Artículo 11.—Dirección
Administrativa Financiera.
11.1. Objetivo: Satisfacer
los requerimientos administrativos y financieros identificados por las áreas
sustantivas, brindando un servicio facilitador, constructivo, de apoyo y
auxiliar a la gestión, para que SENASA alcance sus metas y objetivos con mayor
eficiencia, economía y eficacia, proporcionándole en forma oportuna insumos,
servicios, información, análisis, evaluación, comentarios y recomendaciones
pertinentes sobre los aspectos administrativos de las operaciones.
11.2. Competencia: La Dirección
Administrativa Financiera está a cargo de las operaciones
contables, financieras, presupuestarias y de ingresos, así como de los procesos
y aspectos administrativos relacionados con el recurso humano, la contratación
administrativa para la adquisición de bienes y servicios, la administración de
los bienes y servicios generales de vigilancia, construcción, mantenimiento y
aseo de instalaciones, así como del mantenimiento y reparación del equipo
técnico, de producción, operación y de transporte, entre otros. Además le
corresponde velar por la aplicación de la normativa relacionada con el Archivo
Central del SENASA y las acciones propias de la planificación, orientación,
evaluación y seguimiento de los objetivos de la Dirección, así
como los procesos de archivo, gestión de documentos e implementación del
Sistema de Gestión de Calidad; y además será su responsabilidad establecer,
mantener, perfeccionar y evaluar el Sistema de Control Interno para la
materialización del mismo. Asegurar, garantizar y supervisar la elaboración de
procedimientos bajo un enfoque sistémico y de calidad. Orientará a los Coordinadores
de Gestión de Calidad técnica sustantiva y administrativa según corresponda.
Respecto a la orientación técnica - metodológica de planeación, ejecución,
evaluación, supervisión, auditoría y control en el cumplimiento de sus
funciones estos coordinadores responden a la Unidad de Gestión de Calidad.
11.3. Dependencia jerárquica:
Dependencia jerárquica directa con la Dirección General.
11.4. Organización Interna: La Dirección
Administrativa Financiera, estará a cargo de un Director
Administrativo Financiero, quien podrá establecer las áreas necesarias para su
desempeño contando con el personal competente que requiera y nombrando
coordinadores en los procesos que se generen según el ámbito de acción, además
contará con un Coordinador de Gestión de la Calidad que será asignado por la Unidad de Gestión de
Calidad, contará además con la
Unidad de Archivo Institucional y cuatro Departamentos:
Recursos Financieros, Recursos Humanos, Proveeduría Institucional y Servicios
Generales Administrativos.
Cada uno de estos Departamentos
estará compuesto por unidades, tal y como se detalla:
Departamento de Recursos
Financieros:
Unidad de Tesorería
Unidad de Contabilidad
Unidad de Control de Ingresos
Unidad de Presupuesto y Ejecución de
Proyectos
Departamento de Servicios Generales
Departamento de Proveeduría
Unidad de Programación y Control
Unidad de Contrataciones
Unidad de Almacenamiento y
Distribución
Unidad de Control de Bienes
Departamento de Recursos Humanos
Unidad de Gestión de Servicio y
Empleo
Unidad de Gestión de Compensación
del Personal
Cada uno de estos Departamentos
estará a cargo de un Jefe con formación y experiencia en los procesos de
trabajo bajo su responsabilidad y contará con el personal con competencia
técnica profesional, y de apoyo, necesario para cumplir sus funciones.
11.4.1. Departamento de Recursos
Financieros
a) Dependencia jerárquica:
Dependencia jerárquica directa con la Dirección
Administrativa Financiera.
b) Funciones:
1. Coordinar, supervisar y evaluar
la ejecución de las labores financieras, contables, control de ingreso y
presupuestarias de los recursos financieros del SENASA.
2. Coordinar y
supervisar la formulación de los anteproyectos de los presupuestos ordinarios,
extraordinarios; de recursos generados por el SENASA, los asignados por
Presupuesto Nacional, los Recursos Externos, y de cualquier otro recurso
económico asignado, conjuntamente con las Direcciones respectivas y la Unidad de Planificación y
Control Interno y someterlos a consideración de las instancias correspondientes.
3. Garantizar la eficiencia del
sistema de información contable, control de ingresos y presupuestario de los
recursos financieros internos y externos, mediante la formulación y puesta en
práctica de métodos, procedimientos y técnicas de registro de probada
eficiencia.
4. Velar por el cumplimiento de la Ley de Administración
Financiera de la
República y Presupuestos Públicos y demás normas de ejecución
establecidos por los organismos competentes nacionales e internacionales, en el
caso de recursos externos, en los aspectos financieros, contables y
presupuestarios,
5. Verificar que el uso de los
fondos sea correcto y oportuno.
6. Asesorar en la ejecución de las
labores financiero-contable y presupuestaria de todas las Direcciones que
cuenten con recursos internos y externos y la legislación que los rija.
7. Garantizar la adecuada
administración, custodia, uso oportuno y adecuado de los fondos destinados a
las cajas chicas, así como de recursos financieros internos y externos,
mediante registros y procedimientos eficaces, de acuerdo con la legislación
vigente.
8. Velar por un adecuado registro y
control de todas las cuentas que componen los Estados Financieros que surjan a
la luz de las diversas transacciones y gestiones que realiza el SENASA, de
conformidad con la normativa emitida por las entidades competentes.
9. Dar a conocer a las autoridades
superiores el estado actual de los recursos financieros.
10. Asesorar a los Directores del
SENASA, sobre la necesidad de efectuar modificaciones tanto en el contenido
económico de las partidas como en los programas de los presupuestos.
11. Verificar que los informes,
reportes y flujos de caja se presenten en tiempo ante los entes fiscalizadores
correspondientes.
12. Garantizar el buen desempeño de
las unidades a su cargo.
13. Coordinar con el Departamento de
Tecnología de la
Información el mantenimiento de archivos y documentos
solicitados por el Índice de Gestión Institucional de forma que estén
disponibles y actualizados en la página web del SENASA, según corresponda.
14. Revisar los procedimientos
elaborados por las unidades a su cargo, así como velar por su implementación y
actualización.
15. Cualquier otra función que la Dirección
Administrativa Financiera u otra autoridad, ley o reglamento
le asignen.
11.4.1.1. Unidad de Contabilidad
a) Dependencia jerárquica:
Dependencia jerárquica directa con el Departamento de Recursos Financieros.
b) Funciones:
1. Garantizar la preparación de los
estados financieros que sean requeridos según la normativa vigente, coordinando
su pronta y oportuna presentación ante las instancias internas del SENASA, así
como con las entidades fiscalizadoras de recursos que se encuentran en el
ambiente externo del SENASA.
Efectuar conciliaciones bancarias y
elaborar arqueos cuando corresponda, según las cuentas corrientes y de Caja
Única que se administren a nombre del SENASA, en estricto apego a las
normativas que regulan el uso de los recursos financieros públicos.
Registrar y actualizar en forma
continua, eficiente y eficaz la información contable en los sistemas de
información internos y externos dispuestos para el control de los recursos.
Elaborar los asientos de ingresos,
gastos, activos, pasivos y de capital, y ajustes de los registros contables.
2. Elaborar las políticas contables
de la Institución.
3. Participar activamente en la
implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector
Público.
4. Revisar mensualmente las cuentas
Contables.
5. Supervisar y controlar el
correcto manejo de archivos, registros, comprobantes, informes, comunicaciones,
facturas y otros documentos que conforman el respaldo de los asientos
contables.
6. Elaborar los registros en Libros
Legales
7. Elaborar y actualizar los
procedimientos atinentes en concordancia con la normativa vigente.
8. Cualquier otra función que la Jefatura u otra
autoridad, ley o reglamento le asignen.
11.4.1.2. Unidad de Tesorería
a) Dependencia jerárquica:
Dependencia jerárquica directa con el Departamento de Recursos Financieros.
b) Funciones:
1. Efectuar los pagos que
correspondan con los recursos financieros del SENASA, de conformidad con las
normas existentes y procedimientos que se establezcan al efecto.
2. Determinar y verificar que los
saldos en las cuentas bancarias, se encuentren dentro del promedio diario de
los mismos.
3. Registrar y actualizar en forma
continua, eficiente y eficaz la información de los movimientos bancarios en los
sistemas de información internos y externos dispuestos para el control de los
recursos.
4. Proponer políticas, planes y
programas de trabajo a ejecutar en la
Unidad de Tesorería.
5. Supervisar y controlar el correcto manejo de títulos valores, y otros
documentos.
6. Presentar el flujo de caja real y
el flujo proyectado trimestral, ante el ente fiscalizador en forma oportuna.
7. Custodiar el fondo de la caja
chica y cheques.
8. Realizar reintegros del fondo de
caja chica, tanto a nivel central como a nivel regional.
9. Registrar en el sistema
informático todas las transacciones derivadas de pagos de las diversas cuentas
bancarias.
10. Custodiar las garantías de
cumplimiento, participación y otras, producto de los procesos de contratación
administrativa, previa remisión formal por la Unidad de Contrataciones.
11. Revisar y verificar que las solicitudes
de viáticos del interior y exterior del país, que realizan los funcionarios de la Institución
cumplan con la normativa correspondiente.
12. Elaborar y actualizar de los
procedimientos atinentes en concordancia con la normativa vigente.
13. Cualquier otra función que la Jefatura u otra
autoridad, ley o reglamento le asignen.
11.4.1.3. Unidad de Control de
Ingresos
a) Dependencia jerárquica:
Dependencia jerárquica directa con el Departamento de Recursos Financieros.
b) Funciones:
1. Registrar y actualizar en forma
continua, eficiente y eficaz la información referente a la recaudación de
ingresos, en los sistemas de información internos y externos dispuestos para el
control de los recursos.
2. Revisar, actualizar y divulgar
las tarifas de cada uno de los servicios que brinda el SENASA, mediante el
establecimiento y evaluación del sistema de facturación, publicarlos en la
página web del SENASA.
3. Auditar la adecuada aplicación de
lineamientos, procedimientos y normativa correspondiente al control de ingresos
tanto a nivel central como regional.
4. Verificar que los recursos
financieros que ingresan al SENASA sean depositados en las cuentas bancarias
correspondientes, seguidos del registro y facturación necesarios para el
control de los ingresos.
5. Supervisar la revisión de
Ingresos de cada puesto de captación.
6. Coordinar con la Unidad de Apoyo
Administrativo Regional la divulgación e implementación de los procedimientos y
lineamientos establecidos por la Dirección
Administrativa Financiara para la recaudación de dinero.
7. Revisar, verificar, analizar y
ejecutar las devoluciones de dinero a usuarios.
8. Elaborar los informes de ingresos
para ser entregados a la Unidad
de Contabilidad
9. Analizar, revisar, conciliar y
cobrar a los establecimientos correspondientes los servicios establecidos
mediante el decreto tarifario del SENASA.
10. Elaborar y actualizar de los
procedimientos atinentes en concordancia con la normativa vigente.
11. Cualquier otra función que la Jefatura u otra autoridad,
ley o reglamento le asignen.
11.4.1.4. Unidad de Presupuesto y
Ejecución de Proyectos
a) Dependencia
jerárquica: Dependencia jerárquica directa con el Departamento de Recursos
Financieros.
b) Funciones:
1. Realizar el registro de los
compromisos y la ejecución presupuestaria de conformidad con las disposiciones
legales y administrativas establecidas por el órgano competente, de manera que
este se convierta en un efectivo instrumento para garantizar el cumplimiento de
las normativas aplicables.
2. Registrar y actualizar en forma
continua, eficiente y eficaz la información presupuestaria en los sistemas de
información internos y externos dispuestos para el control de los recursos.
3. Actualizar, modificar y crear en
forma coordinada con las áreas técnicas especializadas, las tarifas de cada uno
de los servicios que brinda el SENASA, mediante la mejora continua del sistema
de costos.
4. Representar a la Dirección
Administrativa Financiera para la ejecución de proyectos o
convenios especiales y enlazar la parte administrativa - contable para
compromisos presupuestarios cuando el SENASA tenga contrapartidas.
5. Elaborar los informes de
ejecución de ingresos, proyecciones versus ingresos reales a nivel nacional,
según decreto tarifario.
6. Participar en la formulación del
presupuesto anual.
7. Analizar el contenido económico
de las partidas presupuestarias con el fin de determinar la necesidad de
elaborar modificaciones en el presupuesto, así como convocar al Comité de
Presupuesto para su debida aprobación.
8. Realizar modificaciones
presupuestarias, presupuestos extraordinarios y gestionar los límites
presupuestarios.
9. Elaborar y presentar los informes
de ejecución y liquidación presupuestaria ante la Contraloría General
de la Republica,
la Autoridad
Presupuestaria y la Dirección
Administrativa Financiera.
10. Analizar que los documentos
presupuestarios correspondan a lo programado en el plan de compras.
11. Coordinar con la Unidad de Contabilidad la
conciliación de saldos presupuestarios.
12. Coordinar las actividades de
cobro con las empresas interesadas en publicar información en el boletín de
parasitología del SENASA.
13. Elaborar y actualizar de los
procedimientos presupuestarios en concordancia con la normativa vigente.
14. Informar a la Unidad de Planificación y
Control Interno sobre la ejecución presupuestaria de los planes, programas y
proyectos.
15. Cualquier otra función que la Jefatura u otra
autoridad, ley o reglamento le asignen.
11.4.2. Departamento de Servicios
Generales
a) Dependencia jerárquica:
Dependencia jerárquica directa con la Dirección
Administrativa Financiera.
b) Funciones:
1. Elaborar las especificaciones
técnicas para las licitaciones y compras directas correspondientes al
Departamento de Servicios Generales, y dar seguimiento a las mismas.
2. Administrar, distribuir, registrar y controlar el consumo de combustible
de la Institución
y conciliar las facturas que se deriven de la utilización del mismo.
3. Coordinar y administrar los
servicios de seguridad y vigilancia de la Institución.
4. Administrar y controlar las
labores de limpieza, mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones
del SENASA (eléctricas, telefónicas, mobiliario y equipo de oficina).
5. Velar por que se mantengan los
registros y la actualización en forma continua, eficiente y eficaz de la
información en los sistemas internos y externos dispuestos para el control de
vehículos y combustible.
6. Supervisar y aplicar los
lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones relativas al
control y uso de vehículos oficiales.
7. Tramitar, custodiar y dar
seguimiento a toda clase de documentos que deba contener el expediente de los
vehículos oficiales del SENASA (accidentes, reparaciones, cambio de piezas de
repuestos, mantenimiento preventivo y correctivo, salidas del país y
exoneraciones para vehículos donados por organismos internacionales) en apego
con las disposiciones relativas al control y uso de vehículos oficiales.
8. Supervisar y controlar que se
mantenga un adecuado inventario de la flotilla de vehículos y uso de los
mismos.
9. Verificar y controlar el estado
de los vehículos oficiales, trámites de seguros, marchamos, revisión técnica
vehicular, placas, espejo de llaves, lugar de pernocte y todo lo relacionado a
la flotilla vehicular.
10. Identificar y tramitar la compra
de suministros, activos y servicios que requiera el departamento durante cada
periodo presupuestario.
11. Gestionar y coordinar el
desarrollo de las obras de construcciones de bienes inmuebles.
12. Conocer para su análisis, el
registro y evaluación del trámite de placas por inscripción y renovación.
13. Velar y coordinar por la
adecuada atención de la central telefónica del SENASA.
14. Crear, administrar y controlar
un espejo de llaves, de las instalaciones de la Institución,
tanto en Oficinas Centrales, como en las Oficinas de las direcciones
regionales.
15. Realizar los trámites necesarios
para la elaboración de los carné de manejo de vehículos oficiales, así como las
tarjetas de combustible para compras Institucionales, y velar por el buen uso
de los mismos.
16. Gestionar los pagos de los
servicios públicos del SENASA a nivel nacional y llevar el control de saldos de
contenido presupuestario de cada uno de los servicios.
17. Atender situaciones de emergencia
que se presenten en los servicios públicos.
18. Apoyar a la unidad de servicios
generales laboratoriales, en el mantenimiento preventivo y correctivo de equipo
y mobiliario, infraestructura, entre otros.
19. Preparar y coordinar el
acondicionamiento de salones y servicio de alimentación, café y otros, para el
desarrollo de diferentes actividades en el SENASA.
20. Atención y coordinación del
personal encargado de la recepción de llamadas en la central telefónica y en la
secretaría de la administración.
21. Elaborar los procedimientos del
departamento, así como velar por su implementación y actualización.
22. Cualquier otra función que la Dirección
Administrativa Financiera u otra autoridad, ley o reglamento
le asignen.
11.4.3. Departamento de
Proveeduría Institucional
a) Dependencia jerárquica:
Dependencia jerárquica directa con la Dirección
Administrativa Financiera.
b) Funciones:
1. Gestionar en forma eficiente y
oportuna los procedimientos de control y distribución de bienes y levantamiento
y confección de inventarios.
2. Supervisar el adecuado control de
los bienes adquiridos y realizar inventarios periódicos de las existencias,
estado de los bienes y disposición de los bienes en desuso y registro de
donaciones de materiales y equipos.
3. Coordinar las gestiones
administrativas para proveer de materiales y/o servicios bajo los parámetros de
calidad, cantidad, oportunidad de entrega y costos para cubrir las necesidades
de las diferentes dependencias del SENASA, cumpliendo con la normativa
correspondiente.
4. Controlar, supervisar y gestionar
en forma eficiente y oportuna los procedimientos de contratación
administrativa, de almacenamiento, control y distribución de bienes y de
levantamiento y confección del inventario permanente.
5. Supervisar y elaborar los
carteles o pliegos de condiciones necesarios para todos los procesos de
contratación administrativa y tramitar el procedimiento hasta la emisión del
pedido y el recibo de las mercancías en la Unidad de Almacenamiento y Distribución.
6. Analizar, coordinar y velar por
la adecuada distribución y registro de salida de materiales con base en la
demanda de las diferentes dependencias del SENASA.
7. Gestionar las condiciones
adecuadas y necesarias para el mantenimiento y control de los insumos,
suministros, reactivos, químicos, biológicos, entre otros que ingresen a la Unidad de Almacenamiento y
Distribución.
8. Atender las posibles objeciones a
los carteles y revocatorias y apelaciones de adjudicación, en procesos de
Contratación Administrativa en coordinación con el Asesor Legal.
9. Verificar que los registros de
todos los procedimientos de contratación administrativa se incluyan en el
Sistema Electrónico de Compras Gubernamentales Sistema Unificado Electrónico
de Compras Públicas *) a fin de brindar
información oportuna, confiable, actualizada y transparente a los
administrados, respetando los procedimientos establecidos y la normativa
vigente.
(*) (Modificada
su denominación por el artículo 5° del decreto ejecutivo N° 37943 del 17 de
setiembre del 2013, "Crea Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas
como plataforma tecnológica de uso de la Administración Central para la
tramitación de los procedimientos de contratación administrativa",
anteriormente indicaba "CompraRed")
10. Tramitar los procedimientos de
remate para vender o arrendar bienes muebles, inmuebles, o semovientes.
11. Administrar las garantías de
participación y cumplimiento presentadas por los participantes en los diversos
procedimientos de contratación.
12. Coordinar con la Unidad de Importaciones de la Proveeduría
Institucional del Ministerio de Agricultura todos los
trámites relacionados con importaciones, exoneraciones y desalmacenajes.
13. Tramitar todo el procedimiento
de rescisión y resolución de contratos, y en su caso imponer las respectivas
sanciones. De imponerse alguna sanción, deberá comunicar a la Dirección General
de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.
14. Elaborar y enviar a publicar en
el Diario Oficial, el programa anual de adquisiciones del SENASA y sus
respectivas modificaciones.
15. Llevar a cabo los procedimientos
administrativos tendentes a establecer la existencia del incumplimiento
contractual, determinar y cuantificar los daños y perjuicios ocasionados y
ordenar la ejecución de garantías, sí aún se encuentran vigentes.
16. Formar parte de la
Comisión de Recomendación de Adjudicaciones, con derecho a
voz y voto.
17. Dictar la resolución final de
adjudicación, declaratoria de deserción o de infructuosa, en los procedimientos
de contratación administrativa del SENASA, y suscripción de las formalizaciones
contractuales derivadas de dichos procedimientos, en aquellos casos en que
correspondiere dicho acto, ello en tanto estas funciones le sean delegadas
formalmente, siguiendo para ello las disposiciones pertinentes de la Ley General de la
Administración Pública.
18. Velar por el cumplimiento de los
requisitos que se desprenden de la norma INTE/ISO 17025.
19. Revisar los procedimientos
elaborados por las unidades a su cargo, así como velar por su implementación y
actualización.
20. Cualquier otra función que la Dirección
Administrativa u otra autoridad, ley o reglamento le asignen.
11.4.3.1. Unidad de Programación
y Control
a) Dependencia jerárquica:
Dependencia jerárquica directa con el Departamento de Proveeduría
Institucional.
b) Funciones:
1. Definir y establecer los patrones
técnicos, las condiciones generales, las especificaciones y los procedimientos
necesarios para la adquisición de los suministros, bienes y servicios que el
SENASA requiera.
2. Coordinar y analizar con los
diferentes programas que conforman el SENASA, la elaboración del plan de
adquisiciones y sus modificaciones, para su debida publicación.
3. Planificar y programar todas las
contrataciones de interés del SENASA, estableciendo con precisión las
condiciones generales, las especificaciones técnicas y las normas de calidad correspondientes.
4. Dar seguimiento a los
procedimientos de contratación.
5. Velar por que los proveedores de la Institución se
encuentren incluidos en el Registro de Proveedores del Sistema de Compras
Gubernamentales.
6. Remitir al Proveedor Institucional
los casos en que se identificara la existencia de personas físicas o jurídicas
afectadas por el régimen de prohibiciones con el fin de que ésta actualice sus
registros.
7. Revisar y verificar que las
solicitudes de pedido de compra cumplan todos los requisitos técnicos,
administrativos y legales para que se realice el proceso de contratación
respectivo.
8. Velar porque se cumplan, las
fechas y plazos establecidos en cada una de las contrataciones.
9. Elaborar y actualizar los
procedimientos de la unidad en concordancia con la normativa vigente.
10. Coordinar con la Unidad técnica
correspondiente la evaluación de los proveedores y tomar las acciones
correctivas necesarias y pertinentes, tomando en consideración la norma
INTE/ISO 17025 según corresponda.
11. Cualquier otra función que la Jefatura u otra
autoridad, ley o reglamento le asignen.
11.4.3.2. Unidad de
Contrataciones
a) Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica
directa con el Departamento de Proveeduría Institucional.
b) Funciones:
1. Tramitar los diversos
procedimientos de contratación administrativa necesarios para la adquisición de
los suministros, bienes, obras y servicios requeridos por SENASA, en los
términos de calidad, cantidad, oportunidad y costo, establecidos tanto en el programa
anual de contrataciones como en los programas de compras específicos,
elaborados por la Unidad
de Programación y Control, todo de acuerdo con la legislación aplicable,
manuales de procedimiento respectivos y las disponibilidades presupuestarias
del SENASA, así como lo establecido en la norma INTE/ISO 17025.
2. Adecuar los carteles o pliegos de
condiciones que le sometan a su consideración las dependencias requirentes de
bienes y servicios, en los distintos procedimientos de contratación
administrativa, dándole la publicidad necesaria, en los medios legalmente
establecidos o en el Sistema electrónico de Compras Gubernamentales y poner la
información a disposición del público en general.
3. Llevar un control de los
expedientes digitales y/o físicos de cada contratación administrativa y
mantener la custodia de los documentos recibidos y de los expedientes de cada
contratación.
4. Poner a disposición de todos los
interesados un sistema de consulta expedita y reproducción de documentos
pertenecientes a los mismos.
5. Recibir, custodiar y dar
seguimiento en cuanto a su vigencia, a los documentos de garantía tanto de
participación como de cumplimiento y de cualquier otra índole, que presenten
los participantes en los procedimientos de contratación administrativa que
promueva la Proveeduría Institucional.
6. Analizar las ofertas recibidas en
los procedimientos de contratación con base en los términos que contemple el
cartel de licitación, y evaluar las elegibles conforme al sistema y método
previsto en aquél, sometiendo sus conclusiones a la Comisión de
Recomendación de Adjudicaciones.
7. Remitir el expediente de
contratación a la
Dependencia designada para que elabore el proyecto de
formalización contractual cuando ello corresponda, gestione su respectiva suscripción,
así como la obtención del refrendo del Órgano Contralor o la aprobación
interna, según corresponda.
8. Generar en el sistema
automatizado de contratación, el documento de ejecución presupuestaria
denominado Pedido únicamente con posterioridad a que el correspondiente acto de
adjudicación adquiera firmeza.
9. Elaborar y actualizar los
procedimientos de la unidad en concordancia con la normativa vigente.
10. Considerar los resultados de la
evaluación de los proveedores, según lo establece la norma INTE/ISO 17025 para
realizar la contratación.
11. Cualquier otra función que la Jefatura u otra autoridad, ley o reglamento le
asignen.
11.4.3.3. Unidad de Almacenamiento y Distribución
a) Dependencia jerárquica:
Dependencia jerárquica directa con el Departamento de Proveeduría
Institucional.
b) Funciones:
1. Recibir, verificar pedidos y
existencias, registrar, custodiar, conservar y distribuir los bienes adquiridos
por cada dependencia, observando para ello las políticas, directrices, normas
técnicas y procedimientos que al efecto le señalen sus superiores jerárquicos y
entidades regulatorias como la Dirección General de Administración de Bienes y
Contratación Administrativa.
2. Recibir y verificar en cada
compra que los proveedores entreguen los bienes adjudicados dentro del plazo
contractual establecido, y cumplan con las respectivas condiciones de cantidad,
calidad y especificaciones técnicas acordadas. A dichos efectos podrá obtener
la asesoría y criterio técnico de las dependencias solicitantes del SENASA. De
lo anterior deberá rendir un informe escrito a la Unidad de Programación y
Control para que este lo incorpore en el Sistema de Compras Gubernamentales la
información respectiva en el Registro de Proveedores, y al Proveedor
Institucional para la coordinación de la toma de las decisiones sancionatorias
o resarcitorias que procedan en derecho, en el supuesto de incumplimientos de
los contratistas, previa observancia del debido proceso en cada caso, por quien
corresponda.
3. Almacenar y custodiar, en
condiciones físicas, técnicas y de seguridad apropiada y bajo un adecuado
sistema de control e inventario, los bienes adquiridos por el SENASA a través
de los diferentes procedimientos de contratación administrativa.
4. Distribuir en coordinación con la
unidad de Control de Bienes, con arreglo a un sistema de control eficiente y
oportuno y en óptimas condiciones de traslado los bienes en acatamiento a la
normativa vigente.
5. Elaborar informes periódicos del
Inventario de la Unidad
de Almacenamiento y Distribución del SENASA.
6. Elaborar y actualizar los
procedimientos de la unidad en concordancia con la normativa vigente.
7. Coordinar con el LANASEVE el
almacenamiento, mantenimiento y distribución de los insumos propios de esta
dependencia en cumplimiento con lo establecido en la norma INTE/ISO 17025.
8. Cualquier otra función que la Jefatura u otra
autoridad, ley o reglamento le asignen.
11.4.3.4. Unidad de Control de
Bienes
a) Dependencia jerárquica:
Dependencia jerárquica directa con el Departamento de Proveeduría
Institucional.
b) Funciones:
1. Identificar, plaquear y registrar
en el auxiliar correspondiente, con el fin de llevar un inventario permanente y
actualizado de los activos de la institución (bienes muebles, inmuebles,
semovientes, intangibles, donaciones) y verificar el estado y adecuado uso de
los mismos.
2. Llevar un control de todos los traslados de bienes que se realizan en la Institución.
3. Gestionar todos los procesos
necesarios ante las entidades correspondientes cuando se tengan bienes dañados
y/o en desuso.
4. Gestionar todos los procesos
necesarios ante las entidades correspondientes cuando se tengan bienes para
gestionar la donación.
5. Realizar auditorías periódicas
del inventario de activos tanto de la Sede Central como de las diferentes oficinas de la Institución en
todo el país.
6. Analizar, adecuar, implementar,
mantener y controlar los registros del auxiliar de activos, con base en lo que
exigen las normas internacionales de contabilidad para el sector público.
7. Identificar, coordinar y realizar
las gestiones necesarias, en caso de pérdida, robo, hurto, destrucción de un
activo, o bien institucional, conforme a la normativa vigente.
8. Identificar la necesidad de
suministros y servicios que requiera durante cada período presupuestario esta
unidad.
9. Recibir, tramitar y custodiar
toda clase de documentos y expedientes relacionados con sus funciones y
proceder a su archivo cuando corresponda.
10. Elaborar y actualizar los
procedimientos atinentes al control de bienes, cumpliendo la normativa vigente.
11. Cualquier otra función que la Jefatura u otra
autoridad, ley o reglamento le asignen.
11.4.4. Departamento de Recursos
Humanos
a) Dependencia jerárquica:
Dependencia jerárquica directa con la Dirección Administrativa
Financiera.
b) Funciones:
1. Generar las políticas
institucionales en materia de los Recursos Humanos, relacionadas con la gestión
y dotación de recursos humanos, análisis ocupacional, salud ocupacional y
desarrollo del talento humano, en apego a la normativa vigente.
2. Promover y coordinar los procesos
de reclutamiento, selección, asignación y clasificación para la dotación del
recurso humano, requerido por el SENASA.
3. Coordinar el diseño e
implementación de instrumentos que permiten la evaluación periódica y eficaz
del desempeño del personal.
4. Velar para que las descripciones
de cargos, diseños y clasificación de puestos estén debidamente actualizados.
5. Establecer los mecanismos y
herramientas necesarias que garanticen la correcta elaboración de la planilla,
la administración de las deducciones y la transferencia de la información de la
composición de los pagos de salarios y su seguimiento.
6. Registrar, mantener el control y
aprobar todo tipo de movimientos de personal que se dé en el SENASA, en
coordinación con las instancias administrativas correspondientes.
7. Procurar que el personal de la Institución
cuente con una adecuada atención en salud y condiciones ocupacionales
adecuadas.
8. Promover el desarrollo de las
capacidades reales y potenciales de los servidores, para aumentar su eficiencia
y efectividad en el desempeño de sus labores a través de la planificación,
coordinación y administración de planes de capacitación, desarrollo, motivación
y bienestar del recurso humano y mejorar el clima laboral de la Institución, en
concordancia con los recursos financieros.
9. Establecer, nombrar y ejecutar planes de inducción del nuevo empleado de
la Institución.
10. Controlar y dictar las normas
para la actualización y custodia de los expedientes de los funcionarios (as) de
la Institución.
11. Supervisar la elaboración y
control del presupuesto para el pago de salarios y pluses de los funcionarios
de la Institución
e informar a los Directores lo correspondiente.
12. Brindar asesoría técnica y legal
en materia de talento humano.
13. Promover la implementación y
funcionamiento de la comisión de becas y ascensos del SENASA.
14. Velar por la aplicación del
Régimen Disciplinario, con base en la legislación vigente.
15. Supervisar, coordinar y
controlar las actividades de las unidades a su cargo.
16. Velar, supervisar y auditar el
registro de competencia técnica y formación continua de todos los funcionarios
del SENASA, estando estos actualizados y publicados en la página web del SENASA.
17. Revisar los procedimientos
elaborados por las unidades a su cargo, así como velar por su implementación y
actualización.
18. Cualquier otra función que la Dirección
Administrativa Financiera u otra autoridad, ley o reglamento
le asignen.
11.4.4.1. Unidad de Gestión de Servicio y Empleo
a) Dependencia jerárquica:
Dependencia jerárquica directa con el Departamento de Recursos Humanos.
b) Funciones:
1. Coordinar lo correspondiente al
proceso de reclutamiento y selección con el Área de Gestión de Empleo de la Dirección de
Gestión Institucional de Recursos Humanos del Ministerio de Agricultura y
Ganadería.
2. Promover y mantener el más alto
nivel de bienestar físico, mental y social de los trabajadores del SENASA y lo
concerniente a la salud ocupacional en concordancia con la normativa
establecida.
3. Elaborar, coordinar y dar
seguimiento al plan anual de capacitaciones de los funcionarios del SENASA.
4. Evaluar y analizar las
actividades de inducción, entrenamiento y capacitación.
5. Actualizar, auditar y dar
seguimiento al registro de competencia técnica y formación continua de las
dependencias del SENASA en coordinación con los Gestores de Calidad y con los
Jefes de la Unidad
de Apoyo Administrativo de las Direcciones Regionales.
6. Coordinar con las dependencias
respectivas y los Gestores de Calidad, la inclusión en el plan anual de
capacitaciones, todas aquellas que sean de carácter internacional.
7. Coordinar con el área de Gestión
del Desarrollo del Ministerio de Agricultura y Ganadería para el reconocimiento
de las capacitaciones realizadas.
8. Llevar todos los registros de
vacaciones de los funcionarios del SENASA, además brindar la asistencia en
cuanto al manejo del sistema web diseñado para ese fin y facilitar la
información requerida por las diferentes dependencias.
9. Establecer y mantener los
controles necesarios que permitan determinar el control de asistencia de todo
el personal.
10. Analizar, controlar y actualizar
lo relacionado con el nivel de empleo de la Institución,
para reportarlo ante la Autoridad Presupuestaria, así como cualquier otra
información que sea requerida por esta misma dependencia u otra, siempre y
cuando tenga relación con esta materia.
11. Establecer los mecanismos de
control en apego a la normativa vigente, en tema del tiempo extraordinario.
12. Controlar, analizar y tramitar
el pago del tiempo extraordinario laborado, verificando que se cumpla con la
normativa.
13. Colaborar con la realización,
identificación y valoración de los riesgos de cada uno de los procesos de la
unidad, así como el análisis, control y seguimiento de los mismos.
14. Elaborar y actualizar los
procedimientos de la unidad en concordancia con la normativa vigente.
15. Cualquier otra función que la Jefatura u otra
autoridad, ley o reglamento le asignen.
11.4.4.2. Unidad de Gestión de
Compensación del Personal
a) Dependencia jerárquica:
Dependencia jerárquica directa con el Departamento de Recursos Humanos.
b) Funciones:
1. Incluir y mantener actualizados
en el sistema de información todos los movimientos de Planilla y de personal.
Así como controlar dichos movimientos, para garantizar el pago oportuno y
correcto a los funcionarios (Inclusión de empleados al sistema, Nombramientos,
inclusión y ajuste de pluses salariales, ceses y renuncias, revaloraciones,
reasignaciones, aplicación de rebajos, entre otros).
2. Coordinar y controlar el pago de
salarios en concordancia con la normativa.
3. Tramitar el pago de las
deducciones salariales, en coordinación con las entidades correspondientes,
para aplicar el rebajo que le corresponde a cada funcionario.
4. Aplicar los embargos y pensiones
a los funcionarios cuando los juzgados emiten orden judicial, realizando el
cálculo de acuerdo a la normativa existente en esta materia, así como tramitar el
pago de lo retenido por este concepto a las cuentas correspondientes y deberán
llevar el control de lo aplicado.
5. Tramitar pago de Renta y Fondo de
Pensión, en coordinación con la
Unidad de Tesorería, para el trámite correspondiente ante
Tesorería Nacional de la Renta
y del Fondo de Pensiones de Hacienda.
6. Elaborar y analizar los Estudios
y Resoluciones de reclamos Administrativos a los funcionarios. Además de
coordinar con financiero el pago de dichas resoluciones.
7. Registrar en el sistema de declaraciones
de la
Contraloría General de la República todo
movimiento que se debe efectuar para el proceso de Declaración jurada de los
funcionarios del SENASA.
8. Custodiar expedientes de los
funcionarios declarantes ante la Contraloría General de la República.
9. Elaborar comunicados para los funcionarios de acuerdo al Reglamento de
Garantías o Cauciones para los Funcionarios del Ministerio de Agricultura y
Ganadería y velar por su cumplimiento.
10. Analizar, informar, dar
seguimiento y custodiar todo lo correspondiente a Informes Finales de Gestión,
Cauciones y Declaraciones Juradas, lo anterior debe ser en estricto apego a lo
establecido en las diferentes normativas, leyes y directrices que rigen en esta
materia.
11. Realizar el reporte
correspondiente a los sistemas informáticos establecidos por la Caja Costarricense
de Seguro Social e Instituto Nacional de Seguros de las planillas mensuales,
así como tramitar el pago de las cuotas obreras-patronales y las cuotas
estatales. De igual forma procederán con la distribución de las órdenes
patronales.
12. Emitir las constancias
salariales y certificaciones a solicitud de los funcionarios.
13. Formular, Controlar y Ejecutar la Relación de
Puestos, así como llevar el control de gasto de la planilla quincenalmente y
elaborar las proyecciones correspondientes para poder determinar la necesidad
presupuestaria para el pago de salarios; de igual manera coordinar con el
Departamento Financiero lo correspondiente en esta materia.
14. Realizar los trámites de cambios
de puesto, especialidades y reasignaciones.
15. Elaborar y actualizar los
procedimientos de la unidad en concordancia con la normativa vigente.
16. Cualquier otra función que la Jefatura u otra
autoridad, ley o reglamento le asignen.
11.4.5. Unidad de Archivo
Institucional
a) Dependencia jerárquica:
Dependencia jerárquica directa con la Dirección
Administrativa Financiera.
b) Funciones:
1. Elaborar y ejecutar tablas de
plazos de conservación, preservación y eliminación de la documentación que
ingresa al Archivo Institucional, conforme a la Ley del Sistema Nacional de Archivo.
2. Diseñar y ejecutar controles
variados sobre la documentación del archivo, así como administrar los sistemas
informáticos relacionados con la actividad del archivo y préstamo de
documentación. Y velar por el adecuado tratamiento del acervo documental de
acuerdo a las regulaciones, normas y técnicas existentes.
3. Coordinar y asesorar en la
organización de los archivos de gestión, de cualquier otra oficina cuando así
lo dispongan sus superiores, de conformidad con la normativa vigente. Así como
velar por la aplicación de políticas archivísticas.
4. Centralizar todo el acervo
documental de las dependencias y oficinas del SENASA, de acuerdo con los plazos
de remisión de documentos.
5. Coordinar con la Dirección General
de Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas del SENASA.
6. Reunir, conservar, clasificar,
ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental
del SENASA. Asimismo, transferir a la Dirección General
del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el periodo de vigencia
administrativa.
7. Asistir a la Asamblea General
de Archivistas una vez al año.
8. Integrar el Comité Institucional
de Selección y Eliminación de documentos, según lo estipulado en el artículo 33
de la Ley 7202.
9. Rendir informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el
desarrollo archivístico del SENASA.
10. Entregar a la Dirección General
del Archivo Nacional una copia de los instrumentos de descripción, en los que
esté registrado toda la documentación del SENASA.
11. Elaborar y actualizar los
procedimientos atinentes en concordancia con la normativa vigente.
12. Coordinar todas las funciones de
la Unidad con
los Jefes de las Unidades Administrativos de las Direcciones Regionales, para
lograr una mayor eficiencia y eficacia del Servicio.
13. Asignar, coordinar, supervisar,
ejecutar y controlar las labores profesionales, técnicas y administrativas de
un Archivo Institucional e Información.
14. Coordinar con las Unidades de
Gestión de Calidad y Planificación y Control Interno todo lo relacionado con
los lineamientos a seguir de manera que el archivo institucional cumpla con lo
establecido por las Normas de Control Interno, Normas ISO (Organización
Internacional de Normalización) y la
Ley del Sistema Nacional de Archivo.
15. Cualquier otra función que la Jefatura u otra
autoridad, ley o reglamento le asignen.