N° 37593-JP-MINAE-MAG-MEIC-S
LA PRESIDENTA DE LA REPÚBLICA,
LOS MINISTROS DE JUSTICIA Y PAZ, Y
AMBIENTE Y ENERGÍA;
Y LAS MINISTRAS DE AGRICULTURA Y
GANADERÍA, DE ECONOMÍA,
INDUSTRIA Y COMERCIO, Y DE SALUD
En uso de las
facultades que les confieren los incisos 3) y 18) del artículo 140, así como el
artículo 146 de la Constitución Política; el inciso 1) del artículo
25, el inciso 1) del artículo 27 y el inciso 2), acápite b) del artículo 28 de la Ley General de la Administración
Pública, Ley Nº 6227 del 2 de mayo de 1978; el Código de
Comercio, Ley N° 3284 del 30 de abril de 1964; la Ley General de Salud,
Ley N° 5395 del 30 de octubre de 1973; la Ley de Creación del Registro Nacional, Ley N°
5695 del 28 de mayo de 1975; la
Ley de Promoción del Desarrollo Científico y Tecnológico y
Creación del Ministerio de Ciencia y Tecnología, Ley N° 7169 del 26 de junio de
1990; la Ley
Orgánica del Ambiente, Ley N° 7554 del 4 de octubre de 1995;
el Código Notarial, Ley N° 7764 del 17 de abril de 1998; la Ley de Certificados, Firmas
Digitales y Documentos Electrónicos, Ley N° 8454 del 30 de agosto de 2005; la Ley de Protección al ciudadano
del exceso de requisitos y trámites administrativos y sus reformas, Ley N° 8220
del 4 de marzo de 2002; la
Ley General del Servicio Nacional de Salud Animal, Ley N°
8495 del 6 de abril del 2006; el Reglamento General sobre los procedimientos de
Evaluación de Impacto Ambiental (EIA), Decreto Ejecutivo N° 31849 del 24 de
mayo de 2004, Reglamento a la Ley
de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Decreto Ejecutivo
N° 33018 del 20 de marzo de 2006; el Reglamento General para el Otorgamiento de
Permisos de Funcionamiento del Ministerio de Salud, Decreto Ejecutivo N° 34728
del 28 de mayo de 2008; el Decreto Ejecutivo que Crea la Comisión
Intersectorial de Gobierno Digital y su reforma, N°
35139-MP-MIDEPLAN del 18 de marzo de 2009; el Reglamento General para el
otorgamiento del Certificado Veterinario de Operación, Decreto Ejecutivo N°
34859 del 20 de octubre de 2008; el Reglamento al Título II de la Ley de Fortalecimiento y
Modernización de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones, Decreto
Ejecutivo N° 35148-MINAET del 24 de febrero de 2009 y el reglamento a la Ley de Protección al ciudadano
del exceso de requisitos y trámites administrativos, Decreto Ejecutivo N° 37045
del 22 de febrero de 2012.
Considerando:
I. Que el inciso k) del artículo 4 de la Ley de Promoción del
Desarrollo Científico y Tecnológico, N° 7169, señala como uno de los deberes
del Estado ―Impulsar la incorporación selectiva de la tecnología moderna
en la administración pública, a fin de agilizar y actualizar, permanentemente,
los servicios públicos, en el marco de una reforma administrativa, para lograr
la modernización del aparato estatal costarricense, en procura de mejores
niveles de eficiencia.‖
II. Que el artículo 8 de la Ley de Protección al Ciudadano del exceso de
requisitos y trámites administrativos, N° 8220, establece el procedimiento de
coordinación inter-institucional para obtener fotocopias, constancias,
certificaciones, mapas o cualquier información requerida para resolver
gestiones de los ciudadanos.
III. Que la Ley
de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, N° 8454, en su
artículo 1, dispone que el Estado y todas las entidades públicas quedan
expresamente facultados para utilizar los certificados, las firmas digitales y
los documentos electrónicos, dentro de sus respectivos ámbitos de competencia.
IV. Que el ordinal 4 del Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas
Digitales y Documentos Electrónicos, Decreto Ejecutivo N° 33018-MICIT, señala
que el Estado y todas las dependencias públicas incentivarán el uso de
documentos electrónicos, certificados y firmas digitales para la prestación
directa de servicios a los administrados, así como para facilitar la recepción,
tramitación y resolución electrónica de sus gestiones y la comunicación del
resultado correspondiente.
V. Que uno de los objetivos estratégicos en el eje de
competitividad e innovación del Plan Nacional de Desarrollo 2011-2014, consiste
en aumentar la producción mediante el mejoramiento en aspectos de reforma
regulatoria y tramitología. Como acción estratégica en este campo destaca el
uso intensivo de las facilidades tecnológicas cuyo propósito es hacer los
procesos más eficientes.
VI. Que la Sala Constitucional ha apoyado los esfuerzos de la Administración
Pública por incorporarse a las Tecnologías de la Información, a
través de fallos que han dado luz verde a importantes sistemas digitales como MERLINK
(Voto N° 14531-12 de las 16:00 del 17 de octubre del 2012) y el Sistema de
planos APC (Voto N° 15389 de las 15:30 del 9 de noviembre del 2011); incluso ha
reforzado derechos de los ciudadanos con respecto a los servicios gratuitos que
venía dando el Registro Nacional mediante su sistema electrónico de consultas
(Voto N° 2012-1799 de las 10:50 hrs. del 10 de febrero de 2012); por otro lado,
y de manera bastante enfática la
Sala ha indicado que no es violatorio de derechos
fundamentales exigir un requisito, sólo por medios electrónicos, como lo hizo
ver en el Voto N° 12539-12 que en su por tanto indicó:
“12539-12. USO DE
INTERNET. DEBER DE PRESENTAR LA
PLANILLA DE ASEGURADOS POR MEDIO DE INTERNET AL INS. La
recurrente reclama violación a sus derechos fundamentales, pues el Instituto
Nacional de Seguros, la está obligando a presentar la planilla de asegurados
por medio de Internet, pese a no tener computadora ni saber cómo se utiliza, ya
que siempre lo ha presentado en papel. Al respecto, la Sala reitera que la actuación
del Instituto Nacional de Seguros no es arbitraria o ilegítima. Nótese que la
accionante puede entregar la información de las planillas a través del sistema
RT virtual, por medio del teléfono celular, o bien la habilitación de las computadoras
en las distintas sedes ejecutivas del Instituto Nacional de Seguros para el uso
de los patronos, con personal administrativo que ayudan a los usuarios. Se
declara sin lugar el recurso. SL”
VII. Que según dispone la Ley de Creación del Registro Nacional, N° 5695
del 28 de mayo de 1975, corresponde al Registro Nacional agilizar y modernizar
sus servicios.
VIII. Que de acuerdo con el artículo 122 del Código Notarial,
N° 7764, el Registro Nacional en coordinación con la Dirección Nacional
de Notariado puede autorizar el uso de fórmulas impresas para cada una de las
transacciones legales inscribibles, entendiéndose de acuerdo con el artículo 3
de la Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, que la autorización
para el uso de fórmulas aplica tanto para fórmulas impresas como electrónicas.
IX. Que el artículo 31 del Código Notarial, N° 7764 del 17 de
abril de 1998, inviste al notario de fe pública al indicar: “El notario tiene
fe pública cuando deja constancia de un hecho, suceso, situación, acto o
contrato jurídico, cuya finalidad sea asegurar o hacer constar derechos y
obligaciones, dentro de los límites que la ley le señala para sus atribuciones
y con observación de los requisitos de ley. En virtud de la fe pública, se
presumen ciertas las manifestaciones del notario que consten en los
instrumentos y demás documentos autorizados por él”.
X. Que el artículo 33 del Código Notarial, Nº 7764 del 17 de
abril de 1998, establece la obligación, a los notarios públicos, de utilizar el
protocolo para actuaciones notariales. Al respecto, estipula el artículo en
cuestión: “Los notarios deben actuar en los protocolos autorizados y se
ajustarán a las formalidades y limitaciones previstas para el efecto, con las
excepciones que resulten del presente código y otras leyes”.
XI. Que el artículo 113 del Código Notarial, establece la
función exclusiva, de los notarios, de emitir testimonios de los instrumentos
públicos. Al respecto reza el artículo de marras: “Solamente el notario podrá
expedir testimonios de los instrumentos públicos otorgados en su protocolo,
mientras el respectivo tomo esté en su poder. Si ya el protocolo hubiere sido
devuelto a la oficina correspondiente, los testimonios podrán ser expedidos por
el notario o el funcionario encargado de custodiar el tomo, salvo lo dispuesto
por el artículo 123”.
XII. Que el Sistema Crear Empresa será una herramienta
digital que le permita al notario público, inscribir registralmente sociedades
anónimas y de responsabilidad limitada con mayores mecanismos de seguridad y
transparencia. Para ello, el sistema utilizará un formulario electrónico, el
cual contendrá información específica de la escritura, lo que le facilitará, al
notario, el desempeño de las funciones impuestas por el código notarial. En este
sentido, este sistema digital no sustituirá la facultad notarial de expedir
testimonios, establecida en el artículo 113 del Código Notarial.
XIII. Que la Secretaría Técnica Nacional Ambiental, órgano de
desconcentración máxima del Ministerio del Ambiente y Energía, es la encargada
de dar la aprobación previa a las evaluaciones de impacto ambiental que
requieren las actividades humanas que alteren o destruyan elementos del
ambiente o generen residuos, materiales tóxicos o peligrosos.
XIV. Que el Certificado Veterinario de Operación es un
instrumento otorgado al Servicio Nacional de Salud Animal, órgano con
desconcentración mínima y personería jurídica instrumental adscrito al
Ministerio de Agricultura y Ganadería, para autorizar a los establecimientos señalados
en el artículo 56 de la Ley N°
8455, a
dedicarse a una o varias de las actividades ahí referidas.
XV. Que en ejercicio de las funciones de protección de la
salud de la población y garantía del bienestar de los ciudadanos, le compete al
Ministerio de Salud el otorgamiento de permisos sanitarios de funcionamiento de
toda actividad o establecimiento agrícola, industrial, comercial o de
servicios.
XVI. Que mediante Decreto Ejecutivo Nº 36176-MP-PLAN, se crea
la
Comisión Interinstitucional de Gobierno Digital, como un
órgano interinstitucional de coordinación y definición política para diseñar,
planificar y elaborar las políticas públicas en materia de Gobierno Digital, la
cual se encuentra presidida por la Presidenta de la República.
XVII. Que mediante el Decreto Ejecutivo Nº 35139-MP-MIDEPLAN y
sus reformas, se designó al Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), como
la
Secretaría Técnica de Gobierno Digital, correspondiéndole
entre sus objetivos el promover la utilización de tecnologías digitales para la
simplificación de trámites ante los órganos y entes públicos, así como las
empresas del Estado y sus instituciones; incentivar la eficiencia del Estado y
sus instituciones por medio del uso de las tecnologías digitales, incrementando
la transparencia y acceso a la información gubernamental.
XVIII. Que en el artículo 1 del Decreto Ejecutivo N° 35148-MINAET,
titulado “Reglamento al Título II de la
Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades
Públicas del Sector Telecomunicaciones”, el Poder Ejecutivo le encomendó al ICE
ser “el ente del estado costarricense encargado en forma exclusiva del
desarrollo de proyectos de Gobierno Digital… Los entes u órganos públicos
suspenderán las inversiones dirigidas a desarrollar proyectos de Gobierno Digital,
y quedan habilitados para celebrar los actos, convenios y contratos necesarios
con el ICE o la empresa que este defina para verse beneficiados de los
servicios que se presten a raíz de los proyectos Gobierno Digital.”
XIX. Que la Secretaría Técnica de Gobierno Digital ha implementado
el portal denominado “CrearEmpresa”, el cual permite efectuar en línea los
trámites establecidos por la normativa vigente para inscribir sociedades
mercantiles y ejercer actividades comerciales.
XX. Que la reforma operada al Código de Comercio mediante la Ley de Fortalecimiento de la Gestión Tributaria,
Ley N° 9069, le otorgó al Registro Nacional la competencia de legalizar los
libros sociales de las sociedades mercantiles.
XXI. Que el Consejo Superior Notarial de la Dirección Nacional
de Notariado, acordó por unanimidad participar y apoyar el portal “CrearEmpresa”
de Gobierno Digital del Instituto Costarricense de Electricidad, según consta
en acuerdo firme 2011-06-003, tomado en la sesión ordinaria N° 0006-2011
celebrada el 9 de marzo de 2011.
XXII. Que la Imprenta Nacional mediante el oficio DG-544-2011
del 31 de octubre del 2011, expresó su anuencia para recibir edictos vía
electrónica sobre inscripción de nuevas sociedades mercantiles a fin de
publicarlos en el Diario Oficial La
Gaceta.
XXIII. Que el Reglamento del Registro Público, Decreto
Ejecutivo N° 26771-J del 18 de febrero de 1998, requiere de ajustes para
efectos de agilizar y mejorar los servicios públicos que presta el Registro
Público, por lo que se hace necesario establecer mecanismos legales que le
permitan cumplir a esta Institución ese objetivo.
XXIV. Y en cumplimiento al acuerdo firme de la Junta Administrativa
del Registro Nacional, tomado en sesión ordinaria número 01-2012, del 12 de
enero de 2012.
Por tanto,
DECRETAN:
Reglamento para el
Funcionamiento y la Utilización
del Portal
“CrearEmpresa”
CAPÍTULO I
Disposiciones
generales
Artículo 1. Objeto.
El
presente reglamento tiene por objeto regular el uso y funcionamiento del
Sistema Electrónico de Creación de Empresas, en adelante denominado “CrearEmpresa”
o Sistema.