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 Normativa >> Circular 004 >> Fecha 08/05/2013 >> Articulo 1
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Normativa - Circular 004 - Articulo 1
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CIRCULAR Nº 004-2013

(Esta norma fue derogada por el artículo 79 del Reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Poder Judicial, publicado en el Alcance Digital N° 165 a La Gaceta N° 163 del 25 de agosto del 2021)

ASUNTO:  Modificación de los artículos 6, 7, 15, 21 inciso a), 24 inciso f), 29 inciso i), 35, 36, 40, 41, 43 y 45 del "Reglamento de Organización y Funcionamiento de La Auditoria Interna del Poder Judicial".

A TODOS LOS DESPACHOS JUDICIALES DEL PAÍS

Y PÚBLICO EN GENERAL

SE LES HACE SABER QUE:

La Corte Plena en sesión N° 09-12, celebrada el 5 de marzo de 2012, artículo XI, acordó modificar los artículos 6, 7, 15, 21 inciso a), 24 inciso f), 29 inciso i), 35, 36, 40, 41, 43 y 45 del ³Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoria Interna del Poder Judicial´, aprobado en sesión Nº 16-07 celebrada el 16 de julio de 2007, artículo XXVI, publicado en La Gaceta N° 112, del miércoles 11 de junio de 2008; los cuales se leerán de la siguiente manera:

Artículo 6º-Valores éticos. Los funcionarios de la Auditoría Judicial deberán mantener elevados estándares y principios éticos de conducta, honor y reputación para ejercer su función, de conformidad con los valores establecidos en el Plan Estratégico de la Auditoría Interna. Los valores citados deberán mantenerse actualizados.

Los estándares y principios antes mencionados, deberán ponerse de manifiesto en sus actuaciones y prevenir cualquier posibilidad de duda respecto de su credibilidad, transparencia e independencia. Además, actuarán conforme a las normas de ética emitidas por los Colegios Profesionales a los cuales pertenecen según su formación, además, las disposiciones que sobre el particular dicte la Contraloría, las contenidas en la Ley Nº 7333, el Código de Ética Judicial, el Manual de Valores Compartidos del Poder Judicial y el Plan Estratégico del Poder Judicial y otros organismos profesionales.

Artículo 7º-Independencia y objetividad. Los funcionarios de la Auditoría Interna ejercerán sus deberes y potestades con total independencia funcional y de criterio respecto del jerarca y de los demás órganos de la Administración Activa; de forma que los juicios y criterios que emitan sean imparciales y equilibrados, manteniendo la objetividad y una conducta adecuada con el nivel jerárquico superior que ocupa la Auditoría Interna dentro de la Institución, de conformidad con el artículo 21 de la Ley Nº 8292 y la norma 1.1.3 del Manual de normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público.

Los servidores de la Auditoría Interna tienen la responsabilidad de estar alerta sobre cualquier circunstancia, situación o hecho, personales o externos, que puedan disminuir o poner en duda su independencia, o cuando se presente un conflicto de intereses; de ser así, deben comunicarlo a su superior inmediato para que éste asigne otro servidor a la labor encomendada.

El jerarca establecerá las regulaciones de tipo administrativo que le serán aplicables al Auditor o Auditora Interna, de conformidad con el artículo 24 de la Ley Nº 8292.

Dichas regulaciones de tipo administrativo para el Auditor o Auditora Interna y demás funcionarios de la Auditoría Interna no deberán afectar negativamente la independencia funcional y de criterio. Cuando se determine que esas regulaciones establecidas afectan negativamente la independencia, en primera instancia deberá someterse el asunto al jerarca para que resuelva, aportando su criterio razonado sobre los efectos que genera la regulación administrativa de que se trate en la actividad de auditoría interna y en la independencia funcional y de criterio de los funcionarios de esa unidad.

El jerarca dispondrá de diez días hábiles siguientes a la solicitud del Auditor o Auditora Judicial para resolver.

En caso de no existir acuerdo entre la Auditoría Interna y el jerarca respecto de las regulaciones administrativas establecidas, la Contraloría dirimirá la divergencia en última instancia, a solicitud del jerarca, de la Auditoría Interna, o de ambos.

Artículo 15º-Ubicación y estructura organizativa. La dependencia orgánica de la Auditoría Judicial será directamente de la Corte Plena.

La auditoría interna se organizará y funcionará conforme lo dispuesto en los artículos 23 y 24 de la Ley Nº 8292, según lo disponga el Auditor o Auditora Interna, considerando los objetivos y riesgos institucionales, los recursos disponibles, la normativa y disposiciones técnico-jurídicas y las sanas prácticas correspondientes. Es responsabilidad del Auditor o Auditora Interna disponer para su unidad de una estructura organizativa concordante con la razón de ser y la normativa que regula al Poder Judicial. Lo anterior, se detallará en un Manual de organización y funciones de la Auditoría Interna.

Artículo 21.-

(.)

a)      Para los puestos en propiedad, el Auditor o Auditora Judicial remitirá las proposiciones de nombramiento aprobadas con la nómina respectiva al Consejo Superior, para que éste ratifique su aprobación.

Artículo 24.-

(.)

f) Implementar y mantener programas de capacitación para los servidores de la Auditoría Interna, en las áreas que lo requiera para el ejercicio de sus funciones.

Artículo 29.-

(.)

i)   Asesorar al Jerarca y a otros niveles en el ámbito de su competencia de acuerdo con el artículo 22 inciso d) de la Ley Nº 8292, el Manual de normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público y los lineamientos emitidos sobre el particular por la Contraloría General de la República.

Artículo 35.-Servicios de auditoría. Los siguientes son servicios de auditoría que brindará la Auditoría Interna:

a)       Auditoría financiera: La auditoría financiera comprende la auditoría de estados financieros que tiene por objetivo emitir un dictamen independiente sobre la razonabilidad de los estados financieros de la entidad auditada, de conformidad con el marco normativo aplicable.

Otros objetivos de las auditorías financieras, con distintos niveles de seguridad y distintos alcances de trabajo, pueden incluir la presentación de informes especiales para elementos, cuentas o partidas específicas de un estado financiero, la revisión de información financiera intermedia o el análisis de otros aspectos específicos relacionados con la información financiera.

b)         Auditoría operativa: es el examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de evaluar en forma independiente el desempeño de una entidad, programa o actividad, a efecto de mejorar la eficacia, eficiencia y economía en el manejo de los recursos públicos, para coadyuvar en la toma de decisiones por parte de los responsables de adoptar acciones correctivas.

c)         Estudios especiales: tratan aspectos de orden administrativo, contable, financiero, presupuestario, económico, jurídico, y cualquier otro del ámbito de competencia de la Auditoría. Estas evaluaciones pueden tener su origen en la programación de la Auditoría Interna, por denuncias o peticiones de la Administración Activa, Contraloría General de la República, Asamblea Legislativa, otros órganos de fiscalización del sector público y resultados de los estudios de auditoría interna.

De los servicios de auditoría pueden derivarse informes de relación de hechos, que son los documentos públicos de acceso limitado, en los cuales se narran actuaciones que pueden generar tanto responsabilidades en los órdenes civil, administrativo y penal, la nulidad de actos o contratos administrativos, o ambos supuestos. Estos informes se constituyen en la base preliminar de los procedimientos administrativos.

En ellos la Auditoría Interna hará un juicio de probabilidad sobre el grado de participación de las personas involucradas en los hechos descritos, la posible responsabilidad a la que pueden verse sometidos, el grado de irregularidad que presenta el acto o contrato viciado de nulidad, todo lo cual será objeto de un procedimiento administrativo que se recomienda iniciar a la Administración Activa, o bien de una investigación penal cuando las relaciones de hechos se trasladan como denuncia al Ministerio Público.

El informe de relación de hechos no es un acto administrativo final, pues no resuelve en forma definitiva la responsabilidad de los funcionarios implicados, por lo que no violenta derechos fundamentales, por ello no es en esta etapa que deban aplicarse los principios del debido proceso, ni hacer comunicación alguna, ni poner en conocimiento de los presuntos implicados. Dichos principios se garantizarán en la etapa del procedimiento una vez iniciado éste y competen únicamente al órgano director con sujeción al expediente.

La accesibilidad a la documentación contenida en este tipo de informe se adecuará a las resoluciones que al respecto dicte la Sala Constitucional.

Artículo 36.-Servicios preventivos de auditoría. Los siguientes son servicios preventivos de la Auditoría Interna.

a)       Asesoría: consiste en proveer al jerarca, y a otros niveles según criterio del Auditor o Auditora Interna, las opiniones u observaciones que coadyuven a la toma de decisiones. En éste se emitirá el criterio técnico del Auditor o Auditora Interna en asuntos de su competencia, con el sustento legal requerido. En las reuniones que tenga con el jerarca, la asesoría no será vinculante para el jerarca.

Además, el Auditor o Auditora Interna debe cuidar la independencia y objetividad al tratar temas de asesoría. Si a su juicio el asunto debe ser analizado, de previo a pronunciarse, puede convenir con el jerarca en un plazo razonable, sin perjuicio de la potestad de éste para decidir de inmediato o postergar su decisión el tiempo que considere prudente y conveniente.

b)       Advertencia: corresponde a una función preventiva hacia los órganos pasivos de fiscalización de la Auditoría Interna, incluido el jerarca, sobre las posibles consecuencias de su proceder. Esta labor se ejecuta sobre asuntos de su competencia de conformidad con el artículo 22 inciso d) de la Ley 8292. En su forma más sencilla consiste en prevenir sobre las posibles consecuencias de una decisión, hecho o situación, lo cual puede expresarse a la Administración Activa, y debe quedar consignada en actas o un documento escrito.

La Auditoría Judicial deberá dar seguimiento a lo advertido en un plazo razonable de lo actuado por la administración, sea mediante la comprobación particular del hecho advertido, o la inclusión del asunto en una auditoría o un estudio especial relacionado con la materia, todo lo cual derivará en un informe si concluye que la administración actuó contraviniendo el ordenamiento jurídico y técnico. Los plazos y procedimientos establecidos en los artículos 36 y 37 de la Ley Nº 8292, no son aplicables a los informes de advertencia.

c)       Autorizar, mediante razón de apertura, los folios o libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros físicos o digitales que a criterio del Auditor o Auditora Interna, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

Artículo 40.-Responsabilidad por obstaculizar o retrasar el trabajo de auditoría. Las dependencias del Poder Judicial sujetas a la evaluación de la Auditoría Interna, estarán en la obligación de suministrar a ésta, por los medios que estime pertinente, toda la información que en el desempeño de sus funciones, le sea necesario conocer para la realización de los estudios que esté efectuando o se requiera efectuar. En caso de incumplimiento de las anteriores obligaciones, habrá responsabilidad del servidor de conformidad con lo estipulado en el artículo 39 de la Ley Nº 8292.

Artículo 41.-Destinatarios de los informes de auditoría. La Auditoría Interna deberá comunicar los resultados de sus auditorías o estudios especiales de auditoría, mediante informes objetivos dirigidos al jerarca, titulares subordinados, con competencia y autoridad en el caso de la segunda mención, para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones en el plazo y regulaciones establecidas en los artículos 36, 37 y 38 de la Ley Nº 8292.

Los informes que se dirijan al jerarca, deberán ser incluidos en la agenda respectiva para que sean conocidos por éste en un plazo no mayor a los 15 días hábiles a partir de la recepción del informe en la Secretaría General. El plazo de 30 días hábiles señalado en el artículo 37 de la Ley Nº 8292, correrá a partir de la fecha en que el informe sea recibido en la Secretaría General de la Corte Suprema de Justicia.

Cuando la Corte Plena resuelva respecto a los informes de auditoría que se le son remitidos, se procederá en el acto a declarar el acuerdo en firme.

Artículo 43.-Discusión de los resultados de las auditorías. El Auditor o Auditora Interna debe disponer la discusión verbal de los resultados con quienes tengan parte en los asuntos, de previo a su comunicación oficial, con excepción de los resultados relativos a las relaciones de hechos y otros servicios de auditoría que la normativa contemple, a fin de establecer o definir con claridad el acuerdo o desacuerdo de las partes sobre el fondo de lo que se concluye y recomienda, así como determinar el tiempo prudencial para su implementación.

La convocatoria para realizar la comunicación verbal de los resultados del estudio, la hará la Auditoría Interna por escrito a quienes tengan parte en los asuntos. Al auditado se le dará un plazo máximo de 3 días hábiles para que comunique la fecha en la que estima posible celebrar la audiencia en un plazo razonable, que no deberá exceder de 8 días hábiles contados a partir de la fecha en que contesta.

En caso de que el auditado no conteste en el plazo señalado de 3 días hábiles, la Auditoría de oficio fijará la fecha para la audiencia respectiva, dentro del plazo de 8 días hábiles contados a partir del último día en que el auditado debió contestar.

Dicha reunión se documentará por parte de la Auditoría en la forma en que ésta lo tenga dispuesto en sus lineamientos internos, resumiéndose las observaciones más importantes y los compromisos asumidos.

La Auditoría Interna solicitará al titular subordinado responsable de implantar las recomendaciones, sus argumentos y soluciones alternativas cuando se presenten entre ambas partes desacuerdos insalvables durante la comunicación verbal de los resultados, alternativas que deberá valorar adecuadamente, previo a emitir el informe final, haciendo los ajustes que correspondan.

Cuando los informes sean dirigidos al Jerarca, estos podrán ser discutidos con la Corte Plena o con una comisión de Magistrados que designe la Corte para el análisis de los informes de auditoría en borrador. Para tal efecto, se dispondrá de un plazo no mayor a los 20 días hábiles para la discusión del informe, contado a partir de su emisión por parte de la Auditoría Interna; la cual coordinará lo correspondiente para la debida reunión.

Artículo 45.-Requisitos de los informes. En cuanto a los requisitos, partes, revisión y remisión de los informes, se aplicará principalmente, lo dispuesto sobre el particular en el Manual de normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector público y el Manual de normas generales de auditoría interna para el sector público, emitidos por la Contraloría General de la República.

San José, 8 de mayo de 2013.

 

 

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