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 Normativa >> Decreto Ejecutivo 36801 >> Fecha 20/09/2011 >> Articulo 14
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Normativa - Decreto Ejecutivo 36801 - Articulo 14
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Artículo 14
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Artículo 14.—Unidad de Servicios Generales. Funciones:

a) Planear, dirigir, organizar, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con las comunicaciones, seguros, combustible, mensajería, transporte, limpieza y seguridad.

b) Suministrar la información necesaria para que la Unidad Financiera realice el proceso contable de la infraestructura y equipo, en cumplimiento de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público.

c) Identificar y dar seguimiento con la Unidad de Proveeduría las necesidades de servicios de apoyo que se requieran contratar y posteriormente diseñar los procedimientos para garantizar la ejecución de estos servicios.

d) Controlar el cumplimiento de las políticas de asignación y uso de los vehículos en el SFE, así como el mantenimiento de los mismos, de acuerdo con lo que establece la normativa vigente.

e) Realizar los procedimientos administrativos de constatación del buen uso de los vehículos oficiales ante denuncias u accidentes reportados.

f) Llevar y mantener actualizada la información de los inventarios físicos del SFE, equipos, infraestructura y terrenos.

g) Investigar y desarrollar métodos de trabajo que contribuyan al mejoramiento de la gestión administrativa.

h) Elaborar los planos o diseños de las obras de infraestructura necesarias para el desarrollo de las funciones sustantivas del SFE, con sus respectivos presupuestos.

i) Velar por el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones del SFE.

j) Coordinar y supervisar los procesos de contratación de infraestructura para cumplir con las necesidades del SFE y normativas vigentes.

k) Coordinar en aquellos casos en que el inmueble sea propiedad de otro ente para establecer convenios de uso.

l) Suministrar la información necesaria para que la Unidad Financiera realice el proceso contable de propiedad en cumplimiento de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público.

m) Investigar y desarrollar métodos de trabajo que contribuyan al mejoramiento de la gestión de infraestructura.

n) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por el SFE y que debe mantenerse técnicamente organizada, así como centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.

o) Recibir, tramitar y custodiar toda clase de documentos y expedientes relacionados con los ámbitos de competencia del SFE y proceder a su archivo acorde a la categorización que se le adjudique al documento.

p) Velar por el cumplimiento de los principios de procedencia y orden original y otros lineamientos que sean establecidos por la Dirección del Archivo Nacional, por todas las instancias de la institución que producen documentos, en decir que se cumpla con la prearchivalía, que usualmente comprende documentos producidos en los últimos cinco años.

q) Velar por que la archivalía de la documentación que ha finalizado su trámite administrativo, sea conservada, organizada y facilitada en el archivo central y se mantenga actualizada.

r) Transferir ala Dirección General del Archivo Nacional los documentos que cumplan el periodo de vigencia administrativa.

s) Asesorar técnicamente al personal de la institución que labora en los archivos de gestión o auxiliares de las unidades operativas regionales.

t) Velar por el establecimiento y actualización del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, conformado por el archivista responsable del archivo central de la institución, el Asesor Legal y el Jefe del Departamento Administrativo y Financiero o al que este delegue.

u) Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, la autorización para eliminar documentos.

v) Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución, así como aquellos solicitados por la alta jerarquía de la institución.

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