CAPÍTULO V. 

DE LOS REQUISITOS PARA LA ASIGNACION DE TRANSFERENCIAS 

ESPECIFICAS Y GENERICAS. 

Artículo 11º - De los requisitos previos para la asignación de recursos. Las organizaciones sociales subvencionadas por ley así como las Asociaciones y Fundaciones idóneas para administrar fondos públicos, que deseen solicitar el aval para la asignación de recursos públicos a su favor, deberán presentar los siguientes documentos en la Dirección Financiera: 

            a. Carta de solicitud dirigida al (a) Ministro (a) de Trabajo y Seguridad Social, firmada por el / la representante legal de la entidad privada mediante la cual solicita el aval para la asignación y giro de los recursos a favor del ente privado, especificando la siguiente información: 

i. Nombre y número de cédula jurídica del sujeto privado. 

ii. Nombre completo y calidades del (a) representante legal (profesión u oficio, número de cédula y adjuntar copia de la cédula legible por ambos lados). 

iii. Domicilio legal, domicilio del (a) representante legal, dirección de la (s) oficina (s) o dirección clara del (a) representante legal, número de apartado postal, número de teléfono, facsímile y correo electrónico, según se disponga de esos medios. 

iv. Perfil del Programa, Proyecto y su vinculación con el programa del trabajo y seguridad social, indicando lo siguiente: Nombre del Programa, proyecto u obra a realizar, costo del proyecto en colones, duración estimada, lugar (Provincia, cantón, distrito, barrio o caserío, u otras señas), en qué consiste, los bienes o servicios que se pretenden adquirir o mejorar, la población beneficiada, la importancia para la comunidad o para la asociación o fundación solicitante, e indicar si el costo del proyecto a desarrollar incluye financiamiento de otras entidades públicas o privadas (indicando el monto y nombre de la institución o empresa). 

v. Otra información adicional: Presentar plano de construcción, presupuesto de mano de obra y/o servicios, permiso municipal, permiso de funcionamiento, de habilitación, otros permisos dependiendo del programa, proyecto u obra a realizar. 

vi. Señalar un facsímile para notificaciones. 

            b. Plan de trabajo para el cumplimiento de los objetivos del programa o proyecto, indicando el número y fecha de sesión en que la Junta Directiva u órgano colegiado lo aprobó debidamente firmado por el / la responsable, conforme al formulario que proporcionará el Departamento de Transferencias, haciendo mención adicional a: 

i. Nombre del sujeto privado y su cédula jurídica. 

ii. Nombre del programa o proyecto a ejecutar. 

iii. Objetivos generales y específicos por alcanzar con los recursos incluidos en el presupuesto. Ambos objetivos deben estar asociados a las metas que se establezcan. 

iv. Metas precisas, cuantificables, medibles y periódicas, con el respectivo nivel de cumplimiento (mensual, bimensual, trimestral) y los (as) funcionarios (as) responsables del cumplimiento. 

v. Actividades que se proponen desarrollar para la ejecución de las metas. 

vi. Plazos de ejecución. 

vii. Nombre completo y calidades del (a) responsable de la ejecución del proyecto 

            c. Presupuesto de ingresos y egresos del programa o proyecto conforme al formulario que proporcionará el Departamento de Transferencias, indicando el número y fecha de sesión en que la Junta Directiva, Administrativa u órgano colegiado que lo aprobó y la firma del (a) responsable, haciendo mención adicional a: 

i. Nombre del sujeto privado, cédula jurídica. 

ii. Fecha. 

iii. Indicar el número de la Ley de Presupuesto y el código presupuestario. 

iv. Indicar el monto de los ingresos. Ingresos corrientes o ingresos de capital. 

v. Indicar el monto de los gastos, según la partida presupuestaria. 

            d. Copia fiel del acta o trascripción del acuerdo del órgano superior de la Asociación o de la Fundación, en que conste la aprobación del plan de trabajo del programa o proyecto y del presupuesto respectivo, autenticada por un (a) Notario (a) Público (a). 

            e. Certificación de cédula jurídica emitida por el Registro Nacional. (Decreto Ejecutivo Nº 34691-J, publicado en el Diario Oficial La Gaceta del 19 de agosto del 2008). 

            f. Certificación literal de la personería jurídica debidamente inscrita en el Registro Nacional (Público), actualizada, en la que se indique la vigencia y vencimiento del nombramiento del (a) representante legal y demás miembros de Junta Directiva o Administrativa. 

            g. Original y copia de certificación bancaria en la que se indique el número de cuenta corriente y cuenta cliente asignada, firmada y sellada por la Entidad Financiera. 

            h. Declaración jurada del (a) representante legal autenticada por Notario (a) Público (a) que incorpore los siguientes datos: 

i. Que la entidad cuenta con la organización administrativa adecuada para desarrollar el programa o proyecto, de manera eficiente y eficaz, para lo cual se adjuntará una copia del organigrama actualizado y con el sello de la entidad. 

ii. Que los fondos no benefician directa ni indirectamente, ya sea en su carácter personal o como socios o miembros de la Junta Directiva o Consejo de Administración del sujeto privado a las personas que se mencionan en el artículo 29 del presente reglamento. 

iii. Que los fondos serán administrados exclusivamente en una cuenta corriente separada, “cuenta cliente” y especial para éste tipo de fondos, en un banco estatal, indicando el número de cuenta en donde se depositarán los fondos del beneficio patrimonial, y que se llevarán registros de su empleo, independientes en la contabilidad claramente identificables de los que correspondan a otros fondos de su propiedad o administración. 

iv. Que los fondos se utilizarán única y exclusivamente para la finalidad indicada en la Ley de Presupuesto Ordinario y/o Extraordinario de la República. 

v. Que se compromete a presentar ante la Dirección Financiera del MTSS, los informes correspondientes con la periodicidad que el Ministerio le indique sobre la ejecución y liquidación de los recursos, y de mantener de manera ordenada cronológicamente en un expediente rotulado a su disposición, de la Auditoría 

vi. Indicar el nombre de los (as) funcionarios (as) responsables y encargados (as) de los procesos administrativos y contables, personas autorizadas para administrar y ejecutar los recursos en la cuenta corriente, personal encargado de efectuar los pagos, personal encargado de registrar y contabilizar los ingresos – gastos; y encargado (a) de elaborar los informes contables y presupuestarios, para lo cual debe adjuntar también copia certificada de la cédula por ambos lados de dichos funcionarios de la entidad privada. 

vii. Estar al día en la presentación de informes y liquidaciones de beneficios recibidos anteriormente del MTSS. 

           i. Las Fundaciones organizadas según la Ley de Fundaciones, Nro. 5338 del 28 de agosto de 1973 y sus reformas, deberán: 

•  Informar sobre las calidades, el número de teléfono, el grado académico y el número de afiliación al Colegio Profesional correspondiente de la persona que ocupa el cargo de Auditor (a) Interno de la fundación, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 18 de la Ley de Fundaciones, que señala que toda fundación está obligada a tener una auditoría interna. 

• Presentar fotocopia de La Gaceta, donde consten los nombramientos de los (as) directores designados por el Poder Ejecutivo y por el Consejo Municipal del cantón en que la fundación tiene su domicilio legal, según lo establecido por el artículo 11 de la Ley de Fundaciones y su Reglamento (Decreto Ejecutivo Nro. 29744-J del 29 de mayo del 2001). Presentar fotocopia certificada por un (a) Notario (a) público (a) de la nota de presentación a la Contraloría con el sello de recibido del Ente Contralor, de los informes contables del informe anual sobre el uso y destino de los fondos públicos que hubiere recibido la fundación y del informe del (a) auditor (a) interno relativo a la fiscalización de los recursos públicos que se le hubieran transferido a la fundación, según lo dispuesto por los Artículos 15 y 18 de la Ley de Fundaciones, respectivamente. 

            j. Las entidades privadas beneficiarias de fondos provenientes de la Ley Nro. 7972 del 22 de diciembre de 1999, deberán presentar la certificación vigente del Instituto Mixto de Ayuda Social, que la declara de bienestar social, según lo dispone el artículo 18 de esa Ley. 

            k. Las entidades privadas deberán presentar un estudio especial realizado por un (a) Contador (a) Público Autorizado sobre el control interno contable, financiero y administrativo del sujeto privado. En dicho estudio el / la CPA, deberá certificar la estructura administrativa del sujeto privado y que utiliza reglamentos, manuales o directrices para la administración y el manejo de recursos destinados para el desarrollo de programas, proyectos y ejecución de obras; además, deberá certificar si la entidad cuenta con libros contables y de actas actualizados de los principales órganos (Asamblea y Junta Directiva, u órganos que hagan sus veces) debidamente legalizados y al día. Asimismo, debe indicar el tipo de libros de actas y contables existentes, el nombre de la entidad, órgano o persona que los legalizó y la fecha del último registro en cada uno de ellos, al menos del mes anterior a la fecha en que se recibió la carta de solicitud de recursos ante la administración concedente.

            l. Las entidades privadas que en el año natural anterior hubiere tenido ingresos (en efectivo) de origen público, por una suma menor al monto establecido por la Contraloría General en las regulaciones vigentes aplicables a los sujetos privados para efectos de la presentación de sus presupuestos ante el Órgano Contralor, o que las transferencias por recibir de las entidades u órganos públicos se estima que no superan ese monto, deberá presentar a la administración concedente los siguientes documentos: Copia de los estados financieros más actualizados, balance general, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, y estado de flujo efectivo, firmados por el / la contador (a) que los preparó y por el / la representante legal del sujeto privado, acompañados de una certificación emitida por un (a) Contador (a) Público (a) Autorizado (a), en la cual se haga constar que las cifras que muestran los estados financieros, corresponden a las que están contenidas en los registros contables de la entidad. 

            m. Las entidades privadas que en el año natural anterior hubiere tenido ingresos (en efectivo) de origen público, por una suma mayor al monto establecido por la Contraloría General en las regulaciones vigentes aplicables a los sujetos privados para efectos de la presentación de sus presupuestos ante el Órgano Contralor, o que las transferencias por recibir de las entidades u órganos públicos se estima que superan ese monto, deberá presentar a la administración concedente los siguientes documentos: 

•   Original del Dictamen de Auditoría de Estados Financieros y de los estados financieros auditados (Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio y Estado de Flujo de Efectivo y notas a los estados financieros), correspondientes al último período contable anual. Todas las hojas de los estados financieros que se adjunten al dictamen de auditoría, y de las notas a los estados financieros auditados, deberán tener la firma y el sello blanco del Contador Público Autorizado que elaboró dicha documentación. 

•   Original o copia certificada por un (a) Notario (a) Público (a) de la Carta de Gerencia emitida por el / la Contador (a) Público (a) Autorizado (a) que realizó la auditoría a que se refiere el punto anterior, acompañado de una nota suscrita por el /la representante legal del sujeto privado en la que se indiquen las acciones efectuadas por la administración para subsanar las debilidades de control interno que se hubieran determinado. 

            n. Las certificaciones que deban presentar los sujetos privados no deberán tener más de un mes de haber sido emitidas, exceptuando aquellas certificaciones cuya vigencia sea de un plazo mayor por disposición de otra norma jurídica.