Artículo 10.- Del trámite de solicitud del servicio de transporte de vehículos de uso administrativo. Toda solicitud de servicio de transporte debe gestionarse mediante la boleta disponible en el sistema informático de uso institucional, en la cual debe consignarse el nombre del funcionario solicitante y el departamento para el cual labora, la fecha de la solicitud, la fecha y hora de salida y de regreso, el objetivo de la actividad que origina la necesidad de desplazamiento, dirección exacta del lugar o los lugares a visitar, el tipo de vehículo a solicitar, si se requiere o no la asignación de un chofer, además de cualquier otra información que resulte relevante para la adecuada prestación del servicio.

Cuando corresponda, deberá indicarse además el número de expediente o solicitud de intervención que origina la gira.

En caso de que, para el cumplimiento de los fines de la institución o por la dinámica de la labor a realizarse, sea necesario que una o varias personas ajenas a la Defensoría hagan uso del servicio de transporte, debe hacerse la consignación en la boleta referida, indicando el nombre completo y número de cédula de dichas personas, así como las razones que justifican su traslado, el cual estará sujeto a la autorización de la Directora o el Director Administrativo Financiero de la Defensoría o bien, del o la Directora de Sedes Regionales, según sea el caso.

La boleta mediante la cual se requiere el servicio de transporte deberá ser firmada por el Director, Jefe, o superior del Área solicitante, o por la persona que al efecto hubiere sido designada para suplirlo en ausencia. Este documento debe presentarse ante el Departamento de Proveeduría y Servicios Generales, a efecto de que se verifique la disponibilidad del servicio y se brinde la autorización correspondiente.