Artículo 7º .-Etapas. Para efectos de la elaboración de la APPD, las
instituciones que conforma la Administración Pública deben de considerar, las
siguientes etapas para el desarrollo, fomento y gestión de APPD.
a) Identificación del problema y/o necesidad. El primer paso
para formar una alianza público-privada para el desarrollo es identificar un
problema, necesidad o una oportunidad conforme a los objetivos contenidos en el
PND, los objetivos de desarrollo Sostenible definidos por la Organización de
Naciones Unidas, objetivos sectoriales o cualquier otro instrumento mencionado
en el artículo 4° , de manera que, le permita a la institución incidir
positivamente en los procesos de desarrollo sostenible a escala local, regional
o nacional, a la vez que contribuye a sus objetivos organizacionales. Asimismo,
los sujetos privados podrán proponer oportunidades o plantear problemas que
puedan ser abordados a partir de las APPD y según los objetivos institucionales
y los lineamientos establecidos en el presente Reglamento.
Una vez definido el interés de la institución para formar una APPD, se
debe proceder a la identificación de sus posibles actores, siendo que, estos
deberán ser escogidos basados en criterios de razonabilidad y proporcionalidad,
siguiendo los parámetros necesarios para una escogencia transparente y eficaz,
así como con fundamento en la satisfacción de interés público, teniendo en
cuenta la disponibilidad de recursos y competencias disponibles que aporten los
posibles socios en aras de materializar la APPD.
b) Mapeo de actores. El mapeo de los posibles actores se
realizará identificando aquellos que estén relacionados o con interés en el
problema o necesidad identificado que motiva la APPD para que posteriormente se
proceda a su clasificación entre posible socio o grupo de interés. Estos
actores serán invitados a participar en el proceso para la conformación de la
alianza.
c) Objetivo de la APPD. Previo a materializar la alianza, las
partes involucradas expresarán claramente su visión inicial sobre las causas y
dinámicas del problema a superar, la razón para resolverlo y los posibles
mecanismos de solución. En esta etapa los socios en conjunto definen los
objetivos, metas y plazos para alcanzar los fines de la alianza, a partir de la
propuesta preliminar supra mencionada.
d) Recursos. A fin de determinar con claridad las actividades por
realizar para la consecución de los objetivos acordados, es fundamental llevar
a cabo una identificación de los recursos disponibles para cada una de las
partes participantes de la APPD, tanto del sector público como del sector
privado. La identificación debe generar un inventario que permita determinar
los posibles recursos financieros, técnicos y materiales, y otros insumos
estratégicos como recursos humanos, contactos y esferas de influencia,
conocimiento, recolección de información y su capacidad de difundirla en
relación a la constitución, operación y mantenimiento de la APPD. En caso de
utilizar recursos financieros de la institución, deberá verificarse la
disponibilidad de dichos recursos y las fechas de entrega del presupuesto.
Cada una de las partes de la APPD debe detallar quien aportará cada
recurso del proceso, en qué cantidad lo aportará y en qué plazo, para
determinar los costos finales estimados de la alianza. Cada una de las
entidades socias participantes de la APPD podrá aportar recursos para el
desarrollo, fomento y gestión de la APPD y que serán objeto de control mediante
los mecanismos de transparencia y rendición de cuentas necesarios.
e) Estructura. En el momento de estructurar una alianza, se
deberán establecer claramente las condiciones y los participantes, mediante el
respectivo protocolo señalado en el artículo 6 del presente Reglamento. Se
deben definir los objetivos y metas de la iniciativa, los recursos y aportes
que hacen las partes, los mecanismos de toma de decisiones, así como de
evaluación y de resolución de conflictos, la duración de la alianza, entre
otros para lo cual se suscribirá un convenio entre las partes. De igual forma
las APPD integrarán cuando les sea posible un comité técnico con representantes
de cada una de las organizaciones a fin de elaborar, ejecutar y evaluar los
resultados del plan de trabajo de la iniciativa.
f) Ejecución. Las partes de la APPD establecerán un plan de
trabajo, con los procedimientos necesarios y el cronograma de ejecución que
defina: entregables, actividades, responsables y plazos; a fin de contribuir a
los objetivos de la alianza y fortalecer la implementación de la APPD. La
alianza deberá ejecutar este plan de trabajo de acuerdo con los recursos y
tiempos establecidos en la etapa de mapeo o identificación de recursos.
g) Rendición de cuentas, transparencia y comunicación. La alianza
debe desarrollar políticas de comunicación internas y estrategias de
comunicación con grupos de interés que contribuyan a la transparencia y
rendición de cuentas de la alianza. Los socios elaborarán una estrategia de
comunicación interna que incluye, al menos, los canales y periodicidad de la
comunicación.
De la misma fom1a, también podrá realizar una estrategia de comunicación
externa que incluye: objetivo de la comunicación, mensajes clave, periodicidad,
público meta y canales de comunicación. La alianza realizará la evaluación de
los avances del plan de trabajo y sus resultados, y el grado de satisfacción de
los socios.
Los informes de seguimiento deben llevarse a cabo al menos cada seis
meses y se debe completar un informe de resultados para los socios y grupos de
interés, aunque, en muchos casos, se sugiere realizarlas con mayor frecuencia
para medir el grado de avance de los lutos planteados para la alianza y
efectuar ajustes en forma oportuna, para esto los socios de la alianza definirán
los indicadores como herramienta de gestión que mida el grado de avance de la
iniciativa respecto a sus objetivos. Para ello, los socios deberán desarrollar
indicadores con el fin de medir los resultados y el grado de satisfacción de
los socios de la alianza.