JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL

(Esta norma fue derogada por el punto 6 de los Lineamientos para la elaboración de actas de sesiones de Concejos Municipales en soporte papel, aprobados mediante sesión N° 33-2022 del 24 de agosto del 2022)

NORMA TÉCNICA GENERAL PARA

LA ELABORACIÓN DEL TIPO DOCUMENTAL

ACTAS MUNICIPALES

La Junta Administrativa del Archivo Nacional, Órgano Rector del Sistema Nacional de Archivos, en virtud de las atribuciones que le confiere el artículo 11, incisos e) y f) de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 de 24 de octubre de 1990,

Considerando:

1º-Que el Código Municipal en sus artículos 47, 48 y 53 establece el procedimiento de elaboración, responsables e importancia de las actas del Concejo Municipal.

2º-Que la Ley General de Control Interno en su artículo 22 inciso e) dispone que compete a la Auditoría Interna la autorización mediante razón de apertura de los libros de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional.

3º-Que el inciso 1 del artículo 56 de la Ley General de la Administración Pública contempla la obligatoriedad de los órganos colegiados de levantar actas de cada una de las sesiones que celebren, así como la información que estos documentos deben incluir.

4º-Que actualmente los Concejos Municipales en el ejercicio de sus funciones producen actas, declaradas con valor científico cultural por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, según la norma 01-2014, publicada en La Gaceta N° 5 de 08 de enero de 2015, por ende son de conservación permanente.

5º-Que las actas constituyen el tipo documental que refleja y testimonia las funciones y actividades del quehacer municipal, permiten conocer los movimientos importantes de una sociedad a través de sus acuerdos; convirtiéndose en la constatación escrita de la historia del gobierno local en particular y de la sociedad en general. Por dicha razón deben ser elaboradas de manera metódica y ordenada.

6º-Que de conformidad con las recomendaciones formuladas en el XI Seminario Archivístico Municipal titulado "Creación, Utilización y Conservación de las Actas Municipales", llevado a cabo el 11 de noviembre de 2005, se acordó la tarea de formular una serie de recomendaciones técnicas sobre la producción de tan importante tipo documental. Por tanto,

La Junta Administrativa del Archivo Nacional, mediante acuerdo Nº 11 tomado en la sesión Nº 43-2017, celebrada el 15 de noviembre de 2017, emite la siguiente norma técnica general, con las regulaciones para la producción de actas municipales e instruye a los gobiernos locales, para que en el marco de su normativa particular y sus competencias, implementen las disposiciones establecidas en la presente norma.

1. Estructura del acta. Con respecto a la confección material de las actas, se deben elaborar en todo caso con nitidez y exactitud, resultando improcedentes las tachaduras, entrerrenglonados, borrones y alteraciones de cualquier tipo, pudiéndose subsanar cualquier error mediante nota al final del texto y previo a las firmas pertinentes. El acta estará estructurada de la siguiente forma:

1.1 Encabezado: Es el párrafo inicial de un acta donde se consignan los datos básicos que, de acuerdo con lo señalado en el artículo 56 de la Ley General de la Administración Pública, deben ser: número de sesión, lugar, fecha de reunión, lista de personas asistentes y ausentes.

Se recomienda incluir primero los números de sesión y acta (ya sea ordinaria o extraordinaria), con el siguiente formato:

centrado, mayúscula, negrita y a espacio sencillo.

En el siguiente párrafo se anotará: fecha, lugar, hora en que se celebra la reunión, nombres de cada uno de los asistentes, ausentes, invitados y visitas, con indicación del cargo en el siguiente orden:

1. Presidente.

2. Vicepresidente.

3. Regidores Propietarios.

4. Regidores Suplentes.

5. Síndicos Propietarios.

6. Síndicos Suplentes.

7. Alcalde

8. Secretario

9. Ausentes.

10. Asistentes por invitación.

11. Visitantes.

Todo lo anterior se debe escribir, en minúscula, justificado, con la fecha y hora escritas con letras.

La numeración de las actas y sesiones se iniciará con 1, la numeración debe ir acompañada del año con todos sus dígitos.

Esto se hará hasta que finalice el periodo correspondiente del Concejo Municipal de turno. Una vez finalizado éste, e ingresada la nueva Corporación se vuelve a iniciar en 1, y así sucesivamente con las demás administraciones.

1.2. Cuerpo del acta. El acta deberá estructurarse en artículos, en donde cada tema o punto de agenda corresponde a un artículo que debe llevar un título. Cada artículo deberá digitarse en párrafo aparte, como un subtítulo, y con la palabra ARTÍCULO, para el número correspondiente y el título respectivo; se deben utilizar números romanos y destacarlo con mayúscula, en negrita y seguidos de un punto. Ejemplo:

ARTÍCULO I.

Lectura y aprobación del orden del día.

ARTÍCULO II.

Lectura y aprobación del acta anterior.

ARTÍCULO III.

Audiencias.

ARTÍCULO IV.

Lectura de correspondencia.

ARTÍCULO V.

Asuntos de Trámite Urgente.

ARTÍCULO VI.

Informe de Comisiones.

ARTÍCULO VII.

Mociones de los señores Regidores.

ARTÍCULO VIII.

Mociones del señor Alcalde.

Los acuerdos conviene redactarlos de una manera precisa y clara. Se deberán digitar a espacio sencillo. Posteriormente se deben desarrollar los criterios externados que justifiquen la decisión tomada. Estos se deben de enumerar de forma consecutiva y anotándolos en mayúscula y negrita, de esta forma: ACUERDO 1.

Si el acuerdo queda en firme, después del texto del acuerdo debe aparecer la frase:

ACUERDO FIRME, anotándolo en mayúscula y negrita. Previo a declarar el acuerdo definitivamente aprobado se debe de indicar, si es el caso, el nombre del departamento o persona que debe ejecutarlo o bien a quien se le deba de informar.

Hay un tipo especial de acuerdo, que requiere ser tomado por motivos especiales y, según el artículo 45 del Código Municipal, por las dos terceras partes del Concejo consignando la frase DEFINITIVAMENTE APROBADO, después del texto del acuerdo anotándolo en mayúscula y negrita. Son típicos en caso de nombramientos emergentes, aprobaciones urgentes de presupuesto o situaciones imprevisibles.

En cuanto al párrafo de conclusión debe de redactarse en forma sencilla, en el que se indique la hora en la que terminó la sesión. Ejemplo:

"Siendo las diecinueve horas con cincuenta minutos, el señor Presidente...da por concluida la sesión".

1.3 Cierre. El cierre de la sesión debe ir con las respectivas firmas del Presidente y Secretario, según lo estipulado en el artículo 47 del Código Municipal, procurando ubicarlas en el mismo folio en que terminó el acta. Además, debe contemplarse que de acuerdo con el Dictamen de la Procuraduría General de la República C-143-2000 del 28 de junio del 2000, se debe además acatar lo establecido en el artículo 56 de la Ley General de la Administración Pública.

4. Formato del Tomo. Las actas deben conformarse en un libro debidamente encuadernado, entendiéndose por esta acción el efecto de unir las hojas mediante cocido y pegado y con sus respectivas cubiertas.

5. Rotulación. Cada libro en su lomo debe indicar el número de tomo, rango de actas que contempla y fechas extremas.

En su carátula se debe rotular el nombre de la Municipalidad, escudo, nombre de la oficina productora y periodo de la corporación que abarca.

6. Tamaño de la hoja. Se recomienda tamaño oficio ya que permite una mejor manipulación del tomo, en cuanto a la cantidad de folios se considera no menos de 250 folios y no más de 400 folios.

7. Numeración y sellos. Cada folio debe ir numerado en el borde superior derecho, iniciando con el número 001 consecutivamente hasta el número del último folio. En el mismo borde debe aparecer, de forma centrada, el escudo y el nombre de la municipalidad.

Sobre el número de folio, en el mismo margen derecho a un nivel superior se colocará el sello de la Auditoria Interna o la Contraloría General de la República.

En el borde superior izquierdo se indicará un encabezado el número de acta y la fecha. Lo anterior con el fin de evitar que habiéndose despegado una o varias páginas de un documento pueda llegar a confundirse o resulte imposible identificar su procedencia.

Al margen izquierdo de cada folio se debe indicar el número de línea o renglón de forma consecutiva a partir de 1 hasta donde lo permita el tamaño de la hoja. Esto facilitará la anotación de

correcciones en caso de ser necesario.

Debe escogerse la opción de interlineado exacto en 23 puntos aproximadamente, de manera que cada página contenga exactamente 30 líneas o renglones.

Se utilizará la fuente en tamaño 12, tipo Times New Roman o Arial, preferiblemente, evitando el uso de letras poco legibles o informales. Se debe utilizar siempre un mismo tipo de letra, de manera que cada página contenga treinta renglones.

Además, si al finalizar un párrafo aún queda espacio para completar la línea o renglón, éste deberá llenarse empleando una línea como se muestra a continuación:

".PresidentedelComitéInstitucionaldeSelecciónyEliminación de Documentos de la Municipalidad y Encargado del Archivo Central"---------------------------------------------------------

Debe considerarse dejar un espacio prudente, en los márgenes para que faciliten su proceso de empaste y posterior manipulación.

8. Tinta y Papel. Con relación a la calidad de papel a utilizar, así como la tinta se debe aplicar lo estipulado en la Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en La Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de 2015.

9. Legalización. Según lo dispuesto en el Artículo 22, inciso e), de la Ley General de Control Interno le compete a la Auditoria Interna autorizar, mediante razón de apertura los libros de actas, entre otros, que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional, que son necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

10. Controles y Registros. Debe cumplirse con lo establecido en el artículo 46 del Código Municipal, Ley N° 7794 del 30 de abril de 1998 y publicada en La Gaceta N° 94 de 18 de mayo de 1998:

"Artículo 46.-El Secretario del Concejo formará un expediente para cada proyecto, a él se agregarán el dictamen de Comisión y las mociones que se presenten durante el debate; además, se transcribirán los acuerdos tomados y al pie firmarán el presidente Municipal y el secretario".

Por lo tanto, para cada proyecto debe formarse un expediente, al que deben agregarse todos los documentos atinentes. Lo anterior es importante, además del control interno de los asuntos municipales, para efectos del conocimiento por vía de recursos de los acuerdos tomados y de las deliberaciones habidas.

Además, se recomienda conformar un expediente para cada sesión con la documentación que sustenta los asuntos tratados, de conformidad al orden del día.

Asimismo, se debe llevar el respectivo control de acuerdos y un registro por asuntos. Este puede ser manual, tipo fichero, o automatizado en una base de datos.

11. Producción de documentos en soporte electrónico y digitalización de actas. En caso de que la municipalidad cuente con los recursos para digitalizar las actas o planee producir dichos documentos en soporte electrónico, deberá contemplar lo dispuesto en la Ley Nº 8454, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, y su reglamento.

Además, debe acatarse la Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente, emitida por el Ministerio de Ciencia, Tecnología t Telecomunicaciones, publicada en La Gaceta N° 95 de 20 de mayo del 2013.

De igual manera, debe cumplirse con la Directriz con las Regulaciones Técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, publicada en La Gaceta N° 61 del 28 de marzo de 2008, y su fe de erratas, publicada en La Gaceta N° 83 de 30 de abril de 2008.

Deróguese la Directriz General para la Normalización del Tipo Documental Actas Municipales, publicada en La Gaceta N° 5 del 08 de enero de 2015 y su Fe de Erratas publicada en La Gaceta N° 85 del 04 de mayo del 2016.

La presente norma rige a partir de su publicación.

Comuníquese,