Artículo 8º—Funciones Específicas del Departamento de Proveeduría Municipal. El Departamento de Proveeduría Municipal tendrá las siguientes funciones:

a) Orientar mediante lineamientos, la elaboración de pedidos, las especificaciones técnicas, la programación de las compras de la Institución y la presentación oportuna de sus necesidades para el trámite de compra.

b) Verificar que se cuenta con el contenido presupuestario disponible para atender la erogación.

c) Agrupar las solicitudes de pedido según la naturaleza del gasto.

d) Con base en la estimación que realiza la unidad usuaria y el presupuesto indicado, determinar el procedimiento de contratación administrativa a seguir conforme a la ley. En caso de duda sobre la exactitud de la estimación dada por la Unidad Usuaria/Parte Técnica, la Proveeduría podrá realizar las consultas y sondeos de mercado que resulten necesarios para la adecuada estimación del negocio.

e) Coordinar con el Departamento de Planificación, la Dirección Financiera, el Departamento de Asesoría Jurídica, la Unidad Técnica correspondiente y la unidad usuaria del bien y/o servicio, todos los aspectos de control que garanticen la correcta aplicación de las normas y principios que regulan el proceso de contratación administrativa.

f)  Elaborar, el cartel para cada uno de los procedimientos ordinarios o de excepción que para la adquisición de bienes y servicios promueva la Municipalidad. Labor que llevará a cabo con los insumos y requerimientos que deben aportarle las unidades usuarias y técnicas, según corresponda en cada caso.

g) Definir y comunicar los controles necesarios para cumplir con el cronograma de plazos previamente establecido, el cual será de acatamiento obligatorio para las dependencias involucradas.

h) Custodiar el expediente original y atender la consulta que la propia administración o terceros formulen sobre el estado del procedimiento.

i)  Administrar y supervisar eficiente y eficazmente los procesos de licitación, remate y contratación directa, desde el ingreso al Departamento de la solicitud de trámite (pedido) hasta la confección de la orden de compra, así como en los casos de contratación por excepción.

j)  Administrar el proceso para la liberación o ejecución de garantías de participación y de cumplimiento, hacer efectivas las multas previamente establecidas en el cartel, en caso de requerirse.

k) Efectuar los trámites de exoneración, importación y des almacenaje de los materiales y suministros importados, cuando así se requiere.

l)  Para el caso de las contrataciones directas de escasa cuantía, la Proveeduría será el competente para dictar la declaratoria de desierto o infructuoso de conformidad con el reglamento que rige esta materia y en cuantas estas funciones le sean delegadas formalmente por el Alcalde Municipal.

m)            Preparar al Despacho del Alcalde, las solicitudes de autorización que deban plantearse ante la Contraloría General de la República para la promoción de procesos propios de las materias exceptuadas de los procedimientos ordinarios de contratación, así como para promover un proceso de contratación sin contar con el contenido presupuestario correspondiente y todos aquellos oficios relacionados con los procedimientos de compra, salvo en aquellos casos en que el Despacho del Alcalde haya delegado directamente la atención y suscripción de esos trámites en la jefatura de la Proveeduría Municipal, delegación que debe cumplir con las disposiciones de la Ley General de Administración Pública.

n) Le corresponderá responder, conforme a los insumos que debe facilitarle la parte técnica, las audiencias que se confieran con ocasión de la presentación de recursos de Apelación o de Objeción al cartel ante la Contraloría General de la República; en el caso de Recursos de objeción al cartel que se presenten ante la Municipalidad, le corresponderá la resolución del mismo, a cuyos efectos la parte técnica a cargo del procedimiento, se encuentra obligada a proporcionarle las justificaciones o requerimientos que resulten necesarios para su atención.

o) Coordinar lo pertinente con las otras unidades administrativas internas, cuando así lo requiera, para que se tomen las acciones apropiadas que en derecho correspondan, observándose en tal caso, las normas y trámites del debido proceso, en situaciones tales como incumplimientos por parte de los contratistas, resoluciones o modificaciones contractuales, ejecución de garantías, sanciones administrativas, reclamaciones de orden civil o penal, sin perjuicio de las demás competencias que se le asignen en este reglamento para la atención y resolución de esos supuestos.

p) Elaborar el programa de adquisiciones integrado y sus modificaciones, así como gestionar su publicación en el primer mes de cada periodo presupuestario, de acuerdo con lo que se define en los artículos 6 de LCA y 7 del RLCA.

q) Estudiar las ofertas recibidas para cada uno de los procedimientos de contratación que promueva la Municipalidad, sobre la base de los criterios técnicos, jurídicos y financieros que emitan las dependencias involucradas en el análisis de esos aspectos en materia de contratación administrativa, así como elaborar el cuadro comparativo de ofertas conforme a los elementos de evaluación definidos en el cartel y prevenir o comunicar a los oferentes/contratistas, cualquier tipo de requerimiento que resulte necesario.

r)  Emitir la recomendación de adjudicación ante el Concejo Municipal en los casos que corresponda.

s) Emitir oportunamente el documento de ejecución presupuestaria denominado orden de compra y velar porque cumpla con todos los requisitos establecidos para su ejecución.

t)  La Proveeduría deberá actualizar y utilizar el Manual de Procedimientos y su personal se ajustará en forma rigurosa a las disposiciones que contenga dicho manual, esta misma función se aplica para la Bodega Municipal, en cuanto a la aplicación del manual correspondiente a esa dependencia.

u) Incluir en el Sistema Integrado de la Actividad Contractual (SIAC) de la CGR, toda la información referente a los diferentes procedimientos de contratación administrativa que realiza la municipalidad en la forma y plazos establecidos.

v)  Constituir y mantener actualizado el Registro de Proveedores de la Municipalidad.