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 Normativa >> Decreto Ejecutivo 39922 >> Fecha 05/08/2016 >> Articulo 14
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Normativa - Decreto Ejecutivo 39922 - Articulo 14
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Artículo 14
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Artículo 14: Expedientes administrativos. Es el conjunto de documentos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo, cualquier que sea el tipo de información que contenga y que se encuentren vinculados entre sí para ser archivados.

Los expedientes podrán llevarse de manera electrónica, en soporte papel o mixto (papel y digital) y deberán presentar las siguientes propiedades:

 Para los expedientes electrónicos, su gestión se realizará mediante la utilización de aplicaciones de software denominados Sistemas de Gestión de Documentos de Archivo.

 Firma de índice electrónico por la Administración, Órgano o Entidad a cargo de acuerdo a la normativa vigente. De manera, que se garantice la autenticidad e integridad del contenido del índice y por extensión, de los documentos que conforman el expediente electrónico, así como su estructura.

 Debe estar conformado por los nombres de los documentos que lo componen en un índice electrónico firmado, asegurando que de esa manera su integridad y autenticidad por medio de la identificación de sus componentes.

 En ningún caso será modificable y si el expediente se lleva en soporte papel, deberá estar debidamente foliado.

 Deberá tener un código de identificación único.

 En el caso de expedientes electrónicos, se transformará en un formato que pueda asegurar su conservación, autenticidad, integridad y recuperación a medio y largo plazo, conforme lo establecido en las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos.

 Se le aplicará todas las políticas y directrices emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y el Archivo Central del Ministerio de Cultura y Juventud.


 

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