Artículo 8º—Unidades de Staff: Estas unidades u órganos tienen la función de apoyar, complementar, guiar o asesorar a los directores, jefes o los encargados de tomar las decisiones, de forma tal que se incremente la eficacia y eficiencia en el logro de los objetivos institucionales. La relación jerárquica de las unidades de Staff es con la Dirección General.

8.1. Auditoría Interna

8.1.1. Objetivo: Asesorar, evaluar y mejorar la calidad, la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en el SENASA, garantizando razonablemente que la actuación del superior jerárquico y de los titulares subordinados se ajustan al marco legal y técnico y a las prácticas sanas.

8.1.2. Competencia: Es la instancia asesora de todos los órganos sujetos a la jurisdicción del SENASA, tanto de la Dirección General como de todas las instancias técnicas y administrativas, nacionales y regionales, que proporciona calidad y seguridad en el accionar ya que facilita la validación y el mejoramiento de las operaciones. Además le corresponde las acciones propias de la planificación, orientación, evaluación y seguimiento de los objetivos de la Auditoría Interna, así como los procesos de archivo, gestión de documentos e implementación del Sistema de Gestión de Calidad; y además será su responsabilidad establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el Sistema de Control Interno para la materialización del mismo. Asegurar, garantizar y supervisar la elaboración de procedimientos bajo un enfoque sistémico y de calidad.

8.1.3. Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con la Dirección General.

8.1.4. Organización Interna: La Auditoría Interna, está a cargo de un Jefe con conocimiento y experiencia en la materia. Además contará con el personal de apoyo necesario.

8.1.5. Funciones:

1. Realizar auditorías o estudios especiales, en relación con los fondos públicos asignados y administrados por el SENASA, ya sea directamente o por medio de Fideicomisos.

2. Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno del SENASA e informar de ello, y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes.

3. Verificar que la administración activa tome las medidas de control interno señaladas en la Ley General de Control Interno Nº 8292, en los casos de desconcentración de competencias o en la contratación de servicios de apoyo a terceros, y examinar regularmente la operación efectiva de los controles críticos en esas unidades desconcentradas o en la prestación de tales servicios.

4. Asesorar en materia de su competencia al Director General, así como advertir a los órganos pasivos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.

5. Autorizar mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que debe llevar los diversos órganos del SENASA, así como otros libros que a criterio del auditor interno sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

6. Preparar los planes de trabajo, por lo menos de conformidad con los lineamientos que establece la Contraloría General de la República.

7. Elaborar un informe anual de ejecución del plan de trabajo y del estado de las recomendaciones de la auditoría interna, de la Contraloría General de la República y de los despachos de contadores públicos, en los últimos dos casos cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten a la Dirección General cuando las circunstancias lo ameriten.

8. Conservar debidamente actualizado el reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna.

9. Coordinar con el Departamento de Tecnologías de Información la inclusión y mantenimiento de las auditorías internas actualizadas en la página web del SENASA.

10. Las demás competencias que se contemplen en la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable, con las limitaciones que establece el artículo 34 de la Ley General de Control Interno N°8292.

8.2. Unidad de Planificación y Control Interno

8.2.1. Objetivo: Asesorar y colaborar con la Dirección General de SENASA en materia de planificación y control interno, apoyando en el desarrollo de los planes y políticas del servicio y en la implementación del sistema de control interno como principio administrativo y como una herramienta fundamental para la rendición de cuentas en el sector público.

8.2.2. Competencia: La Unidad de Planificación y Control Interno es el órgano encargado del planeamiento estratégico y operativo de todas las unidades que conforman el SENASA, de forma tal que se mantenga una visión de conjunto, mediante la programación de actividades en concordancia con el Sistema Nacional de Planificación del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica. De igual forma, se encarga de velar por el desarrollo e implementación del sistema de control interno a fin de garantizar el mejoramiento continuo de la gestión y el logro de los objetivos. Además le corresponde las acciones propias de la planificación, orientación, evaluación y seguimiento de los objetivos de la Unidad de Planificación y Control Interno, así como los procesos de archivo, gestión de documentos e implementación del Sistema de Gestión; y además será su responsabilidad establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el Sistema de Control Interno para la materialización del mismo. Asegurar, garantizar y supervisar la elaboración de procedimientos bajo un enfoque sistémico y de calidad.

8.2.3. Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con la Dirección General.

8.2.4. Organización Interna: La Unidad de Planificación y Control Interno, está a cargo de un Jefe con conocimiento y experiencia en la materia. Además contará con el personal de apoyo necesario.

8.2.5. Funciones:

1. Asistir a la Dirección General de SENASA y a todas sus instancias en la formulación y planificación de la política en salud animal y salud pública veterinaria.

2. Generar informes y datos de carácter estratégico que sirvan de base para la formulación de las políticas públicas relacionadas con el accionar del SENASA.

3. Elaborar las pautas y normas para la metodología a seguir en la confección de los planes que concreten las políticas públicas.

4. Coordinar con los organismos de planificación nacional y con las distintas instituciones del sector, para que se formule el Plan Nacional de Desarrollo y Plan Nacional de Salud Animal y Salud Pública Veterinaria.

5. Colaborar en el diseño y evaluación del desarrollo de los planes, programas y proyectos de inversión pública del SENASA en coordinación con la Dirección Administrativa Financiera.

6. Evaluar, verificar, organizar, dirigir y planear el Sistema de Control Interno dentro del SENASA.

7. Asesorar a la Dirección General del SENASA en la implementación de las políticas y procedimientos de control interno, que permitan obtener la seguridad de que llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República y que posibilitan la consecución de los objetivos del servicio.

8. Tomar parte en las acciones que desarrolle el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica para la coordinación de los programas institucionales.

9. Realizar evaluación y seguimiento de los resultados del SENASA relacionados con el cumplimiento de los programas y objetivos institucionales trazados.

10. Elaborar, facilitar, orientar y sistematizar el Plan Operativo Institucional, Plan Anual Operativo, Informes de labores y Memoria Institucional, todos ellos con la asistencia técnica de las autoridades competentes.

11. Participar con la Dirección Administrativa Financiera en la formulación de los presupuestos y su relación con la Planificación Institucional del SENASA.

12. Asesorar a las autoridades competentes en la formulación, seguimiento y evaluación de planes, programas y proyectos del SENASA.

13. Realizar dentro del campo de su competencia, los demás actos y funciones que el Director General de SENASA le encomiende.

8.3. Asesoría Jurídica

8.3.1. Objetivo: Su objetivo es brindar asesoría legal a la Dirección General de SENASA y a todas sus dependencias, con el fin de colaborar para que las actuaciones de los funcionarios sean acordes con el ordenamiento jurídico y el principio de legalidad que impera en la función pública.

8.3.2. Competencia: Está a cargo de brindar el asesoramiento jurídico a la Dirección General de SENASA y a las instancias técnicas, administrativas, asesoras y de apoyo del SENASA. Además le corresponde las acciones propias de la planificación, orientación, evaluación y seguimiento de los objetivos de la Asesoría Jurídica, así como los procesos de archivo, gestión de documentos e implementación del Sistema de Gestión de Calidad; y además será su responsabilidad establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el Sistema de Control Interno para la materialización del mismo. Asegurar, garantizar y supervisar la elaboración de procedimientos bajo un enfoque sistémico y de calidad.

8.3.3. Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con la Dirección General.

8.3.4. Organización Interna: La Asesoría Jurídica estará a cargo de un Jefe con conocimiento y experiencia en la materia, quien contará con el apoyo de personal técnico y profesional jurídico con roles específicos y generales, que trabaja en forma coordinada, para cumplir con el objetivo general de ésta.

8.3.5. Funciones:

1. Apoyar y brindar asesoría legal a la Dirección General y a las instancias del SENASA, para mejorar el desempeño de sus funciones.

2. Revisar aquellos instrumentos legales requeridos por el SENASA para la buena marcha del Servicio y del cumplimiento de sus fines, tales como proyectos de ley, reglamentos, decretos, acuerdos, convenios, resoluciones, contratos y otros.

3. Atender los problemas de índole legal que se presenten al SENASA, así como intervenir en la atención de oficios y cualquier otra comunicación dispuesta por autoridades judiciales, administrativas y legislativas.

4. Organizar y mantener actualizado un registro de leyes, normas, dictámenes y fallos jurisprudenciales vinculados a la materia de competencia del Servicio.

5. Mantener un archivo actualizado de los convenios, contratos, permisos, acuerdos, y resoluciones dictadas por el SENASA en el marco de sus competencias con sujetos y organismos nacionales e internacionales.

6. Dictaminar sobre cuestiones jurídicas que se sometan a su consideración y asistir en la redacción de instrumentos de carácter jurídico competencia del Servicio.

7. Supervisar la ejecución de los servicios jurídicos que se le brinden al Servicio, para garantizar su eficacia y continuidad.

8. Realizar las aprobaciones internas en materia de contratación administrativa.

9. Otras funciones relacionadas con su especialidad que le encargue el Director General de SENASA.

8.4. Contraloría de Servicios

8.4.1. Objetivo: Velar por el buen funcionamiento de los servicios que brinda el SENASA y garantizar la comunicación fluida y directa en la toma de decisiones para la mejor atención al usuario.

8.4.2. Competencia: Es la instancia que permite captar la inconformidad de los usuarios internos y externos relacionada con la calidad de atención durante la prestación de un servicio por parte de los funcionarios de la institución, con el propósito de identificar las causas que ocasionan tales inconformidades para resolverlas en forma efectiva. Además, le corresponde las acciones propias de la planificación, orientación, evaluación y seguimiento de los objetivos de la Contraloría de Servicios, así como los procesos de archivo, gestión de documentos e implementación del Sistema de Gestión de Calidad; y además será su responsabilidad establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el Sistema de Control Interno para la materialización del mismo. Asegurar, garantizar y supervisar la elaboración de procedimientos bajo un enfoque sistémico y de calidad.

8.4.3. Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con la Dirección General.

8.4.4. Organización Interna: La Contraloría de Servicios, está a cargo de un Jefe con conocimiento y experiencia en la materia. Además contará con el personal de apoyo necesario.

8.4.5. Funciones:

1. Emitir recomendaciones para mejorar la prestación de servicios del SENASA.

2. Promover que las unidades organizacionales apliquen acciones correctivas en los servicios que presentan deficiencias.

3. Discriminar entre las diferentes quejas para elevar al Director General, aquellas que ameritan su intervención.

4. Impulsar el establecimiento de instrumentos de información y procedimientos accesibles para formular quejas.

5. Propiciar encuestas que permitan consultar en forma regular y sistemática, el punto de vista de los usuarios acerca de los servicios que presta la institución, en coordinación con la Unidad de Gestión de Calidad y la Unidad de Planificación y Control Interno.

6. Elaborar, dar seguimiento y actualizar el Manual de Servicio al Cliente.

7. Presentar propuestas o recomendaciones ante el Director General para valorar la consideración de las políticas, normas y procedimientos en procura de una prestación de servicios oportuna y eficaz.

8. Establecer un sistema de control, seguimiento, resolución y respuesta oportuna de los reclamos, quejas y sugerencias presentadas por los clientes.

9. Otras funciones relacionadas con su especialidad que le encargue el Director General de SENASA.

8.5. Unidad de Gestión de Calidad

8.5.1. Objetivo: Establecer el Sistema de Gestión de Calidad del SENASA como marco estructural de la institución, que ofrezca estabilidad, mejoramiento y contribución al bienestar de la organización, garantizando la competencia técnica, la transparencia, la integridad y el buen funcionamiento del SENASA y cumplimiento efectivo de la normativa internacional y nacional en todo lo relacionado con la salud pública veterinaria, la salud animal, el comercio y el ambiente.

8.5.2. Competencia: Es el órgano encargado de orientar, asesorar, facilitar, coordinar, evaluar, supervisar y auditar la implementación de los diversos subsistemas de gestión de calidad y lograr la coherencia con el sistema integrado de gestión de la calidad del SENASA, especialmente con el de plan – presupuesto, control interno, índice de gestión institucional. El sistema debe implementarse en todo el ámbito del SENASA. Le corresponde establecer los espacios de convergencia y articulación entre el control interno y la planificación institucional.

Además le corresponden las acciones propias de la planificación, orientación, evaluación y seguimiento de los objetivos de la Unidad de Gestión de Calidad, así como los procesos de archivo, gestión de documentos e implementación del Sistema de Gestión de Calidad; y además será su responsabilidad establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el Sistema de Control Interno para la materialización del mismo. Asegurar, garantizar y supervisar la elaboración de procedimientos bajo un enfoque sistémico y de calidad.

8.5.3. Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con la Dirección General.

8.5.4. Organización Interna: La Unidad de Gestión de la Calidad, estará a cargo de un Jefe quien contará con el personal de apoyo técnico y profesional, con roles nacionales específicos, especializados y generales para desarrollar las diferentes áreas que trabajan en forma coordinada para cumplir con la Gestión Integral de la Calidad. Además para el desarrollo de sus labores contará con Gestores de Calidad.

8.5.5. Funciones:

1. Definir la política del Sistema de Gestión de Calidad del SENASA.

2. Establecer los lineamientos a seguir para elaborar, revisar, aprobar, modificar y controlar los documentos para los diferentes procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, vinculado con el Sistema de Control Interno y con todas las instancias que componen el SENASA, asegurando su estandarización.

3. Estandarizar los procesos y especificaciones de los manuales, los procedimientos, instructivos y demás documentos normativos del sistema de gestión de institución.

4. Planear y coordinar los programas de auditorías, inspecciones, autoevaluaciones y otras actividades de control de la calidad de los procesos de la institución.

5. Mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en el SENASA, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

6. Coordinar y apoyar el desarrollo de los procesos de cada dependencia en apego de la normativa de calidad correspondiente.

7. Orientar, dirigir, apoyar y dar seguimiento al desarrollo de los auditores, asesores, coordinadores y gestores de calidad en el fortalecimiento del sistema de calidad.

8. Acompañar a las autoridades en implementar, coordinar y mantener el sistema integrado de gestión de calidad del SENASA.

9. Vigilar por el cumplimiento de las Normas Internacionales de calidad aplicables a SENASA.

10. Establecer los lineamientos a seguir para programar, planificar, realizar y dar seguimiento de forma sistemática de las auditorías internas en los procesos del Sistema de Gestión de Calidad vinculado al Sistema de Control Interno de todas las instancias que conforman el SENASA. 

11. Establecer los lineamientos que permitan a las dependencias del SENASA verificar a intervalos planificados la implementación del Sistema de Gestión de Calidad en el cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad.

12. Proponer y llevar a cabo las mejoras del sistema de calidad y procesos operativos del SENASA.

13. Elaborar, controlar y actualizar los documentos del sistema de calidad.

14. Orientar y dar seguimiento al proceso de Revisiones por la Dirección.

15. Coordinar con la Dirección Administrativa Financiera el establecimiento de los lineamientos a seguir, para la capacitación del talento humano del SENASA en concordancia con los requisitos establecidos en la normativa nacional e internacional.

16. Crear y actualizar el directorio de auditores del SENASA, asignándole a cada uno un número de identificación.

17. Apoyar y fortalecer la cultura organizacional del SENASA, bajo los principios de transparencia, confianza y competencia técnica.

18. Nombrar los coordinadores de Gestión de Calidad en acuerdo con el Director General y los Directores Nacionales según corresponda. Los Coordinadores de Gestión de Calidad responden a la orientación técnica sustantiva y administrativa del Director Nacional según corresponda y de la orientación técnica - metodológica de planeación, ejecución, evaluación, supervisión, auditoría y control en el cumplimiento de sus funciones de la Unidad de Gestión de Calidad.

19. Vigilar que todos los procesos de servicios establecidos incorporen una visión sistémica.

8.6. Unidad de Cooperación y Protocolo

8.6.1. Objetivo: Apoyar a la Dirección General en todas las operaciones necesarias para la consecución y cumplimiento de los convenios, proyectos de cooperación y actividades protocolarias del SENASA.

8.6.2. Competencia: Esta Unidad asiste al Director General del SENASA en la formulación de convenios, proyectos de cooperación, así como velar por el desempeño del protocolo de la institución. Además le corresponde las acciones propias de la planificación, orientación, evaluación y seguimiento de los objetivos de la Unidad de Cooperación y Protocolo, así como los procesos de archivo, gestión de documentos e implementación del Sistema de Gestión de Calidad; y además será su responsabilidad establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el Sistema de Control Interno para la materialización del mismo. Asegurar, garantizar y supervisar la elaboración de procedimientos bajo un enfoque sistémico y de calidad.

8.6.3. Dependencia jerárquica: Dependencia jerárquica directa con la Dirección General.

8.6.4. Organización Interna: La Unidad de Cooperación y Protocolo, se compone de una Jefatura y un equipo de profesionales que apoyan la función de ésta.

8.6.5. Funciones:

1. Asesorar y asistir a la Dirección General en materia de convenios, proyectos de cooperación y actividades protocolarias de la institución

2. Promover e informar al personal del SENASA sobre las diversas fuentes de financiamiento, sus mecanismos, políticas, modalidades de cooperación, información general, para los proyectos que se requieran en el SENASA.

3. Apoyar la gestión de los fondos de contrapartida a nivel institucional necesarios para el desarrollo de proyectos de cooperación según lo disponga el Director General.

4. Asesorar en la formación e identificación de propuestas y proyectos de cooperación presentados según lo disponga el Director General.

5. Coordinar con las Dependencias del SENASA la logística y atención de las misiones, auditores y evaluadores nacionales e internacionales que reciba la institución.

6. Preparar, ejecutar y supervisar el protocolo de atención de las misiones, auditores y evaluadores nacionales e internacionales que reciba el SENASA.

7. Apoyar a la Dirección General en las actividades que se realicen en la institución.

8. Preparar y ejecutar el protocolo de las actividades que se realicen en la institución.

9. Realizar informes sobre los logros, alcances e impactos de los convenios.

10. Velar por el cumplimiento de las fechas establecidas en los convenios.

11. Velar por la factibilidad y viabilidad de continuidad de los convenios una vez que estén por vencer.

12. Generar los espacios de coordinación entre los diferentes actores que participan en los convenios.

13. Dar seguimiento a los convenios en coordinación con Asesoría Jurídica y mantenerlos actualizados en la página web del SENASA. 

14. Coordinar con la Dirección Administrativa Financiera la contrapartida que se generen de proyectos de cooperación.

15. Brindar informes a la Dirección General, a la Unidad de Planificación y Control Interno y a la Dirección Administrativa Financiera sobre el desarrollo y ejecución de los proyectos de cooperación y los convenios.

16. Generar análisis de los proyectos de cooperación en sus alcances, logros, limitaciones e impacto.

17. Presentar los análisis de los proyectos de cooperación a las instancias según corresponda y a la Unidad de Planificación y Control Interno, publicarlos en la página web del SENASA.

18. Analizar los informes que se derivan de los convenios y proyectos de cooperación y publicarlos en la web.

19. Elaborar y actualizar de los procedimientos atinentes, así como velar por su implementación.

20. Cualquier otra función que la Dirección General u otra autoridad, ley o reglamento le asignen.