REFINADORA COSTARRICENSE DE PETRÓLEO
MODIFICACION REGLAMENTO DE
CONTR ATACIONES DE RECOPE
Artículo 1 - Definiciones.
1.3.2 La adquisición, importación,
exportación, fletamento e inspección de petróleo crudo y derivados,
biocombustibles y compuestos utilizados para la formulación de combustibles.
CAPITULO TERCERO
Actividad Ordinaria de
RECOPE
Artículo 15 - Modalidades
de contratación.
Se definen las siguientes modalidades de
contratación para la actividad ordinaria de RECOPE.
15.1. Concurso
Internacional (CI): aplicable según la
programación de necesidades para la adquisición, importación, exportación,
fletamento e inspección de petróleo crudo y derivados, biocombustibles y
compuestos utilizados para la formulación de combustibles.
15.2.Contratación
Excepcionada(CE): aplicable para la
adquisición, importación, exportación, fletamento e inspección de petróleo
crudo y sus derivados, biocombustibles y compuestos utilizados para la
formulación de combustibles, cuando por razones de urgencia apremiante o
conveniencia empresarial debidamente justificadas, tales como: facilidades
crediticias, garantías de suministros, entre otras, así lo requieran. Lo
anterior deberá ser acreditado en el respectivo expediente. Bajo estas
condiciones, se podrá contratar con empres as estatales extranjeras.
15.3. Contratación Nacional
de Fletamento Terrestre (CNF): aplicable según la
programación de necesidades del transporte por cisternas entre planteles, para
la descarga y carga de barcos, de los derivados del petróleo, biocombustibles y
compuestos utilizados para la formulación de combustibles.
15.4. Contratación
Excepcionada de Fletamento Terrestre (CEF): aplicable
al transporte por cisternas entre planteles, para la descarga y carga de
barcos, de los derivados del petróleo, biocombustibles y compuestos utilizados
para la formulación de combustibles, cuando razones de urgencia apremiante o
conveniencia empresarial debidamente justificadas así lo demanden, lo cual
deberá ser acreditado en el respectivo expediente.
Cuando se enfrente una situación que
imposibilite la utilización de esta modalidad de contratación, y que impida
garantizar el abastecimiento de combustibles a nivel nacional, la Dirección de
Distribución de Combustibles informará ante el Comité los eventos que la
originan, y planteará los posibles escenarios para su solución.
De resultar procedente, el Comité delegará en
el Gerente de Distribución y Ventas la responsabilidad para la ejecución de las
acciones necesarias para solventar la situación planteada.
Será responsabilidad de la Dirección
Distribución de Combustibles, conformar un expediente en el cual se acredite lo
actuado y permanecerá en custodia de dicha dirección.
15 bis. Servicios
excepcionales.
En casos debidamente justificados se podrá
utilizar excepcionalmente los procedimientos regulados en los incisos 15.1 y
15.2, para contratar los servicios que se requieran a fin de garantizar la
continuidad del servicio público encomendado por ley a RECOPE.
Para tal efecto, en el expediente
administrativo de la contratación deberán acreditarse las razones que
justifiquen esta contratación.
Deberá, la gerencia de área que competa,
realizar las gestiones para el reintegro de los costos incurridos ante la
entidad que corresponda, cuando resulte procedente.
16. Exportación de
productos.
Para la exportación de productos deberá
promoverse un concurso internacional, salvo que concurran situaciones de
excepción que justifiquen acudir al procedimiento establecido en el artículo
15.2, lo cual deberá quedar acreditado en el expediente respectivo.
17. Comité de Contratación
de Combustibles.
El Comité de Contratación de Combustibles
será la instancia funcional encargada de la toma de acuerdos en los
procedimientos de contratación de la actividad ordinaria.
El Comité de Contratación de Combustibles
estará integrado por los Gerentes de Área, el Gerente General y el Presidente
de la Empresa, quien fungirá como Presidente del Comité. El cargo de
Vicepresidente del Comité será asumido por el Gerente General. Los miembros del
Comité no devengarán pago de di etas por su participación en las sesiones.
En caso de ausencia, el cargo de la
Presidencia del Comité, lo asumirá el Vicepresidente; para los demás miembros
del Comité, éstos serán sustituidos por el funcionario que ha sido designado
formalmente para el puesto de gerente. En caso de ausencia simultánea del
Presidente y del Vicepresidente, la Presidencia será asumida por el Gerente de
Distribución y Ventas.
Podrán asistir a las sesiones del Comité, con
voz pero sin voto, el Director de Comercio Internacional de Combustibles,
Director de Operaciones y el Director de Distribución de Combustibles, en
aquellas sesiones en que se tramiten contrataciones correspondientes a sus
dependencias.
El Comité de Contratación de Combustibles se
reunirá cada vez que sea convocado por el Presidente, Vicepresidente o la
Secretaría de Actas, conforme sea demandado por parte de las direcciones
operativas.
El Comité podrá excepcionalmente realizar
sesiones virtuales, debiendo garantizarse en éstas, la simultaneidad, la
deliberación y la integración de la información.
Las sesiones del Comité serán privadas.
Podrán tener acceso a las sesiones personas externas a la Empresa, cuando así
lo disponga el órgano colegiado mediante un acuerdo unánime de los miembros.
Los miembros del Comité deberán votar cada
uno de los asuntos sometidos a su conocimiento, también podrán salvar su voto
en forma razonada. En ningún caso podrán abstenerse de votar, salvo por
impedimento legal.
Los acuerdos del Comité serán válidos y de
acatamiento obligatorio, siempre y cuando sean adoptados por mayoría simple de
los miembros asistentes. En caso de empate, decidirá el Presidente en
ejercicio, quién contará con doble voto. Todos los acuerdos del Comité
adquieren firmeza en la sesión de su adopción.
Cabrá recurso de revocatoria contra los
acuerdos del Comité según lo establecido en el artículo 25 de este reglamento.
18. Secretaría de Actas del
Comité de Contratación de Combustibles.
El Comité contará con una Secretaria que
apoyará logísticamente su funcionamiento. Para efectos administrativos dicha
Secretaría dependerá del Presidente del Comité.
Corresponderá a la Secretaría de Actas, entre
otros, los siguientes deberes :
18.1 Preparar el orden del día de las
sesiones y someterlo a conocimiento del Presidente del Comité.
18.2 Levantar las actas y transcribir las
mismas en el libro de actas debidamente autorizado por la Auditoría Interna y
obtener las firmas de los miembros del Comité presentes en la sesión
respectiva.
18.3 Comunicar los acuerdos adoptados a las
instancias pertinentes.
18.4 Tramitar ante la Auditoría Interna,
cuando así se requiera, la apertura y el cierre de los libros de actas del
Comité.
18.5 Llevar el control de asistencia de los
integrantes del Comité.
18.6 Mantener el control de los acuerdos
pendientes de ejecución dictados por el Comité y comunicar oportunamente su
cumplimiento.
En ausencia del titular de la Secretaria de
Actas del Comité, las funciones serán asumidas por el funcionario que designe
la Presidencia.
19. Funciones del
Presidente del Comité de Contratación de Combustibles.
Corresponderá al Presidente del Comité de
Contratación de Combustibles o a su Vicepresidente, en ausencia de aquel, o del
Presidente ad-hoc realizar las siguientes funciones:
19.1 Presidir y dirigir las sesiones del
Comité.
19.2 Abrir y cerrar las sesiones.
19.3 Determinar cuándo se llevarán a cabo las
sesiones con la asistencia exclusiva de los miembros.
19.4 Invitar a otros funcionarios quienes
participarán con voz y no con voto.
19.5 Cuándo hubiese empate en la votación de
un asunto, el Presidente en ejercicio del Comité tendrá voto calificado (doble
voto) para resolver.
20. Registro de
proveedores.
La Dirección de Suministros deberá llevar un
registro de proveedores de la actividad ordinaria, para ello deberá mantener
una coordinación adecuada y permanente con la Dirección de Comercio
Internacional de Combustibles, la Dirección de Operaciones y la Dirección de
Distribución de Combustibles.
La Dirección de Suministros elaborará el
procedimiento mediante el cual se regulará el funcionamiento del registro de
proveedores, estableciéndose en el mismo los requisitos que deben satisfacer
las empresas para su incorporación, así como las categorías y sub-categorías
necesarias para promover los procedimientos de contratación. Dicho
procedimiento, previa revisión por parte de la Gerencia de Administración y
Finanzas, será aprobado por la Gerencia General, en caso de ausencia del
Gerente General la aprobación se dará por parte de la Presidencia.
La incorporación al registro de proveedores
será aprobada por el nivel jerárquico superior de las direcciones de área
responsables del análisis de la documentación.
En los concursos que se promuevan para la
actividad ordinaria, se acudirá a las categorías establecidas en el registro de
proveedores, según sea el requerimiento contractual, pudiendo invitar además,
de manera excepcional, a proveedores no inscritos, caso que deberá ser
previamente autorizado por el Comité.
21. Trámite de las
contrataciones.
El Comité conocerá y recomendará a la Junta
Directiva para su aprobación los términos del concurso a publicar y la
adjudicación de las contrataciones que se promuevan para las importaciones
anuales de los siguientes productos: Gasolinas, Diésel, Jet A-1, GLP, Búnkers
(Fuel Oil) y Asfalto. Lo anterior en concordancia con las políticas de
abastecimiento establecidas por dicho Órgano.
El Comité aprobará los concursos anuales,
indicados en el párrafo anterior, únicamente en caso que la Junta Directiva,
por falta de quórum estructural o funcional, no pueda conocer y aprobar la
recomendación del Comité. Posteriormente, dicha instancia deberá rendir un
informe a la Junta Directiva sobre la decisión adoptada y las razones que
fundamentaron dicho acto. Los demás procesos de contratación que se promuevan
serán de conocimiento y aprobación únicamente del Comité.
Las direcciones de área involucradas en las
modalidades de contratación de la actividad ordinaria, deberán realizar y
presentar los estudios técnicos y económicos sobre las ofertas recibidas, así
como dar la recomendación correspondiente.
De no recibirse ofertas, o que éstas no se
ajusten a los elementos esenciales del concurso, el Comité lo declarará
infructuoso. De presentarse ofertas elegibles, pero por razones de interés
público no convenga su adjudicación, el Comité declarará desierto el concurso.
El acto que dicte el Comité deberá estar debidamente motivado y fundamentado.
Para el caso de los concursos aprobados por la Junta Directiva, el Comité
deberá informar la decisión a dicho órgano.
La Dirección de Suministros en coordinación
con las direcciones de área, establecerán los procedimientos que regularán el
trámite a seguir para las modalidades definidas en el artículo 15 de este
reglamento; mismos que serán de conocimiento y aprobación por parte de la
Gerencia General, previa revisión por parte de la Gerencia de Administración y
Finanzas.
El Comité autorizará a las direcciones de
área, cuando así se requiera, a realizar las negociaciones de las
contrataciones excepcionadas.
En casos excepcionales, en los cuales se vea
comprometido el abastecimiento de combustibles a nivel nacional, el Presidente
o en ausencia de éste, el Vicepresidente del Comité, autorizará el inicio de
los procedimientos de contratación, quien deberá informar al Comité de dicha
eventualidad.
22. Formalización.
Una vez comunicado el acto de adjudicación a
todos los participantes del concurso y éste adquiera firmeza, se tendrá por
perfeccionada la adjudicación, entendiéndose que la relación contractual se
rige por el clausulado establecido en los términos del concurso, los aspectos
técnicos de la oferta y el acuerdo de adjudicación.
23. Programación e Informe
de la actividad contractual.
La Dirección de Comercio Internacional de
Combustibles, la Dirección de Distribución de Combustibles y la Dirección de
Operaciones de la Refinería, deberán someter para aprobación por parte del
Comité, en la primera semana del mes de noviembre de cada año, los planes
anuales de las actividades contractuales para el año siguiente. Una vez
aprobados estos planes, el Comité hará de conocimiento de la Junta Directiva
dichos planes.
Cualquier modificación de esta programación,
deberá ser aprobada previamente por el Comité para su ejecución. Se excluye de
la presente disposición, las modalidades establecidas en los apartados 15.2 y
15.4.
La Gerencia General deberá presentar un
informe semestral a la Junta Directiva sobre las modalidades de contratación
formalizadas en el semestre anterior, y de las importaciones y exportaciones de
combustibles realizadas en dicho periodo.
24. Confidencialidad de la
información.
Los expedientes administrativos de las
modalidades de contratación de la actividad ordinaria se consideran de carácter
público.
La información enviada por los proveedores
para la inscripción en el registro, que se mantiene bajo custodia en la
Dirección de Suministros, será de carácter confidencial.
Cuando en la modalidad de contratación se
hubiese previsto la utilización del mecanismo de mejora de precios, a efecto de
garantizar la optimización de este mecanismo, las ofertas así como la
documentación que se genere en el proceso de análisis y adjudicación del
concurso, será de carácter confidencial hasta que se realice el acto de
apertura de la mejora de precios.
25. Acciones recursivas.
Únicamente cabrán los recursos de revocatoria
sobre los acuerdos que resuelven los concursos para las modalidades de
contratación establecidas en el artículo 15 de este reglamento, incisos 15.1 y
15.3, interpuestos según los requisitos y plazos contenidos en este reglamento.
Sobre los acuerdos en las demás modalidades de contratación establecidas en el
artículo 15 de este reglamento, no cabrá acción recursiva alguna.
El plazo para la interposición de los
recursos será de tres días hábiles posteriores a la comunicación del acto de
adjudicación, desierta o infructuosa. La Dirección de Suministros será la
dependencia encargada de recibir las acciones recursivas, a efecto de dar el
trámite correspondiente.
La Dirección de Suministros trasladará
inmediatamente a la Dirección Jurídica el expediente original del concurso
debidamente foliado, remitirá copia del recurso al Comité, a la dirección de
área involucrada y comunicará por escrito a los oferentes a efecto de que
mantengan la vigencia de las ofertas.
Si el recurso resulta improcedente, la
Dirección Jurídica recomendará, dentro del día hábil siguiente al momento de su
recibo, al nivel de competencia que dicto el acuerdo, el cual, resolverá en el
transcurso de los dos días hábiles siguientes. Si el Comité resuelve acoger
esta recomendación, remitirá la resolución a la Dirección de Suministros, para
que ésta proceda dentro del día hábil siguiente a su comunicación.
De resultar procedente el trámite del
recurso, la Dirección Jurídica, dentro del mismo plazo dispuesto en el párrafo
anterior, informará a la Dirección de Suministros para que ésta, en el término
del día hábil siguiente, le notifique al adjudicatario con el fin que se
manifieste, si así lo tiene a bien, respecto a los alegatos del recurrente,
dentro de los dos días hábiles siguientes. Asimismo, prevendrá a los otros
participantes del concurso para que mantengan la vigencia de la oferta.
Las direcciones de área, a solicitud de la
Dirección Jurídica, contarán con tres días hábiles para enviar a esa Dirección
las observaciones a los alegatos de carácter técnico que estime pertinentes.
Dentro del mismo plazo la Dirección de Suministros, de considerarlo necesario,
se pronunciará sobre los alegatos del recurso.
RECOPE, deberá resolver el recurso dentro de
los ocho días hábiles siguientes al recibo de las observaciones aportadas por
el adjudicatario, dentro del plazo otorgado para tal efecto, o vencido éste sin
que se haya recibido manifestación alguna. Este plazo podrá ser prorrogado por
el nivel de competencia que dictó el acuerdo, de forma excepcional por un
período de cuatro días hábiles adicionales.
La Dirección Jurídica contará con seis días
hábiles para preparar y remitir la recomendación correspondiente para la
resolución del recurso al nivel de competencia respectivo, señalando a éste
último del plazo que dispone para dictar la resolución del recurso incoado.
El nivel de competencia procederá con el
estudio y consideración pertinentes a efectos de dictar la resolución dentro de
los dos días hábiles siguientes y lo remitirá a la Dirección de Suministros,
con copia a la Dirección Jurídica, para que la primera realice la comunicación
correspondiente dentro del día hábil siguiente a que se reciba el acto de
resolución.
De acogerse parcial o totalmente el recurso
de revocatoria, en el memorial correspondiente se dirá si procede una nueva
adjudicación o si se declara infructuoso o desierto el concurso, según mérito
del expediente. El nuevo acto debe dictarse dentro de los diez días hábiles
contados a partir de la notificación de la resolución.
26. Ejecución contractual.
Las direcciones de área serán responsables de
velar por la correcta ejecución de los contratos que lleguen a perfeccionarse,
de conformidad con los términos del concurso y el acuerdo de adjudicación
dictado por el nivel de competencia.
En caso de presentarse algún incidente o
situación que implique una alteración de dichas disposiciones, ya sea de tipo
económico, financiero o de calidad, entre otros, estarán en la obligación de
gestionar de forma inmediata la autorización correspondiente ante el Comité
para continuar con la ejecución contractual y garantizar el abastecimiento
nacional de combustible. Para el caso de contrataciones que hayan sido
aprobadas por la Junta Directiva, el Comité estará facultado para aprobar es
tas gestiones.
Los contratos podrán modificarse durante su
ejecución cuando se den situaciones imprevisibles que no permitan garantizar la
continuidad y seguridad del abastecimiento nacional de combustibles, que por
ley compete a RECOPE.
El acto del Comité que aprueba la modificación deberá ser debidamente
motivado y contar con los estudios técnicos y económicos que lo respaldan.
La presente modificación rige a partir de su
publicación en el diario oficial La Gaceta.