CAPÍTULO IV
- Dirección Administrativa-Financiera
Artículo 17.—La Dirección Administrativa-Financiera
ejerce la administración del Ministerio siendo responsable ante el/la
Ministro/a de la gestión operacional y financiera del cual depende
jerárquicamente. Le corresponden las siguientes atribuciones:
1.
Asesorar al Ministro y a los Viceministros en la definición de acciones
relacionadas con los sistemas de información, elaboración de anteproyectos y
proyectos del presupuesto nacional, administración de recursos humanos,
adquisición de bienes y servicios generales del Ministerio.
2.
Representar al Ministro (a) en Comisiones que le designe en materia de su
competencia.
3.
Administrar eficientemente otras fuentes de financiamiento posibles para el
MICITT, así como las del Presupuesto Nacional de la República.
4.
Coordinar y asegurar el cumplimiento de todos los compromisos administrativos
asumidos por el Ministerio.
5.
Proponer e implantar las políticas, objetivos y programas de trabajo del Área
Administrativa Financiera.
6.
Ejecutar las demás labores, en materia de su competencia, que le asignen las
autoridades superiores.
7.
Rendir cuentas sobre los resultados de su gestión.
8.
Cumplir con los deberes que le corresponden de acuerdo con el sistema de
control interno institucional.
9.
Administrar en forma efectiva los recursos financieros, materiales, humanos y
tecnológicos que le sean asignados en función de los objetivos estratégicos.
10.
Cualquier otra que la Ley o este Reglamento de Organización le señale.
Está conformada por las siguientes unidades
dependientes de la dirección, que sirven de soporte y apoyo a las unidades del
área funcional del Sector de Ciencia, Tecnología, Innovación y
Telecomunicaciones, con el fin de que estas puedan realizar sus labores en
forma eficiente y eficaz:
I. Departamento de Gestión Institucional de
Recursos Humanos:
a) Competencia: Implantar y constituir un esquema de
funcionamiento básico general que permita gerenciar y cumplir en forma
eficiente y oportuna con los procesos de Gestión de Recursos Humanos.
b) Funciones:
1.
Mantener y actualizar el sistema de análisis ocupacional y clasificación de
puestos del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones de acuerdo
con los lineamientos de la Dirección General del Servicio Civil y del
Viceministerio de Telecomunicaciones y normativa conexa, sobre lo que se
fundamenta la valoración de puestos, el reclutamiento, la selección, la
capacitación, el desarrollo, diseño de los cargos de trabajo, descripción de
las actividades, funciones, responsabilidades y finalidades, la generación de
perfiles y la determinación de las competencias necesarias para el correcto
desempeño de los servidores del Ministerio.
2.
Dirigir el conjunto de políticas y prácticas orientadas a gestionar los asuntos
mediante los cuales las personas logran ingresar al Ministerio de Ciencia,
Tecnología y Telecomunicaciones, lo cual se logra mediante la planificación de
los recursos humanos, el reclutamiento, selección, recepción, socialización o
inducción, período de prueba, movilidad o promoción.
3.
Facilitar la organización del registro y control del personal del Ministerio de
Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones mediante el trámite de pagos, control
de movimientos de personal, control de asistencia, vacaciones, certificaciones,
administración de bases de datos y administración de expedientes, trámites
generales sobre incentivos, beneficios, licencias, permisos, entre otros.
4.
Aplicar en estricto cumplimiento las políticas, directrices y lineamientos en
materia de compensación retributiva y no retributiva emitidas por la Dirección
General de Servicio Civil, la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria
y por medio de norma expresa, según los beneficios que se deriven de éstas y
que le son otorgadas a los funcionarios del Ministerio de Ciencia, Tecnología y
Telecomunicaciones, por concepto de la prestación de servicios y la
contribución de éstos a los objetivos institucionales.
5.
Promover y contribuir con el desarrollo de las personas, mediante el
crecimiento profesional e integral, considerando su talento, destrezas,
habilidades, aptitudes, actitudes y competencias; mediante la promoción del
aprendizaje en distintos campos, en busca de alinear perfiles, expectativas y
preferencias individuales con los requerimientos estratégicos de la
Institución.
6.
Procurar y mantener una buena salud laboral de los colaboradores del Ministerio
de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, promoviendo y fomentando un
favorable clima organizativo, un efectivo sistema de comunicación y resolución
de conflictos, por medio de políticas, lineamientos, directrices y buenas
prácticas en la gestión de las relaciones laborales entre la Organización y sus
colaboradores.
7.
Ejecutar las demás labores, en materia de su competencia, que le asignen las
autoridades superiores.
8.
Rendir cuentas sobre los resultados de su gestión.
9.
Cumplir con los deberes que le corresponden de acuerdo con el sistema de
control interno institucional.
10.
Administrar en forma efectiva los recursos financieros, materiales, humanos y
tecnológicos que le sean asignados en función de los objetivos estratégicos.
11. Cualquier
otra que la Ley o este Reglamento de Organización le señale.
II. Departamento
Financiero:
a)
Objetivo: Administrar, dar
seguimiento y controlar el uso de los recursos y valores de la Institución,
desde la elaboración del presupuesto hasta la evaluación de la gestión
operativa del Ministerio.
b)
Funciones:
1.
Administrar, supervisar, autorizar y custodiar los fondos y valores de Caja
Chica, asignados por la Tesorería Nacional, así como atender el pago de las
obligaciones contraídas con cargo a éste fondo.
2.
Coordinar modificaciones para dar contenido presupuestario, controlar y dar
seguimiento a saldos y montos de documentos de ejecución tramitados por medio
de caja chica (reservas y reembolsos), destinados para cada partida
presupuestaria, para compras menores y urgentes gestionadas a través del Fondo
de Gastos de Caja Chica.
3.
Confeccionar, revisar y aprobar las Conciliaciones Bancarias para llevar saldos
correctos, que sirvan de base para la toma de decisiones.
4.
Planear, organizar, controlar y evaluar, el proceso presupuestario del MICITT,
siendo responsable en materia presupuestaria y financiera ante las autoridades
institucionales y ante la Dirección General de Presupuesto Nacional y demás
órganos financieros del Estado, así como ante la Contraloría General de la
República, de acuerdo con las normas que rigen la materia y autorizar todo pago
que se realice en la institución.
5.
Velar por el control y manejo de las Garantías de Cumplimiento y Participación,
que rinden los diferentes contratistas; aplicando la normativa relacionada con
la Contratación Administrativa y legislación conexa, entre otras.
6.
Ejercer vigilancia administrativa de las actividades presupuestales del MICITT,
aprobando los documentos de ejecución presupuestaria que establezcan las
disposiciones legales y reglamentarias, emitidas por la Dirección General de
Presupuesto Nacional.
7.
Coordinar, incluir y aprobar las transferencias a instituciones
descentralizadas del Sector de Ciencia y Tecnología.
8.
Recibir, revisar, incluir y aprobar en el sistema SIGAF, las facturas
comerciales para acreedores.
9.
Velar porque se registren los diferentes documentos de ejecución
presupuestaria, a través de los medios informáticos establecidos por los entes
correspondientes.
10. Recibir,
revisar y tramitar los gastos de viaje y transporte al interior del país, así
como los viáticos al exterior, mediante documentos de adelantos y
liquidaciones, con el fin de colaborar en el logro de los objetivos
Programáticos e Institucionales del MICITT.
11.
Coordinar los aspectos relativos a la preparación, ejecución y evaluación del
presupuesto, mediante la organización de reuniones, Comisiones, generación de
oficios, cumplimiento de circulares, normativa, entre otros.
12.
Revisar, controlar, evaluar y comunicar mediante informes a los Jerarcas de la
Institución para la toma de decisiones, sobre las operaciones financieras del
MICITT, así como a los Entes externos fiscalizadores que corresponda para
garantizar mayor transparencia en los procesos.
13. Coordinar, revisar y tramitar las modificaciones
presupuestarias, contribuyendo al uso racional de los recursos financieros,
apegados a las normas establecidas y de acuerdo a las necesidades de la
Institución.
14.
Ejecutar las demás labores, en materia de su competencia, que le asignen las
autoridades superiores Rendir cuentas sobre los resultados de su gestión.
15.
Cumplir con los deberes que le corresponden de acuerdo con el sistema de
control interno institucional.
16.
Administrar en forma efectiva los recursos financieros, materiales, humanos y
tecnológicos que le sean asignados en función de los objetivos estratégicos.
17.
Cualquier otra que la Ley o este Reglamento de Organización le señale.
III. Departamento de Proveeduría Institucional:
a) Objetivo:
Tramitar los procedimientos de contratación administrativa necesarios para la
adquisición de los bienes muebles e inmuebles, obras y servicios requeridos por
el Ministerio, así como su administración, custodia y control.
b) Funciones:
1.
Realizar las compras de todos los bienes y servicios para cumplir con los
objetivos de la institución.
2.
Confeccionar en licitaciones y compras el cartel o pliego de condiciones y
tramitar el procedimiento hasta la emisión del pedido.
3.
Tramitar los procedimientos de remate para vender o arrendar bienes muebles,
inmuebles, o semovientes.
4.
Recibir, custodiar y dar seguimiento a las garantías de participación y
cumplimiento presentadas por los participantes en los diversos procedimientos
de contratación, y recomendar en el ámbito interno del Ministerio lo pertinente
a su ejecución o devolución, según corresponda.
5.
Ejercer control y darle el debido seguimiento actualizado a través de un
inventario permanente a todos los bienes del Ministerio, así como los insumos
de la bodega de materiales.
6.
Registrar y mantener actualizado la información de todos los procedimientos de
contratación administrativa en el Sistema Electrónico de Compras
Gubernamentales, a fin de brindar información oportuna, confiable, y transparente
a los administrados, respetando los procedimientos emanados por la Dirección
General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.
7.
Tramitar todo el procedimiento de rescisión y resolución de contratos, y en su
caso imponer las respectivas sanciones. De imponerse a sanción alguna, deberá
comunicar al registro de Proveedores de la Dirección General de Administración
de Bienes y Contratación Administrativa.
8.
Formar parte de la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones, con derecho a
voz y voto.
9.
Dictar la resolución final de adjudicación, declaratoria de deserción o de
infructuosa, en los procedimientos de contratación administrativa de su
institución, y suscripción de las formalizaciones contractuales derivadas de
dichos procedimientos.
10.
Revisar y autorizar en el sistema de contratación administrativa, los pedidos
originados en adjudicaciones firmes, los cuales deberá firmar únicamente con
posterioridad a la aprobación en el mismo sistema automatizado, por parte de la
Dirección General de Presupuesto Nacional o de la persona en que ésta delegue
dicha función.
11.
Planificar y programar todas las contrataciones de interés del Ministerio,
estableciendo con precisión las condiciones generales, las especificaciones
técnicas y las normas de calidad correspondientes.
12.
Analizar las ofertas recibidas en los procedimientos de contratación con base
en los términos que contemple el cartel de licitación, y evaluar las elegibles
conforme al sistema y método previsto en aquél, sometiendo sus conclusiones a
la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones.
13.
Elaborar y publicar en el Diario Oficial, el Programa Anual de Adquisiciones y
sus modificaciones,
14.
Mantener actualizado el Registro de Proveedores y el Catálogo de Mercancías,
con base en el Decreto Ejecutivo N° 30640.
15.
Ejecutar las demás labores, en materia de su competencia, que le asignen las
autoridades superiores.
16.
Rendir cuentas sobre los resultados de su gestión.
17.
Cumplir con los deberes que le corresponden de acuerdo con el sistema de
control interno institucional.
18.
Administrar en forma efectiva los recursos financieros, materiales, humanos y
tecnológicos que le sean asignados en función de los objetivos estratégicos.
19.
Cualquier otra que la Ley o este Reglamento de Organización le señale.
IV. Departamento
de Servicios Generales:
a)
Objetivo: Brindar servicios de apoyo
y logística en las áreas de transportes, servicios de vigilancia, limpieza,
mantenimiento preventivo-correctivo del edifico y la flotilla vehicular,
administración del parqueo y auditorios, así como la recepción y entrega de
correspondencia.
b)
Funciones:
1. Dar
un buen servicio de información a las personas que visitan el Ministerio.
2.
Vigilar y coordinar la adecuada atención de la central telefónica del MICITT.
3.
Recibir la correspondencia externa, llevar al día una bitácora con los
documentos recibidos, tanto del despacho como de otras áreas.
4.
Brindar un transporte adecuado para cumplir con las necesidades del Ministerio.
5.
Realizar el traslado de funcionarios y equipo de cómputo dentro y fuera del
casco metropolitano (otras regiones).
6.
Trasladar la correspondencia a otras instituciones y empresas fuera del MICITT;
así como colaborar con el traslado de equipo e implementos cuando se debe
atender una actividad fuera del MICITT.
7.
Planear, coordinar, ejecutar y controlar las actividades de logística de los
eventos organizados por el MICITT dentro y fuera de la Institución.
8.
Coordinar y controlar las labores de choferes, recepción, personal de limpieza
y personal de seguridad y verificar el cumplimiento de servicios.
9.
Coordinar todos los aspectos relacionados con servicios públicos.
10.
Atender y negociar renovaciones de contrataciones vigentes de servicios al
edificio.
11.
Contratar y autorizar el pago de alimentos para consumo del Ministerio y
controlar su uso correspondiente.
12.
Contratar y autorizar la compra de mobiliario del Ministerio.
13.
Atender el procedimiento administrativo de seguros de vehículos, accidentes de
vehículos, y otras pólizas del Ministerio.
14.
Coordinar y atender el Comité de Gestión Ambiental.
15.
Brindar bienes y suministros de oficina necesarios para el giro normal de las
labores, tales como mobiliario, aires acondicionados, entre otros.
16.
Ejecutar las demás labores, en materia de su competencia, que le asignen las
autoridades superiores.
17.
Rendir cuentas sobre los resultados de su gestión.
18.
Cumplir con los deberes que le corresponden de acuerdo con el sistema de
control interno institucional.
19.
Administrar en forma efectiva los recursos financieros, materiales, humanos y
tecnológicos que le sean asignados en función de los objetivos estratégicos.
20.
Cualquier otra que la Ley o este Reglamento de Organización le señale.
V. Unidad
de Archivo Institucional:
a) Objetivo:
Velar por la organización, gestión, conservación y consulta del acervo
documental del Ministerio, a través del correcto aprovechamiento del recurso
humano, material, tecnológico y financiero para satisfacer las necesidades de
la institución, así como la sociedad en general, en la búsqueda de un
desarrollo tecnológico del país.
b) Funciones:
1.
Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas del
MICITT, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.
2.
Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las
políticas archivísticas de la institución.
3.
Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y
facilitar el acervo documental del MICITT.
4.
Transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan
cumplido el período de vigencia administrativa.
5.
Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para la correcta
gestión de la información en el Ministerio tales como: tablas de plazos, listas
de remisión, cuadros de clasificación, procedimientos, directrices, inventario
y guías de archivo.
6.
Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al
personal de la institución en sus respectivos archivos de gestión.
7.
Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo
central y de los archivos de gestión de la entidad.
8.
Formar parte del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.
9.
Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos
autorización para eliminar documentos.
10.
Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el
desarrollo archivístico del Ministerio.
11.
Ejecutar las demás labores, que en materia de su competencia, que le asignen
las autoridades superiores.
12.
Rendir cuentas sobre los resultados de su gestión.
13.
Cumplir con los deberes que le corresponden de acuerdo con el sistema de
control interno institucional.
14.
Administrar en forma efectiva los recursos financieros, materiales, humanos y
tecnológicos que le sean asignados en función de los objetivos estratégicos.
15.
Cualquier otra que la Ley o este Reglamento de Organización le señale.