Nº 38798-2014-MGP
EL PRESIDENTE DE LA
REPÚBLICA
Y EL MINISTRO DE
GOBERNACIÓN Y POLICÍA
En uso de las
facultades que les confieren los artículos 140, incisos 3) y 18), y 146 de la Constitución
Política y los artículos 13, 25, 27 y 28 inciso 2 acápite b) de la Ley General
de la Administración Pública; y con fundamento en lo estipulado en la Ley del
Sistema Nacional de Archivos 7202 y su Reglamento Decreto Ejecutivo 24023-C,
artículos 15 y 16 de la Ley General de Control Interno 8292, la Ley de
certificados, firmas digitales y documentos electrónicos 8454; las Normas 5.4 y
5.5 de las Normas de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE
emitidas por la Contraloría General de la República.
Considerando:
I.—Que conforme a lo
establecido en la Ley 7202 la cual en su artículo 1 estipula: “Créase el
Sistema Nacional de Archivos, que estará compuesto por el conjunto de archivos
públicos de Costa Rica, y por los privados y particulares que se integren a
él”. Asimismo, en su artículo 2 establece: “se regularán el funcionamiento
de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los archivos de los
poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los demás entes públicos, cada
uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho público y privado, así
como de los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas
regulaciones”.
II.—Que mediante el
artículo 31 de la Ley 7202 se establece la creación de la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos, como el órgano de la Dirección General
del Archivo Nacional encargado de dictar las normas sobre selección y
eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico-cultural, y de
resolver las consultas sobre eliminación de documentos de los entes productores
a los que se refiere el artículo 2 de la presente ley.
III.—Que el artículo
35 de la Ley 7202, establece: “Todas las instituciones a que se refiere el
artículo 2o. de la presente ley, incluida la Dirección General del Archivo
Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún
tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto
emita la Comisión, las que serán comunicadas por escrito, por medio del
director general del Archivo Nacional.”.
IV.—Que para el
cumplimiento efectivo del artículo anteriormente trascrito, debemos remitirnos
al artículo 33 de esa misma norma, el cual establece que: “Cada una de las
entidades mencionadas en el artículo 2 de la presente ley integrará un comité
institucional de selección y eliminación, formado por el encargado del archivo,
el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la
documentación.
El comité tendrá las
siguientes funciones:
a) Evaluar y
determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.
b) Consultar a la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar
documentos que hayan finalizado su trámite administrativo.”
En esa misma línea,
debe recurrirse a los artículos 138, 139 y 140 del Reglamento a la Ley del
Sistema Nacional de Archivos, Decreto Ejecutivo 24023-C, los cuales regulan de
manera más específica la conformación y el accionar de los Comités
institucionales de selección y eliminación de documentos.
En el caso específico
de DINADECO, mediante Reorganización Institucional parcial aprobada por el
entonces Ministro de Gobernación y Policía y Seguridad Pública mediante oficio
0191- 2010 DM, las funciones que en materia archivística le corresponden a la
institución, fueron asignadas al Departamento de Servicios Generales,
estableciéndose el Centro de Administración Documental a cargo de un técnico en
Archivística.
V.—Que el artículo 16
de la Ley General de Control Interno establece que será deber del Jerarca y de
los Titulares Subordinados, como responsables del buen funcionamiento del
sistema de información, entre otros los siguientes: inciso b) Armonizar los sistemas
de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados
para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.
VI.—Que en forma más
reciente, se cuenta también con un marco legal para lo tocante al acervo
documental producido por las instituciones públicas de forma electrónica, esto
a través de la Ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos
8454, la cual en el párrafo tercero de su artículo 6, establece:
Artículo
6º—Gestión y conservación de documentos electrónicos
… En lo relativo al
Estado y sus instituciones, se aplicará la Ley del Sistema Nacional de
Archivos, N° 7202, de 24 de octubre de 1990. La Dirección General del Archivo
Nacional dictará las regulaciones necesarias para asegurar la gestión debida y
conservación de los documentos, mensajes o archivos electrónicos.
Por tanto:
Reglamento de Constitución y Funcionamiento del
Comité
de Selección y Eliminación de Documentos
de
la Dirección Nacional De Desarrollo de
la
Comunidad (Dinadeco)
Artículo 1º—Nombrar
el Comité de Selección y Eliminación de Documentos de la Dirección Nacional de
Desarrollo de la Comunidad (DINADECO) del Ministerio de Gobernación y Policía,
de acuerdo a los artículos 33 de la Ley de la Ley 7202 y 138, 139 y 140 de su
Reglamento. El Comité estará conformado por la Jefatura del Centro de
Administración Documental, la Jefatura de la Asesoría Jurídica y el(a)
Director(a) Nacional o su representante.