CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
RESOLUCIONES
(Mediante resolución R-DC-016-2013
del 5 de febrero del 2013 se suspende lo
dispuesto por las normas 4.2.3 y 4.3.11 de las “Normas Técnicas sobre
Presupuesto Público, N-1-2012-DC-DFOE”, esta última solamente en cuanto a la
cantidad y monto máximo de modificaciones presupuestarias, hasta tanto el órgano
contralor publique la modificación de los citados numerales, debiendo aplicarse
las regulaciones contenidas en el “Reglamento sobre variaciones al presupuesto
de los entes y órganos públicos, municipalidades y entidades de carácter
municipal, fideicomisos y sujetos privados R-1-2006-CO-DFOE”, que seguirá
rigiendo para las instituciones contenidas en el ámbito de aplicación de las
citadas Normas Técnicas, específicamente en lo que se refiere a las
modificaciones al presupuesto institucional. En lo relativo al número máximo
de presupuestos extraordinarios se mantiene vigente el límite de tres
documentos presupuestarios aprobados durante el año)
- (Mediante
resolución R-DC-62-2012 del 5 de junio del 2012 se suspende la norma
4.3.11 de las “Normas Técnicas sobre Presupuesto Público,
N-1-2012-DC-DFOE” en cuanto a la cantidad y monto máximo de
modificaciones presupuestarias, hasta tanto el órgano contralor publique
la modificación del citado numeral, debiendo aplicarse las regulaciones
contenidas en el “Reglamento sobre variaciones al presupuesto de los
entes y órganos públicos, municipalidades y entidades de carácter
municipal, fideicomisos y sujetos privados R-1-2006-CO-DFOE” en lo que
se refiere a las modificaciones al presupuesto institucional. En lo
relativo al número máximo de presupuestos extraordinarios se mantiene
vigente el límite de tres documentos presupuestarios durante el año)
R-DC-24-2012—CONTRALORÍA GENERAL DE
LA REPÚBLICA.—Despacho de la Contralora General de la República. San José, a
las nueve horas del veintiséis de marzo de dos mil doce.---CONSIDERANDO:---1º— Que el artículo 183 de la
Constitución Política establece a la Contraloría General de la República como
institución auxiliar de la Asamblea Legislativa en la vigilancia superior de la
Hacienda Pública, confiriéndole en el artículo 184 de ese cuerpo normativo,
entre otros, el deber y la atribución de examinar, aprobar o improbar los
presupuestos de las municipalidades e instituciones autónomas, así como
fiscalizar la ejecución y liquidación de los presupuestos públicos. 2°— Que los
artículos 1 y 12 de la de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República Ley N° 7428 designan a la Contraloría como órgano rector del Sistema
de Control y Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública. Que ese artículo
12, así como el 19 y el 24 de la misma Ley le confieren facultades para emitir
disposiciones, normas, políticas y directrices de acatamiento obligatorio por
parte de las instituciones públicas, para el ejercicio de sus competencias y
para el uso correcto de los fondos públicos. 3°— Que los artículos 10 y 11 de
la Ley Nº 7428 establecen que el ordenamiento de control y fiscalización
superiores de la Hacienda Pública, está conformado por el conjunto de normas
que regulan la competencia, la estructura, la actividad, las relaciones, los
procedimientos, las responsabilidades y las sanciones derivadas de la
fiscalización o necesarios para ésta y cuya finalidad se dirige a garantizar la
legalidad y la eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos
públicos en las instituciones sobre las cuales tiene jurisdicción el Órgano
Contralor. 4º— Que el artículo 8 de la Ley N° 7428 establece que la Hacienda
Pública está constituida, entre otros elementos, por los fondos públicos, las
potestades para percibir, administrar, custodiar, conservar, manejar, gastar e
invertir tales fondos y las normas jurídicas, administrativas y financieras,
relativas al proceso presupuestario, la contratación administrativa, el control
interno y externo y la responsabilidad de las personas al servicio público. 5°—
Que en el artículo 18 de la Ley Nº 7428, reformado por el inciso d) del
artículo 126 de la Ley de Administración Financiera de la República y
Presupuestos Públicos N° 8131, se establece que la Contraloría General
examinará para su aprobación o improbación, total o parcial, los presupuestos
de los entes referidos en el artículo 184 de la Constitución Política, así como
del resto de la administración descentralizada, las instituciones
semiautónomas, las empresas públicas, entes públicos no estatales que por ley
están sometidos a esa aprobación y los órganos, las unidades ejecutoras, los
fondos, los programas y las cuentas que administran recursos de forma
independiente. Además fiscalizará que los presupuestos que deben ser sometidos
a su aprobación, sean formulados y presentados para cada ejercicio de
conformidad con las prescripciones legales y técnicas.Asimismo, en el mismo
artículo 18 se dispone que la Contraloría General de la República puede
determinar de manera razonada los presupuestos de los órganos, unidades
ejecutoras, fondos, programas y cuentas que administren recursos de manera
independiente, que por su monto se excluyan de su aprobación o improbación,
total o parcial. 6°— Que el artículo 19 de la Ley Nº 7428 le otorga a la
Contraloría General de la República la facultad de establecer las regulaciones
para efectuar las modificaciones a los presupuestos que le corresponde aprobar,
conforme con lo dispuesto en el artículo 184 de la Constitución Política. 7°—
Que de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley de la Administración
Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley N° 8131, le corresponde
a la Contraloría General de la República fiscalizar el uso correcto de los
dineros, aprobar los presupuestos de ingresos y gastos de los fideicomisos que
suscriban las entidades a las que se aplica esa ley, en los que se incorporen
fondos públicos, así como emitir las directrices atinentes para un manejo sano
de esos recursos. 8°— Que el artículo 53 de la Ley N° 8131 dispone que los
presupuestos sujetos a la aprobación de la Contraloría General de la República
deberán prepararse atendiendo las normas técnicas dictadas por ese Órgano
Contralor. 9°— Que el artículo 91 del Código Municipal, Ley N° 7794 establece
que las municipalidades deben acordar el presupuesto ordinario que regirá cada
año, utilizando la técnica presupuestaria recomendada por la Contraloría
General de la República. 10º— Que para una sana administración de los fondos
públicos y para efectos de fiscalización, las instituciones deben fundamentar
sus presupuestos en la planificación operativa, que a su vez se sustenta en la
planificación de mediano y largo plazo, todo en virtud de que el presupuesto es
la expresión financiera del plan y de acuerdo con el ordenamiento jurídico (Ley
de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N°
8131, Ley de Planificación Nacional Nº 5525, Ley de Fortalecimiento y
Modernización de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones N° 8660,
Ley General de Telecomunicaciones N° 8642, Ley Reguladora del Mercado de
Seguros Ley N° 8653, Código Municipal Ley N° 7794, entre otras).11°— Que el
presupuesto debe responder a los planes operativos institucionales anuales, en
concordancia con los de mediano y largo plazo, adoptados por el nivel
jerárquico superior respectivo, así como a los principios presupuestarios
generalmente aceptados, conforme con lo dispuesto en los artículos 1 y 4 de la
Ley N° 8131 y las normas 2.2.1.3 y 2.2.1.5 de las Normas técnicas básicas que
regulan el sistema de administración financiera de la Caja Costarricense de
Seguro Social, universidades estatales, municipalidades y otras entidades de
carácter municipal y bancos públicos N-1-2007-CO-DFOE, dictadas por la
Contraloría General de la República mediante resolución N° R-CO-8-2007 del
nueve de marzo de dos mil siete. 12°— Que en virtud de que en la Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos Ley N° 8454 y su
reglamento, se establece el marco jurídico general para la utilización
transparente, confiable y segura de los documentos electrónicos y la firma
digital en las entidades públicas. Asimismo, ese marco normativo faculta
expresamente al Estado y todas las entidades públicas para utilizar esos
instrumentos con el propósito de facilitar la recepción, tramitación y
resolución electrónica de sus gestiones y la comunicación del resultado
correspondiente y establece la obligación del Estado y todas las dependencias
públicas de incentivar el uso de los medios electrónicos para la prestación
directa de servicios a los administrados. 13°— Que de conformidad con el inciso
k) del artículo 4 de la Ley de Promoción del Desarrollo Científico y
Tecnológico Ley N° 7169, es deber del Estado impulsar la incorporación
selectiva de la tecnología moderna en la administración pública, a fin de
agilizar y actualizar, permanentemente, los servicios públicos, en el marco de
una reforma administrativa que ayude a lograr la modernización del aparato
estatal costarricense, en procura de mejores niveles de eficiencia. 14°— Que es
necesario actualizar e integrar el marco normativo que la Contraloría General
ha emitido sobre fiscalización presupuestaria en temas del Subsistema de
presupuesto público, el proceso presupuesto y sus fases, requisitos e
información a suministrar al Órgano Contralor para el ejercicio de sus
competencias, manejo presupuestarios en los fideicomisos sujetos a aprobación
externa, entre otros, los cuales se han visto afectados por cambios en el
ordenamiento jurídico, así como por las nuevas tendencias en la materia, por lo
que se requiere establecer un marco regulatorio básico y uniforme que permita
un eficiente ejercicio de las competencias de fiscalización integral de la
Hacienda Pública atribuidas al Órgano Contralor. 15º— Que la normativa que se
emite también podrá contribuir con el fortalecimiento del proceso
presupuestario de las instituciones bajo su ámbito de aplicación en procura de
la sana administración de los recursos públicos a su cargo, así como del
cumplimiento de los principios de economía, eficiencia, eficacia,
transparencia, evaluación de resultados y rendición de cuentas. Por tanto,
SE RESUELVE: //I.—Emitir y promulgar las siguientes: NORMAS TÉCNICAS SOBRE
PRESUPUESTO PÚBLICO N-1-2012-DC-DFOE/-----1º—ASPECTOS GENERALES.
1.1—DEFINICIONES BÁSICAS UTILIZADAS
EN ESTA NORMATIVA.---Asignación presupuestaria: Valor
monetario de los ingresos y gastos incluidos en los presupuestos de las
instituciones, según los clasificadores vigentes y para cada uno de los niveles de desagregación de la
estructura programática. Bloque de legalidad: Conjunto de normas jurídicas,
escritas y no escritas, a cuya observancia se encuentra obligada la
Administración Pública, el cual comprende tanto la ley como las normas de rango
superior, igual o inferior a ésta, incluidos los principios generales y las
reglas de la ciencia y la técnica. Categorías programáticas: Representan
el conjunto de acciones que requerirán autorización de recursos y que
configuran finalmente la estructura del presupuesto (programa, subprograma,
actividad, proyecto, obra, tarea). Contabilidad presupuestaria: Es el
registro detallado de las asignaciones presupuestarias de ingresos y gastos,
debidamente aprobados por las instancias competentes, así como el registro de
las operaciones producto de su ejecución y liquidación. Incluye además
registros auxiliares y específicos que faciliten el control interno y
posibiliten el externo. Documento presupuestario: Corresponde a la
referencia de los conceptos de presupuesto inicial, de presupuesto
extraordinario y de modificación presupuestaria. Economía: Obtención de
bienes y servicios al menor costo, en igualdad de condiciones de calidad. Eficacia:
Logro de los resultados de manera oportuna, en directa relación con los
objetivos y metas. Eficiencia: Aplicación más conveniente de los
recursos asignados para maximizar los resultados obtenidos o esperados. Gasto:
Valor monetario de los bienes y servicios que se adquieren o se consumen en
el proceso productivo -según la base de registro- así como de la transferencia
de recursos a otros sujetos y de la cancelación de la deuda. Ingreso: Importe
en dinero de los recursos que ingresan –según la base de registro- y pertenecen
a la institución. Jerarca: Persona que ejerce la máxima autoridad en la
institución, superior, unipersonal o colegiado. Meta: Resultado
cuantificable que se prevé alcanzar mediante la gestión institucional en un
determinado periodo. Objetivo: Logro que a nivel general o por categoría
programática se espera concretar en un determinado periodo, para el
cumplimiento de la misión institucional en forma eficiente y eficaz.Plan
anual: Instrumento formulado en concordancia con los planes de mediano y
largo plazo, en el que se concreta la política de la institución a través de la
definición de objetivos, metas, y acciones que se deberán ejecutar durante el
año, se precisan los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para
obtener los resultados esperados y se identifican las unidades ejecutoras
responsables de los programas de ese plan. Presupuesto: Instrumento que
expresa en términos financieros el plan anual de la institución, mediante la
estimación de los ingresos y de los gastos necesarios para alcanzar los
objetivos y las metas de los programas presupuestarios establecidos. Presupuesto
inicial: Presupuesto con que el que se comienza la gestión anual de la
institución. Presupuesto por programas: Presupuesto estructurado
mediante programas presupuestarios. Contiene los objetivos y metas por alcanzar
con determinadas asignaciones presupuestarias. Programa presupuestario:
Corresponde a la agrupación de categorías programáticas de nivel inferior, que
son afines entre sí, encaminadas a cumplir propósitos genéricos expresados en
objetivos y metas, a los cuales se les asignan recursos materiales y
financieros, administrados por una unidad ejecutora y reflejan sus
correspondientes asignaciones presupuestarias. Programación presupuestaria: Conjunto
de acciones coordinadas, íntimamente ligadas entre sí, que permiten mediante la
participación activa de los niveles directivos responsables, tanto en el plano
institucional como en el programático, traducir los planes de largo y mediano
plazo en un plan anual. Proyectos de inversión pública: Conjunto de
procedimientos y actividades planificadas y relacionadas entre sí que permiten
ejecutar una inversión pública y cuyos componentes están vinculados como una
unidad funcional, el cual permite dar una solución integral a una necesidad o
exigencia social, promover el desarrollo o mejorar la prestación de un servicio
o actividad pública. Se incluyen dentro de estos proyectos tanto los de
desarrollo como los de inversión física, que se caracterizan por no ser
recurrentes en el corto plazo, estar asociados al cumplimiento de la misión y
objetivos institucionales y porque en su ejecución se desarrollan las fases de
formulación de perfil, prefactibilidad, factibilidad, contratación,
financiamiento, ejecución, operación y la evaluación de impacto. Superávit
específico: Exceso de ingresos ejecutados sobre los gastos ejecutados al
final de un ejercicio presupuestario que por disposiciones especiales o legales
tienen que destinarse a un fin específico. Superávit libre: Exceso de
ingresos ejecutados sobre los gastos ejecutados al final de un ejercicio
presupuestario que son de libre disponibilidad en cuanto al tipo de gastos que
puede financiar. Titular subordinado: Persona al servicio público, que
pertenece a la administración activa, responsable de un proceso, con autoridad
para ordenar y tomar decisiones. Unidad de desarrollo: Es una unidad de
medida de referencia a una cantidad de colones, cuyo valor se ve determinado
por las variaciones en el Índice de Precios al Consumidor (IPC). Fue creada por
medio del Decreto Ejecutivo Nº 22085-HMEIC publicado en La Gaceta Nº 67 del 7
de abril de 1993 y sus reformas y su actualización la realiza y publica
mensualmente la Superintendencia General de Valores. Unidad ejecutora: Unidad
administrativa a cuyo cargo está la ejecución o desarrollo de una categoría
programática. 1.2—Alcance. Las presentes normas regulan los elementos
básicos del subsistema de presupuesto institucional y del proceso
presupuestario de las instituciones que se encuentran bajo su ámbito de
aplicación y tienen el propósito de fortalecer la fiscalización integral de la
Hacienda Pública por parte del Órgano Contralor y brindar una mayor seguridad
jurídica en el manejo del presupuesto público favoreciendo su consolidación
como herramienta esencial de gestión. Constituye un marco de referencia de
carácter general, a partir del cual puede darse la emisión de indicaciones,
instrumentos y guías dirigidas a facilitar la aplicación de la presente
normativa, tanto por parte de los sujetos pasivos, como de la Contraloría
General de la República, según su ámbito de competencia, por medio de la
Gerencia de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa que los pondrá
a disposición pública en la página electrónica del Órgano Contralor. 1.3—Ámbito
de aplicación. La presente normativa será aplicable a: a) Las instituciones
autónomas, así como al resto de la Administración descentralizada, las
instituciones semiautónomas y las empresas públicas. b) Las Municipalidades y
otras entidades de carácter municipal. c) Los entes públicos no estatales cuyo
presupuesto requiere por disposición legal de la aprobación presupuestaria de
la Contraloría General de la República. d) Los contratos de fideicomisos
suscritos con fondos públicos y que por disposición legal deben someter su
presupuesto a la aprobación de la Contraloría General de la República. e) Los
órganos, unidades ejecutoras, fondos, programas y cuentas a los que se refiere
el artículo 18 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República
(LOCGR) que administran recursos de manera independiente de la institución a la
que pertenecen.
2º—NORMAS SOBRE EL MARCO GENERAL DEL SUBSISTEMA DE PRESUPUESTO
INSTITUCIONAL. ---- 2.1. Subsistema de Presupuesto Institucional.
2.1.1 Subsistema de Presupuesto
Institucional. Forma
parte del Sistema de Administración Financiera Institucional y comprende los
principios, las técnicas, los métodos y procedimientos empleados, así como los
órganos participantes en el proceso presupuestario institucional. 2.1.2
Objetivos del Subsistema de Presupuesto. Las instituciones que se
encuentran bajo el ámbito de aplicación de estas normas deberán contar con un
Subsistema de Presupuesto, orientado a los siguientes objetivos: a)
Presupuestar los recursos según el contexto macroeconómico, relacionado con la
función pública que realiza la institución, de modo que el presupuesto refleje
las prioridades y actividades estratégicas consideradas en los planes
institucionales, así como los objetivos y metas de los planes de desarrollo
nacionales, sectoriales, regionales y municipales, según corresponda y de
acuerdo con el ordenamiento jurídico aplicable. b) Lograr que el proceso
presupuestario, en cada una de sus fases, se cumpla en el tiempo y la forma
requeridos. c) Velar porque la ejecución presupuestaria se programe y
desarrolle coordinadamente, utilizando los recursos según las posibilidades financieras,
la naturaleza de los gastos y los avances en el cumplimiento de los objetivos y
metas. d) Dar seguimiento a los resultados financieros de la gestión
institucional y aplicar los ajustes y las medidas correctivas que se estimen
necesarias para garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas, así como
el uso racional de los recursos públicos. 2.1.3 Actores y responsabilidades
en el Subsistema de Presupuesto. Participarán en el Subsistema de
Presupuesto, el jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios
institucionales quienes serán responsables, además de cumplir con el bloque de
legalidad atinente a su respectivo puesto, de llevar a cabo las siguientes
funciones: a) Jerarca. Es responsabilidad del jerarca procurar que
exista un ambiente de control propicio para el desarrollo efectivo del
Subsistema de Presupuesto Institucional, por lo que debe emprender las medidas
pertinentes para su establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, control,
perfeccionamiento y evaluación, de manera que se logre cumplir con sus
objetivos. En el cumplimiento de esa responsabilidad debe: i. Garantizar la
aplicación efectiva de la normativa técnica que rige en general el Subsistema
de Presupuesto y en forma específica a cada una de las fases del proceso presupuestario
en todos los niveles institucionales. ii Emitir los lineamientos y las
políticas que orienten el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento,
control, perfeccionamiento y la evaluación del Subsistema. iii Establecer las
unidades y funcionarios responsables de realizar las estimaciones de los
ingresos que financiaran el presupuesto institucional y las plurianuales de
recursos, así como los mecanismos de control interno para garantizar la validez
de dichas estimaciones. iv. Aprobar los recursos necesarios que requiera el
subsistema y velar por su correcta operación, para lo cual requerirá a los
titulares subordinados los estudios y reportes que estime pertinente. v.
Realizar evaluaciones periódicas a efecto de ordenar oportunamente las correcciones
que procedan. vi. Establecer las responsabilidades y sanciones que correspondan
por el incumplimiento de la normativa que rige el Subsistema. vii. Atender
oportunamente las recomendaciones, disposiciones y observaciones que los
distintos órganos de control y fiscalización emitan en relación con el
Subsistema. b) Titular subordinado. Al titular subordinado, según su
ámbito de competencia, le corresponderá establecer, mantener, operacionalizar,
controlar, perfeccionar y evaluar el Subsistema de Presupuesto Institucional de
manera que se cumpla con sus objetivos. Para ello como mínimo deberá: i.
Atender las políticas y lineamientos dictados por el jerarca en relación con el
Subsistema. ii. Hacer cumplir los deberes de las unidades y las personas bajo
su mando, que intervienen en el Subsistema, de acuerdo con la normativa
orgánica interna. iii. Velar y realizar todas las acciones que procedan para
que exista un ambiente de control propicio para el desarrollo efectivo del
Subsistema. iv. Emitir, divulgar y poner a disposición para consulta y mantener
actualizados los manuales de procedimiento de operación del Subsistema que
contemple los insumos -recursos humanos, materiales y económicos- y los
procesos -actividades, responsabilidades, mecanismos de coordinación, flujos de
información y productos. v. Asignar los recursos humanos, materiales,
tecnológicos y de cualquier otra índole que el Subsistema requiere. vi. Emitir
a nivel de su unidad, las directrices que coadyuven al funcionamiento eficaz y
eficiente del Subsistema. vii. Ejecutar las acciones pertinentes para el
fortalecimiento del Subsistema en respuesta a las condiciones institucionales y
del entorno. viii. Dar seguimiento y realizar evaluaciones periódicas sobre el
funcionamiento del Subsistema para adoptar las acciones correctivas que
procedan y brindar los informes y reportes que requiere el jerarca. ix. Atender
oportunamente las recomendaciones, disposiciones y observaciones que el jerarca
y los distintos órganos de control y fiscalización emitan en relación con el
Subsistema. c) Otras personas que laboran para la institución. De
conformidad con las funciones y responsabilidades que le competen a cada
persona que labora para la institución dentro del Subsistema de Presupuesto,
ésta debe de manera oportuna, efectiva y con observancia a las regulaciones
aplicables, realizar las acciones pertinentes y atender los requerimientos para
su debido establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, control,
perfeccionamiento y evaluación. 2.1.4 Vinculación con la planificación
institucional. El Subsistema de Presupuesto debe sustentarse en la
planificación institucional para que responda adecuadamente al cumplimiento de
sus objetivos y contribuya a la gestión de la institución de frente a las
demandas sociales en su campo de acción. Los programas que conforman el
presupuesto institucional, deben reflejar fielmente las metas, objetivos e
indicadores contemplados en la planificación anual y ésta debidamente vinculada
con la planificación de mediano y largo plazo, en concordancia con el Plan
Nacional de Desarrollo y con los planes sectoriales y regionales en los que
participa la institución. Tratándose del sector municipal debe existir la
debida vinculación con el plan de desarrollo local, plan de desarrollo
municipal y el programa de gobierno del Alcalde o Alcaldesa. El Subsistema de
Presupuesto debe brindar los insumos necesarios para retroalimentar la
planificación institucional, aportando los elementos que requieran el jerarca y
los titulares subordinados, según su ámbito de competencia, para revisar,
evaluar y ajustar periódicamente las premisas que sustentan los planes
institucionales y su vinculación con el presupuesto. 2.2 Presupuesto
institucional: 2.2.1 Presupuesto institucional: es el presupuesto que rige
durante el ejercicio económico para las instituciones definidas en el ámbito de
aplicación de esta normativa y comprende el presupuesto inicial y sus
variaciones. 2.2.2 Finalidad del presupuesto institucional. El
presupuesto institucional debe ser un instrumento al servicio de las
instituciones que les permita gestionar de una forma eficaz, eficiente y
económica la prestación de los bienes y servicios públicos, en aras de lograr
resultados positivos en función de los requerimientos económicos, ambientales y
sociales que debe atender a la luz de los objetivos de su creación. El
presupuesto deberá obedecer a una gestión inclusiva de todos los usuarios de
los servicios que brinda la institución, por lo tanto, no podrá incorporar
ningún elemento que propicie algún tipo de exclusión por motivo de género,
grupo étnico, origen, edad, discapacidad física o mental, creencia religiosa, o
de cualquier otra índole. 2.2.3 Principios presupuestarios. En
concordancia con el marco jurídico y técnico, tanto para el presupuesto institucional
como para el proceso presupuestario, se deberá cumplir con los siguientes
principios, según correspondan: a) Principio de universalidad e integridad. El
presupuesto deberá contener, de manera explícita, todos los ingresos y gastos
originados en la actividad financiera, que deberán incluirse por su importe
íntegro. No podrán atenderse obligaciones mediante la disminución de ingresos
por liquidar. b) Principio de vinculación del presupuesto con la
planificación institucional. El presupuesto debe responder a la
planificación institucional de corto plazo y ésta a su vez a la de mediano y
largo plazo que se deriven de la estrategia institucional, teniendo al Plan
Nacional de Desarrollo y otros planes como los sectoriales, regionales y
municipales como marco orientador global, según el nivel de autonomía de la
institución. c) Principio de programación. Los presupuestos deberán
expresar con claridad los objetivos, las metas y los productos que se pretenden
alcanzar, así como los recursos necesarios para cumplirlos, de manera que
puedan reflejar el costo. d) Principio de anualidad. El presupuesto
regirá durante cada ejercicio económico que irá del 1 de enero al 31 de
diciembre. e) Principio de unidad. El presupuesto es un documento único,
aun cuando es comprensivo de una pluralidad de elementos referentes a la
previsión de ingresos, autorización de gastos y la ejecución de las diferentes
fases del proceso presupuestario, todo en el marco de una única política
presupuestaria, definida por los órganos competentes. f) Principio de
especificación. El presupuesto, en materia de ingresos y gastos debe
responder a una clasificación generalmente aceptada que identifique tanto las
transacciones que dan origen a cada una de las fuentes de los ingresos, así
como aquellas que identifican las características del gasto. g) Principio de
equilibrio presupuestario. El presupuesto deberá reflejar el equilibrio
entre los ingresos, los gastos y las fuentes de financiamiento. h) Principio
del presupuesto como instrumento para la medición de resultados. El
presupuesto debe contener los elementos y criterios necesarios para medir los
resultados relacionados con su ejecución, para lo cual debe basarse en
criterios funcionales que permitan evaluar el cumplimiento de las políticas y
la planificación anual, así como la incidencia y el impacto
económico-financiero de la ejecución del plan. i) Principio de especialidad
cuantitativa y cualitativa. Las asignaciones presupuestarias de los gastos,
con los niveles de detalle aprobados, constituirán el límite máximo de
autorizaciones para gastar. No podrán adquirirse compromisos para los cuales no
existan saldos presupuestarios disponibles. Tampoco podrán destinarse saldos
presupuestarios a una finalidad distinta de la prevista en el presupuesto, de
conformidad con los preceptos legales y reglamentarios. j) Principio de
gestión financiera. La administración de los recursos financieros se
orientará a los intereses generales de la sociedad, atendiendo los principios
de economía, eficacia y eficiencia, con sometimiento pleno a la ley. k)
Limitación en el presupuesto institucional para el financiamiento de gastos
corrientes con ingresos de capital. No podrán financiarse gastos corrientes
con ingresos de capital. l) Principio de sostenibilidad. Se deben establecer
las medidas que aseguren el financiamiento durante todo el periodo de
desarrollo de los proyectos y gastos que tienen un horizonte de ejecución que
rebasa el ejercicio económico. Así, todas las fases del proceso presupuestario
deben ejecutarse dentro de un marco que considere la sostenibilidad financiera
en el tiempo de las operaciones de la institución. m) Principio de claridad.
Sin omitir las reglas técnicas esenciales, el presupuesto debe ser
comprensible para las diferentes personas que utilizan la información
presupuestaria de la institución. n) Principio de publicidad. El
presupuesto debe ser asequible al conocimiento público, por los medios
electrónicos y físicos disponibles. o) Principio de integralidad. Todos
los elementos relacionados con el proceso presupuestario deben ser considerados
de manera armoniosa, oportuna y coordinada. p) Principio de divulgación. Los
elementos y las actividades de las fases del proceso presupuestario deben ser
comunicados oportuna y permanentemente entre el personal de la institución y
así procurar el compromiso requerido para su desarrollo. q) Principio de
participación. En las diferentes fases del proceso presupuestario se debe
propiciar la aplicación de mecanismos idóneos para que se consideren las
opiniones de las personas que conforman la organización y de la ciudadanía. r)
Principio de flexibilidad. Las premisas básicas que sustentan las fases del
proceso presupuestario deberán ser analizadas y cuestionadas periódicamente
para determinar su validez ante los cambios en el ambiente interno y externo y
asegurar su aporte al cumplimiento de los objetivos y la misión institucional. 2.2.4
Uniformidad de la base de registro presupuestario. Las instituciones deben
establecer y utilizar una base uniforme para el registro y la contabilización
de todos los ingresos y los gastos, de tal forma que permita la acumulación y
el manejo consistente de la información presupuestaria en la toma de
decisiones. 2.2.5 Visión plurianual en el presupuesto institucional. El
presupuesto institucional, no obstante que de conformidad con el principio de
anualidad, únicamente debe incluir los ingresos y gastos que se produzcan
durante el año de su vigencia, estos deben estar acordes con proyecciones
plurianuales de la gestión financiera que realice la institución. Lo anterior
con la finalidad de vincular el aporte anual de la ejecución del presupuesto,
al logro de los resultados definidos la planificación de mediano y largo plazo
y la estabilidad financiera institucional. Para lo anterior, las instituciones
deben establecer los mecanismos e instrumentos necesarios que permitan realizar
las proyecciones de las fuentes de financiamiento y de los gastos relacionados
con el logro de esos resultados, para un periodo que cubra al menos los tres años
siguientes al ejercicio del presupuesto que se formula. La Contraloría General
podrá solicitar la presentación de dichas proyecciones en el momento y
condiciones que lo requiera para el ejercicio de sus competencias. 2.2.6
Contenido del presupuesto. El presupuesto deberá contener al menos los
siguientes elementos: a) Una sección de ingresos que incluirá la
estimación razonada, probable y con supuestos fundamentados, de todos los
ingresos con los que contará la institución durante el período
presupuestario, originados en su actividad financiera o
recibidos por transferencias, financiamiento u otros motivos y que son
necesarios para su operación y desarrollo. Dicha sección deberá mostrar los
conceptos de ingresos agrupados en los diferentes niveles de clasificación, de
acuerdo con los clasificadores vigentes según lo establezca el órgano
competente, con el monto estimado para cada nivel en términos de la moneda
oficial del país. b) Una sección de gastos que incluirá la estimación de
todos los gastos necesarios en que incurrirá la institución durante el año y
que son necesarios para su operación e inversión, con el fin de lograr los
objetivos y metas definidos en la planificación anual. Por lo tanto, dichos
gastos deben estar debidamente financiados para todo el periodo presupuestario.
Dicha sección deberá mostrar los conceptos de gastos agrupados en los
diferentes niveles de clasificación, de acuerdo con los clasificadores vigentes
según lo establezca el órgano competente, con la asignación presupuestaria para
cada nivel en términos de la moneda oficial del país. Esto tanto a nivel global
de la institución, como para cada una de las categorías programáticas
definidas. c) Sección de información complementaria que posibilite la
comprensión de los ingresos y los gastos incluidos en las secciones antes
citadas, de acuerdo con los requerimientos establecidos por las instancias
internas y externas competentes. 2.2.7 Presupuesto por programas. El
presupuesto institucional deberá obedecer a la técnica de presupuesto por
programas. Las unidades competentes, deben definir y aprobar los programas del
presupuesto acorde con las funciones sustantivas de la institución y
considerando entre otros aspectos, las categorías programáticas que rigen para
la planificación institucional y los requerimientos específicos que para el
ejercicio de sus competencias establezca la Contraloría General de la República
y otras instancias de control. Como parte de la estructura programática que
rige el presupuesto se deberán establecer las subdivisiones en categorías de
nivel inferior -subprograma, actividad, proyecto, obra, tarea-, que se
requieran de acuerdo con las necesidades de información para la toma de
decisiones. 2.2.8 Aspectos de forma y contenido de las categorías
programáticas. Las categorías programáticas que en conjunto conforman la
estructura programática del presupuesto, deben contener al menos: a) El nombre
de la categoría programática, con la codificación respectiva. b) Una
descripción general de la categoría programática que incluya los objetivos
–identificando los relacionados con el Plan Nacional de Desarrollo o con los
planes sectoriales, regionales y municipales–, las metas, indicadores y otros
elementos como la misión del programa, en caso de que la Administración la haya
definido a ese nivel. c) La unidad ejecutora. d) Especificación de la fuente de
financiamiento y el monto correspondiente. e) Un detalle de los indicadores
-tipo, descripción, formula y fuente de información- a los que están referidos
sus objetivos y metas. f) Un detalle de las metas y la asignación de recursos
asociados a ellas. g) En el caso de los programas presupuestarios se deberá
informar sobre el aporte que el logro de sus metas y objetivos dará a los
resultados esperados en el mediano y largo plazo. h) El cronograma de la
ejecución física y financiera para alcanzar los objetivos y metas de la
categoría programática. i) El detalle de la asignación presupuestaria según las
diferentes clasificaciones vigentes. j) Cualquier otra información relevante
sobre el contenido de la categoría programática. 2.2.9 Limitación en el
presupuesto institucional para el financiamiento del gasto corriente. No
podrán financiarse gastos corrientes con ingresos de capital, salvo casos
debidamente autorizados por el ordenamiento jurídico. 2.2.10 Perspectiva de
género en el presupuesto institucional y el proceso presupuestario. Las
instituciones deben orientar sus esfuerzos en la ejecución del proceso
presupuestario y de la planificación asociada, a lograr una equidad e igualdad
de género, tanto en su desarrollo organizacional, como en la definición y el
logro de los objetivos y metas establecidos para el cumplimiento de sus fines. 2.2.11
Eficacia del presupuesto. El presupuesto y sus variaciones tendrán efecto
legal, siempre que hubieren cumplido los requisitos y disposiciones previstos
en el bloque de legalidad y que cuente con la debida aprobación por parte de la
autoridad competente.
3°— NORMAS SOBRE EL
MARCO GENERAL DEL PROCESO
PRESUPUESTARIO. ---3.1 Concepto y fases. El proceso
presupuestario es un conjunto de fases continuas, dinámicas, participativas y
flexibles, mediante el cual se formula, aprueba, ejecuta, controla y evalúa la
gestión institucional, en sus dimensiones físicas y financieras, de conformidad
con el bloque de legalidad. Las fases que conforman el proceso presupuestario
son: formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación presupuestarios.
Los resultados obtenidos en cada fase deberán retroalimentar las restantes y
permitir la rendición de cuentas. 3.2 La planificación institucional como
base para el proceso presupuestario. El proceso presupuestario deberá
apoyarse en la planificación de corto plazo, la cual comprende una serie de
actividades administrativas que involucran al jerarca y titulares subordinados,
y a otros niveles de la organización, quienes determinan los resultados que se
esperan alcanzar en el término del ejercicio presupuestario, las acciones, los
medios y los recursos necesarios para obtenerlos, considerando las
orientaciones y regulaciones establecidas para el corto, mediano y largo plazo,
de conformidad con la ciencia, la técnica y el marco jurídico y jurisprudencial
aplicable. Los jerarcas, titulares subordinados y los funcionarios de las
unidades que intervienen en las fases del proceso presupuestario, deberán
procurar que se orienten a dar cumplimiento a la planificación anual. 3.3
Sujeción al bloque de legalidad. Cada una de las fases del proceso
presupuestario deberá sujetarse al bloque de legalidad de tal manera que se
garantice la gestión eficiente, eficaz, económica y de calidad de los recursos
públicos. El jerarca, los titulares subordinados y los funcionarios, según sus
funciones, serán responsables por el cumplimiento del bloque de legalidad que
regula cada fase. 3.4 Diseño y aprobación de manuales y emisión de
directrices. Los titulares subordinados y funcionarios de las unidades
competentes deberán preparar, divulgar y propiciar el conocimiento de manuales
que contengan las normas que definan con claridad los procedimientos, la
participación, la persona o unidad encargada de la coordinación general, las
responsabilidades de los actores y las unidades que intervienen en el
desarrollo coordinado e integrado del proceso presupuestario. El jerarca y los
titulares subordinados, de acuerdo con sus competencias y con el apoyo de la
persona o unidad encargada de la coordinación general del proceso
presupuestario, emitirán los manuales que rigen el proceso presupuestario en
general y las directrices periódicas que se requieran para regular el
desarrollo de las diferentes fases. 3.5 Asignación de recursos para la
coordinación del proceso presupuestario. Los titulares subordinados deberán
tomar las medidas necesarias para que la persona o las unidades encargadas de
coordinar el desarrollo de las diferentes fases del proceso presupuestario y
velar por el buen funcionamiento del subsistema de presupuesto, dispongan de
los recursos humanos, materiales y tecnológicos suficientes para el cabal
cumplimiento de sus funciones. 3.6 Documentación del proceso presupuestario.
Las actuaciones que se realicen en las distintas fases del proceso
presupuestario deberán ser debidamente respaldadas, documentadas y conservadas
en expedientes administrativos elaborados de manera física o digital. Estos
expedientes deberán estar disponibles y ser de fácil acceso para todos los
sujetos interesados. La conformación, custodia y manejo de los citados
expedientes es responsabilidad exclusiva de la administración como parte de sus
obligaciones en materia de control interno y cumplimiento de principios
constitucionales de legalidad, transparencia, publicidad, rendición de cuentas,
evaluación de resultados y libre acceso a los departamentos e información
administrativa de interés público.-----------
4°—NORMAS RELATIVAS
A LAS FASES DEL PROCESO
PRESUPUESTARIO.
4.1. Fase de
formulación presupuestaria. 4.1.1 Concepto. Corresponde a la
fase del proceso presupuestario que comprende el conjunto de normas y
procedimientos sistemáticos, coordinados y ordenados de carácter técnico, legal
y administrativo para la elaboración del presupuesto institucional. La
formulación debe atender el cumplimiento de los principios presupuestarios que
son aplicables y garantizar que el presupuesto exprese la asignación
óptima de los recursos disponibles, con el
fin de atender los requerimientos de la planificación institucional y
satisfacer las necesidades que dieron origen a los objetivos y fines para los
que fue creada la institución. 4.1.2 Alcance. La formulación
presupuestaria integrará en forma coordinada y coherente, la programación
presupuestaria y la presupuestación de los ingresos y gastos del año, para lo
cual considerará como elementos básicos de referencia, entre otros aspectos, el
contexto macroeconómico y otras variables del entorno que afectan el accionar
de la institución, la continuidad de su gestión, la visión plurianual de su
financiamiento y la demanda de los bienes y servicios que produce. 4.1.3
Elementos a considerar en la fase de formulación. En la formulación
presupuestaria se deberán considerar, al menos, los siguientes elementos: a) El
marco jurídico institucional, que permita determinar claramente el giro del
negocio, los fines institucionales, las obligaciones legales, las fuentes de
financiamiento y el ámbito en el que desarrolla sus actividades. b) El marco
estratégico, que comprende, entre otros, la misión, visión y objetivos
estratégicos de la institución, los planes institucionales de mediano y largo
plazo, los indicadores de impacto y de gestión relacionados con la actividad
sustantiva de la institución, los factores críticos de éxito para el logro de
resultados. c) El análisis del entorno, dentro del cual debe considerarse el
programa macroeconómico emitido por la instancia competente y en los casos que
corresponda y de acuerdo con el ordenamiento jurídico aplicable, se deben
atender los compromisos asumidos por la institución en el Plan Nacional de
Desarrollo, así como en los planes sectoriales y regionales que estén referidos
al año del presupuesto que se formula. Tratándose del sector municipal, lo que
afecte al periodo de lo establecido en el plan de desarrollo local, en el plan
de desarrollo municipal y en el programa de gobierno del Alcalde o Alcaldesa.
d) Los resultados de la valoración de riesgos prevista en el artículo 14 de la
Ley General de Control Interno, Ley N° 8292, así como las medidas adoptadas
para su administración. e) Los requerimientos de contenido presupuestario del
año, en función del aporte que la gestión de ese año debe dar a la continuidad
y mejoramiento de los servicios que brinda la institución y de los proyectos
específicos cuya ejecución trasciende el periodo presupuestario, según el marco
de la visión plurianual señalada en la norma 2.2.5. f) Los resultados de la
ejecución y la evaluación física y financiera de la gestión de periodos
anteriores. g) La planificación de largo y mediano plazo, así como la
correspondiente al periodo por presupuestar. h) Las políticas y lineamientos
internos y externos, emitidos por el jerarca y los entes u órganos competentes,
en materia de presupuestación de ingresos y gastos, desarrollo organizacional,
equidad e igualdad de género, el financiamiento y la inversión pública, entre
otros. i) Las estimaciones de la situación financiera para el año de vigencia
del presupuesto y cualquier otra información que se derive de las proyecciones
que se puedan realizar con base en los registros contables patrimoniales de la
institución. Con estas estimaciones se debe documentar una justificación
general respecto a su congruencia con la información que se propone en el
proyecto de presupuesto. j) El marco normativo y técnico atinente al proceso
presupuestario en particular y al Subsistema de Presupuesto en general, entre
otros: los clasificadores presupuestarios, la estructura programática, los
principios presupuestarios y la ejecución de actividades de otros subsistemas
tales como el de tesorería, contabilidad y administración de bienes y
servicios. k) Los sistemas de información disponibles. 4.1.4 Estimación de
los ingresos. Las estimaciones de los ingresos del presupuesto se harán con
base en métodos técnicos, matemáticos, financieros y estadísticos de común
aceptación, considerando su composición y estacionalidad. Los supuestos
utilizados para dichas estimaciones, deberán estar técnicamente fundamentados y
documentados. 4.1.5 Elaboración de la programación de la ejecución física y
financiera. El titular subordinado de la unidad, o la persona encargada de
la coordinación general del proceso presupuestario, deberá establecer los procedimientos
y mecanismos, para que los responsables de cada programa elaboren y le informen
sobre la respectiva programación de la ejecución física y financiera, que será
básica para la consolidación a nivel institucional y servirá de insumo para la
formulación del proyecto de presupuesto institucional. 4.1.6 Programación de
requerimientos de bienes y servicios. La persona responsable de cada
programa presupuestario, con base en los lineamientos emitidos por la persona o
unidad encargada de la coordinación general del proceso presupuestario, deberá
establecer los mecanismos y procedimientos que permitan determinar los
requerimientos de bienes, servicios y otros gastos para el cumplimiento de los
objetivos y metas del programa. 4.1.7 Propuesta de escenarios presupuestarios
con base en la programación macroeconómica. Las instituciones, para
formular los presupuestos, deben basarse en la programación macroeconómica que
realiza el Poder Ejecutivo. De acuerdo con ella se elaborarán distintos
escenarios presupuestarios con ajustes en la asignación o en el plan anual, de
acuerdo con la disponibilidad de los recursos y previendo posibles decisiones
que se adopten en la fase de aprobación. Con base en esos escenarios, se
deberán valorar distintos cursos de acción en procura de elegir las
alternativas que lleven a alcanzar los resultados esperados con la mayor
eficacia, eficiencia, economía y calidad y que favorezcan la transparencia de
la gestión. 4.1.8 Definición de parámetros para la medición de resultados y
la rendición de cuentas. En la fase de formulación presupuestaria el
titular subordinado responsable, debe establecer los mecanismos y parámetros
que permitirán medir el cumplimiento de la planificación anual y faciliten la
rendición de cuentas sobre la utilización de los recursos y los resultados
alcanzados. Para lo anterior deben definirse indicadores de gestión y de
resultados en función de los bienes y servicios que brinda la institución y las
metas establecidas, los cuales deberán ser aprobados por el jerarca. 4.1.9
Producto final de la fase de formulación presupuestaria. La fase de
formulación debe culminar con un proyecto de presupuesto o un proyecto de
variación a este (presupuesto extraordinario, modificación), el cual debe
especificarse al nivel de detalle que establezcan los clasificadores de
ingresos y gastos vigentes, estar agrupado según las categorías programáticas y
contener todos los elementos que rige el presupuesto de acuerdo con lo
establecido en este marco normativo. El proyecto de presupuesto o de sus
variaciones, deben ser sometidos a la fase de aprobación presupuestaria,
interna y externa según corresponda, en las condiciones establecidas para esos
efectos por los órganos competentes. 4.2. Fase de aprobación presupuestaria.
4.2.1 Concepto. Es la fase del proceso presupuestario que comprende el
conjunto de normas y procedimientos técnicos, legales y administrativos,
mediante la cual la autoridad competente conoce, estudia y se pronuncia por
medio de acto administrativo sobre el presupuesto formulado y sus variaciones,
en función de su conformidad con la planificación anual, y del cumplimiento de
las disposiciones del bloque de legalidad y la técnica que le es aplicable,
otorgándole la validez y la eficacia jurídica que el presupuesto institucional requiere
para su ejecución y para formar parte del marco de referencia de la gestión
institucional. 4.2.2 Alcance. La aprobación comprende el análisis y
discusión rigurosos de la viabilidad técnica, legal y administrativa del
presupuesto inicial o de sus variaciones y la emisión del acto de aprobación
por parte de las instancias internas que corresponda y la externa competente.
(**)4.2.3
Aprobación interna. El presupuesto inicial y sus variaciones serán
aprobados a lo interno de la institución mediante el acto administrativo
establecido para el efecto, por el jerarca. Esta aprobación otorga validez a
los citados documentos y le otorgará eficacia jurídica, posibilitando su
ejecución para el periodo respectivo, en los casos que conforme con el
ordenamiento jurídico no requieran la aprobación presupuestaria externa o no
corresponden a los señalados en la norma 4.2.7 de este marco normativo. Al
aprobar el presupuesto institucional, el jerarca competente ejercerá las
potestades de decisión en cuanto a la asignación de los recursos públicos de la
institución, según las orientaciones, los objetivos y las metas establecidos en
la planificación institucional aprobada, la visión plurianual de la gestión y
la disponibilidad de los recursos financieros que se estiman. Dicha decisión
deberá enmarcarse dentro del bloque de legalidad aplicable. 4.2.4 Desarrollo
de instrumentos para la verificación del bloque de legalidad. Los jerarcas
deberán girar las instrucciones para que se desarrollen las herramientas
necesarias que les posibilite confirmar que el documento presupuestario
sometido a su aprobación cumple con el bloque de legalidad que le es aplicable,
así como de las políticas y lineamientos por emitidos por esa instancia. Para
el desarrollo de estas herramientas, podrán tomarse como referencia las
herramientas que elabore y publique la Contraloría General de la República en
su página electrónica. 4.2.5 Nivel de detalle del presupuesto institucional
sometido a la aprobación presupuestaria interna: La aprobación
presupuestaria interna, se deberá realizar al nivel de detalle que establezcan
los clasificadores presupuestarios vigentes y con la agrupación por categorías
programáticas que rige el presupuesto según lo establecido en la norma 2.2.7. 4.2.6
Aprobación externa del presupuesto institucional. El presupuesto inicial y
sus variaciones deberán contar con la aprobación externa de la Contraloría
General de la República para otorgar la eficacia que ellos requieren. Dicha
aprobación se dará mediante acto razonado sobre la concordancia con el marco
jurídico y técnico aplicable del presupuesto institucional sometido a su
conocimiento, de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente. En la
aprobación externa el Órgano Contralor revisará que el presupuesto
institucional atienda sustancial y razonablemente los aspectos de legalidad y
técnicos que le ayudan a constituirse en un marco de referencia útil para que
las instituciones puedan llevar a cabo su gestión en aras de lograr las metas,
objetivos y resultados trazados. De acuerdo con el resultado de dicha revisión,
el presupuesto institucional podrá ser aprobado en forma total o parcial, o
improbado en su totalidad. 4.2.7 Documentos presupuestarios que requieren la
aprobación externa de la Contraloría General de la República. En los plazos
y las condiciones establecidos por el ordenamiento jurídico y este marco
normativo, las instituciones deben someter a la aprobación de la Contraloría
General de República, los presupuestos iniciales y los presupuestos
extraordinarios de; a) Las instituciones que se señalan en los incisos a), b) y
c) del ámbito de aplicación de estas normas con excepción de los entes públicos
no estatales, que deberán cumplir con este mandato únicamente cuando una
disposición legal específica así lo establezca. b) Los fideicomisos
constituidos por entes y órganos públicos que de conformidad con el
ordenamiento jurídico se encuentren expresamente en esa obligación. c) Los de
los órganos, unidades ejecutoras, fondos, programas y cuentas a los que hace
referencia el artículo 18 de la LOCGR, cuando el monto del presupuesto inicial
en colones sea igual o superior al equivalente a la suma de 4.700.000 unidades
de desarrollo según el procedimiento establecido en la norma 4.2.8. 4.2.8
Cálculo para determinar la sujeción a la aprobación externa del presupuesto
inicial y los presupuestos extraordinarios de los órganos, unidades ejecutoras,
fondos, programas y cuentas que administren recursos públicos de manera
independiente (artículo N° 18 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de
la República). Para determinar si se iguala o se supera las unidades de
desarrollo que se citan en la norma 4.2.7 inciso c), a efecto de establecer si
los presupuestos de los órganos, unidades ejecutoras, fondos, programas y
cuentas que administren recursos públicos de manera independiente (artículo N°
18 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República) se encuentran
sujetos a la aprobación externa, se debe dividir el monto del presupuesto
inicial que se proyecta, entre el valor de la unidad de desarrollo del primer
día hábil del mes de agosto del año previo a la vigencia de dicho presupuesto.
No obstante lo anterior, la Contraloría General de la República, por medio de
la gerencia de área de fiscalización superior respectiva, podrá solicitar la
presentación del presupuesto para su aprobación, de las instituciones a que se
refiere esta norma, cuando lo considere necesario para el ejercicio de sus
competencias. 4.2.9 Aprobación interna de los órganos, unidades ejecutoras,
fondos, programas y cuentas que administren recursos de manera independiente
(artículo 18 de la LOCGR) excluidos de la aprobación externa. La aprobación
interna del presupuesto inicial y sus variaciones de los órganos, unidades
ejecutoras, fondos, programas y cuentas que administren recursos de manera
independiente (artículo N° 18 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de
la República) excluidos de la aprobación externa deberá realizarla el jerarca
competente de previo a que dicho presupuesto entre en ejecución. Dicha aprobación
al igual que todo lo concerniente al subsistema de presupuesto y al proceso
presupuestario de los citados sujetos, deberá ajustarse a lo dispuesto en este
marco normativo. 4.2.10 Nivel de detalle de la aprobación externa del
presupuesto institucional. La aprobación del presupuesto de ingresos se
realizará al nivel de detalle del clasificador de ingresos vigente, y en el
caso del presupuesto de gastos, al nivel de partida de los programas
presupuestarios y del resumen institucional. Lo anterior, podrá ser modificado
para casos particulares, cuando así lo disponga la gerencia de área de
fiscalización superior respectiva en el ejercicio de sus competencias. 4.2.11
Fecha para someter a aprobación externa los documentos presupuestarios. El
presupuesto inicial y los presupuestos extraordinarios deberán presentarse para
aprobación de la Contraloría General de la República en la siguientes fechas:
a) El presupuesto inicial, a más tardar el 30 de septiembre, del año anterior
al de su vigencia. En el caso de instituciones creadas con posterioridad a esa
fecha, el documento presupuestario deberá someterse previo a que inicien sus
operaciones. b) Los presupuestos extraordinarios deberán presentarse a la
Contraloría General de la República, en el periodo comprendido entre el 1° de
enero y el último día hábil del mes de setiembre del año que rige el
presupuesto y en este último mes únicamente podrá presentarse un documento
presupuestario. En casos excepcionales la gerencia de área de fiscalización
superior respectiva, podrá autorizar el recibo de documentos presupuestarios
fuera de ese periodo. 4.2.12 Medio para someter a aprobación externa los
documentos presupuestarios. El presupuesto inicial y los presupuestos
extraordinarios, se someterán a aprobación de la Contraloría General en forma
electrónica, de acuerdo con la normativa y especificaciones del sistema
diseñado por el Órgano Contralor para esos efectos. 4.2.13 Elementos a
revisar en la aprobación externa del presupuesto institucional. La
aprobación externa del presupuesto institucional por parte de la Contraloría
General, requiere de un análisis técnico y de legalidad y no de oportunidad o
conveniencia. Dicha aprobación implica únicamente la revisión de los siguientes
aspectos: a) La aplicación sustancial y razonable de los elementos consignados
en el presente marco normativo que son propios del documento presupuestario,
posible de revisar en la aprobación externa y que se especifican en las normas
que se detallan a continuación: 2.1.4 En cuanto a que los programas del
presupuesto institucional, reflejan las metas, los objetivos e indicadores
derivados de la planificación anual. 2.2.6 Contenido del presupuesto. 2.2.7
Presupuesto por programas. 2.2.8 Aspectos de forma y contenido de las
categorías programáticas, específicamente lo que respecta al nivel de
programas. 2.2.9 Limitación en el presupuesto institucional para el
financiamiento del gasto corriente. 4.2.3 Que el documento presupuestario haya
contado con la debida aprobación interna. 4.2.7 Que correspondan a documentos
presupuestarios que requieren de la aprobación externa por parte de la
Contraloría General de la República. 4.2.10 Nivel de detalle de la aprobación
externa del presupuesto institucional. 4.2.11 Fecha para someter a aprobación
externa los documentos presupuestarios. 4.2.12 Medio para someter a aprobación
externa los documentos presupuestarios. 4.2.14 Información que debe presentarse
para la aprobación externa de los presupuestos institucionales. 4.3.6
Justificación de las variaciones al presupuesto y vinculación con la
planificación. b) La atención por parte de los sujetos fiscalizados de aquellas
disposiciones contenidas en el bloque de legalidad cuyo incumplimiento implica
la improbación total o parcial del documento presupuestario, o su devolución
sin trámite, por disposición legal expresa. 4.2.14 Información que debe
presentarse para la aprobación externa de los presupuestos institucionales. Los
documentos presupuestarios que se sometan a la aprobación de la Contraloría
General de la República, deberán ajustarse a la siguiente estructura y
presentarse con la siguiente información: a) Instrumento o mecanismo que
confirme la oficialidad del documento presupuestario y comprobante de la
aprobación interna. i. El jerarca de la institución o de la instancia
-legal o contractualmente- competente, para someter el documento presupuestario
a la aprobación externa deberá confirmar la oficialidad del mismo. Para lo
anterior, la normativa que regule el sistema electrónico diseñado por la
Contraloría General para la incorporación de la información presupuestaria,
determinará el instrumento o mecanismo específico a utilizar para dicha
confirmación. ii. Trascripción, cuando corresponda, del acuerdo mediante el
cual el jerarca competente -legal o contractualmente- otorgó la aprobación
interna al documento presupuestario. iii. De requerirlo el bloque legalidad,
deberá adjuntarse copia del acta de la sesión en que fue aprobado el documento
presupuestario, con la transcripción respectiva y las especificaciones que el
mismo bloque disponga. b) El documento presupuestario. Debe constar de
tres secciones; Sección de Ingresos, Sección de Gastos y la Sección de
Información Complementaria. i. Sección de ingresos. Los ingresos deben
presentarse clasificados de acuerdo con el clasificador de los ingresos del
sector público vigente. ii. Sección de gastos. Los gastos se presentarán
clasificados para cada programa y a nivel institucional, de acuerdo con los
clasificadores vigentes para el sector público y según las especificaciones
establecidas en el sistema diseñado por el Órgano Contralor para el registro de
información presupuestaria. Lo anterior sin perjuicio de que para la aprobación
externa se establezca un nivel de detalle diferente, según lo dispone la noma
4.2.10 de este marco normativo. iii. Sección de información complementaria.
Detalle de origen y aplicación de recursos, que refleje el uso que se
presupuesta para cada rubro de ingreso, en las diferentes partidas de los
programas. Justificación de los ingresos. Se deberá justificar aquellos
renglones de ingresos que por su monto y características especiales así lo
ameriten, ya sea porque son los renglones más significativos, presentan
variaciones sustanciales con respecto al monto presupuestado el año anterior
(al menos las tres subpartidas de ingresos que presenten el mayor incremento en
términos absolutos) o porque corresponden a ingresos que por primera vez se
incorporan. De estos ingresos se debe indicar, según corresponda, la base
legal, los supuestos para su percepción, metodología aplicada para su
estimación y la relación de los ingresos específicos con los gastos
respectivos. Con respecto a los ingresos que se señalan a continuación, además
se debe suministrar la información que se detalla: Impuestos, tasas y tarifas:
Indicación sobre la publicación en el Diario Oficial La Gaceta, de la ley o
de la resolución respectiva. Transferencias: El nombre de la persona
física o jurídica que las otorga, referencia del documento presupuestario, en
caso de ser institución pública, donde esta incorporó el aporte, la finalidad
asignada y cualquier otro dato relevante asociado. Financiamiento interno y
externo que incluye la emisión de títulos valores de deuda pública y la
suscripción de contratos de préstamos: Para ambos debe aportarse la base legal
para accesar a ese tipo de financiamiento, la finalidad, el monto, el plazo, el
acuerdo del jerarca aprobando el financiamiento y adjuntar las autorizaciones
de las instancias que se requieran de acuerdo con el ordenamiento jurídico. En
el caso de contratos de préstamos se debe indicar además, el nombre del
acreedor, la fecha de formalización, el régimen de desembolsos, el tipo de
cambio utilizado en los cálculos respectivos. En la emisión de los títulos
valores señalar sus características y condiciones. Recursos de vigencias
anteriores (superávit libre y específico): si se incluyen en el presupuesto
inicial deberá adjuntarse una estimación suscrita por el encargado de asuntos
financieros sobre el posible monto que se estima se obtendrá como resultado de
la liquidación del periodo precedente al de la vigencia del presupuesto. Justificación
de los gastos. Se deberá justificar los gastos a nivel de programa y por
partida que por su monto y características especiales así lo ameriten, en vista
de que constituyen la base para el logro de los objetivos y metas propuestos en
la planificación institucional anual, corresponden a gastos no frecuentes, o
porque presentan variaciones significativas con respecto al gasto presupuestado
el año anterior (al menos las tres partidas de gastos que presenten el mayor
incremento en términos absolutos). Si fuere del caso, deben hacer mención de la
base legal o el criterio jurídico que respalda el gasto. Las justificaciones
deberán clarificar lo que se pretende realizar con los conceptos y montos
presupuestados. Asimismo, se deberá relacionar la propuesta de gastos a
ejecutar en el año, con el cumplimiento de los objetivos y metas definidos en
el plan respectivo y guardar consistencia con las proyecciones plurianuales de
recursos y de gastos que garantizan -en el tiempo- la estabilidad financiera
institucional, la planificación institucional de mediano y largo plazo y el
Plan Nacional de Desarrollo, planes sectoriales, regionales y municipales,
según corresponda y de acuerdo con el ordenamiento jurídico aplicable. Con
respecto a los gastos que se señalan a continuación se debe remitir la
información que se detalla: Remuneraciones: En caso de creación de
plazas, aumentos salariales, incremento de dietas y ajuste a incentivos
salariales, además del fundamento jurídico se deberá adjuntar una justificación
del movimiento propuesto y la viabilidad financiera para adquirir ese
compromiso de gasto permanente, así como los documentos probatorios de contar
con la autorización de las instancias competentes, cuando corresponda. Transferencias:
Base legal; nombre completo del beneficiario directo; finalidad y monto. Amortización
e intereses de la deuda: Para cada préstamo, identificación del préstamo
(número del préstamo y nombre del acreedor) amortización, comisiones e
intereses a cancelar durante el periodo y saldo de la deuda al momento de
someter a aprobación el documento presupuestario. Proyectos de inversión
pública que por su monto defina la Gerencia de la DFOE deberán suministrar la
siguiente información: el nombre del proyecto, descripción y objetivo
general, modalidad de ejecución y financiamiento, el costo total y plazo
estimado para su ejecución, el monto total estimado en el presupuesto, la meta
anual que se espera alcanzar durante el periodo presupuestario y la unidad
responsable del proyecto. Para lo anterior la Gerencia de la División de
Fiscalización Operativa y Evaluativa publicará por medio de la página
electrónica de la Contraloría General de la República, los montos de los
proyectos sobre los que se brindará la información. c) Información
institucional importante. Como complemento a lo antes señalado, se deberá
remitir lo siguiente: i. El plan anual de la institución, según las
especificaciones que establezca el sistema deinformación diseñado por la
Contraloría General de la República para la presentación del presupuesto
inicial y sus variaciones. ii. Certificaciones sobre el cumplimiento de los
requisitos del bloque de legalidad aplicables al presupuesto inicial y sus
variaciones así como al plan anual en los términos y condiciones que establezca
el Órgano Contralor, quién mantendrá actualizados en su página electrónica, los
modelos de certificación a emitir y las instrucciones que sobre el particular
proceda. iii. Cuando se someta por primera vez a la aprobación externa el
presupuesto de una institución, deben hacer referencia de la base legal o de la
autorización para el manejo independiente de su presupuesto. Para los contratos
de fideicomisos, además, deben aportar copia del contrato, y cuando este sufra
cambios, deberán remitir las adendas o documentación correspondientes. 4.2.15
Aprobación externa de los presupuestos de instituciones que inician operaciones
y la aplicación para ellas de las presentes normas. En el caso que se cree
una nueva institución y se encuentre obligada a someter su presupuesto a la
aprobación de la Contraloría General de la República, por mandato legal o por
lo dispuesto en este marco normativo, los documentos presupuestarios que se presenten
para esa aprobación, durante los dos primeros periodos de operación de la
institución, deberán contar al menos con los siguientes aspectos mínimos: a)
Información básica sobre la creación de la institución y de la oficialidad del
documento presupuestario sometido a la aprobación externa, que incluya al menos
lo siguiente: i. Base legal de la institución. ii. Cédula jurídica de la
institución. iii. Número de código institucional asignado según el Clasificador
institucional del sector público. iv. Documento que demuestre que la instancia
que somete el documento presupuestario a la aprobación externa, cuenta con la
competencia suficiente para ello. b) El documento presupuestario. i. Sección de
ingresos. Los ingresos deben presentarse clasificados de acuerdo con el
clasificador de los ingresos del sector público vigente. ii. Sección de gastos.
Los gastos se presentarán clasificados para cada programa y a nivel
institucional, de acuerdo con el clasificador por objeto del gasto del sector
público. iii. Sección de información complementaria. - Detalle de origen y
aplicación de recursos que refleje el uso que se presupuesta para cada rubro de
ingreso, en las diferentes partidas de los programas.- Justificación general de
ingresos y gastos de mayor relevancia. c) Información institucional importante.
i. El plan anual de la institución. ii. Comprobante de cumplimiento de
requisitos del bloque de legalidad indispensables para la aprobación. Las
instituciones a las que se refiere esta norma, deberán cumplir las regulaciones
contenidas en este marco normativo en su totalidad a partir de la fase de
formulación del presupuesto correspondiente al tercer año de su operación. Se
exceptúa de lo anterior, aquellas normas que regulan el suministro de
información a la Contraloría General de la República relativa a la ejecución,
liquidación y evaluación presupuestaria, normas que deben atenderse desde el
momento en que la entidad u órgano entre en funcionamiento. 4.2.16
Presunciones y responsabilidad de la Administración en relación con el
cumplimiento del bloque de legalidad atinente a los documentos presupuestarios.
El análisis de legalidad que realiza la Contraloría General de la República
en la aprobación externa, se circunscribe a los aspectos detallados en la norma
4.2.13. Por lo tanto, bajo la exclusiva responsabilidad de la Administración se
presume la legalidad de los demás aspectos no abordados en el análisis
descrito, los cuales están sujetos a la fiscalización posterior facultativa y
en general a las vías ordinarias de impugnación de los actos, tanto en sede
administrativa como judicial. Para la verificación del cumplimiento de la
legalidad de los demás aspectos no incluidos dentro del análisis de aprobación
presupuestaria, la cual es responsabilidad del jerarca al ejecutar la
aprobación interna y en acatamiento de sus deberes como responsable del sistema
de control interno, la Administración podrá apoyarse en instrumentos que la
Contraloría General ponga a disposición en su página electrónica, tales como
certificaciones y guías sobre el cumplimiento de los requisitos del bloque de
legalidad aplicables al presupuesto inicial y sus variaciones así como al plan
anual a que se hace referencia en la norma 4.2.14, inciso c) ii. Estos
instrumentos no contienen una identificación integral de la totalidad del
bloque de legalidad aplicable a cada uno de los sujetos sometidos a
fiscalización presupuestaria, por lo que cada Administración es responsable de
revisarlos, completarlos y actualizarlos en concordancia con su realidad institucional,
de tal forma que garantice que lo incorporado en el documento presupuestario se
ajusta a dicho bloque de legalidad. 4.2.17 Resultado de la Aprobación
presupuestaria Externa. El resultado de la aprobación externa del
presupuesto institucional será la aprobación total o parcial, o en su defecto
la improbación total en observancia de lo establecido en el marco jurídico,
jurisprudencial y doctrinal aplicable. Dicho resultado deberá ser comunicado a
la institución respectiva mediante acto razonado y en el plazo establecido al
efecto. En caso de improbación total del presupuesto inicial, de conformidad
con lo establecido en el bloque de legalidad, regirá el presupuesto del periodo
inmediato anterior –inicial más sus variaciones-. Este presupuesto deberá ser
ajustado eliminando todos aquellos ingresos y gastos que por su naturaleza sólo
tenían fundamento o eficacia para el periodo anterior y deberá ser presentado
para información de la Contraloría General de la República, con los ajustes
necesarios en el plan anual institucional, dentro del plazo de 20 días hábiles
siguientes a la fecha del comunicado de la improbación mencionada. Tratándose
de instituciones que por primera vez formulan su presupuesto y que el mismo es
improbado totalmente por el Órgano Contralor, deberán reformularlo subsanando
los vicios que motivaron la improbación y someterlo nuevamente a aprobación
externa. 4.2.18 Plazo para la aprobación externa. La Contraloría General
deberá ejercer su potestad de aprobación externa en los siguientes plazos: a)
Presupuesto inicial: En el periodo comprendido entre el 1° de octubre y el 31
de diciembre del año previo al de vigencia del presupuesto. Cuando una
institución inicie operaciones en el transcurso del año y requiera de un
presupuesto aprobado en otras fechas, la Contraloría General de la República
deberá pronunciarse sobre su aprobación o improbación en un plazo no mayor a 20
días hábiles después de la fecha de su recibo. Tratándose del presupuesto
inicial de las municipalidades, cuando el resultado sea la improbación, la
Contraloría General de la República deberá ajustarse al plazo establecido en el
artículo 102 del Código Municipal, Ley No. 7794. b) Variaciones
presupuestarias: El plazo máximo para resolver sobre las variaciones
presupuestarias, que de conformidad con el bloque de legalidad deben ser
sometidas a aprobación del Órgano Contralor, será de 15 días hábiles a partir
de la fecha de recibo, salvo aquellos casos en que la legislación establezca un
plazo diferente. Los citados plazos de 15 y 20 días hábiles, se tendrán por
suspendidos en caso de solicitud por parte del área de fiscalización superior
respectiva, de información adicional indispensable para el ejercicio de sus
competencias. 4.2.19 Productos de la aprobación presupuestaria. La fase
de aprobación presupuestaria termina con; a) Un presupuesto institucional
válido y eficaz, aprobado por un acto administrativo interno, en los casos que
de acuerdo con este marco normativo no está sujeto a la aprobación externa. b)
Un acto administrativo emitido por la Contraloría General de la República,
mediante el cual se otorga la aprobación total o parcial o la improbación del
documento presupuestario, para los casos que de acuerdo con el ordenamiento
jurídico requiera de aprobación externa. Dicho acto concede eficacia jurídica a
lo aprobado. 4.3. Fase de ejecución presupuestaria. 4.3.1 Concepto. Es
la fase del proceso presupuestario que comprende el conjunto de normas y
procedimientos sistemáticos y ordenados de carácter técnico, legal y
administrativo que, partiendo del presupuesto institucional aprobado, se
aplican para la recaudación o recibo de los recursos estimados en ese
presupuesto, con el propósito de obtener bienes y servicios y ejecutar
cualquier otro gasto, en cantidad, calidad y oportunidad necesarios para el
cumplimiento eficiente, efectivo y económico de los objetivos y metas
establecidos en los planes y programas presupuestarios. 4.3.2 Alcance. La
ejecución presupuestaria abarca las actividades administrativas y operaciones
económico financieras, que permiten recaudar o recibir los ingresos y
utilizarlos en los gastos presupuestados en el ejercicio respectivo para el
cumplimiento de la planificación anual de la institución, considerando las
orientaciones establecidas para el mediano y largo plazo dentro de los planes
de desarrollo nacionales, sectoriales, regionales y municipales, según
corresponda. El presupuesto únicamente asumirá la ejecución de aquellos gastos
imputables al periodo de su vigencia y sólo se le podrá imputar, como caso
excepcional, las obligaciones por compromisos que queden pendientes al
finalizar el año, cuando la institución cuente con la autorización respectiva
por una disposición legal o norma superior. La fase de ejecución presupuestaria
es responsabilidad exclusiva de la Administración, en donde las asignaciones
presupuestarias aprobadas constituyen su límite de acción como elemento
autorizante para el uso y disposición de los recursos. Aun cuando, la
asignación presupuestaria autoriza a la institución a realizar los gastos, esa
asignación no puede considerarse por su existencia como una obligación para la
actuación administrativa, sino que debe ejecutarse dentro de las posibilidades
técnicas, jurídicas y financieras de la institución. 4.3.3 Responsabilidades
del jerarca, titulares subordinados y demás funcionarios en la ejecución del
presupuesto. Para la adecuada ejecución del presupuesto, es responsabilidad
del jerarca, titulares subordinados y demás funcionarios, según el ámbito de su
competencia, lo siguiente: a) Establecer y ejecutar los procedimientos internos
de la gestión de los ingresos y de los gastos presupuestarios de manera
transparente y acorde con criterios de legalidad, economía, eficiencia,
eficacia y calidad. Procedimientos que deberán contemplar los diferentes
movimientos de la ejecución presupuestaria que aplica la institución y
establecer los respaldos que deben acompañar el registro de dichos movimientos.
b) Considerar el nivel de desconcentración con que fue formulado y aprobado el
presupuesto. c) Establecer y operar un sistema de contabilidad presupuestaria
para el registro exacto y oportuno de las transacciones y operaciones
financieras, que implica la ejecución del presupuesto. Dichos registros deben
ser concordantes, en lo que corresponda, con los registros de la contabilidad
patrimonial, de tal forma que se facilite la operación de los diferentes
subsistemas del Sistema de Administración Financiera Institucional y se permita
el control interno y externo. 4.3.4 Congruencia de la información de la
contabilidad presupuestaria con la de la contabilidad patrimonial. La
información que se origina de las transacciones financieras que realiza la
institución, debe afectar oportunamente los registros contables del presupuesto
y de la contabilidad patrimonial, en lo que corresponda a cada uno de ellos, de
tal forma que dichos registros y los informes o estados que se emitan de ambas
fuentes, guarden la debida relación y congruencia, como reflejo fiel de la
actividad financiera institucional. 4.3.5 Variaciones presupuestarias. Corresponden
a los ajustes cuantitativos y cualitativos al presupuesto aprobado por las
instancias internas y la externa competente, que son necesarias para el
cumplimiento de los objetivos y metas y se derivan de cambios en el ámbito
interno y externo de índole económico, financiero, administrativo y legal, que
ocurren durante el periodo presupuestario. 4.3.6 Justificación de las
variaciones al presupuesto y vinculación con la planificación. Toda
variación al presupuesto deberá ser justificada, especificando en caso de
proceder, los cambios o ajustes que requiere el plan anual. 4.3.7
Reprogramación de la ejecución. Cuando se aprueben variaciones al
presupuesto se revisará y ajustará, en lo que corresponda, la programación de
la ejecución física y financiera. 4.3.8 Mecanismos de variación al
presupuesto. Los presupuestos extraordinarios y las modificaciones
presupuestarias constituyen los mecanismos legales y técnicos para realizar las
inclusiones, los aumentos, o las disminuciones de ingresos y gastos del
presupuesto por parte de la instancia competente, acatando para ello el bloque
de legalidad que les aplica. 4.3.9 Presupuesto extraordinario. Es el
acto administrativo que tiene por objeto incorporar al presupuesto
institucional los ingresos extraordinarios, los recursos excedentes entre los
ingresos presupuestados y los percibidos y los recursos del superávit, así como
los gastos correspondientes. Además, registrar las disminuciones de ingresos y
el efecto que dicho ajuste tiene en el presupuesto de gastos, o en la
sustitución de las fuentes de financiamiento previstas. 4.3.10 Modificación
presupuestaria. Es el acto administrativo por medio del cual se realizan
ajustes en los gastos presupuestados y que tiene por objeto disminuir los montos
de diferentes subpartidas aprobadas, para aumentar la asignación presupuestaria
de otras subpartidas, ya sea dentro un mismo grupo y partida, o entre
diferentes grupos, partidas o categorías programáticas. También, por medio de
modificación presupuestaria se pueden incorporar nuevos gastos, tomando
recursos de otras subpartidas, sin que se altere el monto global del
presupuesto aprobado.(*) (**)4.3.11 Cantidad de variaciones presupuestarias y monto
máximo a variar por modificación presupuestaria. El número máximo de
variaciones presupuestarias que se podrán realizar durante el año será de tres
presupuestos extraordinarios y cinco modificaciones presupuestarias. El monto
máximo de recursos que se redistribuya sumando las cinco modificaciones
presupuestarias mencionadas, no podrá exceder el 25% del monto total del
presupuesto inicial más los presupuestos extraordinarios aprobados. Los límites
establecidos en la presente norma no comprenden aquellas circunstancias
excepcionales en las que surja una obligación imprevista que deba cubrir la
Administración en acatamiento de una orden judicial o de una disposición legal.
4.3.12. Sujeción de los presupuestos extraordinarios y de las modificaciones
presupuestarias al bloque de legalidad y a la normativa técnica presupuestaria.
Los presupuestos extraordinarios y las modificaciones presupuestarias
deberán ser formulados, aprobados, ejecutados, controlados y evaluados, con
estricto apego al bloque de legalidad y con la normativa técnica establecida en
esta resolución. 4.3.13 Deber del jerarca institucional de regular aspectos
específicos de las modificaciones presupuestarias. El jerarca institucional
deberá regular con respecto a las modificaciones presupuestarias, lo siguiente:
a) El procedimiento a seguir para realizar la aprobación interna. b) La
periodicidad y medios para someter las modificaciones a la aprobación del
jerarca de la institución. c) Los mecanismos que aseguren que las
modificaciones presupuestarias se ajustan a las regulaciones establecidas en
esta resolución y al resto del bloque de legalidad aplicable. Asimismo, que los
cambios en el contenido presupuestario de los diferentes programas, partidas y
subpartidas, se justifiquen suficientemente, indicando entre otras cosas, los
efectos que tienen sobre el cumplimiento de los objetivos y las metas definidos
en el plan respectivo. También deberá establecerse los mecanismos que permitan
garantizar que los gastos que se incorporen por modificación presupuestaria y
que generen obligaciones permanentes para la institución, cuenten con el
financiamiento seguro para los periodos futuros, lo cual debe quedar
debidamente documentado. d) Los controles que garanticen que el procedimiento
empleado en la formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación de las
modificaciones presupuestarias genere información confiable y oportuna. e) La
adopción de medidas para que se asigne una numeración propia y consecutiva de
las modificaciones, así como para el manejo y custodia de los expedientes
respectivos, los cuales deben estar a disposición de cualquier interesado. f)
El sistema para evaluar y revisar periódicamente los mecanismos y
procedimientos empleados en la formulación y la aprobación interna de las
modificaciones, con el fin de retroalimentar el proceso presupuestario. g)
Cualquier otro aspecto que resulte pertinente. 4.3.14 Suministro de la
información de la ejecución presupuestaria al Órgano Contralor. La
información de la ejecución de las cuentas del presupuesto deberá suministrarse
con corte a cada trimestre del año a la Contraloría General para el ejercicio
de sus competencias, dentro de los 15 días hábiles posteriores al vencimiento
de cada trimestre. En el caso de contratos de fideicomisos constituidos por
entidades y órganos públicos, la información será suministrada con corte al 30
de junio y al 31 de diciembre de cada año y dentro de los 15 días hábiles
posteriores a esas fechas. Dicha información debe incluirse en el sistema
electrónico diseñado por el Órgano Contralor para el registro de la información
presupuestaria, de acuerdo con la normativa y las especificaciones que regulan
su funcionamiento. La periodicidad regulada en esta norma debe atenderse, sin
perjuicio de que la Administración pueda emitir reportes de la ejecución del
presupuesto en la forma y con la periodicidad que desee para su uso en la toma
de decisiones y la rendición de cuentas. 4.3.15 Información sobre la
ejecución presupuestaria que debe suministrarse a la Contraloría General. La
información de la ejecución presupuestaria y los datos complementarios a esta
que deben incorporase en el sistema electrónico diseñado por la Contraloría
General, comprenderán lo siguiente: a) Instrumento o mecanismo que confirme
la oficialidad de la información incorporada al sistema. El jerarca de la
institución o de la instancia -legal o contractualmente- competente para el
suministro de la información de la ejecución presupuestaria al Órgano
Contralor, deberá confirmar la oficialidad de la misma. Para lo anterior, la
normativa que regule el sistema electrónico diseñado por la Contraloría General
de la República para la incorporación de la información, determinará el
instrumento o mecanismo específico a utilizar para dicha confirmación. b)
Resultados de la ejecución presupuestaria. Sobre la ejecución financiera:
Los ingresos recibidos y los gastos ejecutados durante el trimestre y agrupados
según las clasificaciones vigentes. En el caso de los contratos de los
fideicomisos corresponderá a los ejecutados en el semestre. Sobre la ejecución
física: Con corte al 30 de junio y 31 de diciembre y adjunto a la información
de la ejecución del segundo y cuarto trimestre de cada año deberán informar: i.
Avance en el cumplimiento de los objetivos y metas de los programas
presupuestarios en función de los indicadores establecidos y con señalamiento
de los principales gastos asociados al avance en el cumplimiento de las metas.
ii. Para los proyectos de inversión pública, que por su monto debe informarse
según la norma 4.2.14, indicar con corte al 30 de junio y al 31 de diciembre de
cada año, el nombre del proyecto, el monto total presupuestado, las metas
anuales (o semestrales) que se programaron alcanzar, el monto de gasto
ejecutado, así como el avance en el logro de las metas. c) Información
complementaria: i. Comentarios generales sobre aspectos relevantes de la
ejecución presupuestaria. ii. Con respecto a la ejecución de las partidas de
gastos que se señalan a continuación, se debe remitir la información que se
detalla: Remuneraciones: Detalle de plazas para cargos fijos y servicios
especiales indicando el número de plazas por categoría; el salario base o
salario único de cada categoría, según sea el caso. Detalle de dietas que se
cancelan en la institución especificando la base legal, el o los órganos cuyos
miembros son acreedores de ese reconocimiento, cantidad de miembros a los que
se les hace el pago y de las sesiones mensuales remuneradas. Desglose de los
incentivos salariales que se reconocen en la institución, con su respectiva
base legal, justificación y puestos para los que rige. La información relativa
a esta partida sólo debe ser registrada en el sistema de información
establecido para esos efectos, junto con la información de la ejecución del
presupuesto del segundo y cuarto trimestre. Transferencias: Detalle de
las transferencias que se giraron durante el trimestre señalando los entes u
órganos beneficiarios directos, la finalidad y el monto transferido. Amortización
e intereses de la deuda: Detalle por préstamo de la amortización e
intereses cancelados durante el trimestre y el saldo de la deuda considerando
esa amortización. iii. Identificación de necesidades de ajustes, ya sea a nivel
de presupuestación o de ejecución, obtenida como resultado de las fases de
control y evaluación presupuestaria. iv. Los estados financieros que la
institución debe emitir de acuerdo con la normativa contable que le rige, con
corte al 30 de junio de cada año. Dichos estados deben presentarse con la
información de la ejecución presupuestaria del segundo trimestre. v. Un estado
o informe que demuestre la congruencia de la información que refleja la
ejecución presupuestaria al 30 de junio con la información que reflejan los
estados financieros con corte a esa fecha. vi. Cualquier información que sea
solicitada mediante requerimientos específicos, por la gerencia del área de
fiscalización superior respectiva. 4.3.16 Liquidación presupuestaria. Es
el cierre de las cuentas del presupuesto institucional que se debe hacer al
terminar el ejercicio económico, con el cual se obtiene el resultado global de
la ejecución del presupuesto, tanto a nivel financiero -déficit o superávit-,
como de las realizaciones de los objetivos y metas previamente establecidos
para cada uno de los programas presupuestarios. 4.3.17 Exactitud y
confiabilidad de la liquidación presupuestaria. La administración debe
establecer los mecanismos y procedimientos necesarios para garantizar
razonablemente la confiabilidad, pertinencia, relevancia y oportunidad de la
información contenida en la liquidación presupuestaria para que sirva de apoyo
en la toma de decisiones y en la rendición de cuentas. Una vez realizada la
liquidación presupuestaria, esta deberá ser sometida a una revisión por parte
de personal independiente al que ejecutó las funciones de registro respectivo,
el cual debe contar con la competencia y experiencia necesarias para confirmar
la calidad de la información contenida en ella, verificando no sólo la
razonabilidad de los resultados obtenidos, sino también la aplicación de las
políticas y metodologías diseñadas de conformidad con la normativa técnica y
jurídica relacionada. En el caso de las instituciones cuyo presupuesto
institucional al cierre del periodo presupuestario supere los sesenta millones
de unidades de desarrollo, según el valor de la unidad de desarrollo al 31 de
diciembre de ese período, la liquidación presupuestaria deberá además someterse
a revisión externa de calidad, por parte de profesionales externos e
independientes; esto con el propósito de obtener una opinión objetiva sobre el
nivel de observancia de las políticas y metodologías internas establecidas, así
como con respecto al cumplimiento de la normativa técnica y jurídica aplicable
y sobre la razonabilidad del resultado informado. La contratación de servicios
para la realización de esa revisión externa deberá ajustarse a lo establecido
en las “Directrices para la contratación de servicios de auditoría externa en
el Sector Público” (D-3-2009-CO-DFOE)” emitido por medio de resolución Nro.
R-CO-33-2009 del despacho de la Contralora General de la República, del doce de mayo de dos
mil nueve y sus reformas, y la Administración deberá realizar las acciones
necesarias para que cuente con los productos requeridos, a más tardar el 30 de
junio del año posterior al ejercicio del presupuesto que se liquida. Dichos
productos deben ser sometidos al conocimiento del Jerarca de la institución
para la toma de decisiones que corresponda. 4.3.18 Fechas para el suministro
de información de la liquidación presupuestaria al Órgano Contralor. La
información de la liquidación presupuestaria y los datos adjuntos deberán
suministrarse a la Contraloría General de la República, para el ejercicio de
sus competencias: a) En el caso de las municipalidades a más tardar el 15 de
febrero del año posterior a la vigencia del presupuesto, conforme se establece
en el Código Municipal. b). El resto de los sujetos que se encuentran dentro
del ámbito de aplicación de estas normas, a más tardar el 16 de febrero del año
posterior a la vigencia del presupuesto. Dicha información debe incorporarse al
sistema electrónico diseñado por el Órgano Contralor para el registro de la
información presupuestaria, de acuerdo con la normativa y las especificaciones
que regulan su funcionamiento. 4.3.19 Información sobre la liquidación
presupuestaria que debe suministrarse a la Contraloría General y documentación
adjunta. La información de la liquidación presupuestaria y documentación
adjunta a ella que debe incorporase en el sistema electrónico diseñado por la
Contraloría General, comprenderán lo siguiente: a). Instrumento o mecanismo
que confirme la oficialidad de la información y comprobante de que el jerarca
conoció o aprobó, según corresponda la liquidación presupuestaria. i. El
jerarca de la institución o de la instancia -legal o contractualmente-
competente para el suministro de la información de la liquidación
presupuestaria al Órgano Contralor, deberá confirmar la oficialidad de la
misma. Para lo anterior, la normativa que regule el sistema electrónico
diseñado por la Contraloría General para la incorporación de la información,
determinará el instrumento o mecanismo específico a utilizar para dicha
confirmación. ii. Referencia del acuerdo mediante el cual el jerarca conoció o
aprobó según corresponda la liquidación presupuestaria. Tratándose de contratos
de fideicomiso se suministrará el documento que haga constar que la liquidación
presupuestaria fue conocida por el órgano que sea legal y contractualmente
competente para tal efecto. b) Resultados de la liquidación presupuestaria. i.
Resumen a nivel institucional que refleje la totalidad de los ingresos
recibidos y el total de gastos ejecutados en el periodo. Lo anterior, a fin de
obtener el resultado financiero de la ejecución del presupuesto institucional
-superávit o déficit-. ii. Detalle de la conformación del superávit específico
según el fundamento que lo justifica. iii. Monto del superávit libre o déficit,
-superávit o déficit total menos superávit específico-. iv. Detalle del cálculo
de cada uno de los componentes del superávit específico identificado por cada
fuente de recurso. v. Resultado de las realizaciones de los objetivos y metas
previamente establecidos para cada uno de los programas. c) Información
complementaria: i. Comentarios generales de la liquidación de los ingresos
y gastos y de las desviaciones de los objetivos y metas de mayor relevancia.
ii. Un estado o informe que demuestre la congruencia del resultado de la
liquidación del presupuesto -superávit o déficit-, con la información que
reflejan los estados financieros con corte al 31 de diciembre del periodo
respectivo. iii. Los estados financieros que la institución debe emitir de
acuerdo con la normativa contable que le rige, con corte al 31 de diciembre.
iv. Cualquier información que sea solicitada mediante requerimientos
específicos de la gerencia de área de fiscalización superior respectiva. 4.3.20
Producto final de la fase de ejecución presupuestaria. La fase de ejecución
presupuestaria termina con un presupuesto institucional ejecutado, que consiste
en los ingresos percibidos y los gastos realizados, así como los logros en los
objetivos y metas definidos para la ejecución de cada programa presupuestario. 4.4.
Fase de control presupuestario. 4.4.1 Concepto. Es la fase del proceso
presupuestario que comprende el conjunto de normas y procedimientos
sistemáticos y ordenados de carácter técnico, legal y administrativo que se
aplican para garantizar razonablemente el cumplimiento eficiente, efectivo y
económico del presupuesto institucional, incluyendo los respectivos objetivos y
metas. 4.4.2 Alcance. El control identifica y mide las desviaciones en
la ejecución del presupuesto institucional para que se realicen oportunamente
las correcciones que correspondan, a fin de lograr concordancia entre esa
ejecución y los límites previstos -financieros y físicos- definidos en el
presupuesto aprobado y el plan anual de la institución. El es responsabilidad
de los jerarcas, titulares subordinados y demás funcionarios de la institución.
4.4.3 Controles para la ejecución del presupuesto institucional. Se deben
establecer los controles que permitan la ejecución del presupuesto con apego
estricto al bloque de legalidad y de manera transparente, eficaz, eficiente,
económica y de calidad. Para lo anterior, el jerarca y los titulares
subordinados deberán considerar al menos lo siguiente: a) La consecución de los
fines y objetivos institucionales, así como los medios disponibles para ello.
b) El valor agregado del control a la gestión institucional y que el beneficio
de su aplicación supere su costo. c) Las características de las diferentes
actividades y procesos relacionados con la ejecución del presupuesto
institucional. 4.4.4 Control previo, concomitante y posterior del
presupuesto. Deberán establecerse actividades de control que se apliquen de
forma previa, concomitante y posterior a la ejecución del presupuesto de
acuerdo con la naturaleza de las transacciones y de conformidad con las
directrices establecidas por los niveles jerárquicos superiores y las
instancias externas competentes. 4.4.5 Cumplimiento de la normativa y
mecanismos de control. Los jerarcas y titulares subordinados, según
corresponda, deberán designar los funcionarios responsables de velar por el
cumplimiento de los mecanismos de control establecidos y la normativa emitida
por las instancias internas y externas competentes en materia de control
presupuestario. Dichos funcionarios deberán realizar las gestiones ante las
instancias que procedan en los casos que los mecanismos de control alerten o
identifiquen irregularidades o desviaciones importantes con respecto a los
procedimientos establecidos para las fases del proceso presupuestario o con el
contenido de la planificación y el presupuesto institucional. 4.4.6
Evaluación periódica de los controles. Los controles presupuestarios
establecidos deberán evaluarse periódicamente y ajustarse en lo que corresponda
en procura de que sean efectivos y ayuden a mejorar el presupuesto como
instrumento de gestión. 4.4.7 Productos de la fase de control
presupuestario. De esta fase se obtendrán como productos: la identificación
de desviaciones de lo ejecutado con respecto a lo aprobado, la identificación
de deficiencias en la gestión del subsistema de presupuesto y del proceso
presupuestario, así como su posible desvinculación con lo planificado. Estos
elementos serán de utilidad para implementar las medidas de corrección
pertinentes. 4.5. Fase de evaluación presupuestaria. 4.5.1 Concepto. Fase
del proceso presupuestario que comprende el conjunto de normas y procedimientos
sistemáticos y ordenados de carácter técnico, legal y administrativo, mediante
los cuales se analiza y valora en forma sistemática, objetiva y oportuna los
resultados físicos y financieros de la administración de los ingresos y la
ejecución de los programas presupuestarios, con criterios de eficiencia,
eficacia, economía y calidad. Todo lo anterior de acuerdo con la planificación,
la programación y las estimaciones contenidas en el presupuesto institucional
aprobado, así como del valor público que la institución debe aportar a la
sociedad. 4.5.2 Alcance. La evaluación, como parte de la rendición de
cuentas, valora cuantitativa y cualitativamente el cumplimiento de los
objetivos, metas y los resultados alcanzados en el ejercicio presupuestario
-tanto a nivel institucional como programático- en relación con los esperados y
para los cuales se aprobó el presupuesto. Además, analiza la contribución de
esos resultados al cumplimiento de la misión, políticas y objetivos de mediano
y largo plazo. La evaluación presupuestaria debe considerar los hechos relevantes
de la realidad socioeconómica, y las orientaciones establecidas para el corto,
mediano y largo plazo dentro de los planes de desarrollo nacionales,
sectoriales, regionales, municipales e institucionales, según corresponda, de
tal forma que genere información pertinente para la toma de decisiones y la
ejecución de acciones en los diferentes niveles de la organización. Asimismo,
debe valorarse la ejecución del presupuesto en función del comportamiento
esperado según la visión plurianual de la gestión que se consideró en las otras
fases del proceso presupuestario. 4.5.3 Responsabilidad del jerarca,
titulares subordinados y demás funcionarios en la fase de evaluación
presupuestaria. El desarrollo adecuado de la evaluación presupuestaria es
responsabilidad del jerarca, titulares subordinados y demás funcionarios de la
institución, según el ámbito de su competencia y conforme con lo dispuesto en
el marco normativo vigente. Por lo anterior deben: a) Establecer los mecanismos
y procedimientos que permitan: i. Asegurar la participación de todos los
funcionarios. ii. Realizar evaluaciones periódicas de la ejecución de su
presupuesto institucional. iii. Consolidar a nivel institucional la evaluación
presupuestaria. b) Facilitar la transparencia de los resultados de la gestión
presupuestaria institucional de acuerdo con la evaluación realizada y divulgar
oportunamente a los ciudadanos la información que se obtiene como producto de
ella. c) Conocer y utilizar los resultados de la evaluación presupuestaria para
la rendición de cuentas y la toma de decisiones en los diferentes niveles, en
procura de mejorar la gestión institucional en general y en particular la
presupuestaria, de forma permanente, consistente y oportuna. 4.5.4 Aspectos
mínimos a considerar en la evaluación presupuestaria. Para evaluar el
presupuesto institucional, la Administración deberá considerar al menos los
siguientes aspectos: a) La calidad y suficiencia de la información interna o
externa que se utilizará en la evaluación presupuestaria. b) La demanda y
satisfacción de los bienes y servicios dirigidos a los usuarios, teniendo en
cuenta los ámbitos de eficiencia, eficacia, economía y calidad. c) El
comportamiento de los indicadores contenidos en la planificación institucional
según el presupuesto aprobado y el aporte de este a lo proyectado para el
periodo de tres años, según lo establecido en la norma 2.2.5. Este análisis
debe realizarse en el contexto de su aporte a la situación económica, social y
de medio ambiente del país y de las metas y objetivos contenidos en los planes
nacionales, sectoriales, regionales y municipales, según corresponda. d) Las
desviaciones financieras de mayor relevancia detectadas con respecto al
presupuesto institucional aprobado y la incidencia en la ejecución física contenida
en la planificación anual. e) La información que muestran los estados
financieros, afectada por la ejecución del presupuesto. f) Los requerimientos
de información de las instancias competentes en rectoría, regulación y control
para el ejercicio de sus competencias. 4.5.5 Suministro de información sobre
los resultados de la evaluación presupuestaria a la Contraloría General. Para
el ejercicio de las competencias de fiscalización, las instituciones deberán
presentar a la Contraloría General de la República, informes semestrales
acumulativos, con fecha de corte 30 de junio y 31 de diciembre, con los
resultados de la evaluación presupuestaria, referida a la gestión física y
financiera ejecutada. Las fechas para dicha presentación serán las siguientes:
a) La del primer semestre, a más tardar el 31 de juliodel año de vigencia del
presupuesto. b) La del segundo semestre, a más tardar el 16 de febrero del año
posterior a la vigencia del presupuesto. La información debe incorporarse al
sistema electrónico diseñado por el Órgano Contralor para el registro de la
información presupuestaria, de acuerdo con la normativa y las especificaciones
que regulan su funcionamiento. 4.5.6. Información sobre la evaluación
presupuestaria que debe suministrarse a la Contraloría General de la República
y documentación adjunta. Los informes sobre la evaluación presupuestaria y
la documentación complementaria que debe incorporase en el sistema electrónico
diseñado por la Contraloría General de la República, comprenderán lo siguiente:
a) Instrumento o mecanismo que confirme la oficialidad de la información y
comprobante de que el jerarca conoció o aprobó, según corresponda la
liquidación presupuestaria. i. El jerarca de la institución o de la
instancia -legal o contractualmente- competente para el suministro de la
información de la liquidación presupuestaria al Órgano Contralor, deberá
confirmar la oficialidad de la misma. Para lo anterior, la normativa que regule
el sistema electrónico diseñado por la Contraloría General para la incorporación
de la información, determinará el instrumento o mecanismo específico a utilizar
para dicha confirmación. ii. Referencia del acuerdo mediante el cual el jerarca
conoció el resultado de la evaluación presupuestaria. Tratándose de contratos
de fideicomiso deberá suministrarse el documento que haga constar que la
evaluación presupuestaria fue conocida por el órgano que sea legal y
contractualmente competente para tal efecto. b) Información sobre la
evaluación presupuestaria. El informe comprenderá al menos el análisis de
los siguientes aspectos: i. El comportamiento de la ejecución de los ingresos y
gastos más importantes, que incluya las principales limitaciones presentadas en
materia de percepción de ingresos y ejecución de gastos. ii. El resultado de la
ejecución presupuestaria parcial o final -superávit o déficit-. En caso de que
el resultado al final del año fuera un déficit, debe elaborarse un plan de
amortización, el cual debe ser aprobado por el jerarca. iii. Las desviaciones
de mayor relevancia que afecten los objetivos, metas y resultados de lo
alcanzado con respecto a lo estimado previamente establecidos para cada uno de
los programas presupuestarios. iv. El desempeño institucional y programático,
en términos de eficiencia, eficacia, economía y calidad en el uso de los
recursos públicos, según el logro de objetivos, metas y resultados alcanzados
en los indicadores de mayor relevancia, definidos en la planificación contenida
en el presupuesto institucional aprobado. Asimismo, este desempeño debe analizarse
en función de su aporte a la situación económica, social y de medio ambiente
del país y de las metas y objetivos contenidos en los planes nacionales,
sectoriales, regionales y municipales según corresponda. v. La situación
económico-financiera global de la institución, con base en la información de
los estados financieros en complemento de la ejecución presupuestaria. vi. Una
propuesta de medidas correctivas y de acciones a seguir en procura de
fortalecer el proceso de mejora continua de la gestión institucional. c)
Información complementaria. Cualquier información que sea solicitada
mediante requerimiento específicos de la gerencia de área de fiscalización
superior respectiva. 4.5.7 Producto final de la fase de evaluación
presupuestaria. De la fase de evaluación presupuestaria se obtendrán como
productos finales informes semestrales acumulativos que presenten los
resultados del análisis de la ejecución física y financiera del presupuesto,
valorada objetivamente y bajo criterios de eficiencia, eficacia, economía y
calidad; según lo planificado y del valor público generado por la institución.
Asimismo, deben contener propuestas de medidas correctivas y de acciones a
seguir en procura de fortalecer el proceso de mejora continua de la gestión
institucional.--------
- (*)(Mediante resolución R-DC-62-2012 del
5 de junio del 2012 se suspende la norma 4.3.11 de las “Normas Técnicas
sobre Presupuesto Público, N-1-2012-DC-DFOE” en cuanto a la cantidad y
monto máximo de modificaciones presupuestarias, hasta tanto el órgano
contralor publique la modificación del citado numeral, debiendo aplicarse
las regulaciones contenidas en el “Reglamento sobre variaciones al
presupuesto de los entes y órganos públicos, municipalidades y entidades
de carácter municipal, fideicomisos y sujetos privados
R-1-2006-CO-DFOE” en lo que se refiere a las modificaciones al
presupuesto institucional. En lo relativo al número máximo de
presupuestos extraordinarios se mantiene vigente el límite de tres
documentos presupuestarios durante el año)
(**)(Mediante resolución
R-DC-016-2013 del 5 de febrero del 2013 se suspende lo
dispuesto por las normas 4.2.3 y 4.3.11 de las “Normas Técnicas sobre
Presupuesto Público, N-1-2012-DC-DFOE”, esta última solamente en cuanto a la
cantidad y monto máximo de modificaciones presupuestarias, hasta tanto el órgano
contralor publique la modificación de los citados numerales, debiendo aplicarse
las regulaciones contenidas en el “Reglamento sobre variaciones al presupuesto
de los entes y órganos públicos, municipalidades y entidades de carácter
municipal, fideicomisos y sujetos privados R-1-2006-CO-DFOE”, que seguirá
rigiendo para las instituciones contenidas en el ámbito de aplicación de las
citadas Normas Técnicas, específicamente en lo que se refiere a las
modificaciones al presupuesto institucional. En lo relativo al número máximo
de presupuestos extraordinarios se mantiene vigente el límite de tres
documentos presupuestarios aprobados durante el año)
5°—SOBRE EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN DEL SUBSISTEMA DE
PRESUPUESTO INSTITUCIONAL Y LA COMUNICACIÓN A LA CONTRALORÍA GENERAL DE
INFORMACIÓN CON ACCESO RESTRINGIDO. -------5.1 DISEÑO, IMPLEMENTACIÓN Y
MANTENIMIENTO DE sistemas de
información. Los sujetos que se encuentran bajo el ámbito de aplicación de
estas normas deberán diseñar, implementar y mantener sistemas de información
integrados que le permitan acceder, identificar y registrar información
confiable, relevante, pertinente y oportuna sobre el subsistema de presupuesto
institucional en general y sobre el desarrollo de las diferentes fases del
proceso presupuestario institucional en particular. Los sistemas de información
deben apoyar el control interno y posibilitar el externo en la materia presupuestaria,
fomentar la transparencia de la gestión y facilitar la rendición de cuentas.
Además, deben asegurar el intercambio eficiente de información y atender los
requerimientos de las instancias externas competentes. La unidad u órgano de la
institución responsable establecerá los mecanismos y procedimientos necesarios
para que la información relacionada con el presupuesto que se procese e informe
sea completa y responda a estándares razonables de calidad en términos de
confiabilidad, oportunidad, utilidad, congruencia y exactitud. 5.2 Deber de
comunicar a la Contraloría sobre información de acceso restringido al público. En
caso de que en algún documento que se remita a la Contraloría General, se
incluya
información que de conformidad con el marco
jurídico aplicable deba ser de acceso restringido al público, el jerarca debe
comunicarlo así al Órgano Contralor, adjuntando el criterio jurídico que
determine esa condición de acceso, para que se proceda a tomar las previsiones
correspondientes.
6°— ASPECTOS DE
RELEVANCIA RELACIONADOS CON EL PRESUPUESTO Y EL PROCESO PRESUPUESTARIO DE LOS
CONTRATOS DE FIDEICOMISOS SUSCRITOS CON FONDOS PÚBLICOS.--- 6. 1 OBLIGACIÓN DE
someter el
presupuesto anual de los contratos de fideicomisos suscritos con fondos públicos.
Los
contratos de fideicomisos constituidos conforme con el ordenamiento jurídico y
por medio de los cuales se administren fondos públicos, deberán someter su
presupuesto a la aprobación de la Contraloría General, cuando una disposición
legal así lo disponga. Además, deberán cumplir en todos sus extremos el marco
normativo establecido en esta resolución. 6.2 Responsabilidades del
fideicomitente y del fiduciario en relación con el cumplimiento del bloque de
legalidad y la técnica presupuestaria. Los jerarcas y funcionarios
designados por las entidades fideicomitente y fiduciaria, según las respectivas
competencias contractualmente establecidas, serán responsables de que exista un
subsistema de presupuesto para la administración de los recursos del fideicomiso
y de que se cumpla el bloque de legalidad y la técnica aplicable en el
desarrollo de las actividades relacionadas con el proceso presupuestario, con
la finalidad de que la gestión de los recursos del fideicomiso se realice de
manera eficiente, eficaz, económica y de calidad, en cumplimiento de los fines
públicos establecidos en el marco legal y contractual correspondiente. 6.3
Deber de establecer mecanismos y procedimientos para el desarrollo del proceso
presupuestario del fideicomiso. Las unidades y funcionarios responsables
competentes del fideicomitente, deberán establecer los mecanismos y
procedimientos para que: a) Exista la debida vinculación entre el proceso
presupuestario del fideicomiso y el Sistema de Administración Financiera de la
entidad fideicomitente, especialmente en lo que respecta al Subsistema de
Presupuesto Institucional, considerando para ello lo establecido en la norma
2.1 de este marco normativo y sin perjuicio de las responsabilidades que
corresponden legal y contractualmente al fiduciario. b) El presupuesto del
fideicomiso sea formulado, aprobado, ejecutado, controlado y evaluado, conforme
con la normativa técnica, específicamente con las “Normas relativas a las fases
del proceso presupuestario” de este marco normativo, así como con el contrato
respectivo, el bloque de legalidad aplicable y los fines para los que fue
creado el fideicomiso. c) En las diferentes fases del proceso presupuestario
del fideicomiso se dé la adecuada coordinación entre las unidades del
fideicomitente y del fiduciario involucradas, asimismo una participación activa
del jerarca y de los responsables de los programas del primero, según lo que
legal y contractualmente corresponda, sin perjuicio del apoyo que les puedan
brindar los encargados de otras áreas y de las responsabilidades que le
competen al fiduciario. d) El presupuesto del fideicomiso, además de
sustentarse en su propia planificación, se vincule -en lo pertinente- con la
planificación del fideicomitente. e) Los sistemas de información utilizados
para la administración del fideicomiso se vinculen con los sistemas de
información que aplican en la entidad fideicomitente y la fiduciaria, para que
permitan el conocimiento y el uso oportuno de la información relacionada con el
proceso presupuestario en la toma de decisiones que les compete, según la ley y
el acuerdo contractual. 6.4 Sobre la extinción del fideicomiso y el efecto
en su presupuesto y en el del fideicomitente. En caso de que se extinga el
fideicomiso, se deberá realizar una liquidación de los recursos administrados
en el mismo y efectuar las variaciones presupuestarias que sean procedentes. De
igual manera realizar oportunamente los ajustes correspondientes en el
presupuesto del fideicomitente. 6.5 Responsabilidad de las instituciones que
se encuentran dentro del ámbito de aplicación de estas normas y que suscriben
contratos de fideicomisos cuyos presupuestos no requieren de la aprobación de
la Contraloría General de la República. Las instituciones dentro del ámbito
de aplicación de estas normas y que al amparo del ordenamiento jurídico, crean
fideicomisos cuyos presupuestos no se encuentren en la obligación de ser
sometidos a la aprobación de la Contraloría General de la República, en su
calidad de fideicomitente, serán responsables de emitir la normativa interna
necesaria para el buen funcionamiento del subsistema de presupuesto respectivo
y de la ejecución del proceso presupuestario de los recursos que se administren
en el fideicomiso, con apego al bloque de legalidad y a la técnica presupuestaria.
El fiduciario, se encuentra obligado a dar estricto cumplimiento a la normativa
emitida al amparo de la presente norma. 7° —REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN
ADICIONAL. La Gerencia de la División de Fiscalización Operativa y
Evaluativa podrá requerir la información adicional que estime necesaria, en
relación con el Subsistema de Presupuesto Institucional y con el proceso
presupuestario de las instituciones que se encuentran bajo el ámbito de
aplicación de estas normas. Para lo anterior, lo comunicará directamente a
quien corresponda, por el medio que considere oportuno, a través del área de
fiscalización superior respectiva y mantendrá actualizada en la página
electrónica de la Contraloría General de la República, la comunicación de
requerimientos generales. ---8° —SOBRE LA EXTINCIÓN DE UNA INSTITUCIÓN
PÚBLICA. En caso de que se extinga una institución de las contenidas
en el ámbito de aplicación de estas normas, se deberá realizar una liquidación
de cierre del presupuesto vigente y disponer de cualquier remanente, de
conformidad con lo establecido en la norma jurídica que regula la extinción y
en el bloque de legalidad aplicable// --------------