Artículo 15.—Solicitud de uso de vehículo. Para la utilización de los vehículos o prestación del servicio de transporte, será necesaria la presentación del documento denominado “Solicitud de Uso de Vehículo” ante la persona Encargada de Transportes, firmada por quien así solicite y por la jefatura inmediata o superior, para lo cual se debe utilizar la fórmula diseñada al efecto, la cual debe cumplir con los subsiguientes requisitos: 

1. Pre-numerada en orden consecutivo. 

2. Debidamente autorizada por la persona Encargada de Transportes. 

3. Contener como mínimo la siguiente información: 

- Nombre de la persona solicitante y área en la cual presta sus servicios. 

- Fecha de la solicitud. 

- Objetivo del viaje. 

- Lugar o lugares a visitar. 

- Nombre de las personas autorizadas para viajar. 

- Fecha y hora estimada de salida y de regreso. 

- Observaciones cuando las haya. 

Por su parte la persona Encargada de Transportes o la persona que éste designe, deberá completar la información que a continuación se indica, así como autorizar con su firma la salida del vehículo: 

- Número de placa del vehículo asignado. 

- Fecha y hora de salida de la Institución. 

- Kilometraje inicial. 

- Lugar y hora de inicio de la gira. 

- Funcionario o funcionaria responsable de la gira. 

- Nombre de la persona designada como chofer o conductora. 

- Estado general de luces, frenos y dispositivos de seguridad. 

- Cantidad de combustible que reporta el vehículo. 

Al finalizar la gira, la persona designada como chofer o conductora, deberá completar la siguiente información: 

- Lugar y hora de conclusión del servicio de transporte. 

- Hora de ingreso a la Institución. 

- Kilometraje final de la gira. 

- Nivel de combustible. 

- Observaciones. 

- Firma de la persona designada como chofer o conductora del vehículo. 

- Firma de la persona encargada de la gira. 

Al concluir la gira, la persona Encargada de Transportes, deberá verificar que toda la información se haya incorporado de forma correcta y veraz. En el supuesto de que detectara incongruencias en el contenido de las fórmulas anteriormente descritas, deberá, de inmediato y por escrito, informárselo al funcionario o funcionaria responsable de la gira, a la persona designada como chofer conductora, según corresponda, en qué consisten dichas incongruencias y que cuenta con el el plazo de 24 horas, contados a partir de que se le haga traslado de la comunicación, para que aclare la acción u omisión que se le atribuye. 

La persona Encargada de Transportes, en el plazo de 2 días naturales, conforme a lo establecido en este Reglamento, deberá ratificar o no la aclaración realizada. La ratificación la realizará mediante la impresión de su firma en la boleta. En el caso de no ratificación, contará con el mismo plazo, para comunicarlo a la Secretaria Ejecutiva, de modo que esta realice las acciones correspondientes.