Artículo 12 Bis.- Solicitud de préstamo del Campo Ferial para entidades fuera de la Municipalidad de Heredia. Las entidades públicas, asociaciones sin fines de lucro o federaciones deportivas, que no pertenezcan a la Municipalidad de Heredia podrán solicitar a la Administración del Campo Ferial, el préstamo de las instalaciones del Campo Ferial para desarrollar actividades en función de la entidad u organización. La solicitud deberá presentarse por escrito ante la Administración del Campo Ferial y cumplir con los siguientes requisitos:

a. Nombre de la entidad solicitante, así como sus datos generales y firmada por la persona responsable o representante de la organización.

b. Fotocopia de la cédula de identidad del responsable o representante de la organización.

c. En caso de ser una asociación sin fines de lucro presentar el acta constitutiva donde se compruebe que efectivamente son sin fines de lucro.

d. Descripción detallada de la actividad a realizar.

e. Fecha y hora en que se pretende llevar a cabo la actividad.

f. Tiempo por el que solicita el préstamo de las instalaciones.

g. Según la actividad deberá adjuntar la siguiente documentación si va a realizar actividades masivas con al menos ocho días de anticipación a que se realice la actividad:

1. Plan de manejo de residuos con visto bueno de la Sección de Gestión de Residuos de la Municipalidad de Heredia.

2. Plan de seguridad aprobado por el Ministerio de Seguridad Pública.

3. Comprobante de que cuenta con cobertura de atención de emergencias por parte de una empresa o institución especializada para el evento.

4. Póliza de responsabilidad civil a razón de 0.02 salarios mínimos por metro cuadrado cedido para el evento, esta póliza abarcara tanto la responsabilidad civil sobre el área del evento como el del área del parqueo, la cual debe proteger tanto a daños a personas como a vehículos, se eximen de este requisito, las entidades del Estado, organizaciones sin fines de lucro y federaciones deportivas ya que serán cubiertas por la póliza del Municipio.

5. De requerir, permiso del Ministerio de Salud específico para la actividad que se va a realizar.

h. Lugar o medio para recibir notificaciones.