Artículo 14: Expedientes administrativos. Es el conjunto de
documentos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo,
cualquier que sea el tipo de información que contenga y que se encuentren
vinculados entre sí para ser archivados.
Los expedientes podrán llevarse de manera electrónica, en soporte papel
o mixto (papel y digital) y deberán presentar las siguientes propiedades:
• Para los expedientes
electrónicos, su gestión se realizará mediante la utilización de aplicaciones
de software denominados Sistemas de Gestión de Documentos de Archivo.
• Firma de índice electrónico por
la Administración, Órgano o Entidad a cargo de acuerdo a la normativa vigente.
De manera, que se garantice la autenticidad e integridad del contenido del
índice y por extensión, de los documentos que conforman el expediente
electrónico, así como su estructura.
• Debe estar conformado por los
nombres de los documentos que lo componen en un índice electrónico firmado,
asegurando que de esa manera su integridad y autenticidad por medio de la
identificación de sus componentes.
• En ningún caso será modificable
y si el expediente se lleva en soporte papel, deberá estar debidamente foliado.
• Deberá tener un código de
identificación único.
• En el caso de expedientes
electrónicos, se transformará en un formato que pueda asegurar su conservación,
autenticidad, integridad y recuperación a medio y largo plazo, conforme lo
establecido en las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos.
• Se le aplicará todas las
políticas y directrices emitidas por la Junta Administrativa del Archivo
Nacional y el Archivo Central del Ministerio de Cultura y Juventud.