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 Normativa >> Decreto Ejecutivo 37917 >> Fecha 31/07/2013 >> Articulo 12
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Normativa - Decreto Ejecutivo 37917 - Articulo 12
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Artículo 12
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CAPÍTULO IV

Del Área Funcional Técnica del SENASA

SECCIÓN PRIMERA

Artículo 12.—Área Funcional Técnica. Estará constituida por todas aquellas dependencias que tengan la responsabilidad de llevar a cabo las funciones sustantivas del SENASA, es decir, todas aquellas actividades destinadas a proveer de forma directa los bienes y servicios necesarios para satisfacer las necesidades de los administrados. Estas dependencias tienen la responsabilidad de dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades que las unidades subordinadas a ellas realizan para cumplir los objetivos planificados.

12.1 Departamento de Tecnología de la Información

12.1.1. Objetivo: Promover, coordinar y colaborar en la articulación y óptimo funcionamiento de las tecnologías de información del SENASA y sus procesos permanentes de captura, diseño, validación, selección, manipulación, procesamiento, conservación, aseguramiento y comunicación de la información, mediante la utilización de hardware y software, a partir de las demandas y necesidades de los usuarios del sistema, con el fin de mejorar el proceso de toma de decisiones.

12.1.2. Competencia: Le corresponde al Departamento de Tecnología de la Información coordinar los esfuerzos para que se cuente con información adecuada, confiable, veraz y oportuna en apoyo al proceso de toma de decisiones y cumplimiento de acciones en SENASA, en todos los niveles de gestión. Debe velar por el desarrollo tecnológico aprovechando la información interna y externa, con el objetivo de optimizar los procesos y ofrecer así servicios de mayor calidad a los usuarios. Además le corresponde las acciones propias de la planificación, orientación, evaluación y seguimiento de los objetivos del Departamento de Tecnología de la Información, así como los procesos de archivo, gestión de documentos e implementación del Sistema de Gestión de Calidad; y además será su responsabilidad establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el Sistema de Control Interno para la materialización del mismo. Asegurar, garantizar y supervisar la elaboración de procedimientos bajo un enfoque sistémico y de calidad.

12.1.3. Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con la Dirección General.

12.1.4. Organización Interna: El Departamento de Tecnología de la Información, se compone del puesto de Jefe de Tecnología de Información y un equipo de profesionales y técnicos para el apoyo a la función de éste.

12.1.5. Funciones:

1. Generar y administrar las tecnologías de información necesarias para la modernización y sistematización del funcionamiento del SENASA acordes con las tendencias y avances más actualizados del mundo.

2. Coordinar el proceso de diseño, desarrollo y fortalecimiento de los subsistemas de información nacional, regional y local, a fin de lograr una articulación sistémica de las diferentes áreas de SENASA.

3. Coordinar y supervisar el estudio, diseño, desarrollo, ejecución, mantenimiento, seguridad y documentación de los sistemas de información y sus equipos.

4. Elaborar y coordinar la implementación y desarrollo del Plan de Tecnología de la Información a fin de lograr un sistema de información que apoye la formulación de políticas y estrategias, la planeación, la administración, la vigilancia epidemiológica, la investigación y la toma de decisiones.

5. Coordinar y orientar oportunamente en materia de información y tecnología computacional para la contratación externa, total o parcial de un sistema de información de aplicación institucional, cuando se requiera.

6. Coordinar junto con los responsables del proceso de informática de cada Dirección el plan de trabajo para definir los cronogramas de actividades a realizar para el desarrollo del Sistema de Información, acorde con el Plan de Tecnología de la Información, especialmente con la Unidad de Gestión de Calidad y la Unidad de Planificación y Control Interno.

7. Diseñar, proponer y coordinar la implantación de normas, estándares, lineamientos y procedimientos relacionados con los elementos de hardware, software, redes y comunicaciones de la plataforma técnica y tecnologías relacionadas con la gestión informática.

8. Participar en el desarrollo y la coordinación de los sistemas de información, así como su confidencialidad, confiabilidad, exactitud y oportunidad de los datos, recomendando procedimientos y tecnologías apropiadas y eficientes.

9. Conservar actualizado y vigente el Plan Estratégico de Tecnología de la Información.

10. Coordinar con la Unidad de Gestión de Calidad y la Unidad de Planificación y Control Interno la actualización del Sistema de Gestión de Calidad en la página web del SENASA de forma eficiente, oportuna y de rápida respuesta.

11. Contar con un plan informático actualizado anualmente. El plan informático, es un instrumento de trabajo institucional que considera los requerimientos de los usuarios y el avance tecnológico, contemplando un esquema de actualización orientado a evaluar la conveniencia de incorporar nuevas tecnologías disponibles en el mercado y evitar la obsolescencia tecnológica.

12. Adquirir equipos y programas para el uso institucional en relación directa con el cumplimiento de la misión, visión y objetivos estratégicos de la organización, fundamentando la inversión en estas tecnologías en estudios de viabilidad técnica y presupuestaria.

13. Mantener respaldo de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad que publica en la web. Y de todo los archivos o documentos electrónicos institucionales.

14. Cumplir con la normativa del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, Ministerio de Hacienda, Contraloría General de la República y muy especialmente con el Índice de Gestión Institucional. 

15. Elaborar, publicar y mantener actualizado el registro de competencia técnica y formación continua del personal de la Unidad de Tecnología de la Información.

16. Elaborar y actualizar los procedimientos atinentes en concordancia con la normativa vigente.

17. Realizar los demás actos y funciones que el Director General de SENASA le encomiende.

12.2 Departamento de Epidemiología

12.2.1. Objetivo: Establecer las directrices sanitarias de vigilancia epidemiológica y control de enfermedades en las poblaciones animales de interés económico y de la salud pública, mediante la investigación, captación y análisis de la información necesaria en forma oportuna, uniforme, completa y confiable derivada de las notificaciones de los diferentes sectores de SENASA, para ser utilizados en la planeación estratégica y evaluación de las actividades de vigilancia epidemiológica, diagnóstico, prevención, control y erradicación de las enfermedades y plagas, además de integrar los distintos elementos para coordinar el trabajo a lo largo de procesos complejos con entidades internas y externas; para conducir, dar seguimiento, capacitar, reglamentar, auditar y evaluar cada Programa Nacional de Vigilancia Epidemiológica de Salud Animal.

12.2.2. Competencia: Se encarga de guiar los esfuerzos de los actores involucrados en el proceso de producción en los ejes de la salud animal y la salud pública veterinaria, por medio de la vigilancia epidemiológica, el procesamiento de datos, el análisis de la información y la investigación epidemiológica, que permite comprender la situación en los individuos y su entorno y promueve investigaciones puntuales que permiten llenar vacíos de conocimiento en el perfil epidemiológico. Ofrece a través de cada programa, una respuesta organizativa y coordinada a un problema o necesidad nacional en el ámbito del Servicio Nacional de Salud Animal, minimizando el riesgo, reduciendo la incertidumbre y la causa que le dio origen y definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada.

Además le corresponde las acciones propias de la planificación, orientación, evaluación y seguimiento de los objetivos del Departamento de Epidemiología, así como los procesos de archivo, gestión de documentos e implementación del Sistema de Gestión de Calidad; y además será su responsabilidad establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el Sistema de Control Interno para la materialización del mismo. Asegurar, garantizar y supervisar la elaboración de procedimientos bajo un enfoque sistémico y de calidad.

12.2.3. Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con la Dirección General.

12.2.4. Organización Interna: El Departamento de Epidemiología estará a cargo de un Jefe y tendrá un equipo de profesionales y personal de apoyo, con competencia técnica, integridad y aptitud científica pudiendo conformar los diferentes Programas Nacionales de Vigilancia Epidemiológica, cada uno de estos estará a cargo de un Coordinador de Programa.

Los programas del SENASA los crea y elimina el Director General, indicando: (1) Naturaleza, (2) Objetivos, (3) Coordinador y (4) Principales funciones. De igual forma el Director General asignará los Programas no Epidemiológicos a las instancias según corresponda.

12.2.5. Funciones:

1. Establecer las directrices, criterios y procedimientos en materia de vigilancia epidemiológica, prevención, control y erradicación de las enfermedades de interés económico, de salud pública veterinaria, así como para la inocuidad de los alimentos según las regulaciones nacionales e internacionales vigentes que deban aplicar las demás dependencias del SENASA.

2. Analizar y proponer los planes nacionales de vigilancia epidemiológica para las enfermedades de interés nacional según la situación sanitaria del país y acorde con las normas internacionales vigentes.

3. Asesorar a la Dirección General, autoridades superiores y otras instancias del SENASA, en materia de normas sanitarias y estrategias de vigilancia epidemiológica para la protección del estado sanitario del país. 

4. Evaluar y analizar el comportamiento de las enfermedades y eventos sanitarios que se registran en el país, en cuanto a cambios, ocurrencias, magnitud y frecuencia, así como emitir y notificar los informes requeridos por las autoridades nacionales y organismos internacionales.

5. Elaborar los estudios de análisis de riesgo a fin de determinar las condiciones sanitarias a las que se supeditara la importación o el tránsito de un animal o mercancía o para comprobar la seguridad sanitaria de los productos o subproductos que se comercialicen en el territorio nacional y que son objeto de control.

6. Dictar los criterios y estrategias para el abordaje de eventuales situaciones de emergencia derivados del ingreso de enfermedades exóticas al territorio nacional, o por la diseminación o reemergencia de enfermedades endémicas o cualquier situación que afecte o ponga en riesgo la salud de los animales o de las personas.

7. Recomendar los análisis de laboratorio que sea necesario efectuar a poblaciones animales, para determinar su dinámica y los factores de riesgo asociados, así como ausencia, presencia y distribución de las enfermedades.

8. Operar el Sistema Nacional de Rastreabilidad, con el fin de determinar el origen, distribución y destino de animales, sus productos y subproductos, portadores potenciales de agentes etiológicos, residuos tóxicos y otros capaces de afectar la salud animal o pública, a través de la captura de información generada por los sistemas de control de movilización de bienes pecuarios y de laboratorios.

9. Analizar y dar seguimiento a la información generada por los Sistemas de captura de datos epidemiológicos a nivel nacional.

10. Recomendar a la Dirección General, cuando corresponda, la declaración de país, zona o región libre de enfermedades o cualquier cambio en el estatus sanitario.

11. Evaluar, en condiciones de campo, los mecanismos de protección sanitaria en cada área libre para asegurar que las mismas estén en condiciones de preservar su estado sanitario, así como para la obtención de información necesaria para la elaboración de los expedientes técnicos, documentación de soporte e información adicional que permite el reconocimiento nacional e internacional de dichas áreas.

12. Definir la dinámica espacial y temporal de las enfermedades de los animales de importancia económica y de salud pública.

13. Promover, coordinar y negociar con entes especializados públicos y privados, nacionales y externos el desarrollo de investigaciones y tecnologías en salud animal y salud pública veterinaria.

14. Investigar, generar y proponer las normas y reglamentos técnicos con el fin de definir los criterios para el intercambio comercial de productos y subproductos de origen animal, así como para la vigilancia epidemiológica de las enfermedades de interés nacional.

15. Elaborar los informes técnicos y de información que las autoridades superiores requieran.

16. Mantener actualizado el Sistema Mundial de Información Zoosanitaria (más conocido por sus siglas en inglés, WAHIS) en cuanto a Costa Rica corresponde.

17. Orientar y dirigir para que cada Programa, elabore los lineamientos, políticas, métodos e información necesaria para su funcionamiento y cumplimiento de la legislación vigente tanto nacional como internacionalmente.

18. Efectuar las acciones pertinentes para facilitar la implementación de los métodos, instrumentos y procedimientos establecidos por cada Programa Nacional a nivel cantonal, regional y nacional en coordinación con la Dirección de Operaciones y demás dependencias del SENASA.

19. Coordinar la ejecución de acciones científicas, técnicas y administrativas de un programa especializado de lucha contra enfermedades animales.

20. Fomentar y orientar a cada programa en el planeamiento y desarrollo de las actividades de capacitación, asesoría y coordinación con los diferentes actores involucrados en el programa.

21. Velar por que cada programa audite, vigile, controle, evalúe y supervise la ejecución y cumplimiento del plan y acciones de trabajo encomendado. 

22. Velar por que cada programa asesore, colabore, comunique y coordine con la Dirección General, con el Departamento de Epidemiología y cualquier otro órgano que se requiera, todo lo relacionado con la información oportuna, coherente y consistente que generan los programas nacionales.

23. Desarrollar, orientar y dirigir los procesos de análisis de riesgo.

24. Desarrollar, orientar y dirigir los procesos de rastreabilidad.

25. Elaborar, publicar y mantener actualizado el registro de competencia técnica y formación continua del personal de la Unidad de Epidemiología.

26. Elaborar y actualizar los procedimientos atinentes en concordancia con la normativa vigente.

27. Realizar los demás actos y funciones que el Director General de SENASA le encomiende.

12.3 Unidad de Comunicación, Notificación y Equivalencia

12.3.1. Objetivo: Coordinar, dirigir, orientar, supervisar y dar seguimiento a las notificaciones, comunicaciones, y equivalencias del SENASA, logrando la credibilidad y transparencia del país.

12.3.2. Competencia: Asistir al Director General en la notificación de las medidas sanitarias de los servicios veterinarios de los países socios y en la demostración de la equivalencia de los servicios veterinarios nacionales respecto al sistema de otros países; la comunicación oficial del SENASA relacionada con los servicios y el quehacer del ente.

Además le corresponde las acciones propias de la planificación, orientación, evaluación y seguimiento de los objetivos de la unidad, así como los procesos de archivo, gestión de documentos e implementación del Sistema de Gestión de Calidad; y además será su responsabilidad establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el Sistema de Control Interno para la materialización del mismo. Asegurar, garantizar y supervisar la elaboración de procedimientos bajo un enfoque sistémico y de calidad.

12.3.3. Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con la Dirección General.

12.3.4. Organización Interna: La Unidad de Comunicación, Notificación y Equivalencia está a cargo de un Jefe y contará con el personal de apoyo necesario a la función de este.

12.3.5. Funciones:

1. Efectuar las notificaciones sobre las reglamentaciones sanitarias de Costa Rica que emanen de las áreas técnicas y coordinar con el Ministerio de Comercio Exterior (COMEX), así mismo recibir del Organismo Mundial del Comercio (OMC) las notificaciones de los países miembros, divulgarlas y dar respuesta a las consultas sobre medidas sanitarias o asuntos conexos.

2. Administrar el servicio de información sobre las reglamentaciones sanitarias públicas o privadas de Costa Rica o de consultas para los países miembros de la OMC conforme al Acuerdo de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias.

3. Diseñar e implementar las estrategias de comunicación para el desarrollo del SENASA.

4. Elaborar y ejecutar el Plan de Comunicación, Notificación y Equivalencia del SENASA.

5. Capacitar a las Direcciones Nacionales y Regionales, Coordinadores de Programas Nacionales y personal del SENASA en técnicas y metodologías de comunicación, notificación y equivalencia que permitan elevar su competencia técnica.

6. Fortalecer los procesos de comunicación para una mayor apropiación del conocimiento de los servicios del SENASA por parte de los productores, comercializadores y usuarios en general.

7. Coordinar con las dependencias, sobre la materia que les corresponde, la producción de material didáctico, audiovisual y escrito dirigido a los usuarios internos y externos del SENASA.

8. Coordinar con la Dirección General la atención de los medios de comunicación para la prensa escrita radio y televisión, y difundir la información institucional hacia medios públicos externos.

9. Acompañar, asesorar, organizar y capacitar en los procesos de comunicación estratégica, identidad e imagen de la institución.

10. Elaborar las normativas y procedimientos que permitan determinar y evaluar la equivalencia de las medidas sanitarias de los países importadores y efectuar los estudios pertinentes de acuerdo a la reglamentación de la OIE.

11. Elaborar y presentar las solicitudes de equivalencia de medidas sanitarias de Costa Rica a los países socios.

12. Evaluar las solicitudes de equivalencia de manera coherente, transparente, objetiva y de acuerdo con los principios de evaluación y gestión del riesgo.

13. Facilitar el acceso a la información a fin de permitir que los procedimientos o sistemas que son objeto de la determinación de equivalencia sean evaluados.

14. Velar por el cumplimiento de la normativa de equivalencia del Código Sanitario para los animales terrestres de la OIE y el Codex Alimentarius.

15. Justificar las medidas sanitarias que se establezcan como protección y para contrarrestar el riesgo sanitario.

16. Coordinar la Comisión de Equivalencia y comunicar los acuerdos al Director General, Directores Nacionales atinentes, Programas Nacionales atinentes y unidades asesoras u operativas atinentes, además de colocar en la página web del SENASA las actas e informes.

17. Supervisar, evaluar y auditar a La Comisión de Equivalencia garantizando el buen funcionamiento de la misma.

18. Elaborar, publicar y mantener actualizado el registro de competencia técnica y formación continua del personal de la Unidad de Comunicación, Notificación y Equivalencia.

19. Elaborar y actualizar los procedimientos atinentes en concordancia con la normativa vigente.

20. Realizar los demás actos y funciones que el Director General de SENASA le encomiende.

12.4 Unidad de Oficialización

12.4.1. Objetivo: Contribuir con la Certificación y Oficialización de personas del SENASA y de los organismos oficializados o delegados, personas físicas o jurídicas que ofrezcan servicios de inspección y certificación de todas aquellas tareas delegadas a ellos por determinación del SENASA, sean estos públicos o privados, nacionales o extranjeros, en cualquiera de las actividades específicas que ofrece el SENASA.

12.4.2. Competencia: Corresponderá a la Unidad de Oficialización, planificar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar los servicios de oficialización del SENASA, facilitando los espacios de encuentro entre los diferentes participantes de los servicios del SENASA.

Además le corresponde las acciones propias de la planificación, orientación, evaluación y seguimiento de los objetivos de la Unidad, así como los procesos de archivo, gestión de documentos e implementación del Sistema de Gestión de Calidad; y además será su responsabilidad establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el Sistema de Control Interno para la materialización del mismo. Asegurar, garantizar y supervisar la elaboración de procedimientos bajo un enfoque sistémico y de calidad.

12.4.3. Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con la Dirección General.

12.4.4. Organización Interna: La Unidad de Oficialización contará con un Jefe y el personal profesional con competencia técnica para el cumplimiento de sus objetivos, además tendrá áreas de desarrollo según las especificidades de la oficialización y certificación. Coordinará con las Direcciones Nacionales correspondientes el funcionamiento de la Oficialización y Certificación, también tendrá un Comité que representa en forma equitativa y sin favoritismos los intereses de todas las partes significativamente involucradas en el esquema de certificación.

12.4.5. Funciones:

1. Apoyarse en actores externos para el cumplimiento de la Ley Nº 8495 en concordancia con la legislación aplicable.

2. Establecer criterios de autorización de personas físicas y jurídicas para cada actividad específica, las responsabilidades asumidas y sus limitaciones

3. Establecer procedimientos de control de calidad y auditoría técnica, para las personas físicas y jurídicas oficializadas o autorizadas.

4. Velar por la administración, el control y el uso de los recursos obtenidos al aplicar la oficialización y certificación u autorización.

5. Crear el marco regulador de la certificación y oficialización de personas del SENASA y de los organismos oficializados o delegados, personas físicas o jurídicas que ofrezcan servicios de inspección y certificación de todas aquellas tareas delegadas a ellos por determinación del SENASA, sean estos públicos o privados, nacionales o extranjeros, en cualquiera de las actividades específicas que ofrece el SENASA, bajo un enfoque de calidad.

6. Establecer los requisitos y lineamientos del establecimiento y actividades en general que deberán cumplir las personas físicas o jurídicas en materia de certificación y oficialización o delegación oficial, bajo un enfoque de calidad.

7. Definir de manera precisa las tareas que se deleguen, el o los organismos a los que se deleguen y las condiciones de supervisión por parte de la Autoridad Competente.

8. Relacionar las políticas y los procedimientos de la Unidad de Oficialización y su administración con los criterios establecidos para la certificación y oficialización pretendida, deberá ser imparcial y equitativa para todos los candidatos y cumplir toda la reglamentación y los requisitos legales aplicables.

9. Realizar para cada una de las áreas requeridas del servicio, las políticas y los procedimientos para otorgar, mantener, renovar, ampliar y reducir el alcance de la certificación y /u oficialización deseada y suspender o retirar la certificación.

10. Limitar los requisitos, evaluación, y decisión sobre aquellos temas específicamente relacionados con el alcance de la oficialización deseada. 

11. Ofrecer servicios independientes e imparciales en relación con sus aspirantes, candidatos y personas certificadas u oficializadas, incluidos sus empleadores o clientes y tomar las medidas para asegurar la ética de sus operaciones.

12. Velar por la capacitación, evaluación, certificación y vigilancia como se define en la normativa atinente y otros documentos de competencia aplicables y pertinentes, a la formulación de políticas relacionadas con la operación de la Unidad de Oficialización en lo concerniente a todos aquellos aspectos para obtener la certificación y oficialización de personas, las decisiones sobre la certificación y oficialización, la implementación de sus políticas y procedimientos, las finanzas y aspectos administrativos y legales del servicio de Oficialización y certificación. Y la delegación de autoridad en las personas para llevar a cabo en su nombre actividades definidas.

13. Elaborar una estructura documentada en el Sistema de Gestión de la Calidad que proteja la imparcialidad así como disposiciones que aseguren sus operaciones. Permitirá la intervención de todas las partes significativamente involucradas del SENASA en el desarrollo de las políticas y principios relacionados con el contenido y funcionamiento de la Unidad.

14. Designar un Comité del esquema de certificación, que deberá ser responsable del desarrollo y mantenimiento de este esquema,

15. Prever los recursos necesarios para la operación del sistema de certificación para cubrir las obligaciones legales asociadas.

16. Tener políticas y procedimientos para distinguir entre la certificación y oficialización.

17. Asegurar que las actividades de los organismos relacionados con la Unidad de Oficialización no comprometan la confidencialidad e imparcialidad de su certificación.

18. Notificar debidamente a los representantes del Comité todo cambio en sus requisitos para la certificación.

19. Mantener un sistema de registro apropiado a sus circunstancias particulares y para cumplir con la reglamentación, que incluya un medio para confirmar el estado de una persona certificada u oficializada.

20. Coordinar con las diferentes dependencias del SENASA los sistemas de oficialización y certificación según corresponda.

21. Identificar, gestionar y disponer los registros de modo que se asegure la integridad del proceso y la confidencialidad de la información.

22. Recibir y coordinar con la Dirección del LANASEVE la atención de las denuncias de incumplimiento de los requisitos establecidos para los laboratorios oficializados.

23. Mantener actualizado el registro de laboratorios oficializados y de todo el sistema de oficialización y certificación.

24. Archivar y custodiar la documentación emanada del proceso de oficialización y certificación.

25. Elaborar y actualizar los procedimientos atinentes en concordancia con la normativa vigente.

26. Realizar los demás actos y funciones que el Director General del SENASA le encomiende.

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