Artículo 12.—Funciones de la Secretaría del Concejo Municipal. Artículo 53 Código Municipal(*). El apoyo y el fortalecimiento que la Secretaría ejerce, regula en mucho la dinámica en las sesiones, comisiones y en el quehacer del Gobierno Local.

(*)(Corregido mediante Fe de Erratas y publicada en La Gaceta N° 85 del 3 de mayo de 2012. Anteriormente la redacción del párrafo primero de este numeral indicaba: “Artículo12.- Artículo 53CM…. Sin embargo lo correcto es que el  texto diga :… Artículo 53 Código Municipal”)

a. Convocar a las sesiones y reuniones.

b. Mantener actualizado el banco de datos (listados de participantes y colaboradores).

c. Tramitar la correspondencia y poner la fecha de ingreso a cada trámite y a quien va dirigido, para agilizar la dinámica.

d. Dar asistencia a la Presidencia Municipal para la coordinación de las sesiones.

e. Levantar las actas de las sesiones y reuniones.

f.  Tener las actas listas dos horas antes del inicio de cada sesión ordinaria, para aprobarlas oportunamente, salvo lo señalado en el artículo 48 del Código Municipal.

g. Presentar la correspondencia recibida para la sesión ordinaria, la que ingrese antes del medio día, del día anterior hábil. Excepto lo que sea de trámite legal, o urgente, según criterio de la Presidencia.

h. Enviar copia certificada del expediente al tribunal que lo solicita; una vez que la Administración Municipal remita el expediente administrativo debidamente identificado, foliado, completo y en estricto orden cronológico. La Administración conservará el expediente original.

i.  Transcribir, comunicar o notificar los acuerdos del Concejo a los interesados, conforme a la ley.

j.  Extender certificaciones de las actas y/o acuerdos cuando le sean solicitadas, así como de expedientes administrativos, según lo dispuesto en el artículo 51 del Código Procesal Contencioso Administrativo(*).

(*)(Corregido mediante Fe de Erratas y publicada en La Gaceta N° 85 del 3 de mayo de 2012. Anteriormente la redacción del artículo 12 inciso J indicaba por error: “Artículo12. j.Extender certificaciones de las actas y/o acuerdos cuando le sean solicitadas, así como de expedientes administrativos, según lo dispuesto en el artículo 51 del Código Procesal Penal. Sin embargo lo correcto es que el texto del inciso mencionado diga: j .Extender certificaciones de las actas y/o acuerdos cuando le sean solicitadas, así como de expedientes administrativos, según lo dispuesto en el artículo 51 del Código Procesal Contencioso Administrativo” ).

    k. Cualquier otro deber que le encarguen las leyes, los reglamentos respectivos y el Concejo Municipal.

l.  Confeccionar expedientes, sobre asuntos que deben ser estudiados y analizados para la toma de decisiones.

m. Firmar junto con la Presidencia las actas de las sesiones.

n. Apoyar el trabajo de las Comisiones y Concejos de Distrito.