CONSEJO NACIONAL DE RECTORES

Considerando: 

I.-Que la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivo aplica para todas las instituciones de los poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los demás entes públicos y en su artículo 41 establece que "Todas las instituciones deberán contar con un archivo central y con los archivos de gestión necesarios para la debida conservación y organización de sus documentos". 

II.-Que la Ley General de Control Interno, N° 8292, establece en el "Artículo 16.-Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada". 

III.-Leyes como la Ley N° 8220 de Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos y la Ley N° 8454 de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos son vinculantes al fondo documental que produce el Consejo Nacional de Rectores. 

IV.-Que a la fecha es necesaria la organización técnica y profesional del acervo documental del Consejo Nacional de Rectores. 

V.-Que en virtud de lo anteriormente expuesto se hace necesario dictar una normativa para la organización interna de los documentos. Por tanto, 

1. Se aprueba y se promulga el "Reglamento del sistema archivístico institucional del Consejo Nacional de Rectores" que se anexa. 

2. Comuníquese. 

REGLAMENTO DEL SISTEMA ARCHIVÍSTICO 

INSTITUCIONAL DEL CONSEJO NACIONAL 

DE RECTORES 

Aprobado en sesión N° 27-13 celebrada el 22 de octubre del 2013, artículo 3°, inciso a).

(Nota de Sinalevi: El texto de este reglamento fue reformado parcialmente y reproducido su texto en forma íntegra y publicada en La Gaceta N° 215 del 20 de noviembre del 2018, por lo que se reproduce a continuación:)

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1º—Para contextualizar el presente Reglamento, se establecen las siguientes definiciones.

a) Acceso Interno: Información para uso interno del CONARE, el acceso se controlará mediante la autorización de la Autoridad de la Dependencia (Subfondo).

b) Acceso Público: Información de acceso libre, de interés público.

c) Acceso Restringido: Información de carácter sensible o confidencial.

d) Archivo: concepto que comprende el ejercicio conjunto entre funcionario encargado, espacio físico y tecnológico idóneo y ejecución de funciones, en pro de mejores prácticas en material de gestión de documentos de archivo. Existen de gestión, central, intermedio e histórico.

e) Archivo Central: Es el órgano rector del Sistema Archivístico Institucional en CONARE.

f) Ciclo de vida: Etapas secuenciales por las que atraviesan los documentos desde la génesis, gestión institucional, hasta su disposición final (sea eliminación o conservación permanente).

g) Clase documental: Es el soporte en el cual se encuentra la información. Los cuales son textual, electrónico, gráfico y audiovisual.

h) Clasificación de documentos: La clasificación es la técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con el Cuadro de Clasificación y Ordenación de Documentos.

i) Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos: órgano de la Dirección General del Archivo Nacional encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico-cultural.

j) Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED): Comité conformado por el encargado del Archivo Central, el Director de la Asesoría Legal, el Director Administrativo y el Titular subordinado del área donde pertenecen los documentos a valorar. Le corresponde evaluar y determinar el nivel de acceso, vigencia administrativa, contable, fiscal y legal de sus documentos y establece el valor patrimonial universitario para los documentos del fondo documental de CONARE. Además, tiene una función consultiva en el área de gestión de documentos en el CONARE.

k) Conservación de documentos: acciones tendientes a evitar, detener y reparar el deterioro y los daños sufridos por los documentos, incluyendo la aplicación de métodos y técnicas de preservación y restauración en los diferentes soportes.

l) Dependencia o unidad: Oficina dentro de la estructura funcional del CONARE.

m) Descripción de documentos: Se entenderá por descripción documental el proceso que realiza el archivista para incorporar a los instrumentos la información que facilitará el control, identificación de los subfondos custodiados y el acceso a los fondos documentales.

n) Documento: Un documento es una información registrada que ha sido producida o recibida en la ejecución, realización o término de una actividad institucional o personal, cualquiera que sea su soporte (papel, película, cintas, magnéticos, electrónicos, entre otros) y que engloba el contenido, el

contexto y la estructura permitiendo probar la existencia de la actividad por la que fue creado. Además, posee elementos que permiten identificar la autenticidad, así como que su contenido sea veraz e íntegro.

o) Evaluación de documentos: metodología mediante la cual se analiza el valor primario y secundario de los documentos en sus diferentes etapas, y se determina su eliminación o su conservación por un periodo determinado o permanentemente.

p) Fondo documental: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.

q) Lista de remisión: Formulario estándar donde se describe la documentación que se trasfiere de los Archivos de Gestión al Archivo Central.

r) Ordenación de documentos: La ordenación es la asignación de números o letras que se da a los documentos, así como su colocación en el espacio físico correspondiente.

s) Patrimonio documental de las instituciones de educación superior universitario estatal o patrimonio universitario estatal: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo o soporte, producidos, conservados, depositados y utilizados para el cumplimiento de los fines culturales, científicos, técnicos, sociales, y demás relacionados con el quehacer institucional propio de estas instituciones, de conformidad con el régimen de independencia de gobierno, de autonomía plena en organización y funcionamiento, así como de separación patrimonial que a estas instituciones les crea y garantiza el artículo 84 y el 85 de la Constitución Política.

t) Serie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte del subfondo de un fondo y que se caracterizan por tener elementos semejantes entre sí, basados en el tipo documental.

u) Sistema Archivístico Institucional: El Sistema Archivístico Institucional está conformado por el Archivo Central y todos los archivos de gestión del CONARE.

v) Subfondo documental: subdivisión del fondo, consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina y cuando esto no es posible, con agrupaciones, geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación.

w) Tabla de plazos de conservación de documentos: instrument archivístico en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo, legal y de patrimonial universitario. Este documento es aprobado por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.

x) Tipo documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, con características específicas, cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos.

y) Transferencia documental: es el proceso mediante el cual la documentación que ha finalizado su trámite administrativo, es transferida al Archivo Central para ser conservada y facilitada.

z) Usuario externo: persona física de cualquier procedencia que requiera acceder los documentos que se custodian en el CONARE.

aa) Usuario interno: funcionario en planilla institucional, o contratado por alguno otra modalidad donde conste un contrato en CONARE, que requiera los servicios de información de los documentos que se custodian en la Institución.

bb) Valor administrativo: refiere al valor que tiene el document como prueba del trámite o asunto que motivo su creación. Se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos. Conservan su valor por su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones.

cc) Valor contable: Utilidad que tienen los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos de los movimientos económicos de una entidad.

dd) Valor de consulta: valor agregado que se le da a los documentos en CONARE de acuerdo con las estadísticas de consulta que ha presentado la serie documental.

ee) Valor fiscal: Utilidad que tienen los documentos para el Tesoro o hacienda pública.

ff) Valor legal: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales. Constituye prueba de situaciones jurídicas que en él se declaren

gg) Valor patrimonial universitario: refiere al valor secundario que pueden llegar a tener ciertos documentos en el CONARE, este valor debe ser establecido por el CISED, sobre el fondo documental de CONARE. Esta condición implica la conservación permanente del documento.