II.—Procedimiento Administrativo para la Recuperación de Sumas Giradas de Más en Pensiones con Cargo al Presupuesto Nacional y Regímenes Especiales en los casos de fallecimiento del pensionado.

a) El Núcleo de Pagos de Regímenes Especiales del Departamento de Gestión de Pagos, recibirá la información sobre los pensionados fallecidos de cada mes por medio de diversas fuentes, ya sea de la Asesoría Económico Actuarial; del Departamento de Gestión de la Información cuando se hayan presentado solicitudes de traspaso de pensión; del Tribunal Supremo de Elecciones; de la publicación de esquelas en los medios de comunicación masiva y cualesquiera otras que sirvan para dicho fin y procederá a la inmediata exclusión del pensionado de la correspondiente planilla, comprobando si existen sumas giradas de más.

b) Si este fuera el caso, a continuación elaborará un Informe Técnico Contable el cual contendrá el nombre completo del pensionado, número de cédula, la información sobre su residencia, a saber el distrito, cantón y provincia, el número de Resolución de otorgamiento de la pensión, el Régimen, la fecha de defunción del pensionado, la fecha de exclusión de la planilla, la suma girada de más, el período en que está comprendida y lo trasladará al Departamento de Gestión de Pagos.

c) En caso de que en el Departamento de Gestión de Pagos, se determine que la suma girada de más corresponde a Montos Exiguos Administrativos, el (la) jerarca de la Dirección Nacional de Pensiones, procederá de conformidad con lo que establece el oficio TN-877-2009 del 31 de agosto de 2009 de la Tesorería Nacional a elaborar la correspondiente resolución de archivo del expediente.

d) El Órgano Director del Procedimiento Administrativo, actuando por delegación propia de este Despacho, recibirá y tramitará los casos de fallecidos remitidos por el Núcleo de Pago de Regímenes Especiales a los que la suma girada de más le corresponda la aplicación del Monto Exiguo Judicial según lo estipulado en la Circular TN-877-2009 de cita. Procediendo a su revisión y comprobación. En aquellos casos en los que por la aplicación del Monto Exiguo Judicial, se dé por terminado el procedimiento administrativo, el Órgano Director procederá a emitir una Resolución de Archivo del expediente respectivo, procediendo a enviar el citado expediente al Núcleo de Archivo.

e) El Núcleo de Pagos de Regímenes Especiales, para aquellos casos en los que el importe de la suma girada de más sea superior a los dos tipos de Montos Exiguos, inmediatamente los trasladará a este Despacho, a través del Órgano Director del Procedimiento Administrativo, para que éste proceda primeramente a su revisión y comprobación, así como a verificar la existencia o no de procesos sucesorios abiertos en sede judicial en relación con los pensionados fallecidos. Previo a ser tramitados ante el Departamento de Cobro Judicial de la Dirección General de Hacienda, esto con el fin de que esa oficina realice las gestiones pertinentes para la recuperación de estos montos.

f)  El Órgano Director del Procedimiento Administrativo, verificará la existencia de procesos sucesorios abiertos en sede judicial realizando la consulta de cada uno de los casos en el Sistema de Gestión del Poder Judicial, facultados por el convenio respectivo entre ambas instituciones (Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y el Poder Judicial). En los casos en los que se verifique la existencia de algún proceso sucesorio abierto a nombre de alguno de los fallecidos, rendirá un informe con los datos necesarios que enviará ante el Departamento de Cobro Judicial de la Dirección General de Hacienda, esto con el fin de que éste realice las gestiones pertinentes para la recuperación de estos montos.

g) Posteriormente y para todos los casos en los existan o no procesos sucesorios abiertos, procederá con la elaboración de los correspondientes informes, Certificados de Adeudo, resoluciones y oficios de envío ante el Departamento de Cobro Judicial de la Dirección General de Hacienda, mediante el traslado de los correspondientes listados y el seguimiento respectivo a su tramitación por parte de dicha oficina, en concordancia con lo dispuesto en las Directrices DGH-DAE-D-001-2013 y DGH-DAE-D-002-2013 ambas del 22 de febrero de 2013 del Departamento de Cobro Judicial y la División de Adeudos Estatales de la Dirección General de Hacienda.

h) El Núcleo de Archivo de la Dirección Nacional de Pensiones, recibirá una copia del Certificado de Adeudo, de la resolución de este Despacho y del oficio de envío al Departamento de Cobro Judicial de la Dirección General de Hacienda, debiendo proceder a su digitalización, foliación e inclusión en los expedientes respectivos y a su archivo.