N° 40124-H
LA SEGUNDA
VICEPRESIDENTA
EN
EJERCICIO DE LA RESIDENCIA DE LA REPÚRLECA
Y EL
MINISTRO DE HACIENDA a.i
En ejercicio de las
facualtades que les confieren los artículos 140
incisos 3) y 18) y 146 de la Constitución Política, y los artículos 25 inciso
1), 27 inciso 1) y 28 inciso 2) acápite b) de la Ley General de la
Administración Política N° 6227 del 2 de mayo de. 1978 y sus reformas; en
relación con lo dispuesto en los artículos 27, 55, 103 y concordantes de
la Ley de Contratación Administrativa N° 7494 del 2 de mayo de 1995 y sus
reformas; así como los artículos 5 inciso b) y 98 inciso f) de la Ley N° 8131,
Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N°
8131 del 18 de setiembre de 2001 y sus reformas.
Considerando:
1°- Que el
párrafo primero del artículo 50 de la Constitución Política establece la
obligación del Estado de procurar el mayor bienestar a lodos los habitantes del
país, organizando y estimulando la producción y el más adecuado reparto de la
riqueza.
2°- Que el
Gobierno de la República, ha venido apoyando la implementación de estrategias
de modernización en los sistemas de compras y contrataciones públicas, poniendo
énfasis en el aprovechamiento de las herramientas tecnológicas
disponibles.
3°- Que la Ley
ole Contratación Administrativa en su artículo 103 inciso a) asigna a la
Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa,
"El trámite en todas sus etapas incluso la de adjudicación, de los
procedimientos para contratar del Poder Ejecutivo que no estén asignados a
proveedurías institucionales", así también en el inciso d) establece que
le corresponde "Administrar el fondo circulante" (definido como un
fondo rotatorio administrado por la otrora Proveeduría Nacional, ahora
Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa de
uso común y continuo del Poder Ejecutivo). Por su parte el artículo 27 párrafo
penúltimo de la mencionada Ley N° 7494, establece que “(…) la Dirección General
de Administración de Bienes y Contratación Administrativa se clasificará de
acuerdo con el monto que arroje la suma de los presupuestos para respaldar las
necesidades de contratar bienes y servicios o personales de los ministerios cuya
actividad contractual sea desarrollada por dicha entidad”.
4°.- Que en
virtud de la reforma introducida mediante Ley N° 8511 16 de mayo de 2006 a la
ley de Contratación Administrativa, se realiza un nuevo Reglamento a esa Ley,
el Decreto Ejecutivo N° 33411-H, publicado en La Gaceta N° 210 del 2 de
noviembre del 2006, su artículo 115 regula en forma general la figura del
Convenio Marco, como una modalidad de contratación administrativa, la cual será
desplegada en el sistema electrónico de compras vigente. Con fundamento en la
reforma legal y cambio reglamentario supra citado y ante la ausencia de
regulación de aspectos importantes tales como: la evaluación de ofertas alternativas, mejoras de precios en
la ejecución contractual, inclusión exclusión y cambio de productos, así como
la debida ejecución contractual de los procedimientos de compra a través del
Convenio Marco en las Instituciones usuarias del sistema, se considera
necesario emitir la normativa pertinente que regule esta figura, según lo
establece el párrafo final del actual artículo 115 supracitado.
5°.- Que si bien
la preparación de un convenio marco es extraordinariamente exigente, al
requerir conocer en detalle las características tecnológicas, financieras y de
mercado del sector productivo involucrado, así como la estructura,
comportamiento y solvencia de la demanda gubernamental, para poder establecer
la modalidad que resulte más conveniente y las características que deberá tener
el convenio marco, identificar los riesgos previsibles y crear mecanismos de
protección frente a ellos, el esfuerzo técnico de preparación de un convenio
marco, se compensa con las extraordinarias ventajas de agilidad, seguridad,
transparencia y ahorros que pueden lograrse con su ejecución.
6°.- Que la Comisión de las Naciones Unidas para
el Derecho Mercantil Internacional (UNCITRAL por sus siglas en inglés) y la
directiva de gobernabilidad de las adquisiciones de la Unión Europea de 2004,
plantean tres modelos de Convenio Marco, internacionalmente reconocidos, por lo
que en el presente Decreto se extraen los principales conceptos adaptados a la
realidad nacional.
7°- Que en
relación con lo dispuesto en el párrafo tercero del artículo 12 del Decreto
Ejecutivo N° 37045, se indica que la presente reforma no establece ni modifica
trámites, requisitos o procedimientos, que el administrado deba cumplir ante la
Administración Central.
Por tanto,
DECRETAN:
Reforma
al Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
Artículo 1°.- Deróguese el artículo 115 del Reglamento a
la Ley de Contratación Administrativa y adiciónense en su lugar, una
"Sección Quinta" que se denominará "Convenio Marco" al
Capítulo VII del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa Decreto
Ejecutivo N° 33411 del 27 de setiembre de 2006, llamado "Tipos de
procedimientos ordinarios", que contendrá los artículos del 115 al 123 y
se leerán de la siguiente manera:
"SECCIÓN
QUINTA
Convenio
Marco
Artículo
115.-. Convenio marco. Los
órganos o entes que compartan una misma proveeduría o sistema de adquisiciones,
podrán celebrar entre ellos acuerdos, con el fin de tramitar convenios marco
para la contratación de determinados bienes o servicios de uso común y
continuo, por un plazo de hasta cuatro años, pudiendo contemplar dicho periodo
prórrogas por plazos menores a éste.
En casos
excepcionales podrá superarse el plazo máximo previsto en el párrafo anterior,
hasta por un periodo igual en los casos en que por la naturaleza del objeto
contractual y las necesidades de la Administración, así se justifique previa
resolución motivada.
Por su cuantía
inestimable, el convenio marco solo podrá ser tramitado mediante licitación
pública con características propias de cada modelo de convenio marco, por una
sola entidad y cubrirá tantas compras como necesidades específicas surjan de
las instituciones usuarias del convenio, pudiendo utilizarse para la bases del
convenio marco otras modalidades de contratación, tales como subasta a la baja,
precalificación o cualquier otra utilizada en ci comercio.
En esta modalidad
será posible el ingreso de nuevos contratistas en fase de ejecución, en los
términos y condiciones establecidos en el pliego de condiciones y se
desarrollará en dos etapas, a saber:
Primera etapa o
procedimiento licitatorio: en esta etapa se realizará el procedimiento licitatorio
mediante el cual se adjudicará una o varias opciones de negocio para que puedan
ser adquiridas en la segunda etapa por las instituciones usuarias, la
adjudicación de una opción de negocio no implica un compromiso de compra por
parte de la Administración. Realizada la adjudicación de Convenio Marco, cada
proveedor adjudicado deberá rendir garantía de cumplimiento en los términos y
condiciones establecidos en el cartel y/o la normativa vigente, la cual
respaldará la totalidad de compras que se hagan con base en el convenio marco
que garantiza.
Segunda etapa o
ejecución contractual: en esta etapa las opciones de negocio se incorporarán a
un catálogo electrónico, a fin de que las instituciones usuarias adquieran los
bienes y/o servicios adjudicados según sus necesidades y aplicando los
criterios de compra establecidos en el cartel.
Una vez acordada
la adjudicación a uno o a varios proveedores, por quien resulte competente, las
instituciones usuarias del convenio marco podrán emitir las órdenes de compra o
pedido, sin necesidad de llevar a cabo otro tipo de procedimiento de
contratación adicional, sin perjuicio de los trámites necesarios para
seleccionar la mejor oferta, según los criterios establecidos en el cartel.
El adjudicatario
está obligado a mantener las condiciones y calidad inicialmente ofrecidas
durante todo el plazo del convenio, salvo reajuste o revisiones de precio, los
que deberán solicitarse en los plazos y condiciones establecidos en el cartel,
pudiendo realizar mejoras, descuentos u otras opciones en beneficio de la
Administración, ya sea temporales o definitivas, a fin de atraer la compra de
las instituciones usuarias, siempre que dichos beneficios no resulten ruinosos;
asimismo se tendrá la posibilidad de ampliar la cobertura a nivel regional.
Cuando un precio
es mejorado y/o se ofrece un descuento durante la ejecución contractual, el
precio resultante no podrá ser objeto de reajuste o revisión, durante el
periodo de la mejora.
La orden de
compra o pedido estará sujeta a la vigencia del convenio marco, sin embargo, la
entrega respectiva podrá realizarse finalizada la vigencia de cada convenio
marco, en los casos en que corresponda, de acuerdo a lo establecido en el
pliego de condiciones.
La Dirección
General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, o quien ésta
asigne, llevará a cabo los procedimientos de contratación para celebrar
convenios marco para la adquisición de bienes y/o servicios que requiera la
Administración Central, pudiendo adherirse voluntariamente cualquier
institución pública sin requerir acuerdo para ello, siguiendo al efecto los
lineamientos y directrices emitidas por el órgano rector.
Las instituciones
usuarias de un convenio marco, están obligadas a consultarlo y utilizarlo,
antes de tramitar otro procedimiento para la adquisición de bienes y servicios
cubiertos por el convenio, salvo que demuestren mediante resolución motivada,
poder obtener condiciones más beneficiosas con otro procedimiento, tales como,
precio, condiciones de las garantías, plazo de entrega, calidad de los bienes y
servicios, mejor relación costo beneficio del bien.
Para la
realización de los convenios marco, se propiciará la compra pública aplicando
criterios sustentables, incluyendo criterios económicos, sociales, ambientales
y de innovación, según corresponda, los cuales podrán ser mejorados en
cualquiera de sus etapas según las disposiciones del cartel; asimismo se
promoverá la participación de las PYME en esta modalidad de contratación, mediante
un esquema de regionalización.
Los convenios
marco sólo podrán tramitarse cuando se lleven a cabo por medios electrónicos y
con catálogos virtuales que aseguren una administración y supervisión
transparentes, de acuerdo a las disposiciones del presente reglamento en cuanto
al uso de medios electrónicos.
Artículo 116.-
Modelos de Convenio Marco. Los
convenios marco podrán implementarse atendiendo al objeto contractual y
condiciones de mercado, en cualquiera de los modelos que se describen a
continuación:
a) Modelo con
listado o con precio desde la oferta: En este modelo de convenio marco, en la
primera etapa del procedimiento de contratación se adjudicará a uno o varios
proveedores; las opciones de negocio adjudicadas serán incluidas en el Catálogo
Electrónico, en la segunda etapa, las instituciones usuarias seleccionarán la
mejor opción de negocio en el momento de la compra, de acuerdo a las
condiciones establecidas contractualmente.
b) Modelo con
cotización o sin precio en la oferta: En este modelo de convenio marca, el
precio será cotizado en su ejecución, por [o que en la primera etapa se
adjudicarán las opciones de negocio que hayan cumplido con [as demás
condiciones establecidas por la administración licitante en el cartel. En la
fase de ejecución contractual, las instituciones usuarias realizarán un mini concurso,
emitiendo una solicitud de cotización a las empresas adjudicadas en las
opciones de negocio que requieran abastecerse, los adjudicatarios de estas
dispondrán de un máximo de cinco días hábiles para remitir la cotización
respectiva, salvo excepciones calificadas en cuyo caso el cartel de la
contratación determinará el plazo correspondiente, resultando ganadora la
oferta que de acuerdo a los criterios de selección establecidos en el cartel sea
la mejor.
La selección de
la mejor oferta, podrá ser objeto de recurso en cuyo caso se aplicará lo
establecido por este reglamento para el recurso de revocatoria de las
contrataciones de escasa cuantía.
Las bases cartelarias de los convenios mareo establecerán los
criterios de evaluación pertinentes para el convenio específico, tanto para la
primera corno para la segunda etapa, pudiendo considerar entre Otros: el
precio, las condiciones comerciales, la experiencia de los oferentes, la
calidad técnica, factores medioambientales, sociales, económicos y de
innovación, así como los servicios de post venta de los bienes o servicios
objeto de esta modalidad.
Artículo 117.-
Ofertas base y alternativas. En los convenios marco, los oferentes podrán
presentar ofertas base y alternativas, en los términos establecidos en el
pliego de condiciones, que serán analizadas de conformidad con los
requerimientos cartelarios y serán adjudicadas como
ofertas base, aquellas opciones de negocio que cumplan las condiciones establecidas
en el cartel de la contratación y como ofertas alternativas aquellas que
representen una propuesta distinta o más conveniente a la definida en el
cartel, respetando los elementos esenciales del objeto contractual y la
necesidad de la administración. Baso la modalidad de convenio marco, será
posible adjudicar tantas ofertas base y/o alternativas como lo permita el
pliego de condiciones, siempre que éstas hayan dun1plido con los requerimientos
cartelarios para resultar adjudicadas.
Artículo 118.-
Inclusiones de nuevas opciones de negocio. En los convenios marco será posible la
inclusión de nuevos bienes y/o servicios no contratados originalmente, en tanto
obedezca a una necesidad surgida con posterioridad al inicio del concurso que
originó el contrato, que se trate del mismo giro comercial y se acredite la
razonabilidad del precio cobrado, todo ello según los términos cartelarios.
Artículo 119.-
Ingreso de nuevos proveedores. Cuando el cartel prevea la realización de prórrogas a la ejecución del
convenio marco, podrá autorizarse vía cartelaria,
antes de alguna de las prórrogas del convenio, el ingreso de nuevos
proveedores, para ello la administración licitante deberá prever en el pliego
de condiciones, las regulaciones que aplicará para el análisis de ofertas de
los nuevos proveedores, y eventualmente establecer una fase recursiva y
refrendo de los contratos que resulten de las respectivas inclusiones de
proveedores.
Los contratistas
que se encuentren ejecutado un convenio marco, pueden no acogerse a una eventual
prórroga de la contratación, situación que deberá ser advertida en el plazo
establecido al efecto por el cartel o en su defecto con al menos un mes de
anticipación del vencimiento del periodo en ejecución, asimismo, podrán mejorar
su oferta.
Los nuevos
proveedores pueden ingresar a un convenio marco previa fase de demostración de
idoneidad a través de un procedimiento concursal establecido en el cartel, en
el que se acredite el cumplimiento de los requisitos establecidos en dicho
documento, todo ello a satisfacción de Ja Administración que lleva a cabo la
contratación, procediendo a dictar un nuevo acto de adjudicación.
Cuando se
desarrolle un procedimiento de inclusión de nuevos proveedores, el cual no haya
podido finalizar previo al inicio de la prórroga en la cual debían ser
contemplados los nuevos contratistas, la Administración podrá dar continuidad a
la contratación con los contratistas que conformaron la contratación para el
período de ejecución anterior, en las condiciones pactadas. Una vez finalizado
el procedimiento para demostrar la idoneidad de los nuevos contratistas, estos
ingresarán al convenio en el momento en que se disponga del refrendo contralor
respectivo y con la vigencia señalada en la formalización contractual
correspondiente.
Artículo 120.-
Obligaciones de las Instituciones Usuarias. Las instituciones usuarias de un convenio marco deberán mantener
actualizado el expediente respectivo incorporando todos los antecedentes de su
decisión de compra, para su revisión y control posterior, asimismo deberán:
a) Cubrir el
precio de la orden de compra que se genere a favor del contratista, en forma
completa y oportuna.
b) Dar trámite a
todas aquellas gestiones pertinentes que formule el contratista para la
adecuada entrega de bienes y/o prestación de servicios en los términos del
cartel de la contratación, la oferta y la adjudicación, así como cualquier
documentación generada en función de una correcta ejecución contractual.
c) Remitir
trimestralmente al órgano o ente encargado de la administración de cada
convenio marco, las proyecciones de consumo de todos los bienes y servicios que
se encuentren en el Catálogo Electrónico. Esta comunicación deberá ser remitida
a más tardar en los primeros 10 días de cada trimestre. En las proyecciones se indicará
al menos: la fecha estimada de la decisión de compra, el producto o servicio
requerido, la cantidad y lugar de entrega.
d) Verificar el
cumplimiento de las obligaciones obrero patronales y de seguridad social.
e) Tramitar los
procedimientos de incumplimiento u otras gestiones propias de las compras
específicas que realice su institución, debiendo informar del resultado de
éstas al órgano o ente que administra el convenio marco.
f) Tomar la
decisión de compra más conveniente para la Administración, según los criterios
previamente establecidos en el pliego de condiciones y sus necesidades
específicas.
g) Ejercer los
controles necesarios y oportunos que estime convenientes para inspeccionar y
hacer cumplir en todos los extremos el contrato.
Artículo 121.-
Obligaciones de los Contratistas. Además de las establecidas en la Ley de Contratación Administrativa y
este Reglamento para los contratistas en general, así como, en el pliego de
condiciones respectivo, los contratistas de un convenio marco, tendrán las
siguientes obligaciones:
a) Participar
solamente en aquellas regiones para las cuales fue adjudicado, sin perjuicio de
las ampliaciones de cobertura que pueda llegar a autorizar el órgano o ente que
administra el convenio marco.
b) Entregar los
bienes y/o servicios en la región ofertada y adjudicada, debiendo cubrir todos
los cantones indicados en dicha región.
c) Designar
durante la vigencia de un Convenio Marco, el ejecutivo del convenio indicando
su nombre completo y número de cédula, además establecer los medios de
comunicación necesarios tales como: teléfono, fax y/o correo
electrónico.
d) Rendir
garantía de cumplimiento y mantenerla vigente durante el plazo establecido en
el pliego de condiciones o en su defecto, el dispuesto por la normativa que
rige la materia.
e) Mantenerse
informados de todas las incidencias que se den en el proceso de selección del
contratista y para ello, deberán consultar en el expediente electrónico, todos
los anuncios y notificaciones respecto al procedimiento.
f) Proporcionar la información que se le
solicite, en los términos y plazos indicados por el órgano o ente que
administra el convenio marco y/o las instituciones usuarias.
g) Ejecutar
fielmente la contratación.
h) Iniciar las
labores inmediatamente después de que se emita la orden de inicio atendiendo
las distintas órdenes de compra en los plazos establecidos.
i) Responder por
los daños que causen sus colaboradores en la ejecución contractual.
j) Procurar el
uso racional de los recursos puestos a disposición por parte de la institución
usuaria, para la ejecución contractual cuando corresponda.
k) Solicitar por
escrito al órgano o ente que administra el convenio marco, el retiro temporal o
definitivo de las opciones de negocio incluidas en el Catálogo Electrónico, ante
situaciones excepcionales debidamente comprobadas, como las derivadas de fuerza
mayor o caso fortuito, la cual deberá ser resuelta por dicho órgano o ente.
No obstante, en
caso de haberse emitido órdenes de compra antes de la aprobación del retiro
temporal o definitivo, el contratista está obligado a cumplir con estas; salvo
en situaciones de excepcional gravedad debidamente comprobadas, en las cuales
el contratista podrá solicitar al órgano o ente que administra el convenio
marco. que le exima de las obligaciones derivadas de las órdenes de compra
pendientes.
Tratándose de
retiros temporales, vencido el plazo, se habilitará nuevamente al contratista
en la opción de negocio correspondiente, salvo nueva solicitud debidamente
justificada.
Artículo 122.-
Prórroga de los Convenios Marco. En caso de que proceda la prórroga de un convenio marco según los
términos establecidos en el cartel, el órgano o ente que lo administra deberá
realizar un estudio de ejecución contractual en el plazo previo al vencimiento
de cada período establecido en el cartel, evaluando la utilidad, ahorros
obtenidos y en general el comportamiento de este, a fin de determinar la
viabilidad de su continuidad.
En caso de que no
corresponda la prórroga, el órgano o ente que administra el convenio marco lo
notificará al o a los contratistas, en el plazo establecido en el cartel o en
su defecto, con al menos un mes de anticipación a la finalización del contrato.
Artículo 123.- Expediente Electrónico de Convenio
Marco. El expediente electrónico que se elabore para cada convenio marco,
debe contener la documentación que respalde la totalidad de los actos de todas
las fases que componen un convenio marco, desde los actos preparatorios del
trámite de Licitación Pública hasta el seguimiento y control de la ejecución
contractual, lo cual es responsabilidad de los órganos competentes en cada una
de las etapas."