Artículo 14.—Unidad de Servicios Generales.
Funciones:
a) Planear, dirigir,
organizar, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar las actividades
relacionadas con las comunicaciones, seguros, combustible, mensajería, transporte,
limpieza y seguridad.
b) Suministrar la información necesaria para que la
Unidad Financiera realice el proceso contable de la infraestructura y equipo,
en cumplimiento de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector
Público.
c) Identificar y dar seguimiento con la Unidad de
Proveeduría las necesidades de servicios de apoyo que se requieran contratar y
posteriormente diseñar los procedimientos para garantizar la ejecución de estos
servicios.
d) Controlar el cumplimiento de las políticas de
asignación y uso de los vehículos en el SFE, así como el
mantenimiento de los mismos, de acuerdo con lo que establece la normativa
vigente.
e) Realizar los procedimientos administrativos de
constatación del buen uso de los vehículos oficiales ante denuncias u
accidentes reportados.
f) Llevar y mantener actualizada la información de
los inventarios físicos del SFE, equipos, infraestructura
y terrenos.
g) Investigar y desarrollar métodos de trabajo que
contribuyan al mejoramiento de la gestión administrativa.
h) Elaborar los planos o diseños de las obras de
infraestructura necesarias para el desarrollo de las funciones sustantivas del SFE, con sus respectivos
presupuestos.
i) Velar por el mantenimiento preventivo y
correctivo de las instalaciones del SFE.
j) Coordinar y supervisar los procesos de
contratación de infraestructura para cumplir con las necesidades del SFE y normativas vigentes.
k) Coordinar en aquellos casos en que el inmueble
sea propiedad de otro ente para establecer convenios de uso.
l) Suministrar la información necesaria para que la
Unidad Financiera realice el proceso contable de propiedad en cumplimiento de
las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público.
m) Investigar y desarrollar métodos de trabajo que
contribuyan al mejoramiento de la gestión de infraestructura.
n) Reunir, conservar, clasificar, ordenar,
describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por
el SFE y que debe mantenerse técnicamente organizada, así como centralizar todo
el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de
acuerdo con los plazos de remisión de documentos.
o) Recibir, tramitar y custodiar toda clase de
documentos y expedientes relacionados con los ámbitos de competencia del SFE y proceder a su archivo
acorde a la categorización que se le adjudique al documento.
p) Velar por el cumplimiento de los principios de
procedencia y orden original y otros lineamientos que sean establecidos por la
Dirección del Archivo Nacional, por todas las instancias de la institución que
producen documentos, en decir que se cumpla con la prearchivalía, que
usualmente comprende documentos producidos en los últimos cinco años.
q) Velar por que la archivalía de la documentación
que ha finalizado su trámite administrativo, sea conservada, organizada y
facilitada en el archivo central y se mantenga actualizada.
r) Transferir ala Dirección General del Archivo
Nacional los documentos que cumplan el periodo de vigencia administrativa.
s) Asesorar técnicamente al personal de la
institución que labora en los archivos de gestión o auxiliares de las unidades
operativas regionales.
t) Velar por el establecimiento y actualización del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, conformado por
el archivista responsable del archivo central de la institución, el Asesor
Legal y el Jefe del Departamento Administrativo y Financiero o al que este
delegue.
u) Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, la autorización para eliminar documentos.
v) Rendir un informe anual a la Dirección General
del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución, así
como aquellos solicitados por la alta jerarquía de la institución.