UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
RECTORÍA
Resolución R-7818-2007.—Ciudad Universitaria Rodrigo
Facio.—San Pedro de Montes de Oca, a las nueve horas del día veintiuno de
noviembre del dos mil siete. Yo, Yamileth González García, Rectora de la
Universidad de Costa Rica, en uso de las atribuciones que me confiere el
Estatuto Orgánico y,
Considerando:
1º—Que como parte del proceso de mejora del sistema de
suministros institucional este despacho mediante la resolución R-703-2007 de las nueve horas del día 5 de
febrero del 2007, integró la Comisión Especial para la emisión de una propuesta
reglamentaria para regular la contratación administrativa en la Universidad de
Costa Rica, la cual a su vez conformó una subcomisión a fin de realizar un
diagnóstico mediante sesiones de trabajo y grupos de discusión a fin de
actualizar las propuestas normativas existentes en procura de mejorar y
agilizar su tramitación. Los miembros de este equipo de trabajo fueron el Dr.
Luis Baudrit Carrillo, Jefe de la Oficina Jurídica, el M.P.D. José Iván Salas
Leitón, Asesor Legal de la Vicerrectoría de Investigación, y el Dr. Jorge
Enrique Romero Pérez, Director del Instituto de Investigaciones Jurídicas, el
M.B.M.C. Denis Campos González, Asesor de este despacho, y el M.B.A. Eduardo
Rojas Gómez, entonces consultor externo y actualmente Jefe de la Oficina de
Suministros.
2º—Que como resultado
del trabajo de esa Comisión Especial, amén de otros proyectos complementarios,
se formularon tres propuestas normativas para su promulgación urgente, por parte
de la señora Rectora, una denominada “Reglamento del sistema de suministros de
la Universidad de Costa Rica”, que en lo inmediato vendría a regular, entre
otros aspectos, la materia de competencias, procedimientos y plazos, que han
venido generando conflictos entre las instancias involucradas en los procesos
de compra, los cuales han redundado en problemas de coordinación y clima
organizacional inadecuado y una segunda propuesta denominada “Reglamento del
Registro de Proveedores de la Universidad de Costa Rica”, normativa preceptiva
que se echa de menos y que se requería con urgencia. Ambas propuestas fueron
promulgadas oficialmente mediante resolución
R-6635-2007 de las nueve horas del día diez de octubre pasado, y
publicadas en el Alcance 7-2007 del 26
de octubre de La Gaceta Universitaria.
3º—Que como
complemento a la normativa indicada se elaboró una tercer propuesta adicional
para regular la adquisición de bienes y servicios con cargo a recursos
provenientes del vínculo remunerado con el sector externo administrados
mediante los mecanismos de fondos restringidos y empresas auxiliares, el cual
debió diferirse en su promulgación hasta contar con la autorización de la
Contraloría General de la República, por disposición expresa del artículo 2
bis, inciso a) de la Ley de la Contratación Administrativa. Este último
componente normativo se establece en atención a la naturaleza contingente de
los recursos administrados bajo esos mecanismos, la naturaleza de la
cooperación externa como su fuente primaria, los destinos específicos que los
caracterizan y la existencia de compromisos cuyo incumplimiento amén de afectar
la buena imagen de la institución, compromete la posibilidad misma de mantener
la continuidad del financiamiento si los procedimientos ordinarios se imponen a
la actividad que se desarrolla bajo estas modalidades.
4º—Que dicha
iniciativa como se ha indicado forma parte de este proceso de mejora integral
del sistema de suministros institucional y en ese sentido es el resultado de un
diagnóstico en el que los usuarios señalaron la existencia de problemas en la
ejecución presupuestaria de los recursos administrados mediante los mecanismos
de fondos restringidos y empresas auxiliares, cuyas adquisiciones se realizan,
exclusivamente, a través de la Oficina de Suministros y que en adelante se
regularán a partir de la normativa dictada en este acto.
5º—Que el Estatuto
Orgánico de la Universidad de Costa Rica establece en su artículo 40, inciso a)
que corresponde a la figura del Rector(a) “Ejercer la representación judicial y
extrajudicial de la Universidad de Costa Rica…” y por lo tanto es la única
autoridad que, en principio, podría adquirir y contraer obligaciones por ella.
En ese rumbo, la regulación de su propia competencia no le resulta ajena a la
figura del Rector(a) así como la creación de unidades de compra especializadas
como derivación de esa exclusiva competencia primigenia que ostenta.
6º—Que el Estatuto
Orgánico de la Universidad de Costa Rica establece en su artículo 40, inciso f)
la competencia para “Canalizar hacia los diversos órganos y autoridades
universitarias los asuntos que les competan y servir como medio obligado de
comunicación de todos ellos, con el Consejo Universitario”. Por su parte el
inciso g) le da la potestad de “Dilucidar los conflictos de competencia que
puedan surgir entre los diversos órganos universitarios” en tanto el inciso i)
le atribuye una potestad reglamentaria embrionaria que ha sido posteriormente
desarrollada por el Consejo Universitario a través de precedentes cuya
culminación reside en la competencia para dictar reglamentos organizativos
específicos según los parágrafos II, inciso b), III, inciso
b) párrafo segundo, V, inciso b) y VII de los
“Lineamientos para la Emisión de la Normativa Institucional”.
7º—Que la Universidad
de Costa Rica requiere de normativa organizativa con el propósito de procurar
la unificación y normalización de los procesos de contratación administrativa,
para que sean llevados a cabo, de la forma más eficaz y eficiente por los
funcionarios de la Oficina de Suministros y de los responsables de las unidades
de compra especializadas, y de las competencias y prácticas de todas las
instancias involucradas directa o indirectamente en esta materia, con apego a
las normas y principios del ordenamiento jurídico administrativo.
8º—Que las
modificaciones a la Ley de la Contratación Administrativa y su Reglamento según
Ley 8511 publicada en La Gaceta 128 de 4 de julio del 2006 y el Decreto
Ejecutivo 33411-H publicado en La
Gaceta 210 de 2 de noviembre del 2006,
respectivamente, implican ajustes en los procedimientos actuales, para poder
cumplir con los nuevos lineamientos.
9º—Que mediante
oficio 13595 (DCA-3880) del 19 de
noviembre del 2007, la División de Contratación Administrativa de la
Contraloría General de la República emitió la autorización correspondiente para
la utilización de procedimientos sustitutivos de contratación para la
adquisición de bienes y servicios con cargo a recursos provenientes del
desarrollo de actividades de vinculo externo, mediante el “Reglamento del
sistema especial de contratación administrativa para la adquisición de bienes y
servicios con cargo a recursos administrados mediante la modalidad de fondos
restringidos y empresas auxiliares”, reconociendo entre otras particularidades
las siguientes:
“…es
procedente que este tipo de compras se regulen por la vía de un sistema de
contratación alternativo, al amparo del artículo 2 bis, inciso a) de la 1 Ley
de Contratación Administrativa, siendo conveniente hacer las siguientes consideraciones:
• Si bien es cierto el mecanismo alternativo de
contratación está siendo autorizado, el presupuesto de la UCR deberá
seguir reflejando los ingresos que por tal concepto perciba y disponga la
Institución.
• Será responsabilidad de esa Administración
promover el fortalecimiento del Registro de Proveedores, actuación que
simultáneamente permitirá una mejor aplicación del sistema hoy propuesto.
• La autorización de este mecanismo
procedimental no implica de manera alguna una validación de las actividades de
fondo que requieran de los insumos, sino que es responsabilidad de las
entidades universitarias de velar porque tales actividades se ajusten al bloque
de legalidad.”
10.—Que de conformidad con el artículo 2 bis, inciso
a) de la Ley de la Contratación Administrativa y los términos de la
autorización de la Contraloría General 13595 (DCA-3880), se mantiene el régimen
ordinario de responsabilidad respecto de los resultados de las contrataciones y
por la calificación de las circunstancias que, eventualmente, puedan servir de
justificación para la solicitud de excepción de los procedimientos ordinarios
de contratación.
11.—Que las distintas
unidades ejecutoras que manejan o lleguen a manejar empresas auxiliares o
fondos restringidos deberán adoptar las medidas internas necesarias a efectos
de tratar de reducir los plazos de adjudicación indicados en el artículo 8º, de
tal suerte que se entienda que los diez días constituyen un plazo máximo pero
procurando no agotarlo todo y que la prórroga es para casos realmente
excepcionales. Por tanto:
1º Dispongo aprobar y promulgar el
“Reglamento del sistema especial de contratación administrativa para la
adquisición de bienes y servicios con cargo a recursos administrados mediante
la modalidad de fondos restringidos y empresas auxiliares”.
2º Dispongo solicitar a la Oficina de
Suministros en coordinación con la Oficina de Administración Financiera llevar
un control de la vigencia del instrumento normativo y advertir a la
Administración, quien deberá de previo a vencer el plazo de los dos años de la
autorización que nos ocupa, con la suficiente antelación (al menos 3 meses)
realizar los trámites pertinentes para requerir ante la Contraloría General de
la República una nueva autorización, en la que se acrediten las ventajas del
uso del sistema.
3º Dispongo solicitar a la Oficina de
Divulgación realizar los trámites necesarios para proceder a la publicación de
este Reglamento en el Diario Oficial La Gaceta.
4º Dispongo ordenar que los usuarios del
sistema especial de contratación administrativa documenten sus trámites de
compra a fin de brindar los insumos necesarios para el informe que la Oficina
de Suministros en coordinación con la Oficina de Administración Financiera,
tendrán la responsabilidad de elaborar cada seis meses sobre los resultados que
se hayan producido con la utilización de este mecanismo. Tales documentos
deberán ser enviados a la Contraloría General, junto con la solicitud de
prórroga del mecanismo cuando así corresponda.
5º Comuníquese
la presente Resolución a la Oficina de Divulgación, a la Oficina de
Suministros, a la Oficina Jurídica, a la Oficina de Contraloría Universitaria,
a los miembros de la Comisión Especial para la emisión de una propuesta
reglamentaria para regular la contratación administrativa en la Universidad de
Costa Rica, a saber el Dr. Luis Baudrit Carrillo, Jefe de la Oficina Jurídica,
el M.P.D. José Iván Salas Leitón, Asesor Legal de la Vicerrectoría de
Investigación, y el Dr. Jorge Enrique Romero Pérez, Director del Instituto de Investigaciones
Jurídicas, el M.B.M.C. Denis Campos González, Asesor de este despacho, y el
M.B.A. Eduardo Rojas Gómez, entonces consultor externo y actualmente Jefe de la
Oficina de Suministros, al Consejo Universitario para su publicación en La
Gaceta Universitaria. Asimismo, comuníquese a la Contraloría General de la
República [Ref. Gestión 2007-003984-1].
6º Rige a partir de su publicación en el
Diario Oficial.
Dra. Yamileth González García, Rectora.
“REGLAMENTO DEL SISTEMA
ESPECIAL DE
CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
PARA LA
ADQUISICIÓN DE BIENES
Y SERVICIOS CON CARGO
A RECURSOS ADMINISTRADOS MEDIANTE LA MODALIDAD
DE FONDOS
RESTRINGIDOS Y EMPRESAS AUXILIARES”
Artículo 1º—Ámbito de aplicación. El sistema
especial de contratación administrativa regulado en este Reglamento es un
mecanismo diseñado para la satisfacción del interés público en el marco general
de los procedimientos fijados por la LCA y el RLCA, para la adquisición de
bienes y servicios con cargo a recursos administrados mediante la modalidad de
fondos restringidos y empresas auxiliares, en la Universidad de Costa Rica, los
cuales por tratarse de fondos contingentes que resultan de la negociación con
agentes de cooperación externa, públicos o privados, nacionales o extranjeros,
o la venta de servicios, ingresan en cualquier momento del ejercicio
presupuestario, normalmente, con fines específicos y se depositan bajo estas
modalidades de administración en la Oficina de Administración Financiera a
efectos de garantizar su eficiente gestión y oportuna ejecución.
Quedan eximidas las
contrataciones contempladas en el presente reglamento de la publicación en el
Plan de adquisiciones elaborado por la OSUM, establecido en el Reglamento del
sistema de suministros de la Universidad de Costa Rica.
La aplicación de los
procedimientos regulados en la presente normativa es incompatible con la
gestión de proyectos a través de la Fundación de la Universidad de Costa Rica
para la Investigación (FUNDEVI).
Artículo
2º—Definiciones operativas:
a.
Fondo restringido: Es todo recurso financiero que la Institución
obtenga de fuentes externas en calidad de aporte, donación o préstamo para la
realización de programas o proyectos específicos, sujetos a limitaciones o
restricciones en su uso; de acuerdo a lo establecido en los convenios, leyes o
contratos.
b.
Empresa auxiliar: Se considera empresa auxiliar aquellas
actividades que generen recursos originados en la venta de bienes y servicios
por parte de las unidades ejecutoras.
Artículo
3º—Inicio del procedimiento. Con independencia de los montos de la
contratación, siempre que la misma se realice con cargo a recursos
administrados mediante la modalidad de fondos restringidos y empresas auxiliares
podrá aplicarse el procedimiento especial de contratación administrativa
regulado en este Reglamento.
Para
tales efectos los responsables de las unidades ejecutoras o quien ellos designen
formalmente, podrán enviar las solicitudes de compra de los bienes y servicios,
a la OSUM, a los responsables de las unidades de compra especializadas o a los
funcionarios competentes para la suscripción de contratos de servicios
profesionales o técnicos, previa verificación de la naturaleza del contrato y
su instancia adjudicadora.
Las
solicitudes deberán ajustarse a los requerimientos del artículo 7º de la LCA
y el artículo 8º del RLCA toda vez que ese acto constituye la decisión
inicial que da comienzo al proceso de contratación administrativa.
Artículo
4º—Del expediente. Una vez recibida la solicitud, será
responsabilidad de la OSUM, los responsables de las unidades de compra
especializadas o los funcionarios competentes para la suscripción de contratos
de servicios profesionales o técnicos, confeccionar el expediente de la
contratación, el cual deberá estar debidamente foliado y ordenado de forma
cronológica.
Artículo 5º—Del pliego de condiciones. La OSUM, los responsables de
las unidades de compra especializadas o los funcionarios competentes para la
suscripción de contratos de servicios profesionales o técnicos, confeccionarán
un pliego de condiciones sencillo en donde se describa el objeto contractual, el
plazo y forma de entrega así como cualquier otra información que se considere
importante dentro de las condiciones de la contratación, además del plazo para
la presentación de las ofertas, el cual podrá oscilar entre uno y cinco días
hábiles.
Con excepción de los trámites para la contratación de obras que requieran
visita técnica al sitio de forma obligatoria, en cuyo caso se deberá programar
la visita dentro de los cinco (5) días hábiles después de la invitación y la
fecha para la apertura de ofertas se deberá establecer dentro de los 5 días hábiles
después de realizada la visita.
Artículo
6º—De la invitación. La respectiva invitación podrá cursarse a no
menos de tres oferentes del registro de proveedores. Sólo podrá invitarse a
oferentes ajenos al registro de proveedores si los inscritos para el caso son
menos de tres o no exista alguno. Igual salvedad aplicará en los casos de
oferente único no inscritos en el registro de proveedores, pero esta situación
deberá hacerse constar en el expediente.
Las
ofertas podrán ser presentadas por fax o por correo electrónico, de acuerdo a
lo establecido en la invitación, pero deberá convalidarse la mejor posicionada
en la evaluación de previo al acto de adjudicación. La ausencia de respuesta
de alguno de los invitados tras el vencimiento del plazo no acarreará la
invalidez del procedimiento y únicamente se considerarán las ofertas de
proveedores a quienes se haya cursado la invitación.
Artículo
7º—De las contrataciones urgentes. En casos acreditados como urgentes,
se pueden solicitar las cotizaciones con cuatro horas de anticipación a su
recepción.
En
este supuesto deberá incorporarse al respectivo expediente un documento firmado
por el Jefe de la OSUM, los responsables de las unidades de compra
especializadas o los funcionarios competentes para la suscripción de contratos
de servicios profesionales o técnicos que contenga las razones de interés público
y una justificación técnica debidamente razonada, y en que se hagan
responsables de esta decisión, por tratarse del funcionario que dicta el acto
de adjudicación en los supuestos de adquisición de bienes y servicios con
cargo a recursos administrados mediante la modalidad de fondos restringidos y
empresas auxiliares.
Artículo
8º—Adjudicación. Vencido el plazo para la recepción de las ofertas
se efectuará una evaluación sumaria de las mismas que deberá considerar,
fundamentalmente, el criterio o recomendación efectuado por la unidad
solicitante o técnica pertinente. En todo caso, el acto de adjudicación deberá
dictarse en un plazo máximo de diez días hábiles, prorrogable por un plazo
igual en casos debidamente justificados, contados a partir del día de la
apertura de ofertas y de inmediato será comunicado a los participantes.
Para
el caso de contratación de obras se deberá dictar el acto de adjudicación en
un plazo máximo de 20 días hábiles, prorrogables por un plazo igual en casos
debidamente justificados, contados a partir del día de la apertura de ofertas y
de inmediato será comunicado a los participantes.
Artículo
9º—Recursos. A partir de la comunicación del acto de adjudicación,
los participantes podrán interponer recurso de revocatoria dentro del plazo de
dos días hábiles siguientes a su notificación. Si el recurso es admisible, se
concederá audiencia al adjudicatario por el plazo de dos días hábiles,
vencido el cual la administración deberá resolver entre los tres días hábiles
siguientes. En los casos declarados urgentes no habrá recurso alguno.
Artículo
10.—Fiscalización y control. En este tipo de contrataciones el control
financiero presupuestario, la autorización para la ejecución presupuestaria y
la revisión del cumplimiento de los requisitos legales, para la emisión de los
pagos es realizada por la Oficina de Administración Financiera, de acuerdo con
los ingresos recibidos, los presupuestos aprobados y las regulaciones vigentes.
Lo anterior sin perjuicio de los controles y fiscalización de los procesos de
contratación administrativa que realiza la OSUM ordinariamente.
Se
incluyen reformas en los artículos 5 y 8. Vigente por un año a partir de su
publicación.
San
José, 8 de marzo del 2011.—