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 Normativa >> Decreto Ejecutivo 37917 >> Fecha 31/07/2013 >> Articulo 11
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Normativa - Decreto Ejecutivo 37917 - Articulo 11
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Artículo 11
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Artículo 11.—Dirección Administrativa Financiera.

11.1. Objetivo: Satisfacer los requerimientos administrativos y financieros identificados por las áreas sustantivas, brindando un servicio facilitador, constructivo, de apoyo y auxiliar a la gestión, para que SENASA alcance sus metas y objetivos con mayor eficiencia, economía y eficacia, proporcionándole en forma oportuna insumos, servicios, información, análisis, evaluación, comentarios y recomendaciones pertinentes sobre los aspectos administrativos de las operaciones.

11.2. Competencia: La Dirección Administrativa Financiera está a cargo de las operaciones contables, financieras, presupuestarias y de ingresos, así como de los procesos y aspectos administrativos relacionados con el recurso humano, la contratación administrativa para la adquisición de bienes y servicios, la administración de los bienes y servicios generales de vigilancia, construcción, mantenimiento y aseo de instalaciones, así como del mantenimiento y reparación del equipo técnico, de producción, operación y de transporte, entre otros. Además le corresponde velar por la aplicación de la normativa relacionada con el Archivo Central del SENASA y las acciones propias de la planificación, orientación, evaluación y seguimiento de los objetivos de la Dirección, así como los procesos de archivo, gestión de documentos e implementación del Sistema de Gestión de Calidad; y además será su responsabilidad establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el Sistema de Control Interno para la materialización del mismo. Asegurar, garantizar y supervisar la elaboración de procedimientos bajo un enfoque sistémico y de calidad. Orientará a los Coordinadores de Gestión de Calidad técnica sustantiva y administrativa según corresponda. Respecto a la orientación técnica - metodológica de planeación, ejecución, evaluación, supervisión, auditoría y control en el cumplimiento de sus funciones estos coordinadores responden a la Unidad de Gestión de Calidad.

11.3. Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con la Dirección General.

11.4. Organización Interna: La Dirección Administrativa Financiera, estará a cargo de un Director Administrativo Financiero, quien podrá establecer las áreas necesarias para su desempeño contando con el personal competente que requiera y nombrando coordinadores en los procesos que se generen según el ámbito de acción, además contará con un Coordinador de Gestión de la Calidad que será asignado por la Unidad de Gestión de Calidad, contará además con la Unidad de Archivo Institucional y cuatro Departamentos: Recursos Financieros, Recursos Humanos, Proveeduría Institucional y Servicios Generales Administrativos.

Cada uno de estos Departamentos estará compuesto por unidades, tal y como se detalla:

Departamento de Recursos Financieros:

Unidad de Tesorería

Unidad de Contabilidad

Unidad de Control de Ingresos

Unidad de Presupuesto y Ejecución de Proyectos

Departamento de Servicios Generales

Departamento de Proveeduría

Unidad de Programación y Control

Unidad de Contrataciones

Unidad de Almacenamiento y Distribución

Unidad de Control de Bienes

Departamento de Recursos Humanos

Unidad de Gestión de Servicio y Empleo

Unidad de Gestión de Compensación del Personal

Cada uno de estos Departamentos estará a cargo de un Jefe con formación y experiencia en los procesos de trabajo bajo su responsabilidad y contará con el personal con competencia técnica profesional, y de apoyo, necesario para cumplir sus funciones.

11.4.1. Departamento de Recursos Financieros

a) Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con la Dirección Administrativa Financiera.

b) Funciones:

1. Coordinar, supervisar y evaluar la ejecución de las labores financieras, contables, control de ingreso y presupuestarias de los recursos financieros del SENASA.

2. Coordinar y supervisar la formulación de los anteproyectos de los presupuestos ordinarios, extraordinarios; de recursos generados por el SENASA, los asignados por Presupuesto Nacional, los Recursos Externos, y de cualquier otro recurso económico asignado, conjuntamente con las Direcciones respectivas y la Unidad de Planificación y Control Interno y someterlos a consideración de las instancias correspondientes.

3. Garantizar la eficiencia del sistema de información contable, control de ingresos y presupuestario de los recursos financieros internos y externos, mediante la formulación y puesta en práctica de métodos, procedimientos y técnicas de registro de probada eficiencia.

4. Velar por el cumplimiento de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y demás normas de ejecución establecidos por los organismos competentes nacionales e internacionales, en el caso de recursos externos, en los aspectos financieros, contables y presupuestarios,

5. Verificar que el uso de los fondos sea correcto y oportuno.

6. Asesorar en la ejecución de las labores financiero-contable y presupuestaria de todas las Direcciones que cuenten con recursos internos y externos y la legislación que los rija.

7. Garantizar la adecuada administración, custodia, uso oportuno y adecuado de los fondos destinados a las cajas chicas, así como de recursos financieros internos y externos, mediante registros y procedimientos eficaces, de acuerdo con la legislación vigente.

8. Velar por un adecuado registro y control de todas las cuentas que componen los Estados Financieros que surjan a la luz de las diversas transacciones y gestiones que realiza el SENASA, de conformidad con la normativa emitida por las entidades competentes.

9. Dar a conocer a las autoridades superiores el estado actual de los recursos financieros.

10. Asesorar a los Directores del SENASA, sobre la necesidad de efectuar modificaciones tanto en el contenido económico de las partidas como en los programas de los presupuestos.

11. Verificar que los informes, reportes y flujos de caja se presenten en tiempo ante los entes fiscalizadores correspondientes.

12. Garantizar el buen desempeño de las unidades a su cargo.

13. Coordinar con el Departamento de Tecnología de la Información el mantenimiento de archivos y documentos solicitados por el Índice de Gestión Institucional de forma que estén disponibles y actualizados en la página web del SENASA, según corresponda.

14. Revisar los procedimientos elaborados por las unidades a su cargo, así como velar por su implementación y actualización.

15. Cualquier otra función que la Dirección Administrativa Financiera u otra autoridad, ley o reglamento le asignen.

11.4.1.1. Unidad de Contabilidad

a) Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con el Departamento de Recursos Financieros.

b) Funciones:

1. Garantizar la preparación de los estados financieros que sean requeridos según la normativa vigente, coordinando su pronta y oportuna presentación ante las instancias internas del SENASA, así como con las entidades fiscalizadoras de recursos que se encuentran en el ambiente externo del SENASA.

Efectuar conciliaciones bancarias y elaborar arqueos cuando corresponda, según las cuentas corrientes y de Caja Única que se administren a nombre del SENASA, en estricto apego a las normativas que regulan el uso de los recursos financieros públicos.

Registrar y actualizar en forma continua, eficiente y eficaz la información contable en los sistemas de información internos y externos dispuestos para el control de los recursos.

Elaborar los asientos de ingresos, gastos, activos, pasivos y de capital, y ajustes de los registros contables.

2. Elaborar las políticas contables de la Institución.

3. Participar activamente en la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público.

4. Revisar mensualmente las cuentas Contables.

5. Supervisar y controlar el correcto manejo de archivos, registros, comprobantes, informes, comunicaciones, facturas y otros documentos que conforman el respaldo de los asientos contables.

6. Elaborar los registros en Libros Legales

7. Elaborar y actualizar los procedimientos atinentes en concordancia con la normativa vigente.

8. Cualquier otra función que la Jefatura u otra autoridad, ley o reglamento le asignen.

11.4.1.2. Unidad de Tesorería

a) Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con el Departamento de Recursos Financieros.

b) Funciones:

1. Efectuar los pagos que correspondan con los recursos financieros del SENASA, de conformidad con las normas existentes y procedimientos que se establezcan al efecto.

2. Determinar y verificar que los saldos en las cuentas bancarias, se encuentren dentro del promedio diario de los mismos.

3. Registrar y actualizar en forma continua, eficiente y eficaz la información de los movimientos bancarios en los sistemas de información internos y externos dispuestos para el control de los recursos.

4. Proponer políticas, planes y programas de trabajo a ejecutar en la Unidad de Tesorería.

5. Supervisar y controlar el correcto manejo de títulos valores, y otros documentos.

6. Presentar el flujo de caja real y el flujo proyectado trimestral, ante el ente fiscalizador en forma oportuna.

7. Custodiar el fondo de la caja chica y cheques.

8. Realizar reintegros del fondo de caja chica, tanto a nivel central como a nivel regional.

9. Registrar en el sistema informático todas las transacciones derivadas de pagos de las diversas cuentas bancarias.

10. Custodiar las garantías de cumplimiento, participación y otras, producto de los procesos de contratación administrativa, previa remisión formal por la Unidad de Contrataciones.

11. Revisar y verificar que las solicitudes de viáticos del interior y exterior del país, que realizan los funcionarios de la Institución cumplan con la normativa correspondiente.

12. Elaborar y actualizar de los procedimientos atinentes en concordancia con la normativa vigente.

13. Cualquier otra función que la Jefatura u otra autoridad, ley o reglamento le asignen.

11.4.1.3. Unidad de Control de Ingresos

a) Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con el Departamento de Recursos Financieros.

b) Funciones:

1. Registrar y actualizar en forma continua, eficiente y eficaz la información referente a la recaudación de ingresos, en los sistemas de información internos y externos dispuestos para el control de los recursos.

2. Revisar, actualizar y divulgar las tarifas de cada uno de los servicios que brinda el SENASA, mediante el establecimiento y evaluación del sistema de facturación, publicarlos en la página web del SENASA. 

3. Auditar la adecuada aplicación de lineamientos, procedimientos y normativa correspondiente al control de ingresos tanto a nivel central como regional.

4. Verificar que los recursos financieros que ingresan al SENASA sean depositados en las cuentas bancarias correspondientes, seguidos del registro y facturación necesarios para el control de los ingresos.

5. Supervisar la revisión de Ingresos de cada puesto de captación.

6. Coordinar con la Unidad de Apoyo Administrativo Regional la divulgación e implementación de los procedimientos y lineamientos establecidos por la Dirección Administrativa Financiara para la recaudación de dinero. 

7. Revisar, verificar, analizar y ejecutar las devoluciones de dinero a usuarios. 

8. Elaborar los informes de ingresos para ser entregados a la Unidad de Contabilidad 

9. Analizar, revisar, conciliar y cobrar a los establecimientos correspondientes los servicios establecidos mediante el decreto tarifario del SENASA.

10. Elaborar y actualizar de los procedimientos atinentes en concordancia con la normativa vigente.

11. Cualquier otra función que la Jefatura u otra autoridad, ley o reglamento le asignen.

11.4.1.4. Unidad de Presupuesto y Ejecución de Proyectos

a) Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con el Departamento de Recursos Financieros.

b) Funciones:

1. Realizar el registro de los compromisos y la ejecución presupuestaria de conformidad con las disposiciones legales y administrativas establecidas por el órgano competente, de manera que este se convierta en un efectivo instrumento para garantizar el cumplimiento de las normativas aplicables.

2. Registrar y actualizar en forma continua, eficiente y eficaz la información presupuestaria en los sistemas de información internos y externos dispuestos para el control de los recursos.

3. Actualizar, modificar y crear en forma coordinada con las áreas técnicas especializadas, las tarifas de cada uno de los servicios que brinda el SENASA, mediante la mejora continua del sistema de costos.

4. Representar a la Dirección Administrativa Financiera para la ejecución de proyectos o convenios especiales y enlazar la parte administrativa - contable para compromisos presupuestarios cuando el SENASA tenga contrapartidas.

5. Elaborar los informes de ejecución de ingresos, proyecciones versus ingresos reales a nivel nacional, según decreto tarifario.

6. Participar en la formulación del presupuesto anual.

7. Analizar el contenido económico de las partidas presupuestarias con el fin de determinar la necesidad de elaborar modificaciones en el presupuesto, así como convocar al Comité de Presupuesto para su debida aprobación.

8. Realizar modificaciones presupuestarias, presupuestos extraordinarios y gestionar los límites presupuestarios.

9. Elaborar y presentar los informes de ejecución y liquidación presupuestaria ante la Contraloría General de la Republica, la Autoridad Presupuestaria y la Dirección Administrativa Financiera.

10. Analizar que los documentos presupuestarios correspondan a lo programado en el plan de compras.

11. Coordinar con la Unidad de Contabilidad la conciliación de saldos presupuestarios.

12. Coordinar las actividades de cobro con las empresas interesadas en publicar información en el boletín de parasitología del SENASA. 

13. Elaborar y actualizar de los procedimientos presupuestarios en concordancia con la normativa vigente.

14. Informar a la Unidad de Planificación y Control Interno sobre la ejecución presupuestaria de los planes, programas y proyectos.

15. Cualquier otra función que la Jefatura u otra autoridad, ley o reglamento le asignen.

11.4.2. Departamento de Servicios Generales

a) Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con la Dirección Administrativa Financiera.

b) Funciones:

1. Elaborar las especificaciones técnicas para las licitaciones y compras directas correspondientes al Departamento de Servicios Generales, y dar seguimiento a las mismas.

2. Administrar, distribuir, registrar y controlar el consumo de combustible de la Institución y conciliar las facturas que se deriven de la utilización del mismo.

3. Coordinar y administrar los servicios de seguridad y vigilancia de la Institución.

4. Administrar y controlar las labores de limpieza, mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones del SENASA (eléctricas, telefónicas, mobiliario y equipo de oficina).

5. Velar por que se mantengan los registros y la actualización en forma continua, eficiente y eficaz de la información en los sistemas internos y externos dispuestos para el control de vehículos y combustible.

6. Supervisar y aplicar los lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones relativas al control y uso de vehículos oficiales.

7. Tramitar, custodiar y dar seguimiento a toda clase de documentos que deba contener el expediente de los vehículos oficiales del SENASA (accidentes, reparaciones, cambio de piezas de repuestos, mantenimiento preventivo y correctivo, salidas del país y exoneraciones para vehículos donados por organismos internacionales) en apego con las disposiciones relativas al control y uso de vehículos oficiales.

8. Supervisar y controlar que se mantenga un adecuado inventario de la flotilla de vehículos y uso de los mismos.

9. Verificar y controlar el estado de los vehículos oficiales, trámites de seguros, marchamos, revisión técnica vehicular, placas, espejo de llaves, lugar de pernocte y todo lo relacionado a la flotilla vehicular.

10. Identificar y tramitar la compra de suministros, activos y servicios que requiera el departamento durante cada periodo presupuestario.

11. Gestionar y coordinar el desarrollo de las obras de construcciones de bienes inmuebles.

12. Conocer para su análisis, el registro y evaluación del trámite de placas por inscripción y renovación. 

13. Velar y coordinar por la adecuada atención de la central telefónica del SENASA.

14. Crear, administrar y controlar un espejo de llaves, de las instalaciones de la Institución, tanto en Oficinas Centrales, como en las Oficinas de las direcciones regionales.

15. Realizar los trámites necesarios para la elaboración de los carné de manejo de vehículos oficiales, así como las tarjetas de combustible para compras Institucionales, y velar por el buen uso de los mismos.

16. Gestionar los pagos de los servicios públicos del SENASA a nivel nacional y llevar el control de saldos de contenido presupuestario de cada uno de los servicios. 

17. Atender situaciones de emergencia que se presenten en los servicios públicos.

18. Apoyar a la unidad de servicios generales laboratoriales, en el mantenimiento preventivo y correctivo de equipo y mobiliario, infraestructura, entre otros.

19. Preparar y coordinar el acondicionamiento de salones y servicio de alimentación, café y otros, para el desarrollo de diferentes actividades en el SENASA.

20. Atención y coordinación del personal encargado de la recepción de llamadas en la central telefónica y en la secretaría de la administración.

21. Elaborar los procedimientos del departamento, así como velar por su implementación y actualización.

22. Cualquier otra función que la Dirección Administrativa Financiera u otra autoridad, ley o reglamento le asignen.

11.4.3. Departamento de Proveeduría Institucional

a) Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con la Dirección Administrativa Financiera.

b) Funciones:

1. Gestionar en forma eficiente y oportuna los procedimientos de control y distribución de bienes y levantamiento y confección de inventarios.

2. Supervisar el adecuado control de los bienes adquiridos y realizar inventarios periódicos de las existencias, estado de los bienes y disposición de los bienes en desuso y registro de donaciones de materiales y equipos.

3. Coordinar las gestiones administrativas para proveer de materiales y/o servicios bajo los parámetros de calidad, cantidad, oportunidad de entrega y costos para cubrir las necesidades de las diferentes dependencias del SENASA, cumpliendo con la normativa correspondiente.

4. Controlar, supervisar y gestionar en forma eficiente y oportuna los procedimientos de contratación administrativa, de almacenamiento, control y distribución de bienes y de levantamiento y confección del inventario permanente.

5. Supervisar y elaborar los carteles o pliegos de condiciones necesarios para todos los procesos de contratación administrativa y tramitar el procedimiento hasta la emisión del pedido y el recibo de las mercancías en la Unidad de Almacenamiento y Distribución.

6. Analizar, coordinar y velar por la adecuada distribución y registro de salida de materiales con base en la demanda de las diferentes dependencias del SENASA.

7. Gestionar las condiciones adecuadas y necesarias para el mantenimiento y control de los insumos, suministros, reactivos, químicos, biológicos, entre otros que ingresen a la Unidad de Almacenamiento y Distribución.

8. Atender las posibles objeciones a los carteles y revocatorias y apelaciones de adjudicación, en procesos de Contratación Administrativa en coordinación con el Asesor Legal.

9. Verificar que los registros de todos los procedimientos de contratación administrativa se incluyan en el Sistema Electrónico de Compras Gubernamentales Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas *) a fin de brindar información oportuna, confiable, actualizada y transparente a los administrados, respetando los procedimientos establecidos y la normativa vigente. 

(*) (Modificada su denominación por el artículo 5° del decreto ejecutivo N° 37943 del 17 de setiembre del 2013, "Crea Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas como plataforma tecnológica de uso de la Administración Central para la tramitación de los procedimientos de contratación administrativa", anteriormente indicaba "CompraRed")  

10. Tramitar los procedimientos de remate para vender o arrendar bienes muebles, inmuebles, o semovientes.

11. Administrar las garantías de participación y cumplimiento presentadas por los participantes en los diversos procedimientos de contratación.

12. Coordinar con la Unidad de Importaciones de la Proveeduría Institucional del Ministerio de Agricultura todos los trámites relacionados con importaciones, exoneraciones y desalmacenajes.

13. Tramitar todo el procedimiento de rescisión y resolución de contratos, y en su caso imponer las respectivas sanciones. De imponerse alguna sanción, deberá comunicar a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

14. Elaborar y enviar a publicar en el Diario Oficial, el programa anual de adquisiciones del SENASA y sus respectivas modificaciones.

15. Llevar a cabo los procedimientos administrativos tendentes a establecer la existencia del incumplimiento contractual, determinar y cuantificar los daños y perjuicios ocasionados y ordenar la ejecución de garantías, sí aún se encuentran vigentes.

16. Formar parte de la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones, con derecho a voz y voto.

17. Dictar la resolución final de adjudicación, declaratoria de deserción o de infructuosa, en los procedimientos de contratación administrativa del SENASA, y suscripción de las formalizaciones contractuales derivadas de dichos procedimientos, en aquellos casos en que correspondiere dicho acto, ello en tanto estas funciones le sean delegadas formalmente, siguiendo para ello las disposiciones pertinentes de la Ley General de la Administración Pública.

18. Velar por el cumplimiento de los requisitos que se desprenden de la norma INTE/ISO 17025.

19. Revisar los procedimientos elaborados por las unidades a su cargo, así como velar por su implementación y actualización.

20. Cualquier otra función que la Dirección Administrativa u otra autoridad, ley o reglamento le asignen.

11.4.3.1. Unidad de Programación y Control

a) Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con el Departamento de Proveeduría Institucional.

b) Funciones:

1. Definir y establecer los patrones técnicos, las condiciones generales, las especificaciones y los procedimientos necesarios para la adquisición de los suministros, bienes y servicios que el SENASA requiera.

2. Coordinar y analizar con los diferentes programas que conforman el SENASA, la elaboración del plan de adquisiciones y sus modificaciones, para su debida publicación.

3. Planificar y programar todas las contrataciones de interés del SENASA, estableciendo con precisión las condiciones generales, las especificaciones técnicas y las normas de calidad correspondientes.

4. Dar seguimiento a los procedimientos de contratación.

5. Velar por que los proveedores de la Institución se encuentren incluidos en el Registro de Proveedores del Sistema de Compras Gubernamentales.

6. Remitir al Proveedor Institucional los casos en que se identificara la existencia de personas físicas o jurídicas afectadas por el régimen de prohibiciones con el fin de que ésta actualice sus registros.

7. Revisar y verificar que las solicitudes de pedido de compra cumplan todos los requisitos técnicos, administrativos y legales para que se realice el proceso de contratación respectivo.

8. Velar porque se cumplan, las fechas y plazos establecidos en cada una de las contrataciones.

9. Elaborar y actualizar los procedimientos de la unidad en concordancia con la normativa vigente.

10. Coordinar con la Unidad técnica correspondiente la evaluación de los proveedores y tomar las acciones correctivas necesarias y pertinentes, tomando en consideración la norma INTE/ISO 17025 según corresponda.

11. Cualquier otra función que la Jefatura u otra autoridad, ley o reglamento le asignen.

11.4.3.2. Unidad de Contrataciones

a) Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con el Departamento de Proveeduría Institucional.

b) Funciones:

1. Tramitar los diversos procedimientos de contratación administrativa necesarios para la adquisición de los suministros, bienes, obras y servicios requeridos por SENASA, en los términos de calidad, cantidad, oportunidad y costo, establecidos tanto en el programa anual de contrataciones como en los programas de compras específicos, elaborados por la Unidad de Programación y Control, todo de acuerdo con la legislación aplicable, manuales de procedimiento respectivos y las disponibilidades presupuestarias del SENASA, así como lo establecido en la norma INTE/ISO 17025.

2. Adecuar los carteles o pliegos de condiciones que le sometan a su consideración las dependencias requirentes de bienes y servicios, en los distintos procedimientos de contratación administrativa, dándole la publicidad necesaria, en los medios legalmente establecidos o en el Sistema electrónico de Compras Gubernamentales y poner la información a disposición del público en general.

3. Llevar un control de los expedientes digitales y/o físicos de cada contratación administrativa y mantener la custodia de los documentos recibidos y de los expedientes de cada contratación. 

4. Poner a disposición de todos los interesados un sistema de consulta expedita y reproducción de documentos pertenecientes a los mismos.

5. Recibir, custodiar y dar seguimiento en cuanto a su vigencia, a los documentos de garantía tanto de participación como de cumplimiento y de cualquier otra índole, que presenten los participantes en los procedimientos de contratación administrativa que promueva la Proveeduría Institucional.

6. Analizar las ofertas recibidas en los procedimientos de contratación con base en los términos que contemple el cartel de licitación, y evaluar las elegibles conforme al sistema y método previsto en aquél, sometiendo sus conclusiones a la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones.

7. Remitir el expediente de contratación a la Dependencia designada para que elabore el proyecto de formalización contractual cuando ello corresponda, gestione su respectiva suscripción, así como la obtención del refrendo del Órgano Contralor o la aprobación interna, según corresponda.

8. Generar en el sistema automatizado de contratación, el documento de ejecución presupuestaria denominado Pedido únicamente con posterioridad a que el correspondiente acto de adjudicación adquiera firmeza.

9. Elaborar y actualizar los procedimientos de la unidad en concordancia con la normativa vigente.

10. Considerar los resultados de la evaluación de los proveedores, según lo establece la norma INTE/ISO 17025 para realizar la contratación.

11. Cualquier otra función que la Jefatura u otra autoridad, ley o reglamento le asignen.

11.4.3.3. Unidad de Almacenamiento y Distribución

a) Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con el Departamento de Proveeduría Institucional.

b) Funciones:

1. Recibir, verificar pedidos y existencias, registrar, custodiar, conservar y distribuir los bienes adquiridos por cada dependencia, observando para ello las políticas, directrices, normas técnicas y procedimientos que al efecto le señalen sus superiores jerárquicos y entidades regulatorias como la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

2. Recibir y verificar en cada compra que los proveedores entreguen los bienes adjudicados dentro del plazo contractual establecido, y cumplan con las respectivas condiciones de cantidad, calidad y especificaciones técnicas acordadas. A dichos efectos podrá obtener la asesoría y criterio técnico de las dependencias solicitantes del SENASA. De lo anterior deberá rendir un informe escrito a la Unidad de Programación y Control para que este lo incorpore en el Sistema de Compras Gubernamentales la información respectiva en el Registro de Proveedores, y al Proveedor Institucional para la coordinación de la toma de las decisiones sancionatorias o resarcitorias que procedan en derecho, en el supuesto de incumplimientos de los contratistas, previa observancia del debido proceso en cada caso, por quien corresponda.

3. Almacenar y custodiar, en condiciones físicas, técnicas y de seguridad apropiada y bajo un adecuado sistema de control e inventario, los bienes adquiridos por el SENASA a través de los diferentes procedimientos de contratación administrativa.

4. Distribuir en coordinación con la unidad de Control de Bienes, con arreglo a un sistema de control eficiente y oportuno y en óptimas condiciones de traslado los bienes en acatamiento a la normativa vigente. 

5. Elaborar informes periódicos del Inventario de la Unidad de Almacenamiento y Distribución del SENASA.

6. Elaborar y actualizar los procedimientos de la unidad en concordancia con la normativa vigente.

7. Coordinar con el LANASEVE el almacenamiento, mantenimiento y distribución de los insumos propios de esta dependencia en cumplimiento con lo establecido en la norma INTE/ISO 17025.

8. Cualquier otra función que la Jefatura u otra autoridad, ley o reglamento le asignen.

11.4.3.4. Unidad de Control de Bienes

a) Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con el Departamento de Proveeduría Institucional.

b) Funciones:

1. Identificar, plaquear y registrar en el auxiliar correspondiente, con el fin de llevar un inventario permanente y actualizado de los activos de la institución (bienes muebles, inmuebles, semovientes, intangibles, donaciones) y verificar el estado y adecuado uso de los mismos.

2. Llevar un control de todos los traslados de bienes que se realizan en la Institución.

3. Gestionar todos los procesos necesarios ante las entidades correspondientes cuando se tengan bienes dañados y/o en desuso. 

4. Gestionar todos los procesos necesarios ante las entidades correspondientes cuando se tengan bienes para gestionar la donación. 

5. Realizar auditorías periódicas del inventario de activos tanto de la Sede Central como de las diferentes oficinas de la Institución en todo el país.

6. Analizar, adecuar, implementar, mantener y controlar los registros del auxiliar de activos, con base en lo que exigen las normas internacionales de contabilidad para el sector público.

7. Identificar, coordinar y realizar las gestiones necesarias, en caso de pérdida, robo, hurto, destrucción de un activo, o bien institucional, conforme a la normativa vigente.

8. Identificar la necesidad de suministros y servicios que requiera durante cada período presupuestario esta unidad.

9. Recibir, tramitar y custodiar toda clase de documentos y expedientes relacionados con sus funciones y proceder a su archivo cuando corresponda.

10. Elaborar y actualizar los procedimientos atinentes al control de bienes, cumpliendo la normativa vigente.

11. Cualquier otra función que la Jefatura u otra autoridad, ley o reglamento le asignen.

11.4.4. Departamento de Recursos Humanos

a) Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con la Dirección Administrativa Financiera.

b) Funciones:

1. Generar las políticas institucionales en materia de los Recursos Humanos, relacionadas con la gestión y dotación de recursos humanos, análisis ocupacional, salud ocupacional y desarrollo del talento humano, en apego a la normativa vigente.

2. Promover y coordinar los procesos de reclutamiento, selección, asignación y clasificación para la dotación del recurso humano, requerido por el SENASA.

3. Coordinar el diseño e implementación de instrumentos que permiten la evaluación periódica y eficaz del desempeño del personal.

4. Velar para que las descripciones de cargos, diseños y clasificación de puestos estén debidamente actualizados.

5. Establecer los mecanismos y herramientas necesarias que garanticen la correcta elaboración de la planilla, la administración de las deducciones y la transferencia de la información de la composición de los pagos de salarios y su seguimiento.

6. Registrar, mantener el control y aprobar todo tipo de movimientos de personal que se dé en el SENASA, en coordinación con las instancias administrativas correspondientes.

7. Procurar que el personal de la Institución cuente con una adecuada atención en salud y condiciones ocupacionales adecuadas.

8. Promover el desarrollo de las capacidades reales y potenciales de los servidores, para aumentar su eficiencia y efectividad en el desempeño de sus labores a través de la planificación, coordinación y administración de planes de capacitación, desarrollo, motivación y bienestar del recurso humano y mejorar el clima laboral de la Institución, en concordancia con los recursos financieros.

9. Establecer, nombrar y ejecutar planes de inducción del nuevo empleado de la Institución.

10. Controlar y dictar las normas para la actualización y custodia de los expedientes de los funcionarios (as) de la Institución.

11. Supervisar la elaboración y control del presupuesto para el pago de salarios y pluses de los funcionarios de la Institución e informar a los Directores lo correspondiente. 

12. Brindar asesoría técnica y legal en materia de talento humano. 

13. Promover la implementación y funcionamiento de la comisión de becas y ascensos del SENASA. 

14. Velar por la aplicación del Régimen Disciplinario, con base en la legislación vigente. 

15. Supervisar, coordinar y controlar las actividades de las unidades a su cargo.

16. Velar, supervisar y auditar el registro de competencia técnica y formación continua de todos los funcionarios del SENASA, estando estos actualizados y publicados en la página web del SENASA.

17. Revisar los procedimientos elaborados por las unidades a su cargo, así como velar por su implementación y actualización.

18. Cualquier otra función que la Dirección Administrativa Financiera u otra autoridad, ley o reglamento le asignen.

11.4.4.1. Unidad de Gestión de Servicio y Empleo

a) Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con el Departamento de Recursos Humanos.

b) Funciones:

1. Coordinar lo correspondiente al proceso de reclutamiento y selección con el Área de Gestión de Empleo de la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos del Ministerio de Agricultura y Ganadería.

2. Promover y mantener el más alto nivel de bienestar físico, mental y social de los trabajadores del SENASA y lo concerniente a la salud ocupacional en concordancia con la normativa establecida.

3. Elaborar, coordinar y dar seguimiento al plan anual de capacitaciones de los funcionarios del SENASA. 

4. Evaluar y analizar las actividades de inducción, entrenamiento y capacitación.

5. Actualizar, auditar y dar seguimiento al registro de competencia técnica y formación continua de las dependencias del SENASA en coordinación con los Gestores de Calidad y con los Jefes de la Unidad de Apoyo Administrativo de las Direcciones Regionales.

6. Coordinar con las dependencias respectivas y los Gestores de Calidad, la inclusión en el plan anual de capacitaciones, todas aquellas que sean de carácter internacional.

7. Coordinar con el área de Gestión del Desarrollo del Ministerio de Agricultura y Ganadería para el reconocimiento de las capacitaciones realizadas.

8. Llevar todos los registros de vacaciones de los funcionarios del SENASA, además brindar la asistencia en cuanto al manejo del sistema web diseñado para ese fin y facilitar la información requerida por las diferentes dependencias.

9. Establecer y mantener los controles necesarios que permitan determinar el control de asistencia de todo el personal.

10. Analizar, controlar y actualizar lo relacionado con el nivel de empleo de la Institución, para reportarlo ante la Autoridad Presupuestaria, así como cualquier otra información que sea requerida por esta misma dependencia u otra, siempre y cuando tenga relación con esta materia.

11. Establecer los mecanismos de control en apego a la normativa vigente, en tema del tiempo extraordinario.

12. Controlar, analizar y tramitar el pago del tiempo extraordinario laborado, verificando que se cumpla con la normativa.

13. Colaborar con la realización, identificación y valoración de los riesgos de cada uno de los procesos de la unidad, así como el análisis, control y seguimiento de los mismos.

14. Elaborar y actualizar los procedimientos de la unidad en concordancia con la normativa vigente.

15. Cualquier otra función que la Jefatura u otra autoridad, ley o reglamento le asignen.

11.4.4.2. Unidad de Gestión de Compensación del Personal

a) Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con el Departamento de Recursos Humanos.

b) Funciones:

1. Incluir y mantener actualizados en el sistema de información todos los movimientos de Planilla y de personal. Así como controlar dichos movimientos, para garantizar el pago oportuno y correcto a los funcionarios (Inclusión de empleados al sistema, Nombramientos, inclusión y ajuste de pluses salariales, ceses y renuncias, revaloraciones, reasignaciones, aplicación de rebajos, entre otros). 

2. Coordinar y controlar el pago de salarios en concordancia con la normativa.

3. Tramitar el pago de las deducciones salariales, en coordinación con las entidades correspondientes, para aplicar el rebajo que le corresponde a cada funcionario.

4. Aplicar los embargos y pensiones a los funcionarios cuando los juzgados emiten orden judicial, realizando el cálculo de acuerdo a la normativa existente en esta materia, así como tramitar el pago de lo retenido por este concepto a las cuentas correspondientes y deberán llevar el control de lo aplicado.

5. Tramitar pago de Renta y Fondo de Pensión, en coordinación con la Unidad de Tesorería, para el trámite correspondiente ante Tesorería Nacional de la Renta y del Fondo de Pensiones de Hacienda.

6. Elaborar y analizar los Estudios y Resoluciones de reclamos Administrativos a los funcionarios. Además de coordinar con financiero el pago de dichas resoluciones.

7. Registrar en el sistema de declaraciones de la Contraloría General de la República todo movimiento que se debe efectuar para el proceso de Declaración jurada de los funcionarios del SENASA.

8. Custodiar expedientes de los funcionarios declarantes ante la Contraloría General de la República.

9. Elaborar comunicados para los funcionarios de acuerdo al Reglamento de Garantías o Cauciones para los Funcionarios del Ministerio de Agricultura y Ganadería y velar por su cumplimiento.

10. Analizar, informar, dar seguimiento y custodiar todo lo correspondiente a Informes Finales de Gestión, Cauciones y Declaraciones Juradas, lo anterior debe ser en estricto apego a lo establecido en las diferentes normativas, leyes y directrices que rigen en esta materia.

11. Realizar el reporte correspondiente a los sistemas informáticos establecidos por la Caja Costarricense de Seguro Social e Instituto Nacional de Seguros de las planillas mensuales, así como tramitar el pago de las cuotas obreras-patronales y las cuotas estatales. De igual forma procederán con la distribución de las órdenes patronales.

12. Emitir las constancias salariales y certificaciones a solicitud de los funcionarios.

13. Formular, Controlar y Ejecutar la Relación de Puestos, así como llevar el control de gasto de la planilla quincenalmente y elaborar las proyecciones correspondientes para poder determinar la necesidad presupuestaria para el pago de salarios; de igual manera coordinar con el Departamento Financiero lo correspondiente en esta materia. 

14. Realizar los trámites de cambios de puesto, especialidades y reasignaciones.

15. Elaborar y actualizar los procedimientos de la unidad en concordancia con la normativa vigente.

16. Cualquier otra función que la Jefatura u otra autoridad, ley o reglamento le asignen.

11.4.5. Unidad de Archivo Institucional

a) Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con la Dirección Administrativa Financiera.

b) Funciones:

1. Elaborar y ejecutar tablas de plazos de conservación, preservación y eliminación de la documentación que ingresa al Archivo Institucional, conforme a la Ley del Sistema Nacional de Archivo.

2. Diseñar y ejecutar controles variados sobre la documentación del archivo, así como administrar los sistemas informáticos relacionados con la actividad del archivo y préstamo de documentación. Y velar por el adecuado tratamiento del acervo documental de acuerdo a las regulaciones, normas y técnicas existentes.

3. Coordinar y asesorar en la organización de los archivos de gestión, de cualquier otra oficina cuando así lo dispongan sus superiores, de conformidad con la normativa vigente. Así como velar por la aplicación de políticas archivísticas.

4. Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas del SENASA, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.

5. Coordinar con la Dirección General de Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas del SENASA.

6. Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental del SENASA. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el periodo de vigencia administrativa.

7. Asistir a la Asamblea General de Archivistas una vez al año.

8. Integrar el Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos, según lo estipulado en el artículo 33 de la Ley 7202.

9. Rendir informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico del SENASA.

10. Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional una copia de los instrumentos de descripción, en los que esté registrado toda la documentación del SENASA.

11. Elaborar y actualizar los procedimientos atinentes en concordancia con la normativa vigente.

12. Coordinar todas las funciones de la Unidad con los Jefes de las Unidades Administrativos de las Direcciones Regionales, para lograr una mayor eficiencia y eficacia del Servicio.

13. Asignar, coordinar, supervisar, ejecutar y controlar las labores profesionales, técnicas y administrativas de un Archivo Institucional e Información.

14. Coordinar con las Unidades de Gestión de Calidad y Planificación y Control Interno todo lo relacionado con los lineamientos a seguir de manera que el archivo institucional cumpla con lo establecido por las Normas de Control Interno, Normas ISO (Organización Internacional de Normalización) y la Ley del Sistema Nacional de Archivo.

15. Cualquier otra función que la Jefatura u otra autoridad, ley o reglamento le asignen.

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