CAPÍTULO IX

Otros aspectos relativos al funcionamiento

de la auditoría interna

Artículo 29.—Servicios de fiscalización. Dentro del ámbito institucional de la Municipalidad de OSA, la Auditoría Interna prestará dos clases de servicios de fiscalización, que son los siguientes:

a) Servicios de auditoría: La auditoría en el sector público, según sus objetivos, comprende los siguientes tipos básicos de auditoría:

1. La auditoría financiera: que comprende la auditoría de estados financieros que tiene por objetivo emitir un dictamen independiente sobre la razonabilidad de los estados financieros de la entidad auditada, de conformidad con el marco normativo aplicable.

2. La auditoría operativa: que es el examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de evaluar en forma independiente el desempeño de una entidad, programa o actividad, a efecto de mejorar la eficacia, eficiencia y economía en el manejo de los recursos públicos, para coadyuvar en la toma de decisiones por parte de los responsables de adoptar acciones correctivas.

3. La auditoría de carácter especial: Comprende aquellos estudios independientes encaminados al examen de aspectos específicos, de orden contable, financiero, presupuestario, administrativo, económico, jurídico, y operaciones de otra naturaleza ligadas al manejo de fondos públicos y que son originados por denuncias; por el estudio de irregularidades determinadas al ejecutar auditorias operativas o financieras; y por aquellos asuntos planificados que no se enmarcan en los propósitos de esas auditorías.

b) Servicios preventivos: Se refiere a los servicios de asesoría, de advertencia y de autorización de libros:

1. Advertencia: Es un servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna al Concejo Municipal o a los titulares subordinados, por medio del cual realiza observaciones para prevenir lo que legal, administrativa y técnicamente, corresponde sobre un asunto determinado o sobre situaciones, decisiones o conductas, cuando sean de su conocimiento, a fin de prevenir posibles consecuencias negativas de su proceder o riesgos en la gestión, con fundamento en el inciso d) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno.

2. Asesoría: Es un servicio preventivo que brinda el Auditor Interno en forma oral o escrita, a solicitud de la parte interesada, mediante el cual emite su criterio, opinión u observación sobre asuntos estrictamente de su competencia y sin que menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás competencias. Con este servicio el Auditor Interno coadyuva a la toma de decisiones, sin manifestar inclinación por una posición determinada ni sugerir o recomendar. No se da oficiosamente.

3. Autorización de libros: Es un servicio preventivo que consiste en autorizar mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que llevan las diferentes dependencias de la Municipalidad, así como otros libros que a criterio del auditor interno sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

El término libros se entenderá que comprende también las hojas sueltas y la fórmula continua, sujetas a posterior encuadernación para su cierre.

El proceso de autorización se realiza de conformidad con las Normas Técnicas emitidas por la Contraloría General de la República específicas para ese servicio y según los siguientes procedimientos:

1. Legalización por primera vez o cambio de tipo de libro:

a) Solicitud. La persona a cargo del libro que se legalizará deberá presentar personalmente nota de solicitud de legalización de libros, original y copia, y el libro para legalizar. Dicha persona deberá firmar esta solicitud y consignar en la misma: el tipo de libro a legalizar, el número de tomo, la cantidad de folios, folio inicial y último, que los folios están sin iniciarse, o cuales están iniciados, si los hubiera, cuando la legalización corresponde por cambio de tipo de libro, que todos los folios se encuentran numerados consecutivamente, que cada una de las hojas tiene impreso el logotipo o nombre de la Institución o Unidad Administrativa, en el caso de hojas de fórmula u hojas sueltas.

b) Requisitos de los libros que se legalizan. Para este trámite, será necesario considerar lo siguiente:

    Los libros deben encontrarse con su totalidad de folios y en buen estado, no pudiéndose haber iniciado ninguno de ellos, excepto cuando se trate de cambio de tipo de libro, siempre y cuando la información que contiene corresponda plenamente al tipo de libro para el que se solicita el cambio.

    Los folios deberán estar numerados de forma consecutiva. Tratándose de libros compuestos por hojas de fórmula continua u hojas sueltas, deberán igualmente estar numeradas y contener impreso el logotipo o nombre de la Institución.

    Ante el evento de que el trámite consista en una renovación o cambio de tipo de libro, deberá aportarse el libro anterior, para su cierre o verificar su razón de cierre. Si el libro anterior ha sido cerrado, no debe presentar anotaciones después del sello de cierre, ya que cualquier anotación subsecuente después de dicho sello carece de validez.

c) Retiro de Libros. Los libros deben de ser retirados por la persona que los tiene a cargo. Si dicha persona no se puede presentar, la persona que realice el trámite deberá estar debidamente autorizada por escrito.

d) Libros no retirados. Los libros que se legalicen y no se retiren, se conservarán en la Auditoría Interna por espacio de tres meses naturales, contados a partir de la fecha de apertura. Transcurrido este plazo se destruirán, previo aviso al órgano que solicitó la legalización. La destrucción se hará en presencia de al menos dos testigos, para lo cual se levantará un acta que la registre, identificando sus características y la razón para hacerlo. Además, la destrucción deberá quedar constando en los registros de control general e individual de libros que lleva la Auditoría Interna. La reiterada falta de retiro en tiempo amerita que la Auditoría Interna estudie las causas de que eso suceda.

2. Reposición de libros no cerrados en caso de robo, hurto, extravío o destrucción.

a) Solicitud. La persona a cargo del libro que se legalizará por reposición, deberá presentar personalmente nota de solicitud de legalización de libros, original y copia, y el libro para legalizar. Dicha persona deberá firmar esta solicitud y consignar en la misma: el tipo de libro a legalizar, el número de tomo, la cantidad de folios, folio inicial y último, que los folios están sin iniciarse, o cuales están iniciados, si los hubiera, cuando la legalización corresponde por cambio de tipo de libro, que todos los folios se encuentran numerados consecutivamente, que cada una de las hojas tiene impreso el logotipo o nombre de la Institución o Unidad Administrativa, en el caso de hojas de fórmula u hojas sueltas, que se trata de una nueva legalización por reposición de libro y la causa por la que se solicita esta nueva legalización.

b) Autorización superior. Presentar copia certificada del Concejo Municipal, mediante el cual se autorice a dar inicio al trámite de reposición de libros, en original y copia.

c) Copia de la denuncia. Presentar a la Auditoría Interna fotocopia certificada o copia de la denuncia ante las instancias judiciales correspondientes, en caso de robo, hurto o extravío, con el detalle de los hechos sucedidos. La persona a cargo del libro o quien se designe, deberá presentar la denuncia ante la autoridad judicial en forma inmediata a la ocurrencia del hecho.

d) Declaración por destrucción. En el caso de destrucción, deberá presentar declaración jurada ante notario público, acompañada de prueba fehaciente que verifique los hechos o acompañar a la solicitud de reposición el libro deteriorado; en cualquiera de los casos con una declaración del detalle de los hechos sucedidos.

e) Reposición por incendio. En caso de reposición por pérdida ocasionada por incendio, se deberá presentar certificación del Instituto Nacional de Seguros.

f)  Publicación diarios. Realizar dos publicaciones en el Diario Oficial La gaceta y una en alguno de los diarios de mayor circulación nacional, solicitando la reposición de libros, de las cuales se presentará fotocopia ante la Auditoría Interna.

g) Retiro de libros. Los libros deben de ser retirados por la persona que los tiene a cargo. Si dicha persona no se puede presentar, la persona que realice el trámite deberá estar debidamente autorizada por escrito.

h) Libros no retirados. Los libros que se legalicen y no se retiren, se conservarán en la Auditoría Interna por espacio de tres meses naturales, contados a partir de la fecha de apertura. Transcurrido este plazo se destruirán, previo aviso al órgano que solicitó la legalización. La destrucción se hará en presencia de al menos dos testigos, para lo cual se levantará un acta que la registre, identificando sus características y la razón para hacerlo. Además, la destrucción deberá quedar constando en los registros de control general e individual de libros que lleva la Auditoría Interna. La reiterada falta de retiro en tiempo amerita que la Auditoría Interna estudie las causas de que eso suceda.

i)  Libros recuperados. El libro sustraído o extraviado, que aparezca después de entregado un libro nuevo, deberá presentarse a la Auditoría Interna para concluir el proceso, cerrar el libro y regresar a la Administración para lo que corresponde.

3. Reposición de folios en caso de robo, hurto, extravío o destrucción.

a) Solicitud. La persona a cargo del libro al cual pertenecen los folios a reponer, deberá presentar personalmente nota de solicitud de reposición de folios, original y copia, y los folios respectivos. Dicha persona deberá firmar esta solicitud y consignar en la misma: el tipo de libro y el número de tomo a que pertenecen los folios a reponer, la cantidad de folios a reponer y la numeración de los mismos, que los folios están sin iniciarse, si es el caso de reposición por daño o extravío de hojas no utilizadas; que cada una de las hojas tiene impreso el logotipo o nombre de la Institución, en el caso de hojas de fórmula continua u hojas sueltas; e indicar la causa por la que se solicita la reposición de folios.

Si la reposición fuere de folios con información impresa, deberá presentar junto con la solicitud, los folios firmados por un Notario Público en el cual hará constar que son fieles de los originales.

La reposición de hojas no utilizadas no requiere el cumplimiento de los puntos d) a g), excepto la salvedad para el punto e), en cuanto a que si existen hojas no utilizadas que están deterioradas, deberán adjuntarse a la solicitud de reposición de las mismas.

b) Autorización superior. Presentar copia certificada del acuerdo del Concejo Municipal, mediante el cual se autorice a dar inicio al trámite de reposición de los folios en original y copia.

c) Copia de la denuncia: Presentar a la Auditoría Interna fotocopia certificada o copia de la denuncia ante las instancias judiciales correspondientes, en caso de robo, hurto o extravío, con el detalle de los hechos sucedidos. La persona a cargo del libro a que pertenecen los folios perdidos o quien se designe deberá presentar la denuncia ante la autoridad judicial en forma inmediata a la ocurrencia del hecho.

d) Declaración. En el caso de destrucción, deberá presentar declaración jurada ante Notario Público, acompañada de prueba fehaciente que verifique los hechos o acompañar a la solicitud de reposición las partes deterioradas; en cualquiera de los casos con una declaración del detalle de los hechos sucedidos.

e) Reposición. En caso de reposición por pérdida ocasionada por incendio, se deberá presentar certificación del Instituto Nacional de Seguros.

f)  Publicación diarios. Realizar dos publicaciones en el Diario Oficial La gaceta y una en alguno de los diarios de mayor circulación nacional, solicitando la reposición de folios, de las cuales se presentará fotocopia ante la Auditoría Interna.

g) Folios no retirados. Los folios que se reponen y no se retiren, dentro del plazo de ocho días naturales, contados a partir de la fecha de entrega del oficio AU de reposición, se devolverán a la persona a cargo del libro a que pertenecen dichos folios.

4. Cierre de Libros

a) Solicitud. La persona a cargo del libro que se cerrará deberá presentar personalmente nota de solicitud de cierre de libros, original y copia, y el libro para cerrar. Dicha persona deberá firmar esta solicitud y consignar en la misma, el tipo de libro a cerrar, el número de tomo, la cantidad de folios, folio inicial y último, que todos los folios se encuentran numerados consecutivamente, que cada una de las hojas tiene impreso el logotipo o nombre de la Institución, en el caso de hojas de fórmula continua u hojas sueltas encuadernadas.

b) Libros que se cierran. Los libros que se cierran son los mismos que se autorizan mediante razón de apertura, por la Auditoría Interna.

En el caso de utilización de hojas sueltas o fórmula continua se presentarán para su cierre previamente encuadernado (acción y efecto de unir las hojas mediante cosido o pegado y con sus respectivas cubiertas).

c) Requisitos de los libros que se cierran. Para este trámite será necesario considerar lo siguiente:

1. Los libros deben encontrarse en buen estado, que nos e hayan arrancado folios o alterado de cualquier manera la encuadernación o foliación de los libros, que no presenten folios con tachaduras, borrones y correcciones, que hagan dudar de la autenticidad de la información que contienen.

Cualquier equivocación u omisión que se cometa en los libros contables ha de salvarse por medio de un nuevo registro en la fecha en que se advierta el error, y se pondrá al margen del registro equivocado, preferiblemente con una tinta diferente, una nota indicando que está errado y el folio donde se encuentra la corrección respectiva, que debe ser firmada por el Regidor que presidió la respectiva sesión y la Secretaria de Actas.

2. Los libros deben contener la totalidad de folios. Las hojas anuladas o inutilizadas deben continuar figurando en el lugar que les corresponde a efecto de no alterar el orden de los folios.

3. Los folios deberán estar numerados de forma consecutiva. No debe queda página sin su número de folio respectivo.

Tratándose de libros compuestos por hojas de fórmula continua u hojas sueltas, deberán igualmente estar numeradas y contener impreso el logotipo o nombre de la institución en cada una de las hojas.

4. La información que contiene el libro debe encontrarse en orden progresivo de fechas, escrita en castellano, que no se dejen espacios en blanco, ni entrelíneas.

5. El libro debe contener la razón de apertura con la información que en él se solicita y cada uno de los folios del libro debe tener estampado el sello de la Auditoría Interna.

6. Los informes financieros contenidos en el libro deben estar firmados por el Contador y el Encargado del Proceso Financiero Contable y las actas de los órganos colegiados incorporadas en el libro deben estar firmadas por el Presidente, la Secretaria de Actas y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente.

d) Certificación voto disidente. Presentar certificación sobre aquellos miembros del órgano colegiado que hubieran hecho constar su voto disidente en alguno de los asuntos tratados en las sesiones y el acta en que consta, dentro del período de las actas que contiene el libro a cerrar.

e) Retiro de Libros. Los libros deben ser retirados por la persona a cargo del libro que se cerró. Si dicha persona no se puede presentar, la persona que realice el trámite deberá estar debidamente autorizada, por escrito.

f)  Libros no retirados. Los libros que se cierren y no se retiren, dentro del plazo de ocho días naturales, contados a partir de la fecha que consigna la razón de cierre, se devolverán a la persona a cargo del mismo.