Artículo 16.—De la responsabilidad administrativa de los vehículos. Le corresponderá al Departamento de Administración de Bienes y Servicios del Ministerio, o a la dependencia homóloga del Órgano adscrito, ejecutar las funciones y cumplir con las responsabilidades que a continuación se indican:

a. Será la única responsable de emitir directrices y ejecutar las medidas de mantenimiento y control en cuanto al uso de vehículos oficiales, las que en todo caso deberán estar conforme a lo dispuesto en la Ley de Tránsito y en el presente Reglamento.

b. Acreditar y supervisar a los conductores y choferes de los vehículos, debiendo llevar un registro, donde se incluyan sus datos personales, tipo(s) de licencia(s), y su conformidad con el tipo de vehículo a conducir, verificación de la vigencia de las mismas, así como cualquier otro dato que permita ejercer una adecuada fiscalización respecto de los mismos.

c. Atender y tramitar con prontitud los asuntos administrativos relativos al uso de vehículos a su cargo.

d. Atender las solicitudes de transporte de conformidad con las características que el servicio requiera, tomando en cuenta criterios de utilidad y uso racional de estos recursos.

e. Planificar, organizar, ejecutar, controlar y coordinar las actividades, relacionadas con la adquisición, entrega, renovación, modificación, sustitución, aseguramiento, de los vehículos.

f. Definir las Unidades Administrativas, que en razón de la distancia con la Sede Central, o por la naturaleza de sus funciones, puedan administrar el uso de los vehículos que le son asignados.

g. Entregar a la Unidad Administrativa correspondiente, mediante acta o documento idóneo, los vehículos con el detalle de su estado, implementos y accesorios.

h. Efectuar estudios periódicos, que permitan determinar acciones orientadas a mantener, disminuir o aumentar la cantidad, tipo o clase de vehículos que integran las flotillas, de acuerdo con los servicios requeridos y brindados, kilómetros recorridos, y cualquier otro elemento que permita la racionalización de los recursos.

i. Verificar periódicamente, que los vehículos asignados a una unidad administrativa sean debidamente utilizados, conforme lo establece este Reglamento, sin detrimento de la obligación de vigilancia que tienen las respectivas jefaturas.

j. Gestionar ante los organismos competentes, los permisos para la salida del país de los vehículos, previa autorización del Ministro o del Jerarca respectivo del Órgano adscrito, en todo caso el tiempo de dicho permiso estará sujeto a las tareas específicas que deba desempeñar el funcionario fuera del país.

k. Coordinar con el Jerarca respectivo, de manera excepcional, cualquier préstamo institucional de vehículos del Estado, sus instituciones centralizadas y descentralizadas o de los gobiernos locales. Salvo norma expresa en contrario, el beneficiario asume la responsabilidad de su operación. En caso de pérdida total, por accidente o robo, los costos corresponden al beneficiario. A los efectos, deberá verificar que el acto se ajuste a derecho y se cumpla con todos los trámites de formalización que se requiere para la validez y eficacia del préstamo. Asimismo, los vehículos en préstamo institucional, deberán rotularse con los distintivos y el nombre de ambas instituciones.

l. Informar al superior Jerárquico, sobre los hechos irregulares y accidentes de tránsito que sucedan en relación con los vehículos, de donde puedan derivar responsabilidades administrativas, civiles o penales, así como efectuar los trámites y denuncias ante las instancias administrativas y judiciales que correspondan.

m. Elaborar los programas de mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos y verificar su cumplimiento por parte de las unidades administrativas.

n. Tramitar la salida de operación de los vehículos previo estudio técnico que demuestre su conveniencia, ya sea en forma temporal cuando proceda su reparación, por el tiempo que ésta dure o en forma definitiva en cuyo caso se deberá proceder conforme a lo dispuesto en el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central en cuanto a la baja de bienes.

o. Velar porque los servicios de reparación, conservación y mantenimiento de los vehículos, que brinden los talleres propios o contratados, sean hechos con la mayor eficiencia, eficacia, economía y oportunidad y estén acorde con lo solicitado.

p. Atender los aspectos administrativos referentes al mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos en coordinación con los encargados de las unidades administrativas, así como supervisar y controlar que los vehículos estén debidamente asegurados y dar seguimiento a las denuncias presentadas ante el ente asegurador.

q. Atender los aspectos administrativos referentes a la compra de combustibles, incluyendo el trámite de las tarjetas que a los efectos se soliciten ante las entidades bancarias, así como elaborar los informes de control de uso de este recurso.

r. Mantener actualizada la información del estado de cada automotor, efectuando para ello los inventarios físicos y las revisiones que considere pertinentes.

s. Gestionar ante el Registro Público de la Propiedad, Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda, el Ente Asegurador y al Área Financiera respectiva lo relativo a inclusiones, modificaciones y exclusiones de vehículos, con el fin de mantener los registros de la flotilla actualizados, confrontando y conciliando dichos registros contra el inventario físico.

t. Mantener el sistema informático vehicular actualizado, con el fin de facilitar las solicitudes de uso de vehículos, control de mantenimiento y monitoreo.

u. Implementar la utilización de dispositivos de ubicación satelitales (GPS o similar), en caso de considerarse pertinente para efectos de control interno vehicular.

v. Realizar cualquier otra diligencia necesaria para el buen uso y mantenimiento de los vehículos.

w. Rendir ordinariamente informes semestrales ante la Dirección Administrativa, y extraordinariamente cuando esa Dirección lo requiera, sobre la tenencia, uso, mantenimiento y situaciones especiales de los vehículos.

x. Otorgar, a solicitud de los encargados de las unidades administrativas, los carnés de autorización para conducir vehículos oficiales, para lo cual se exigirá el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. Justificación de la jefatura con el visto bueno de la Dirección Administrativa Financiera correspondiente.

2. Copia de la Licencia de conducir al día.

3. Fotocopia de la cédula de identidad al día.

4. Foto digital tamaño pasaporte.

y. Custodiar los vehículos en horas y días no hábiles y cuando no se encuentren en servicio. La responsabilidad de la custodia se traslada al funcionario cuando éste retire el vehículo mediante los procedimientos establecidos.