CONTRALORÍA GENERAL DE LA
REPÚBLICA
R-DC-124-2015—Despacho Contralor.—San José, a las
nueve horas del treinta de setiembre de dos mil quince.
Considerando:
I.—Que los artículos 183 y 184 de la Constitución Política
de la República de Costa Rica, establecen a la Contraloría General de la
República como institución auxiliar de la Asamblea Legislativa en la vigilancia
de la Hacienda Pública, y que el artículo 12 de su Ley Orgánica, Nro. 7428 del
7 de setiembre de 1994, la designa como órgano rector del Sistema de Control y
Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública.
II.—Que
en virtud de tal condición, los artículos 11, 12 y 24 de la Ley Nro. 7428
mencionada, y el artículo 3 de la Ley General de Control Interno, Nro. 8292 del
31 de julio de 2002, confieren a la Contraloría General facultades para emitir
disposiciones, normas, políticas y directrices que coadyuven a garantizar la
legalidad y eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos públicos.
III.—Que
de conformidad con los artículos 7 y 10 de la Ley Nro. 8292, el jerarca y los
titulares subordinados son responsables de establecer, mantener, perfeccionar y
evaluar los sistemas de control interno correspondientes, de manera que sean
aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con las
competencias y atribuciones institucionales, así como ajustados a la normativa
que al efecto emita la Contraloría General de la República.
IV.—Que
el 25 de setiembre del 2014 se publicó en La Gaceta Nro. 184, la Resolución
Nro. R-DC-64-2014 del 11 de agosto de ese mismo año, del Despacho de la
Contralora General de la República, en la que se aprueban y divulgan las Normas
Generales de Auditoría para el Sector Público, las cuales tienen el propósito
de promover un mejoramiento de ese proceso y asegurar la calidad de sus
productos, estableciendo pautas mínimas para que este proceso que se realiza en
el Sector Público, se ejecute con altos estándares de calidad, de manera
uniforme, íntegra, objetiva e independiente.
V.—Que
el numeral 6.5 de las Normas de Control Interno para el Sector Público
(N-2-2009-CO-DFOE), emitidas por medio de Resolución R-CO-9-2009 del 26 de
enero de ese mismo año, del Despacho de la Contralora General de la República,
publicadas en el Diario Oficial La Gaceta Nro. 26 del 6 de febrero de 2009, se
establece que el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias y
con fundamento en las necesidades, posibilidades y características de la
institución y los riesgos que enfrenta, deben contratar profesionales externos
en contaduría pública que lleven a cabo evaluaciones con base en las cuales se
establezca la calidad de la recopilación y procesamiento de la información, así
como sobre la validez, suficiencia y cumplimiento del sistema de control
interno en lo que establece estos lineamientos.
VI.—Que
en la actualidad del Sector Público los aspectos relativos al sistema de
control interno, auditoría, aseguramiento de la calidad, sistemas de
información contable, financiera y presupuestaria, tecnologías de información y
comunicación, y rendición de cuentas, propician un entorno que entre otras
acciones, posibilita el desarrollo de evaluaciones realizadas por profesionales
externos acordes con altos estándares de calidad, como mecanismo para obtener
un examen objetivo e independiente sobre el acatamiento de la normativa interna
y externa aplicable a los procesos relacionados con el presupuesto
institucional, así como sobre la veracidad, oportunidad y exactitud de los
registros e información presupuestaria. Lo anterior en procura de apoyar la
gestión pública apegada a criterios de eficiencia y eficacia, y con
cumplimiento del ordenamiento vigente.
VII.—Que
de conformidad con el artículo 27 de la citada Ley Nro. 7428, los entes y
órganos sujetos a la fiscalización de la Contraloría General pueden contratar
profesionales externos, cubriendo por su cuenta el costo respectivo, en
búsqueda de obtener la identificación de oportunidades de mejora en los
sistemas y procesos que apoyan la gestión institucional y de fortalecer la
confiabilidad de la información utilizada en la toma de decisiones, entre ellas
la presupuestaria.
VIII.—Que
el 1 de junio de 2009 se publicó en La Gaceta Nro. 104, la resolución
Nro. R-CO-33-2009 del doce de mayo de ese mismo año, del Despacho de la
Contralora General de la República, en la cual se aprueban las “Directrices
para la contratación de servicios de auditoría externa en el Sector Público”
(D-3-2009- CO-DFOE), en las que se regulan los requerimientos mínimos que las
entidades y órganos del Sector Público deben observar en la contratación de
esos servicios.
IX.—Que
el 29 de marzo del 2012 se publicó en el Alcance Digital Nro. 39 de La
Gaceta Nro. 64, la Resolución Nro. R-DC- 24-2012 del 26 de ese mismo mes y
año, mediante la cual, se promulgaron con carácter vinculante las “Normas
Técnicas sobre Presupuesto Público” (N-1-2012-DC-DFOE), que establecen una base
normativa común y actualizada para fiscalizar el subsistema de presupuesto y el
proceso presupuestario de los sujetos pasivos cuyo presupuesto debe ser
sometido a la aprobación de la Contraloría General de la República.
X.—Que
el numeral 4.3.17 de las citadas Normas Técnicas sobre Presupuesto Público
(NTPP), denominado “Exactitud y confiabilidad de la liquidación
presupuestaria”, establece para los casos de las instituciones cuyo presupuesto
institucional al cierre del periodo presupuestario supere el equivalente en
colones de sesenta millones de unidades de desarrollo - según el valor de la
unidad de desarrollo al 31 de diciembre de ese período- la obligación de
someter su liquidación presupuestaria a una revisión por parte de profesionales
externos e independientes; con el propósito de que esos profesionales emitan
una conclusión independiente sobre el nivel de observancia de las políticas y
metodologías internas establecidas, sobre el cumplimiento de la normativa
técnica y jurídica aplicable al presupuesto y el resultado de la liquidación
presupuestaria informado.
XI.—Que
es necesario establecer un marco orientador básico sobre los elementos mínimos
a ser considerados por parte de las entidades y órganos públicos, sujetos a lo
dispuesto en el numeral 4.3.17 de las Normas antes citadas, a efecto de que
puedan establecer los requerimientos específicos de contratación de servicios
de un profesional externo para la revisión de la fase de ejecución del
presupuesto y elaboración de la liquidación presupuestaria, dar seguimiento a
los servicios contratados y obtener de ellos, los productos esperados acorde
con los fines pretendidos, según lo dispuesto en el numeral de reiterada cita y
se fortalezca con ello; el control interno, la toma de decisiones y la
transparencia de la gestión del presupuesto institucional.
XII.—Que
la Contraloría General de la República ha efectuado un estudio sobre los
elementos básicos que deben contemplarse en la revisión de la fase de ejecución
del presupuesto y elaboración de la liquidación presupuestaria, determinando
los criterios que deben evaluarse en esa revisión y que de acuerdo con estos se
define que el tipo servicio que puede brindar un auditor externo para efectuar
esa revisión corresponde a un trabajo para atestiguar con seguridad razonable,
regulado por el marco normativo establecido en la “Norma internacional de trabajo
para atestiguar 3000 - Trabajos para atestiguar distintos de auditorías o
revisiones de información financiera histórica”.
XIII.—Que en La Gaceta Nro. 108 del viernes 15 de junio de 2015,
se publicó la Resolución R-DC-042-2015 de las once horas del 13 de mayo de
2015, por medio de la cual La Contraloría General de la República sometió a
consulta de la Administración Pública, los sujetos pasivos de su fiscalización
y al público en general, una propuesta de Lineamientos para realizar la
revisión externa a la que se refiere el numeral 4.3.17 de reiterada cita. En
razón de esta consulta pública, se recibieron observaciones y recomendaciones
de diferentes entes, que han sido valoradas para efectuar los ajustes o cambios
pertinentes. Por tanto,
RESUELVE:
I.—Emitir y promulgar los siguientes:
LINEAMIENTOS PARA LA
CONTRATACIÓN DEL TRABAJO
PARA
ATESTIGUAR CON SEGURIDAD RAZONABLE SOBRE
LA
ELABORACIÓN DE LA LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA
DE
LOS ENTES Y ÓRGANOS SUJETOS A LO ESTABLECIDO
EN
EL NUMERAL 4.3.17 DE LAS NORMAS TÉCNICAS
SOBRE
PRESUPUESTO PÚBLICO
N-1-2012-DC-DFOE.
1. Aspectos
Generales.
1.1 Glosario.
Para los efectos de los presentes lineamientos, se aplicarán las siguientes
definiciones:
Asignación
presupuestaria: Valor monetario de los
ingresos y gastos
incluidos en los presupuestos de las instituciones, según los clasificadores
vigentes y para cada uno de los niveles de desagregación de la estructura
programática.
Auditor externo: Es el profesional
en contaduría pública, incorporado al Colegio de Contadores Públicos de Costa
Rica, que tiene la responsabilidad final del trabajo para atestiguar con
seguridad razonable sobre la elaboración de la liquidación presupuestaria,
habilitado legalmente para la prestación de dicho servicio, quien labora de
forma unipersonal u organizado por medio de despachos o firmas, y no es
empleado del ente u órgano que contrata el servicio.
Causa: Razón o razones
fundamentales por las cuales se presentó la condición del hallazgo, es el
motivo por el que no se cumplió el criterio o el acatamiento de la norma.
Condición: Constituye la
situación encontrada por el auditor con respecto a una operación, actividad o
transacción. La condición refleja el grado en que los criterios están siendo
logrados o aplicados.
Criterio: Es la norma o
parámetro con la que el auditor evalúa la condición. Los criterios constituyen
la medida que permite la evaluación de la condición, cuando ésta es de carácter
cuantitativo y cualitativo.
Efecto: Es el resultado o
consecuencia real o potencial que resulta de la comparación entre la condición
y el criterio que debió ser aplicado. Sean estos reales o potenciales, deben
definirse en lo posible en términos cuantitativos, como moneda, tiempo,
unidades de producción o números de transacciones. Cuando sean de carácter
cualitativo, se debe precisar si son desviaciones a la normativa y si
incrementa la posibilidad de materializarse un riesgo o ampliar el impacto de
uno ya materializado.
Déficit: Exceso de gastos
sobre los ingresos, ejecutados al final de un ejercicio presupuestario.
Jerarca: Máxima autoridad en
la institución, sea éste unipersonal o colegiado.
Liquidación
presupuestaria: Es
el cierre anual de las cuentas del presupuesto institucional que se debe hacer al
terminar el ejercicio económico, con el cual se obtiene el resultado global de
la ejecución del presupuesto.
Norma internacional
de trabajos para atestiguar 3000 - Trabajos para atestiguar distintos de
auditoría o revisión de información financiera histórica (NITA 3000): Norma establecida por
Federación Internacional de Contadores para regular la prestación de servicios
para atestiguar que realicen los profesionales en contaduría pública.
Plan anual: Instrumento
formulado en concordancia con los planes de mediano y largo plazo, en el que se
concreta la política de la institución a través de la definición de objetivos,
metas, y acciones que se deberán ejecutar durante el año, se precisan los
recursos humanos, materiales y financieros necesarios para obtener los
resultados esperados y se identifican las unidades ejecutoras responsables de
los programas de ese plan.
Presupuesto inicial: Presupuesto con que
el que se comienza la gestión anual de la institución.
Presupuesto
institucional: Presupuesto
que rige durante el ejercicio económico, para las instituciones públicas y
comprende el presupuesto inicial y las variaciones presupuestarias.
Titular Subordinado: Funcionario de la
administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y
tomar decisiones.
Trabajo para
atestiguar: Trabajo
en el que el profesional en contaduría pública expresa una conclusión diseñada
para mejorar el grado de confianza de los usuarios previstos, que no sea la
parte responsable, en los resultados de la evaluación o medición de un asunto
contra los criterios.
Este tipo de trabajo
aplica para realizar el servicio externo a que se refiere el numeral 4.3.17 de
las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público. De acuerdo con sus
características, para la prestación de ese servicio deberá aplicarse la Norma
internacional de trabajos para atestiguar 3000 - Trabajos para atestiguar
distintos de auditoría o revisión de información financiera histórica (NITA
3000).
Seguridad razonable: Nivel de seguridad
alto pero no absoluto, expresado de manera positiva en el informe de
atestiguamiento del auditor externo que expresa una conclusión en cuanto a que
la información sometida a estudio está libre de errores significativos.
Superávit específico:
Exceso
de ingresos sobre los gastos, ejecutados al final de un ejercicio
presupuestario que por disposiciones especiales o legales tienen que destinarse
a un fin específico.
Superávit libre: Exceso de ingresos
sobre los gastos, ejecutados al final de un ejercicio presupuestario que son de
libre disponibilidad en cuanto al tipo de gastos que puede financiar.
Titular subordinado
de más alto rango: Funcionario
de la Administración activa que interactúa directamente con el Jerarca y ostenta
el más alto cargo administrativo en la institución (Presidente Ejecutivo,
Gerente General, Rector, Director General, entre otros del igual rango).
Variaciones
presupuestarias:
Corresponden a los ajustes cuantitativos y cualitativos al presupuesto aprobado
por las instancias internas y la externa competente, que son necesarias para el
cumplimiento de los objetivos y metas y se derivan de cambios en el ámbito
interno y externo de índole económico, financiero, administrativo y legal, que
ocurren durante el periodo presupuestario (Presupuestos extraordinarios y
modificaciones presupuestarias).
1.2 Ámbito
aplicación. de Estos lineamientos son de acatamiento obligatorio para las
instituciones y órganos públicos sujetos a la fiscalización de la Contraloría
General de la República, cuya liquidación presupuestaria debe ser objeto de
examen, por parte de Auditores externos independientes de conformidad con lo
establecido en el párrafo tercero del numeral 4.3.17 “Exactitud y
confiabilidad de la liquidación presupuestaria”, de las Normas Técnicas
sobre Presupuesto Públicos (NTPP) emitidas por medio de la Resolución
R-DC-24-2012 del Despacho Contralor 1.
1Publicada en el Alcance Digital N° 39 a La Gaceta N° 64 del 29 de marzo del 2012 y reformada por la
Resolución R-DC-064-2013 publicada en La
Gaceta Nro. 101 del 28 de mayo del 2013.
1.3 Alcance.
Estas disposiciones constituyen la base para que las entidades y órganos del
Sector Público establezcan los requerimientos mínimos para la contratación del
trabajo para atestiguar, en cumplimiento de lo establecido en el numeral 4.3.17
de las NTPP.
2. Gestiones para
la contratación de los servicios de auditoría externa de la liquidación
presupuestaria. La Administración debe ejecutar oportunamente y con la
anticipación necesaria las gestiones pertinentes para la contratación de
trabajo para atestiguar, con el propósito de recibir los productos en el plazo
establecido por el numeral 4.3.17 de las NTPP.
Además, para
establecer los términos de dicha contratación la Administración deberá definir,
al menos; los estándares de calidad establecidos por la normativa aplicable y
el uso de la información por parte del auditor externo. Así como los criterios
que se utilizarán para evaluar el objeto de estudio. Todos estos aspectos deberán
ser referenciados en la documentación que se utilice para la convocatoria del
concurso de contratación respectivo.
En el caso de
aquellas entidades que por mandato de normativa jurídica o por voluntad propia
someten sus estados financieros a una auditoría externa, podrán analizar la
conveniencia de contratar el trabajo para atestiguar, en forma conjunta con las
contrataciones que habitualmente realizan para dictaminar dichos estados, sin
perjuicio del cumplimiento de los plazos de entrega de esos dictámenes. Lo
anterior, tomando en cuenta la estrecha relación que existe entre los insumos
que utilizan ambos trabajos.
En todas las
contrataciones debe observarse lo establecido en la normativa de contratación
administrativa vigente, procedimientos y demás normativa adoptada por la
Administración, así como lo dispuesto en las “Directrices para la
contratación de servicios de auditoría externa en el Sector Público (D-3-
2Ü09-CO-DFOE)” emitidas por medio de resolución Nro. R-CO-33-2009 del
Despacho de la Contralora General de la República, del doce de mayo de dos mil
nueve y sus reformas 2.
2Publicada en La Gaceta N°
104 del 1 de junio del 2009.
3. Sobre el
trabajo para atestiguar con seguridad razonable sobre la elaboración de la
Liquidación presupuestaria.
3.1 Concepto.
El trabajo para atestiguar, es un servicio brindado por una persona física o
jurídica, ajena al ente u órgano cuyo proceso de elaboración de liquidación
presupuestaria y acatamiento de la normativa jurídica y técnica - que regula la
fase de ejecución presupuestaria y el registro de las transacciones - son el
objeto de estudio. Es un proceso sistemático, independiente y profesional para
obtener y evaluar objetivamente la evidencia, en relación con hechos y eventos
de diversa naturaleza relativos a dicho objeto.
3.2 Fines. El
trabajo de atestiguar tiene como fin, contar con una conclusión independiente
que aumente el grado de confianza de los usuarios sobre la información
contenida en la liquidación, fundamentada en los resultados de la evaluación o
medición de los elementos del objeto de estudio, en relación con un marco de
referencia de criterios aplicables, proporcionado por la Administración Activa.
Además, brindar a la
Administración insumos relevantes para impulsar mejoras en la fase de ejecución
del presupuesto, en la calidad de la información de la liquidación
presupuestaria y fortalecer la toma de decisiones.
3.3 Alcance.
El trabajo para atestiguar considera la normativa jurídica y técnica que rige
la fase de la ejecución del presupuesto y las actividades de elaboración de la
liquidación presupuestaria, así como el registro de las transacciones que dan
origen a los resultados informados en ella. Todo para el objeto de estudio
según lineamiento 3.5.
3.4 Sobre
cumplimiento de principios éticos fundamentales y la normativa técnica
aplicable. La Administración deberá velar porque el trabajo que se realice
cumpla los principios éticos fundamentales que regulan el ejercicio de la
profesión de contaduría pública en Costa Rica, así como las normas de
aceptación general que exige la realización de este tipo de trabajo, la “Norma Internacional de Trabajos para
Atestiguar 3000; Trabajos para atestiguar distintos de auditorías o revisiones
de información financiera histórica” (NITA 3000) y complementado por lo
regulado supletoriamente por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica
por medio de la circular Nro. 20-2010 “Compromisos de seguridad que no son
Auditoría ni Revisión Financiera Histórica, NITA 3000”.
Además, en vista de
que el trabajo se ejecutará en instituciones públicas, deberá tomar en cuenta,
en lo que corresponda, las regulaciones técnicas que rigen la labor de
auditoría en ese ámbito, en especial las Normas Generales de Auditoría para el
Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República.
3.5 Objeto de
estudio del trabajo de atestiguar con seguridad razonable sobre la elaboración
de la liquidación presupuestaria. El trabajo para atestiguar debe
cubrir la evaluación de la normativa técnica interna que regula la ejecución
presupuestaria y la elaboración de la liquidación. Incluye el cumplimiento de
las políticas, acuerdos del Jerarca, reglamentos, lineamientos, directrices,
manuales y procedimientos, establecidos para la aprobación de las variaciones
presupuestarias, el registro de las transacciones, en lo correspondiente a la
ejecución del presupuesto del período que se liquida (reconocimiento y medición
de los ingresos y gastos, el uso de instrumentos de registro, la custodia de la
información presupuestaria, la ejecución de tareas y coordinaciones), la
documentación soporte de dichos registros y el trámite para la emisión y
comunicación de la liquidación presupuestaria ante los órganos y entes que
corresponde.
Adicionalmente, se
debe verificar el bloque de legalidad aplicable a la Institución en materia de
ejecución y liquidación del presupuesto (leyes específicas que afectan la
ejecución de determinados ingresos y gastos en la Institución).
Sobre la evaluación de
la normativa técnica externa, debe evaluarse el acatamiento de lo regulado en
las NTPP con respecto a:
a) Que la documentación de los gastos
ejecutados durante el periodo evidencie el cumplimiento de las políticas
establecidas por la entidad para garantizar la coordinación entre las unidades
ejecutoras de los diferentes programas y los responsables de la administración
del presupuesto. Asimismo, que esos gastos hayan sido incluidos en los
registros presupuestarios que sustentan el informe del seguimiento del plan
institucional, sobre el avance en el cumplimiento de objetivos y metas
específicas de cada programa, según se vaya ejecutando el presupuesto. (NTPP
2.1.2 c).
b) Que se haga
seguimiento y evaluación periódicos de la ejecución del presupuesto y se giren
las órdenes para realizar las correcciones necesarias para cumplir con el logro
de los objetivos y metas. (NTPP 2.1.2 d), 2.1.3 a) v.).
c) Que no se
identifiquen omisiones en la fase de la ejecución presupuestaria de los
registros de transacciones que afectan los ingresos y gastos del período sujeto
a examen. Además, que todos los ajustes a las asignaciones presupuestarias se
hayan realizado por los mecanismos establecidos (presupuestos extraordinarios o
modificaciones), y estos contengan las justificaciones y los ajustes al plan
anual institucional que procedan. (NTPP 2.2.3 a) y r), así como las NTPP 4.3.6,
4.3.7 y 4.3.8).
d) Que se cumple con los límites establecidos para las cantidades de
presupuestos extraordinarios y modificaciones presupuestarias establecidas. En
el caso de estas últimas se debe verificar que el Jerarca de la institución
haya emitido normativa interna relativa a lo establecido en la NTPP 4.3.13,
entre ellos, la cantidad máxima de las modificaciones presupuestarias posibles
de aprobar y que por ese mecanismo no se haya variado más del porcentaje del
presupuesto institucional permitido. (NTPP 4.3.11).
e) Que no se dejen de
registrar ingresos o se registren por un monto menor al que corresponde, según
factura, en compensación de no hacer efectiva la cancelación de una obligación
que la institución tiene con el agente que le está generando el ingreso. (NTPP
2.2.3 a)).
f) Que los ingresos y
gastos cuya ejecución se registra correspondan al ejercicio económico para el
cual rige el presupuesto examinado. (NTPP 2.2.3 d) y 4.3.2 segundo párrafo).
g) Que los registros
de los ingresos y gastos se hayan realizado de acuerdo con las clasificaciones
que procedan, de acuerdo con los clasificadores oficiales para el Sector
Público. (NTPP-2.2.3 f)).
h) Que existió
contenido presupuestario a nivel de partidas, grupos y subpartidas de previo a
la adquisición del compromiso o a la ejecución de los gastos examinados. (NTPP
2.2.3 i) y 4.3.2 tercer párrafo).
i) Que la naturaleza
de los gastos ejecutados correspondan a la finalidad prevista en el
presupuesto, de conformidad con los términos de su aprobación. (NTPP 2.2.3 i) y
4.3.2 tercer párrafo).
j) Que los gastos
corrientes ejecutados se hayan financiado con ingresos corrientes y no con
ingresos de capital o de financiamiento, según las clasificaciones de los
ingresos y de gastos definidas en los Clasificadores Oficiales de Presupuesto
para el Sector Público emitidos por el Ministerio de Hacienda. (NTPP 2.2.3 k) y
2.2.9).
k) Que la información
sobre la ejecución del presupuesto (asignaciones presupuestarias aprobadas,
ejecutadas y saldos disponibles) se divulgue y se mantenga en un lugar de
acceso para las unidades internas responsables de esa ejecución y otros órganos
de la institución para la toma de decisiones. (NTPP 2.2.3. p).
l) Que exista una
definición oficial de una única base de registro para la contabilización de
todos los ingresos y los gastos presupuestarios. Dicha definición debe estar
fundamentada y la base ser aplicada de manera uniforme y consistente en todos
los registros presupuestarios. (NTPP 2.2.4).
m)Que los
presupuestos extraordinarios hayan cumplido los requisitos y disposiciones de
aprobación, por parte del jerarca y de la Contraloría General de la República,
previstos en las (NTPP 4.2.3, 4.2.6, 4.2.10, 4.2.11.b, 4.2.12 y 4.2.14).
n) Que las
modificaciones presupuestarias hayan cumplido los requisitos y disposiciones
previstos en la normativa interna y cuenten con la aprobación de la autoridad
de la institución competente. (NTPP 4.2.3, 4.2.4, 4.2.5, 4.3.11, 4.3.12 y
4.3.13).
o) Que exista
normativa interna que defina los procedimientos, actividades, unidades
participantes, responsabilidades y manuales, emitidos por las instancias
competentes para regular los registros y contabilización de la ejecución de los
ingresos y gastos. (NTPP 3.4 y 4.3.3).
p) Que los registros
de la ejecución de los ingresos y gastos estén respaldados, documentados y
conservados en expedientes administrativos, ya sea físicos o digitales. (NTPP
3.6).
q) Que las transacciones financieras que originan los registros de la
ejecución de los ingresos y de los gastos presupuestarios, también hayan
afectado los registros contables patrimoniales que correspondan. (NTPP 4.3.4).
r) Que se haya
remitido a la Contraloría General de la República la información sobre la
ejecución presupuestaria y sobre la liquidación presupuestaria en los términos
y plazos establecidos en las NTPP 4.3.14, 4.3.15, NTPP 4.3.18 y 4.3.19.
Además debe
verificarse que la información presentada a la Contraloría General, por medio
Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP), sea consistente con
los registros internos que lleva la institución.
s) Que la información
de la liquidación presupuestaria sea congruente con la información que reflejan
los Estados Financieros de la Institución al 31 de diciembre del año sujeto a
examen. (NTPP 4.3.19.c.ii.)
t) Que la liquidación
presupuestaria haya sido sometida a la revisión en la administración activa - a
manera de labor de supervisión- por parte de personal diferente del que la
elaboró, del que ejecutó las funciones de registro de las asignaciones
presupuestarias y de la ejecución de los ingresos y los gastos. Esto, con
mecanismo de control interno que aplica dicha administración para asegurar la
calidad de ese documento. (NTPP 4.3.17 / párrafo primero).
Para la evaluación
del objeto de estudio, la Administración deberá poner a disposición del auditor
externo la documentación y otros elementos que constituyen los criterios para
la revisión del objeto de estudio, de acuerdo con lo antes descrito.
3.6 Sobre la
declaración de la administración. La Administración deberá elaborar una
declaración que indique el cumplimiento de los criterios a evaluar por el
auditor externo en la fase de la ejecución del presupuesto y el proceso de
elaboración de la liquidación presupuestaria (detallando tanto las regulaciones
internas como las externas que sean aplicables), así como el registro de las
transacciones que dan origen a los resultados informados en ella, de
conformidad con lo regulado en el lineamiento anterior.
Asimismo, el auditor
deberá anexar la declaración de la Administración en el producto final del
trabajo para atestiguar como elemento disponible a los usuarios, en función del
cual, se emite la conclusión.
3.7 Comunicación
de resultados. La Administración deberá tomar las acciones que se requieran
para que durante la ejecución del trabajo para atestiguar se:
a) Mantenga una
comunicación constante con el auditor externo, principalmente con respecto al
avance del trabajo para atestiguar, sin que ello comprometa la objetividad e
independencia en la ejecución del trabajo.
Como parte de esa
comunicación se podrán realizar conferencias en las cuales el auditor externo
exponga al titular subordinado de más alto rango, los resultados obtenidos del
trabajo. En caso de efectuarse estas conferencias, deberán realizarse de previo
a la conferencia final con el jerarca.
b) Propicie la
comunicación y la coordinación pertinente del auditor externo con las
diferentes unidades de la institución.
c) Efectúe una
conferencia final, con la participación del Jerarca, la Auditoría Interna y los
responsables de poner en práctica las recomendaciones aportadas, en la cual el
auditor externo exponga los resultados del trabajo para atestiguar.
d) Ponga en conocimiento del jerarca, por los medios que procedan, los
productos del trabajo para atestiguar en el plazo establecido. Dichos productos
deben presentar los contenidos precisos según la técnica y la normativa
pertinente, y cumpliendo los requerimientos establecidos en el contrato
respectivo y estos lineamientos.
3.8 Del producto
del trabajo para atestiguar con seguridad razonable de la elaboración de la
liquidación presupuestaria. La Administración debe establecer en el
contrato y velar por su fiel cumplimiento, los requerimientos específicos para
que los resultados del trabajo para atestiguar, sea comunicado formalmente
mediante el producto que incorpore los contenidos precisos, según la técnica y
la normativa pertinente y que satisfagan los fines establecidos para este tipo
de trabajo3.
3 Ver lineamiento 3.2
Para lo anterior deberá obtenerse como
producto:
Informe de atestiguar independiente con
seguridad razonable sobre la elaboración de la liquidación presupuestaria: Es un informe por
medio del cual el auditor externo expone a la Administración los resultados del
trabajo para atestiguar independiente, con seguridad razonable, expresado en
forma positiva, sobre lo determinado con respecto al acatamiento de la
normativa jurídica y técnica que regula la fase de ejecución presupuestaria, el
registro de las transacciones, y el proceso de elaboración de la liquidación
presupuestaria, según el lineamiento 3.5, de conformidad con el marco
regulatorio aplicable, correspondiente al período económico evaluado.
El trabajo para atestiguar deberá contener
como mínimo los siguientes requisitos:
i. Título, que
identifique claramente que es un informe de atestiguar independiente con
seguridad razonable sobre el proceso de elaboración de la liquidación
presupuestaria.
ii. Destinatario con
identificación del puesto o instancia según corresponda, y la institución para
quien se dirige el informe.
iii. Identificación y
descripción de la información de la liquidación presupuestaria. Esto incluye:
-
Período presupuestario.
- Nombre de la
institución.
- Explicación de las
características de la información que debiera conocer los usuarios, y cómo
dichas características pueden influir en la precisión de la medición de los resultados
mostrados en la liquidación contra los criterios identificados, o lo persuasivo
de la evidencia disponible.
iv. Identificación de
criterios contra los que se evaluó, de modo que los usuarios puedan entender la
base de la conclusión del Auditor externo.
v. Descripción de las
limitaciones inherentes e importantes asociadas con el trabajo efectuado.
vi. Declaración para
identificar las responsabilidades de la Administración y descripción de las
responsabilidades del auditor externo.
vii. Declaración del
auditor externo de que el trabajo se realizó de conformidad con la NITA 3000.
viii. Un resumen del
trabajo realizado.
ix. Una conclusión
con seguridad razonable expresada en forma positiva, sobre el acatamiento de la
normativa jurídica y técnica que regula la fase de ejecución presupuestaria, el
registro de las transacciones, así como del proceso de elaboración de
liquidación presupuestaria, de conformidad con el marco regulatorio aplicable,
correspondiente al período económico evaluado. La conclusión debe ser redactada
directamente en términos del asunto y criterios aplicados.
x. El auditor externo
podrá expresar una conclusión con salvedad, adversa o abstención, cuando exista
una limitación en el alcance o por la detección de errores en aspectos
importantes, según las circunstancias que a su juicio determine.
xi. Fecha de emisión.
xii. Nombre y firma
del Auditor externo.
Además, debe
requerirse un comunicado a la Administración con base en las Normas Generales
de Auditoría para el Sector Público (norma 308), con el fin de ser informados
sobre hallazgos significativos identificados en el trabajo para atestiguar. De
no haberse determinado hallazgos significativos así deberá comunicarlo a la
Administración.
Este comunicado,
incorpora atributos básicos de condición, criterio, causa y efecto, así como la
conclusión y recomendaciones. El comunicado podrá diseñarse de acuerdo con la
siguiente estructura:
i. Fecha de emisión.
ii. Destinatario con
identificación del puesto o instancia según corresponda, y la institución para
quien se dirige.
iii. Párrafo(s) de
identificación y descripción del trabajo realizado.
iv. Nombre y firma
del auditor responsable.
v. Hallazgos (adjunto
o anexo).
- Resultados por situación identificada detallando para cada caso,
los atributos básicos antes señalados.
vi. Conclusión
general y recomendaciones, generales y por hallazgo.
vii. Anexos (cuando corresponda).
4. Acceso a la
información. La Administración debe facilitar al auditor externo la
información relacionada con los registros de las asignaciones presupuestarias,
(normativa y documentos presupuestarios) la documentación que respalda la
ejecución del presupuesto, los archivos y documentos utilizados para la
elaboración de la liquidación presupuestaria, así como, cualquier otro tipo de
información que se requiera para el desarrollo del trabajo para atestiguar.
Se deben tener
presentes las restricciones de acceso a información dispuestas en el
ordenamiento jurídico, por lo cual, la Administración debe hacer del conocimiento
del Auditor externo dichas restricciones, así como la obligación de hacer uso
de la información suministrada únicamente para los efectos de su trabajo.
5. Toma de
decisiones y seguimientos de las recomendaciones. En un plazo no mayor a un
mes después de recibidos a satisfacción los productos obtenidos del trabajo
para atestiguar, el Jerarca deberá conocerlos, analizarlos y tomar las
decisiones que procedan. Entre ellas, deberá definir y ordenar el seguimiento,
especialmente con las recomendaciones y oportunidades de mejora señaladas por
el Auditor externo, estableciendo los plazos y los responsables para ello, así
como los informes que requiera para confirmar su debido cumplimiento.
La Administración
activa dará el respectivo seguimiento de las recomendaciones emitidas en el
producto del trabajo para atestiguar. La auditoría interna brindará los
informes que corresponda de acuerdo con el ordenamiento jurídico que le aplica.
6 Publicación de los productos de la
Auditoría externa. Posteriormente a que el producto sea conocido y
analizado para la toma de decisiones por parte del Jerarca, de acuerdo con el
plazo establecido en el numeral 4 de estos lineamientos, el “Informe de
atestiguar independiente con seguridad razonable sobre la elaboración de la
liquidación presupuestaria” - lineamiento 3.8 - debe ser publicado en la
página web de la institución o en algún otro medio de acceso público.
La Institución podrá
prescindir de la publicación del comunicado a la Administración sobre los
hallazgos significativos a que se hizo referencia en el lineamiento 3.8.
7. Conservación de
la documentación de la auditoría externa. La Administración debe establecer
en el contrato respectivo la obligación y el plazo en el que el Auditor externo
debe conservar la documentación que respalda el trabajo realizado, de acuerdo
con lo dispuesto en el ordenamiento jurídico y el interés público, el cual no
será menor a lo establecido en el Código de Ética profesional para el Contador
Autorizado.
Asimismo, una vez
concluido el trabajo para atestiguar, la Administración deberá elaborar un
expediente con el producto y cualquier otra información que le suministre el
Auditor externo como resultado de su trabajo. La conformación, custodia y
manejo de los citados expedientes es responsabilidad exclusiva de la
Administración como parte de sus obligaciones en materia de control interno y
cumplimiento de principios constitucionales de legalidad, transparencia,
publicidad, rendición de cuentas, evaluación de resultados y libre acceso a los
departamentos e información administrativa de interés público, sin perjuicio de
la aplicación de niveles de confidencialidad autorizados por norma legal
expresa.