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 Normativa >> Directriz 0 >> Fecha 08/10/2014 >> Articulo 1
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Normativa - Directriz 0 - Articulo 1
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JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL

DIRECTRIZ GENERAL PARA LA NORMALIZACIÓN

DEL TIPO DOCUMENTAL ACTAS MUNICIPALES

(Esta norma fue derogada mediante acuerdo N° 11 de la sesión N° 43-2017 del 15 de noviembre del 2017 “Norma Técnica General para la Elaboración del Tipo Documental "Actas Municipales”)

La Junta Administrativa del Archivo Nacional, Órgano Rector del Sistema Nacional de Archivos, en virtud de las atribuciones que le confiere el artículo 11, incisos e) y f) de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 de 24 de octubre de 1990,

Considerando:

1º—Que el Código Municipal en sus artículos 47, 48 y 53 establece el procedimiento de elaboración, responsables e importancia de las actas del Concejo Municipal.

2º—Que la Ley General de Control Interno en su artículo 22 incluye como responsabilidades de la Auditoría Interna la autorización mediante apertura de los libros de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional.

3º—Que el inciso 1 del artículo 56 de la Ley General de la Administración Pública contempla la obligatoriedad sobre la utilización de actas en los órganos colegiados, así como la información que éstas deben incluir.

4º—Que actualmente los Concejos Municipales en el ejercicio de sus funciones producen actas, consideradas de valor científico-cultural y que por ende son de conservación permanente.

5º—Que las actas constituyen el tipo documental que refleja y testimonia las funciones y actividades del quehacer municipal, por tanto, permiten conocer los movimientos importantes de una sociedad a través de sus acuerdos. Convirtiéndose en la constatación escrita de la historia del gobierno local en particular y de la sociedad en general. Por lo que deben ser elaboradas de manera metódica y ordenada.

6º—Que de conformidad con las recomendaciones formuladas en el XI Seminario Archivístico Municipal titulado “Creación, Utilización y Conservación de las Actas Municipales”, llevado a cabo el 11 de noviembre de 2005 se tomó la tarea de formular una serie de recomendaciones técnicas sobre la producción de tan importante tipo documental. Por tanto,

Por Acuerdo Nº 6 tomado en la sesión Nº 31-2014, celebrada el 8 de octubre de 2014, emite la siguiente Directriz, con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en todos los archivos municipales que formen parte del Sistema

1. Estructura. Con respecto a la confección material de las actas, se deben elaborar en todo caso con nitidez y exactitud, resultando improcedentes las tachaduras, entrerrenglonados, borrones y alteraciones de cualquier tipo, pudiéndose subsanar cualquier error mediante nota al final del texto y previo a las firmas pertinentes.

Para los efectos el acta estará estructurada de la siguiente forma:

ARTÍCULO I.

Lectura y aprobación del orden del día.

ARTÍCULO II.

Lectura y aprobación del acta anterior.

ARTÍCULO III.

Audiencias.

ARTÍCULO IV.

Lectura de correspondencia.

ARTÍCULO V.

Asuntos de Trámite Urgente.

ARTÍCULO VI.

Informe de Comisiones.

ARTÍCULO VII.

Mociones de los señores Regidores.

Mociones del señor Alcalde.

(Corregido el punto 1) anterior referente a “Estructura”, mediante Fe de Erratas y publicada en La Gaceta N° 85 del 4 de mayo de 2016, página 20. Anteriormente se indicaba: “1. Estructura. Con respecto a la confección material de las actas, se deben elaborar en todo caso con nitidez y exactitud, resultando improcedentes las tachaduras, entrerrenglonados, borrones ni alteraciones de tipo alguno, pudiéndose subsanar cualquier error mediante nota al final del texto y previo a las firmas pertinentes.

Para los efectos el acta estará estructurada de la siguiente forma:

Encabezado:

Artículo I

• Orden del día

Artículo II

• Audiencias (atención de público, juramentaciones)

Artículo III

• Lectura y aprobación de Acta anterior

Artículo IV

• Lectura de Correspondencia

Artículo V

• Asuntos de Trámite Urgente

Artículo VI

• Dictámenes de Comisión

Artículo VII

• Mociones de los señores Regidores

Artículo VIII

• Mociones del Señor Alcalde.”)

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