ANEXO 3

“INSTRUCTIVO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA LIQUIDACIÓN DE TRANSFERENCIAS DE RECURSOS FINANCIEROS OTORGADOS POR EL ICODER”

1- Presentación de los Informes de liquidación de la transferencia

a. Los sujetos públicos o privados deberán cumplir con la presentación de la liquidación de las transferencias a más tardar el 31 de enero del año siguiente al de la transferencia, en la fecha establecida en el convenio o el 16 de febrero (esta fecha es exclusivamente para los sujetos públicos o privados cuyo presupuesto de la transferencia fue aprobado por la Contraloría).

b. Los sujetos públicos o privados deberán presentar la liquidación ante la Autoridad Competente. Los sujetos públicos o privados cuyo presupuesto de la transferencia fue aprobado por la Contraloría, deberán presentar la liquidación a dicho órgano contralor y al ICODER (aportar reporte del SIPP de la Contraloría, donde se refleje la liquidación presentada a dicho órgano contralor)

c. La Autoridad Competente recibe la liquidación de la transferencia otorgada por el ICODER y verifica que el mismo incluya todos los requisitos necesarios para su revisión. En el acto de recepción, deberán estampar el sello de recibo, firma y hora de recibido.

2- Requisitos de los Informes de liquidación final

a) Formulario A: Carta de presentación de la liquidación (aprobado por la Junta Directiva del sujeto público o privado).

FORMULARIO A

CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA LIQUIDACIÓN

Nombre de la Entidad

Fecha

Señores

Nombre Autoridad Competente

Departamento Financiero Contable

ICODER

Estimados señores:

A continuación les transcribimos el acuerdo tomado por la Junta Directiva con relación a la liquidación del aporte económico a nuestra entidad en el año 20__, en sesión # ______ celebrado el _____ de ___________del 20__, artículo _________ "Se conoce y aprueba la liquidación del aporte económico del ICODER por la suma de ₡0.00 (________________colones) recibido mediante transferencia bancaria ___________ .

Los comprobantes de gastos (facturas), se incluyen como parte del expediente que estamos presentando.

Así mismo se reporta un superávit por el monto de ¢0.00 (____________________colones) el cual incluye los intereses ajustados al último estado de cuenta bancario. Finalmente doy fe de que se han aplicado los procedimientos de Contratación Administrativa para la compra de todos los bienes y servicios adquiridos con el aporte del año 20__ y se mantiene respaldo en custodia de los mismos.

Atentamente,

Nombre y firma del/la Presidente                                                               Sello de la entidad

b) Sección del Informe técnico:

i. Formulario B: Informe de ejecución del Plan de Trabajo.

FORMULARIO B

ii. Formulario C: corresponde a la fiscalización de los programas financiados por el ICODER, cumpliendo para ello con los indicadores propuestos por el ICODER claramente identificados con los objetivos de éstos y comunicados por la Autoridad Competente de previo al giro de los recursos

c) Sección del Informe de ejecución presupuestaria: la información deberá estar ordenada cronológicamente y deberá incluir lo siguiente:

i. Formulario D: Detalle de la ejecución presupuestaria por partidas.

ii. Formulario E: Detalle de comprobantes de egresos por partida

iii. Formulario F: Boleta de adjudicación de bienes y servicios

iv. Formulario G: Declaración de Superávit e Intereses

d) Estados de cuenta bancarios mensuales: correspondientes a la cuenta bancaria exclusiva para los recursos otorgados por el ICODER. Desde el mes de la transferencia hasta el mes de la presentación de la liquidación.

e) Conciliaciones bancarias mensuales: correspondientes a la cuenta bancaria exclusiva para los recursos otorgados por el ICODER. Desde el mes de la transferencia hasta el mes de la presentación de la liquidación.

f) Comprobantes de pago: presentar todos los comprobantes de pago reportados en el formulario E, los cuales deberán cumplir con lo siguiente:

•  Si son los originales deberán presentarse pegados, individualmente, en una hoja blanca con goma (no grapas), ordenados de acuerdo con el Formulario E “Detalle de comprobantes de egresos según partida”.

• Si son copias, cada copia deberá venir sellada y firmada por el representante legal, además deberá aportar certificación emitida por el representante legal donde indique que son copias fieles de los comprobantes originales. En la certificación deberán detallar números de comprobante, proveedores y montos.

• Deberán estar emitidas a nombre del sujeto público o privado, el detalle de los servicios o bienes adquiridos y deberá constar el sello o firma de cancelación o el recibo de dinero. No se permiten facturas ni tiquetes de caja con el concepto denominado “Varios” o similares.

• Deberán estar emitidos dentro del plazo de ejecución definido en el convenio de manejo de fondos. No se admiten facturas con fechas anteriores a la fecha de la transferencia por parte del ICODER o posteriores al cierre del periodo fiscal (31 de diciembre) o a la fecha de liquidación establecida en el convenio de manejo de fondos públicos.

• Todos los comprobantes de liquidación, deberán cumplir con la normativa de la Dirección General de Tributación Directa y los proveedores deberán estar inscritos en el SIC y el día con las obligaciones de la CCSS.

• No se aceptarán, como parte de la liquidación los comprobantes que presenten borrones, tachaduras, enmiendas o alteraciones.

• En caso de retención de renta (2%), deberán adjuntar el formulario D-103 de la Dirección General de Tributación Directa con el sello cancelación del banco.

• Las facturas o comprobantes de servicios en el exterior deberán presentarse en idioma español, o bien anexar una traducción del bien o servicio adquirido, además deberán detallar el pago de la moneda extranjera con fecha y tipo de cambio oficial y el monto en colones.

• Aquellos comprobantes que incumplan con lo establecido en ese apartado, no serán considerados como parte de la liquidación.

g) Cheques: presentar copia de todos los cheques emitidos y anulados (en caso de existir) que se reporten en los estados y conciliaciones bancarias.

h) Cualquier otro documento que el Departamento de Finanzas y Contabilidad considere necesario para la evaluación financiera.