp12, valor 20 puntos): Se refiere a la gestión integral de un modelo de gestión preventiva dinámico y activo, en el cual se considera el cumplimiento de la normativa legal y técnica en salud ocupacional, se mide según los siguientes parámetros:

1. Medición y seguimiento del desempeño en salud ocupacional.

2. Auditorias de gestión preventiva y salud ocupacional.

3. Control sobre acciones de mejora por procesos no conformes.

4. Revisión y evaluación por la Dirección, documentado.

Toda la información debe estar documentada en la empresa, dado que el Instituto, podrá solicitar revisión de la misma que evidencie el cumplimiento del requisito.

17.3. Definición del índice de desarrollo preventivo (IDP):

Producto de la declaración jurada que realiza la empresa, el Instituto calcula el Índice de Desarrollo Preventivo (IDP), el cual se determina según el tamaño de aquella, de la forma siguiente:

a) Empresas de menos de 10 trabajadores:

b) Empresas con 10 y menos de 50 trabajadores:

c) Empresas de 50 ó más trabajadores:

17.4. Definición del grado de calificación (GC):

El grado de calificación (GC) es la valoración numérica, producto de integrar el Índice de Desarrollo Preventivo (IDP), en los siguientes rangos:

IDP mayor o igual a 95 implica un GC de 50.

IDP mayor o igual a 90 pero menor a 95 implica un GC de 45.

IDP mayor o igual a 80 pero menor a 90 implica un GC de 30.

IDP mayor o igual a 70 pero menor a 80 implica un GC de 15.

IDP mayor o igual a 50 pero menor a 70 implica un GC de 10.

IDP menor de 50 implica un GC de 0.

17.5. Homologación de la prevención:

El proceso de homologación lo realiza el Instituto, posterior a cada período de renovación del seguro y únicamente para el período inmediato anterior liquidado, mediante la declaración jurada de las condiciones de trabajo y gestión preventiva, considerando en el proceso de evaluación la norma técnica vigente que corresponda al periodo liquidado.

La declaración jurada debe ser presentada dentro de los cuatro meses posteriores a la renovación efectiva del periodo póliza. Las declaraciones presentadas posteriores a este plazo, no serán consideradas para su evaluación y por ende no será objeto de este beneficio.

Estas deben ser enviadas por escrito al Departamento de Riesgos del Trabajo, en el formato que existe para tal fin, el cual se encuentra disponible en las Sedes o en la página de Internet del Instituto, a efecto que se valore, en primera instancia, la calificación de la empresa para obtener el beneficio, el cual se otorga si no se ha incurrido con el Aparte 16 “Pérdida de beneficios otorgados al patrono”, de esta Norma.

Las variables que se consideran para el cálculo del factor de homologación (FH) son:

1. Índice de incidencia promedio de los tres períodos inmediatos anteriores al de renovación (P1)….15

2. Razón de costo promedio de las prestaciones directas de los tres períodos inmediatos anteriores al de renovación (P2)......35

3. Grado de Calificación de las condiciones de salud ocupacional (P3)......... GC

Las opciones 1, 2 y 3 anteriores se comparan respecto al estándar definido para los indicadores mencionados.

Se define el factor de homologación (FH) como sigue:

FH = (P1 + P2 + P3)

Se considera la siguiente jerarquía para calificar la condición Desarrollo Preventivo en forma individual:

Los parámetros que se utilizan durante el período de vigencia de esta norma, hasta su nueva publicación, se indican en los Anexos I y II.

Para todos los efectos se considera como tarifa inicial, la tarifa establecida en el manual de tarifas vigente del Instituto, de acuerdo a la actividad de la empresa para el periodo en estudio.

17. 6 Cálculo de la bonificación:

La bonificación por homologación de la gestión preventiva, que se hace a la prima del período (póliza) liquidado inmediato anterior a la renovación, se calcula en el Departamento de Riesgos del Trabajo, por la siguiente fórmula:

Bp = (FH /100)x(PB)x(Pc)

Donde:

Bp: Monto de bonificación definido al aplicar la relación.

FH: Factor de homologación.

PB: Porcentaje máximo de bonificación que puede tener una empresa. Actualmente se establece en un 10%.

Pc: Prima neta del último período liquidado.

Los datos a considerar para el cálculo del beneficio por la homologación de la póliza, serán aquellos correspondientes al período póliza liquidado inmediato anterior a la renovación.

Cuando la tarifa vigente del período póliza en estudio, se encuentra bonificada (es menor a la tarifa inicial), se debe aplicar como porcentaje de bonificación por homologación, la diferencia porcentual obtenida entre la tarifa vigente y el 90% de la tarifa inicial multiplicada por el factor del estudio realizado.

17.7. Aplicación de la bonificación a la prima:

El porcentaje de bonificación obtenido en la homologación, será aplicado a la prima anual del período liquidado inmediato anterior a la renovación. En ningún momento tiene condición permanente o para la renovación siguiente y no se aplica a la tarifa.

17.8. Aplicación del artículo 215 del Código de Trabajo:

El Título IV del Código de Trabajo, permite recargar el monto de la prima del Seguro de Riesgos del Trabajo hasta en un 50% por incumplimiento en la adopción de medidas preventivas; por tal motivo, el Instituto aplicará dicha sanción considerando el aumento que se origina en el riesgo, por el incumplimiento de las disposiciones en materia de salud ocupacional, el número de trabajadores expuesto a tales riesgos y la experiencia de siniestralidad del patrono renuente. Para efectos prácticos los elementos que se consideran son:

1. Evaluación del índice de siniestralidad IS (Np1): Cuando el IS, calculado según la fórmula siguiente varía en las condiciones definidas en este punto:

Donde,

II: Índice de incidencia de la empresa evaluada

IIs: Índice de incidencia definido como estándar para el sector donde se ubica la empresa.

Rp: Razón costo a prima de la póliza evaluada.

Rps: Razón costo a primas definido como estándar por el Régimen con base a la relación entre los gastos generales y el costo de la siniestralidad del Régimen de Riesgos del Trabajo.

Si:

IS< =1 ………………….. (Np1 = 0 )

1< IS <= 2 ………………….. (Np1 = 15)

2 < IS <= 4 …………….……. (Np1 = 20)

IS > 4 ………….………. (Np1 = 25)

2. Según variación del grado de riesgo –GR (Np2), a saber:

GR se ubica como “Intolerable”... (Np2 = 25)

GR se ubica como “Importante” ...(Np2 = 20)

GR se ubica como “Moderado” ...(Np2 = 15)

GR se ubica como “Tolerable” ....(Np2 = 10)

GR se ubica como “Trivial” .........(Np2 = 0)

Para el cálculo del “GR” se utiliza el método de evaluación de riesgos propuesta por el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo (INSHT) de España, cuya descripción operativa se describe en el Anexo III de esta norma.

3. Incumplimiento de las medidas de salud ocupacional (Np3): Se refiere a las medidas establecidas por los inspectores del Instituto Nacional de Seguros, Ministerio de Trabajo, Ministerio de Salud y Consejo de Salud Ocupacional, una vez transcurrido el periodo definido por la instancia que la emite para que sean atendidas las mismas, de conformidad con lo establecido por el Título IV del Código de Trabajo, Artículo 215 y artículo 19 del Reglamento General de los Riesgos del Trabajo.

Para ponderar las medidas se aplica la clasificación de medidas según el grado de riesgo GR, indicados en el punto 2 anterior. (Factor Np3=35)

4. Porcentaje de población afectada por el riesgo no controlado (Np4): Para esta consideración se tendrá el porcentaje de trabajadores(as), expuestos al riesgo, que potencialmente se ven afectados por la materialización del mismo, según los siguientes criterios:

Población afectada (80%-100%)….Np4 =15

Población afectada (50%-79%)……Np4 =12

Población afectada (20%-49%)……Np4 = 9

Población afectada (5%-19%)……..Np4 = 6

Población afectada menor al 5%.....Np4 = 3

La relación utilizada para ponderar los aspectos anteriores es:

Donde:

FR: es el factor porcentual de recargo aplicado sobre las primas definidas para la póliza del patrono infractor.

Npi: es el factor nivel de ponderación, el cual se define de conformidad con los puntos del 1 al 4.

17.9. Cálculo de recargo de la prima (Rp):

Definido el factor de recargo (FR), se aplica el resultado -en forma automática- a la prima a devengar (Pd), según lo establecido en el artículo 215 del Código de Trabajo, mediante la siguiente relación:

Rp = (1/2*FR ) x Pd

Pd: Prima a devengar

17.10. Aplicación del recargo:

El incremento se aplica a la prima a devengar, en cualquier momento de la vigencia de la póliza; se cobra como recargo del Seguro, por la agravación de riesgo existente. Cuando no se adopten las medidas preventivas dictadas por la administración del seguro de riesgos del trabajo, se procederá con tal recargo en el porcentaje referido en el artículo 215 del Código de Trabajo, dividido en veinticuatro tractos, para el primer y segundo año de incumplimiento, hasta alcanzar el máximo en el tercer año de mantenerse esta condición, así:

Para el primer año y segundo año:

Recargo = (Rp/24)*Ni

Para el tercer año:

Recargo = Rp

Donde :

Ni: serán los períodos (meses), transcurridos desde que se comunicó la sanción hasta realizar el cobro. El pago se debe realizar con el primer cobro del seguro posterior a la sanción.

Este recargo a la prima se aplica luego que se ha comunicado al patrono renuente, en razón de no haber cumplido lo que establece el artículo 214, inciso d) del Código de Trabajo y se elimina a partir del momento en que el Instituto compruebe, por medio de las autoridades competentes, el cumplimiento de las medidas preventivas por parte de la empresa.