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 Normativa >> Acuerdo 6 >> Fecha 25/04/2018 >> Articulo 1
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Normativa - Acuerdo 6 - Articulo 1
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Artículo 1
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JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL

La Junta Administrativa del Archivo Nacional de conformidad con las atribuciones que le confiere el artículo 11 incisos e), f) y h) de la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202 de 24 de octubre de 1990, mediante acuerdo N° 6, tomado en la sesión ordinaria N° 15-2018, celebrada el 25 de abril de 2018, aprueba la siguiente Norma Técnica para la digitalización de documentos en soporte físico y la autenticidad de imágenes, dirigida a todas las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos costarricense:

Requerimientos para aplicar en los procesos de digitalización

certificada en el Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica

I.  Introducción

Los siguientes son lineamientos y requerimientos que deberán aplicarse en el emprendimiento de procesos de digitalización de colecciones y/o fondos documentales en los Archivos de las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos.

Se plantean aspectos técnicos, procedimentales y de control para el establecimiento de proyectos de digitalización.

Se entiende en este documento que la razón de la puesta en marcha de un proyecto de digitalización, que no es más que la conversión digital de documentos originales en soporte físico (no digitales) responde a objetivos como: Incrementar el acceso o difusión de una colección física evitando el daño en la original, es decir, reducir la manipulación y el uso de materiales originales sobre todo aquellos frágiles o utilizados de forma intensiva; crear una “imagen de seguridad” para el material en estado de deterioro o de uso recurrente; y eventualmente la facilitación de dicho material digital por medio de las facilidades tecnológicas actuales.

Se entiende por digitalización el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte físico o analógico (papel, microfilm u otro) en archivos electrónicos en formato digital que contienen la imagen fiel e íntegra del documento original.

II. Marco referencial

Para la elaboración del presente documento se ha considerado la siguiente normativa legal y técnica:

a. La Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202 del 24 de octubre de 1990y su Reglamento Ejecutivo dado por decreto número 40554-C y el Reglamento de Organización y Servicios del Archivo Nacional dado por decreto número 40555-C; publicados en el Alcance Digital nº 217 a La Gaceta nº 170 del 7 de setiembre del 2017.

b. La Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454del 30 de agosto del 2005, vigente desde 13 de octubre del 2005 y su Reglamento, dado por Decreto No. 33018-MICIT del 20 de marzo del 2006,vigente desde el 21 de abril del 2006, cuyo artículo 6º regula que cuando legalmente se requiera que un documento sea conservado para futura referencia, se podrá optar por hacerlo en soporte electrónico, siempre que se apliquen las medidas de seguridad necesarias para garantizar su inalterabilidad, se posibilite su acceso o consulta posterior y se preserve, además, la información relativa a su origen y otras características básicas. Así mismo señala que, en lo relativo al Estado y sus instituciones, se aplicará la Ley del Sistema Nacional de Archivos y será la Dirección General del Archivo Nacional la institución encargada de dictar las regulaciones necesarias para asegurar la gestión debida y conservación de los documentos, mensajes o archivos electrónicos.

c. Las directrices para proyectos de digitalización de colecciones y fondos de dominio público en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y archivos; marzo 2002. IFLA e ICA en coordinación con la UNESCO.

d. Las Guías del Archivo General de la Nación de Colombia, en particular el Protocolo para digitalización de documentos con fines probatorios.

e. La Guía de aplicación de la norma técnica de interoperabilidad: Digitalización de Documentos de la Dirección General para el impulso de la administración electrónica del Gobierno de España.

f. Las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información aprobadas mediante resolución del Despacho de la Contraloría General de la República del 7 de junio del 2007 y publicadas en la GacetaNo.119 del 21 de junio del 2007.

g. La norma UNE-ISO/TR 13028:2011 IN: Información y documentación. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos. Norma que refiere al diseño y realización de un proceso de digitalización responsable.

III. Aspectos Generales

a. Todo proceso de digitalización que se gestione a lo interno de los archivos del Sistema Nacional de Archivos debe estar considerado en un Plan de Reproducción de Documentos en Soporte Digital, creado por los departamentos funcionales, en coordinación con el Archivo Central y el Departamento de Tecnologías de Información y aprobado por el Jerarca de la institución. En ese plan se debe establecer la política de selección de material que se va a digitalizar.

b. Todo proceso de digitalización deberá cumplir con las condiciones y características establecidas en este documento, tomando en cuenta aquellos documentos que cuentan con valor científico cultural y de conservación permanente.

c. Mejoras y buenas prácticas adicionales pueden incorporarse a esta Norma a efectos de mejorar los procesos de digitalización, pero deberán formalizarse ante la Junta Administrativa del Archivo Nacional para efectos de su incorporación a la presente Norma Técnica.

d. En relación sobre quién es la autoridad competente a la que se refiere el artículo 6 de la Ley nº 8454 “que debe autorizar” la transición o migración a soporte electrónico cuando se trate de registros, archivos o respaldos que por ley deban ser conservados, corresponderá al jerarca de cada institución brindar esa autorización.

IV. Definiciones generales

Instancia Funcional Se refiere al departamento o unidad funcional responsable de la custodia y conservación del acervo documental sujeto de digitalización

Líder funcional: Se refiere a la persona o funcionario(a) responsable de administrar todo el proyecto de digitalización y llevar el control del expediente del proceso.

Instancia Digitalizadora: Se refiere al departamento, unidad funcional o empresa contratada responsable de realizar el proceso de digitalización

Líder de Digitalización: Se refiere a la persona o funcionario(a) responsable de supervisar y validar el proceso propiamente de digitalización del acervo físico original.

Instancia Técnica: Se refiere al departamento o unidad funcional responsable de realizar las configuraciones técnicas iniciales de los equipos de digitalización y llevar a cabo las validaciones y verificaciones técnicas de conformidad con las calidades técnicas establecidas

Líder Técnico: Se refiere a la persona o funcionario(a) responsable de supervisar y validar los aspectos técnicos de configuración de los equipos electrónicos de digitalización y de las calidades técnicas de las imágenes generadas.

Digitalizadores: Se refiere al o los funcionarios responsables de la digitalización del acervo físico original.

Verificadores: Se refiere al o los funcionarios responsables de verificar las calidades de las imágenes que se van generando del proceso de digitalización contrastándolo con el documento físico.

Repositorios Digitales: Un repositorio digital es un medio para gestionar, almacenar, preservar, difundir y facilitar el acceso a los objetos digitales que alberga.

V. Calidades técnicas de las imágenes

Las siguientes son las calidades técnicas que se utilizarán para los procesos de digitalización de documentos físicos en el Sistema Nacional de Archivos:

a. Sobre los dispositivos de escaneo

Deben utilizarse escáneres que permitan por lo menos lo siguiente:

a. Adecuarse a las dimensiones físicas de los documentos originales.

b. Manejar detalles, tonos y colores presentes en los documentos originales.

c. Poseer condiciones físicas que garanticen el no deterioro de los documentos, especialmente si éstos se encuentran en un estado delicado.

d. Ajustarse a las características físicas del documento.

e. Cumplir con capacidades técnicas idénticas o superiores a las establecidas en el presente documento.

f. Si se van a adquirir escáneres se deben realizar pruebas de campo para verificar la calidad de las imágenes digitales que producen, a efectos de constatar que cumplan con las calidades requeridas.

b. Sobre las calidades de la imagen

Sobre las calidades de las imágenes que se digitalizarán se debe considerar lo siguiente:

a. Elegir una resolución suficiente para capturar los detalles (por sutiles quesean) de los documentos a escanear. La realización de pruebas piloto para establecer dicha resolución y las calidades técnicas recomendadas más adelante deben servir como punto de partida.

b. Establecer una profundidad de bit que sea de conformidad con las características de los documentos originales. Así deberá considerarse escaneo binario para documentos textuales producidos en blanco y negro solamente; escaneo en escala de grises (8 bits) para documentos que contengan información en escala de grises, anotaciones a lápiz, y para materiales fotográficos; y escaneo en color para documentos con información en color.

c. Utilizar técnicas de compresión normalizadas “sin pérdida” para imágenes, para conservación (maestras o nativas) y para archivos de consulta cuando sea necesario.

d. Establecer estándares de evaluación de calidad de la imagen digitalizada, tales como visualización de dichas imágenes en pantallas para verificar su calidad o en caso de ser requerido su impresión si corresponde.

c. Calidades técnicas mínimas recomendadas

Se establecen las siguientes recomendaciones técnicas a ser consideradas en los procesos de digitalización:

Formato de Imagen: TIFF, con compresión sin pérdida de tipo lzw, para archivos maestros y JPG para archivos de consulta. Para el caso de las fotografías de carácter científico, cartográfico, entre otros, se considerará el formato RAW.

Densidad de imagen: Para efectos de que las imágenes generadas garanticen la posibilidad de ampliación con algún grado de nitidez, se deben utilizar los siguientes valores como mínimo:

a.300 ppi para los documentos textuales y cualquier otro documento producido en blanco y negro (excepto fotografías y gráficos).

b.600 ppi para las fotografías, gráficos y cualquier otro documento a color.

Fondo: la profundidad dependerá del tipo de documento, pero deberá considerarse lo siguiente:

a. Profundidad binaria para documentos originales producidos en blanco y negro

b. Profundidad 8 bits para documentos en escala de grises

c. Profundidad 24 bits para documentos en color

Compresión: Establecer compresión “sin pérdida” en archivos maestros y “con pérdida” en archivos de consulta.

d. Calidades técnicas recomendadas para mayor calidad cuando el formato original lo permita

Se establecen las siguientes recomendaciones técnicas a ser consideradas en los procesos de digitalización para una mayor calidad cuando los medios y formatos originales a ser digitalizados así lo permitan:

Formato de Imagen: TIFF, con compresión sin pérdida de tipo lzw, para archivos maestros y JPG para archivos de consulta. Para el caso de las fotografías de carácter científico, cartográfico, entre otros, se considerará el formato RAW.

Densidad de imagen: Para efectos de que las imágenes que se generen garanticen la posibilidad de ampliación con algún grado de nitidez se deben utilizar los siguientes estándares:

a.300 ppi para los documentos textuales y cualquier otro documento producido en blanco y negro (excepto fotografías y gráficos).

b.600 ppi para las fotografías, gráficos y cualquier otro documento a color.

Fondo: la profundidad dependerá del tipo de documento, pero deberá considerarse lo siguiente:

d. Profundidad binaria para documentos originales producidos en blanco y negro

e. Profundidad 8 bits para documentos en escala de grises

f. Profundidad 36 bits para documentos en color

Compresión: Establecer compresión “sin pérdida” en archivos maestros y “con pérdida” en archivos de consulta. Estas resoluciones implican la generación de imágenes de mayor tamaño y por tanto requieren de mayor espacio de almacenamiento.

e. Verificación de la configuración de escaneo y visualización

La Instancia Técnica verificará que el dispositivo o dispositivos de escaneo cumplan y hayan sido configurados con las calidades técnicas requeridas. Para ello se levantará un acta que firmará el líder técnico designado por la Instancia Técnica quien será el responsable de la verificación de la configuración del equipo y por el Líder de digitalización designado por la Instancia de Digitalización responsable de la digitalización. De igual forma se verificará que el monitor o pantalla cumpla con las características técnicas suficientes para una adecuada visualización de las imágenes y así se consignará en el acta (punto de control No.1).

VI. Establecimiento de un Protocolo de Digitalización.

Se debe establecer un protocolo de digitalización por cada proceso de digitalización que se vaya a emprender, debe ser aprobado y firmado por el Líder Funcional, el Líder de Digitalización y el Líder Técnico y donde se debe considerar lo dispuesto en este documento y contener al menos los siguientes elementos:

a. Indicación clara de cuáles departamentos y cuáles funcionarios cumplirán con lo dispuesto en el apartado IV Definiciones Generales.

b. La Instancia Funcional que solicita la digitalización debe establecer la nomenclatura para los archivos de imágenes de forma tal que resulten claros, significativos, entendibles y que además aseguren su acceso y búsqueda futura.

c. La Instancia Funcional que solicita la digitalización debe definir, en coordinación con el líder técnico, las carpetas donde se almacenarán los archivos de imágenes digitalizadas, para ello debe establecer un orden estructurado y entendible, de conocimiento para todos los implicados en el proceso.

d. La Instancia de Digitalización seguirá el protocolo establecido para cada caso específico y con el visto bueno de las instancias involucradas.

e. La Instancia Técnica asignará un espacio (almacenamiento) en servidores con condiciones necesarias para albergar este tipo de archivos electrónicos para su resguardo temporal o de consulta, para ello coordinará con la Instancia Funcional sobre el espacio y ubicación requerida. La Instancia de Digitalización deberá almacenar las imágenes en el lugar establecido por la Instancia Funcional.

f. Dicho espacio de almacenamiento será respaldado periódicamente según los mecanismos de respaldo vigentes establecidos por la Instancia Técnica.

g. La Instancia Funcional y la Instancia de Digitalización deberán definir los accesos de usuarios y derechos sobre los archivos y carpetas de almacenamiento temporal de forma que facilite el proceso de digitalización. Estos accesos, derechos y estructuras de almacenamiento serán establecidas en coordinación con la Instancia Técnica.

VII. Sobre la manipulación y traslado de los documentos a digitalizar

Para la manipulación y traslado de documentos originales que serán digitalizados debe tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

a. Llevar un adecuado control de los documentos originales que se escanearon, de los que se están escaneando y de los que aún restan de escanearse. Listas de control o bitácoras de ingreso y salida son recomendadas.

b. Elaborar un procedimiento sobre control de envío, recepción y devolución de documentos para su digitalización entre la Instancia Funcional y la Instancia de Digitalización, que garantice la seguridad de los documentos a digitalizar.

c. Se recomienda establecer las medidas de seguimiento y control, que garanticen el cumplimiento de esta norma técnica, en los proyectos de digitalización, independientemente de quien sea la instancia digitalizadora.

d. En el caso de que la instancia digitalizadora sea un servicio de digitalización contratado, se recomienda que el proyecto sea ejecutado en las instalaciones de la institución, con el objetivo de evitar riesgos inherentes a la manipulación de los documentos durante los traslados.

VIII. Fiabilidad de la imagen resguardada

La Instancia de Digitalización deberá verificar de forma sistémica que las imágenes que han sido digitalizadas correspondan en calidad y contenido con los documentos físicos originales. Para ello cada digitalizador realizará esta verificación de forma cotidiana conforme genere cada imagen, mediante la visualización de las mismas.

Se asignará además un verificador que generará un acta por cada lote digitalizado en la que se constate que las imágenes que han sido generadas cumplen en calidad y contenido con los documentos físicos.

El responsable de esta verificación no puede ser el mismo responsable de la digitalización. Esta validación puede aplicarse por muestreo una vez que el proceso de digitalización se haya normalizado y los índices de calidad sean aceptables. (Punto de control No.2)

La Instancia Funcional (una vez que las imágenes cuenten con el punto de control No. 2) deberá revisar visualizando en pantalla, una vez recibidos de regreso los documentos físicos, que las imágenes generadas son copias fiables de sus correspondientes físicos. Para ello emitirá un acta periódica de lotes de imágenes en la que deberá consignarse que efectivamente las imágenes del lote son copia fiel del documento original. Esta validación puede aplicarse por muestreo una vez que el proceso de digitalización se haya normalizado y los índices de calidad sean aceptables. (Punto de control No.3)

IX. Establecimiento de Metadatos

En cada imagen digitalizada deberán generarse al menos los siguientes metadatos:

Documentos sonoros

 

Campo

Obligatorio

Descripción Documentos sonoros

Código de Referencia

Si

Identifica de un modo único la unidad descriptiva y establece el vínculo con la descripción que la representa. Para los documentos sonoros siempre se consignará

 

CR-AN-AH-DS

mero de orden

Si

Cada número de orden se anotará con seis dígitos.

 

Ejemplo: 000015

 

 

Campo

Obligatorio

Descripción Documentos sonoros

Título

Si

Denomina a la unidad de descripción. Iniciar con la acción que se registra en el soporte ejemplos: obra musical, discurso, entrevista.

 

Ejemplo de Obra Musical: Canción El Piojo

Ejemplo de Discurso: Discurso de José Figueres Ferrer

Ejemplo de entrevista: Entrevista a Rodrigo Carazo Odio.

Fecha inicial

Si

Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de descripción en el siguiente formato: año, mes y día. En los casos en que se tiene una fecha aproximada (porque no es consignada en el documento y posterior a una investigación del contexto), se colocará de forma completa por ejemplo si solo se cuenta con el año, se incluirá el primer mes con 01 y el primer día con 01, y si se cuenta con el año y el mes, se coloca el primer día con 01. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se advierte que la fecha indicada es aproximada.

 

Ejemplos: 2004-08-04

Fecha Final

Sólo en caso de existir

Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de descripción en el siguiente formato: año, mes y día. En los casos en que se tiene una fecha aproximada (porque no es consignada en el documento y posterior a una investigación del contexto), se colocará de forma completa por ejemplo si solo se cuenta con el año, se incluirá el último mes con 12 y el último día del mes con 31, y si se cuenta con el año y el mes, se coloca el último día del mes. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se advierte que la fecha indicada es aproximada.

 

Ejemplos: 2010-08-04

Alcance y contenido

Si

Este campo completará la descripción del título. Por ejemplo:

Obra musical: nombre del intérprete. O cualquier dato importante que ampl la descripción.

Discursos: Contexto, tema y lugar donde se emite el discurso. Entrevista: Tema, lugar y nombre del entrevistador.

Para los casos que existan, se debe consignar el nombre del encargado de sonido.

 

Ejemplo de Obra Musical:

Alcance y contenido: Género: callejera tradicional. Grabada para la presentación del Grupo de bailes folclóricos del Archivo Nacional en el programa Fantástico de Canal 7

Ejemplo de Discurso:

Alcance y contenido: Relacionado con el problema de la migración de cubanos a Costa Rica, instalación de la embajada de Rusia y situación política del país emitido en el Club Unión en conmemoración de la Revolución Cubana

Ejemplo de entrevista:

Sobre los hechos de 1948, realizada por Fernando Olivares Ríos, periodista de Canal 15 en la Universidad de Costa Rica

Soporte

Si

Identificar y describir el soporte de la unidad de descripción.

 

Ejemplos:  Digital

Formato

Si

Consignar los formatos puede ser Wave audio format (WAV o WAVE) y MPEG-1 Layer III (más conocido como MP3).

 

Ejemplos: WAV

Tamaño

Si

Consignar el peso. Usar únicamente para documentos sonoros digitales. El peso se puede indicar en KB, MB o GB.

 

Ejemplo: 526 KB

Velocidad

Si

Consignar la velocidad de los bits.

 

Ejemplo documentos sonoro digital: 1411 Kbps

 

Campo

Obligatorio

Descripción Documentos sonoros

Duración

Si

Consignar el tiempo que dura el documento sonoro.

 

Ejemplo: 30 minutos

Nombre del productor

Si

Denomina el nombre de la persona o entidad que ha creado una grabación sonora ejemplos; entrevista, obra musical, discurso.

En el caso de obras musicales se indica el nombre del compositor.

 

Ejemplo de Obra Musical: Mario Chacón, compositor

Ejemplo de Discurso: Radio Reloj

Ejemplo de entrevista: Canal 15

Forma de ingreso

Si

Consignar el número de transferencia, si no se conoce el número de transferencia se colocará el mero cero (0) y el año.

 

Ejemplo: T000-2016

Fecha de descripción

Si

Fecha en la cual se ha realizado la descripción. Consignarlo de la siguiente manera año, mes y día.

 

Ejemplo: 2013-08-16

Funcionario Responsable

Si

Quién ha elaborado la descripcn. Nombre, apellidos.

 

Ejemplo: Melissa Sáenz Campos

Notas

No

Se agregará información especial no incluida en ningún otro elemento de la descripcn.

Lengua

No

Identificar la (s) lengua (s) utilizada en la unidad de descripción. La lengua no se consignará en el caso de que sea únicamente español.

 

Ejemplos:

Portugués; francés

Migración de soporte

Sólo en caso de existir una migración

Consignar el soporte en el cual se encontraba originalmente el documento y la fecha de migración.

 

Ejemplo:

Original cinta magnetofónica, migrado el 2012-12-03

Formato de firma digital

No

Se debe salar el formato de la firma. Los formatos de la firma digital utilizados deben ser los definidos en los formatos oficiales de los documentos electrónicos del Micit.

 

Ejemplo: X-Cades

 

 

Documentos Audiovisuales

Campo

Obligatorio

Descripción

Código de Referencia

Si

Identifica  de  un  modo  único  la  unidad  descriptiva  y  establecer  el  vínculo  con  la descripción que la representa.

Para los documentos audiovisuales siempre se consignará

 

CR-AN-AH-DAUD

mero de orden

Si

Cada número de orden se anotará con seis dígitos.

 

Ejemplo: 000309

Título

Si

Denomina a la unidad de descripción. Iniciar con la acción que se registra en el soporte y consignar de ser posible los elementos de tipo de actividad, lugar y nombres de los

participantes

 

Ejemplo: Documental sobre Parques Nacionales de Costa Rica

Fecha inicial

Si

Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de descripción en el siguiente formato: año, mes y día. En los casos en que se tiene una fecha aproximada (porque no es consignada en el documento y posterior a una investigación del contexto), se colocará de forma completa por ejemplo si solo se cuenta con el año, se incluirá el primer mes con 01 y el primer día con 01, y si se cuenta con el año y el mes, se coloca el primer día con 01. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se advierte que la fecha indicada es aproximada.

 

Ejemplos: 2004-08-04

Fecha final

Sólo en caso de existir

Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de descripción en el siguiente formato: año, mes y día. En los casos en que se tiene una fecha aproximada (porque no es consignada en el documento y posterior a una investigación del contexto), se colocará de forma completa por ejemplo si solo se cuenta con el año, se incluirá el último mes con 12 y el último día del mes con 31, y si se cuenta con el año y el mes, se coloca el último día del mes. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se advierte que la fecha indicada es aproximada.

 

Ejemplos: 2004-08-15

Fechas adicionales

Sólo en caso de existir

Se consignará toda fecha completa adicional que se encuentre presente, correspondiente a filmación, producción, edición, entre otros. En los casos en que se tiene una fecha aproximada (porque no es consignada en el documento y posterior a una investigación del contexto), se colocará de forma completa por ejemplo si solo se cuenta con el año, se incluirá el primer mes con 01 y el primer día con 01, y si se cuenta con el año y el mes, se coloca el primer día con 01. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se advierte que la fecha indicada es aproximada.

En el caso de consignar dos o más fechas, se deben separar por punto y coma.

 

Ejemplo: 1989-02-05 fecha de filmación; 1989-09-07 fecha de edición; 1982-10-04 fecha de producción

Alcance y Contenido

No

Proporcionar a los usuarios la información necesaria para conocer el valor potencial de la unidad de descripción.

En este campo se completará de acuerdo con el documento que se vaya a describir: Programa de televisión: nombre del (los) presentador (es) o actores, nombre del director.

Obra de teatro: nombre del director, nombre actores, entre otros.

Conciertos: nombre del director, nombres de los músicos. O cualquier dato importante que amplié la descripción.

 

Ejemplo: Enrique Ríos Flores, director. Entre los temas destacan: Tortuguero, Cabo Blanco, quemas controladas, Puriscal, Isla del Coco, Chiroles, Bagaces, Volcán Arenal, Chirripó y Parque Nacional Guanacaste

Soporte

Si

Identificar y describir el soporte de la unidad de descripción.

 

Ejemplos:  Digital

 

Campo

Obligatorio

Descripción

Formato

Si

Consignar el formato. Usar únicamente para documentos audiovisuales digitales; los formatos puede ser Audio video Interleave (.avi), Quicktime (.mov), y DV (digital video)

 

Ejemplo: MOV

Tamaño

Si

Consignar el peso. El peso se puede indicar en KB, MB o GB.

 

Ejemplo: 52 MB

Dimensiones

Si

Colocar  el  ancho  y  la  altura  del  fotograma.  Usar  únicamente  para  documentos audiovisuales digitales.

 

Ejemplo: 640 x 480 pixeles

Velocidad

Si

Consignar la velocidad de los bits.

 

Ejemplo:

221 kbps

29 fotogramas por segundo; 2449 kbps

Duración

Si

Consignar el tiempo que dura el documento audiovisual.

 

Ejemplo: 30 minutos

Nombre del Productor

Si

Denomina el nombre de la persona o entidad que ha creado el documento audiovisual.

 

Ejemplo: Ministerio de Educación Pública

Forma de ingreso

Si

Consignar el número de transferencia, si no se conoce el número de transferencia se colocará el número cero (0) y el año.

 

Ejemplo: T000-2016

Fecha de descripción

Si

Fecha en la cual se ha realizado la descripción. Consignarlo de la siguiente manera año, mes y día

 

Ejemplo: 2012-10-09

Funcionario Responsable

Si

Quién ha elaborado la descripcn. Nombre, apellidos.

 

Ejemplo: Franklin Marín Zeledón

Notas

No

Se agregará información especial no incluida en ningún otro elemento de la descripcn.

 

Ejemplo: Este documental fue transmitido por Canal 7 en el Día Mundial del Medio Ambiente de 1991

Lengua

No

Identificar la (s) lengua (s), escritura (s) utilizada en la unidad de descripción. La lengua no se consignará en el caso de que sea únicamente español.

 

Ejemplos: Inglés

Migración de soporte

Sólo en caso de existir migración

Consignar el soporte en el cual se encontraba originalmente el documento y la fecha de migración.

 

Ejemplo: Original cinta magnetofónica, migrado en 2010-05-01

Formato de firma digital

No

Se debe señalar el formato de la firma. Los formatos de la firma digital utilizados deben ser los definidos en los formatos oficiales de los documentos electrónicos del Micit.

 

Ejemplo: X-Cades

 

 

Fotografías

Campo

Obligatorio

Descripción

Código de Referencia

Si

Identificar de un modo único la unidad descriptiva y establecer el vínculo con la descripción que la representa. Para las fotograas siempre se consignará

 

CR-AN-AH-FO

mero de orden inicial

Si

Cada mero de orden se anotará con seis dígitos. En los casos en que se describa a nivel de colección, donde los números de orden estén en rangos consecutivos, se colocará el primer número de orden.

 

Ejemplo: 000001

mero de orden final

Sólo en caso de existir

Cada mero de orden se anotará con seis dígitos. En los casos en que se describa a nivel de colección, donde los números de orden estén en rangos consecutivos, se colocará la última signatura.

 

Ejemplo: 000005

Título

Si

Denomina  a  la  unidad  de  descripción.  Se  debe  iniciar  con  el  tipo documental Fotografía”

 

Ejemplo 1: Fotografías de la Presidencia de la Reblica. Administración Daniel Oduber Quirós, 1974-1978

Ejemplo 2: Fotografías del Paseo de los Turistas, Puntarenas

Fecha inicial

Si

Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de descripción en el siguiente formato: año, mes y día. En los casos en que se tiene una fecha aproximada (porque no es consignada en el documento y posterior a una investigación del contexto), se colocará de forma completa por ejemplo si solo se cuenta con el año, se incluirá el primer mes con 01 y el primer día con 01, y si se cuenta con el año y el mes, se coloca el primer día con 01. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se advierte que

la fecha indicada es  aproximada.

 

Ejemplos: 2004-08-04

Fecha final

Sólo en caso de existir

Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de descripción en el siguiente formato: año, mes y día. En los casos en que se tiene una fecha aproximada (porque no es consignada en el documento y posterior a una investigación del contexto), se colocará de forma completa por ejemplo si solo se cuenta con el año, se incluirá el último mes con 12 y el último día del mes con 31, y si se cuenta con el año y el mes, se coloca el último día del mes. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se advierte que la fecha indicada es aproximada.

 

Ejemplos: 2010-08-04

Alcance y Contenido

No

Proporcionar a los usuarios la información necesaria para conocer la unidad de descripción. Este campo se usará en los casos en que se requiera describir de manera detallada la fotografía. Para los grupos de fotograas de una misma actividad, temática o asunto la descripción se puede hacer en bloque.

Soporte

Si

Identificar y describir el soporte de la unidad de descripción.

 

Ejemplos: Digital

Cantidad y Tipo

Si

Consignar la cantidad y el tipo de unidad documental (imágenes).

 

Ejemplo: 5 imágenes

Formato

Si

Consignar el formato de la imagen. Usar únicamente para fotografías digitales. Los formatos pueden ser: jpeg/jpeg 2000, tiff

Ejemplo: tiff

 

Campo

Obligatorio

Descripción

Tamaño

Si

Consignar el peso. Usar únicamente para fotografías digitales. El peso se puede indicar en KB, MB o GB.

 

Ejemplo: 58 MB

Dimensiones

Si

Consignar  los  pixeles  de  la  fotografía  digital,  en  pixeles.  Si  existen, diferentes dimensiones en un mismo rango, se colocará la medida más pequeña y la más grande, separadas de punto y coma.

 

Ejemplo: 1800 x 1200 pixeles

Resolución

Si

Indicar la densidad de la imagen en ppi

 

Ejemplo: 600 ppi

Escala de color

Si

Indicar la escala de color. Se puede consignar: color, blanco y negro o ambos.

 

Ejemplo: Color; blanco y negro Blanco y negro

Modo de color o Interpretación

fotométrica

Si

Indicar si es RGB, CMYK, HSB, otros. Usar únicamente para fotografías digitales.

 

Ejemplo: RGB

Disposición

Si

Indicar si su disposición es horizontal o vertical.

 

Ejemplo: Horizontal

Productor/coleccionista

Si

Denomina el nombre de la persona o entidad que ha creado, remitido o coleccionado las fotografías.

 

Ejemplos:

Gómez Miralles, Manuel

Instituto Costarricense de Turismo

Forma de ingreso

Si

Consignar el número de transferencia, si no se conoce el número de transferencia se colocará el mero cero (0) y el año.

 

Ejemplo: T000-2016

Fotógrafo

No

Identificar el nombre del o los fotógrafos.

 

Ejemplos: Fabio Jiménez Salas

Fecha de descripción

Si

Fecha en la cual se ha realizado la descripción. Consignarlo de la siguiente manera año, mes y día.

 

Ejemplo: 2012-10-09

Funcionario Responsable

Si

Quién ha elaborado la descripcn. Nombre, apellidos.

 

Ejemplo: Roxana Calderón Cordero

Notas

No

Se agregará información especial no incluida en ningún otro elemento de la descripcn.

Formato de firma digital

No

Se debe señalar el formato de la firma. Los formatos de la firma digital utilizados  deben  ser  los  definidos  en  los  formatos  oficiales  de  los documentos electrónicos del Micit.

 

Ejemplo: X-Cades

 

 

Material divulgativo de pequeño formato (MADIPEF)

Campo

Obligatorio

Descripción

Código                de

Referencia

Si

Identificar  de  un  modo único  la unidad descriptiva  y establecer el  vínculo  con la descripción que la representa. Para MADIPEF siempre se consignará

 

CR-AN-AH-MADIPEF

mero  de  orden inicial

Si

Cada número de orden se anotará con seis dígitos. En los casos en que se describa a nivel de colección, donde los meros de orden estén en rangos consecutivos, se colocará el primer número de orden.

 

Ejemplo: 000001

mero  de  orden final

Sólo en caso de existir

Cada número de orden se anotará con seis dígitos. En los casos en que se describa a nivel de colección, donde los meros de orden estén en rangos consecutivos, se colocará la última signatura.

 

Ejemplo: 000002

Título

Si

Denomina  a  la  unidad  de  descripción.  Iniciar  con  el  tipo  documental  entre  ellos, boletines; catálogos, volantes, folletos, etc.

 

Ejemplo: Boletín sobre la obra musical, Nadie me quita lo bailado

Fecha inicial

Si

Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de descripción en el siguiente formato: año, mes y día. En los casos en que se tiene una fecha aproximada (porque no es consignada en el documento y posterior a una investigación del contexto), se colocará de forma completa por ejemplo si solo se cuenta con el año, se incluirá el primer mes con 01 y el primer día con 01, y si se cuenta con el año y el mes, se coloca el primer día con 01. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se advierte que la fecha indicada es aproximada.

 

Ejemplos: 1999-03-29

Fecha final

Sólo en caso de

existir

Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de descripción en el siguiente formato: año, mes y día. En los casos en que se tiene una fecha aproximada (porque no es consignada en el documento y posterior a una investigación del contexto), se colocará de forma completa por ejemplo si solo se cuenta con el año, se incluirá el último mes con 12 y el último día del mes con 31, y si se cuenta con el año y el mes, se coloca el último día del mes. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se advierte que la fecha indicada es aproximada.

 

Ejemplos: 1999-03-30

Alcance                 y

Contenido

No

Proporcionar a los usuarios la información necesaria para conocer el valor potencial de la unidad de descripción. A nivel de unidad documental cuando sea necesario entrar en detalle.

Dar una visión de conjunto (por ejemplo: períodos de tiempo, ámbitos geográficos) y realizar un resumen de la unidad de descripción.

 

Ejemplo: Incluye imágenes de los actores principales.

Soporte

Si

Identificar y describir el soporte de la unidad de descripción.

 

Ejemplo: Digital

Cantidad y tipo

Si

Consignar la cantidad y el tipo de unidad documental (imágenes).

 

Ejemplo: 1 imagen

Formato

Si

Consignar el formato. Usar únicamente para madipef digitales. Los formatos pueden ser jpeg/jpeg 2000, tiff.

 

Ejemplo: tiff

 

Campo

Obligatorio

Descripción

Tamaño

Si

Consignar el peso. El peso se puede indicar en KB, MB o GB.

 

Ejemplo: 1 KB

Dimensiones

Si

Consignar las dimensiones en pixeles.

 

Ejemplo: 1250 x1800 píxeles

Resolución

Si

Indicar la densidad de la imagen en ppi.

 

Ejemplo: 600 ppi

Escala de color

Si

Indicar la escala de color. Se puede consignar: color, blanco y negro o ambos.

 

Ejemplo: Color; blanco y negro Color

Blanco y negro

Modo   de   color   o Interpretación

fotométrica

Si

Indicar si es RGB, CMYK, HSB, otros.

 

Ejemplo: RGB

Disposición

Si

Indicar si su disposición es horizontal o vertical.

 

Ejemplo: Horizontal

Nombre              del Productor

Si

Denomina el nombre de la persona o entidad creadora del documento. En caso de que se identifiquen varios productores para un mismo MADIPEF, se indicarán los nombres oficiales separados por un punto y coma. Cuando son personas sicas se anotarán los dos apellidos separados del nombre por una coma.

 

Ejemplo: Ministerio de Cultura, Juventud y Deporte; Teatro Mélico Salazar; Teatro Danza; Compañía Nacional de Danza

Forma de ingreso

Si

Consignar el número de transferencia, si no se conoce el número de transferencia se colocará el número cero (0) y el año.

 

Ejemplo: T000-2017

Fecha                  de

descripción

Si

Fecha en la cual se ha realizado la descripcn. Consignarlo de la siguiente manera año, mes y día.

 

Ejemplo: 2014-08-20

Funcionario Responsable

Si

Quién ha elaborado la descripcn. Nombre, apellidos.

 

Ejemplo: Luis Gamboa Fonseca

Notas

No

Se agregará información especial no incluida en ningún otro elemento de la descripción.

Lengua

No

Identificar la (s) lengua (s), escritura (s) utilizada en la unidad de descripción. La lengua no se consignará en el caso de que se únicamente español.

Si el madipef se encuentra en varios idiomas, se consignarán separados de punto y coma.

 

Ejemplo: Inglés; francés

Formato   de   firma digital

No

Se debe salar el formato de la firma. Los formatos de la firma digital utilizados deben ser los definidos en los formatos oficiales de los documentos electrónicos del Micit.

 

Ejemplo: X-Cades

 

 

Afiches

Campo

Obligatorio

Descripción

Código de Referencia

Si

Identificar  de  un  modo  único  la  unidad  descriptiva  y  establecer  el  vínculo  con  la descripción que la representa. Para afiches siempre se consignará

 

CR-AN-AH-AFI

mero de orden inicial

Si

Cada número de orden se anotará con seis dígitos. En los casos en que se describa a nivel de colección, donde los números de orden estén en rangos consecutivos, se colocará la primera signatura.

 

Ejemplo: 000001

mero de orden final

Sólo en caso de existir

Cada número de orden se anotará con seis dígitos. En los casos en que se describa a nivel de colección, donde los números de orden estén en rangos consecutivos, se colocará la última signatura.

 

Ejemplo: 000010

Título

Si

Denomina a la unidad de descripción. Iniciar con el tipo documental “afiches

 

Ejemplo: Afiche sobre la exposición de pintura, denominada Arte Urbano

Fecha inicial

Si

Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de descripción en el siguiente formato: año, mes y día. En los casos en que se tiene una fecha aproximada (porque no es consignada en el documento y posterior a una investigación del contexto), se colocará de forma completa por ejemplo si solo se cuenta con el año, se incluirá el primer mes con 01 y el primer día con 01, y si se cuenta con el año y el mes, se coloca el primer día con 01. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se advierte que la fecha indicada es aproximada.

 

Ejemplos: 2005-03-05

Fecha final

Sólo en caso de existir

Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de descripción en el siguiente formato: año, mes y día. En los casos en que se tiene una fecha aproximada (porque no es consignada en el documento y posterior a una investigación del contexto), se colocará de forma completa por ejemplo si solo se cuenta con el año, se incluirá el último mes con 12 y el último día del mes con 31, y si se cuenta con el año y el mes, se coloca el último día del mes. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se advierte que la fecha indicada es aproximada.

 

Ejemplos: 2005-03-08

Alcance y Contenido

No

Proporcionar a los usuarios la información necesaria para conocer el valor potencial de la unidad de descripción. A nivel de unidad documental cuando sea necesario entrar en detalle.

Dar una visión de conjunto (por ejemplo: períodos de tiempo, ámbitos geográficos) y realizar un resumen de la unidad de descripción.

 

Ejemplo: Incluye imágenes de los actores principales.

Soporte

Si

Identificar y describir el soporte de la unidad de descripción.

 

Ejemplo: Digital

Cantidad y tipo

Si

Consignar la cantidad y el tipo de unidad documental (imágenes).

 

Ejemplo: 1 imagen

Formato

Si

Consignar el formato. Usar únicamente para afiches digitales. Los formatos pueden ser jpeg/jpeg 2000, tiff,

 

Ejemplo: tiff

Tamaño

Si

Consignar el peso. Usar únicamente para afiches digitales. El peso se puede indicar en KB, MB o GB.

 

Ejemplo: 1 KB

 

Campo

Obligatorio

Descripción

Dimensiones

Si

Consignar las dimensiones en pixeles.

 

Ejemplo: 1800 x 1200 píxeles

Resolución

Si

Indicar la densidad de la imagen en ppi

 

Ejemplo: 600 ppi

Escala de color

Si

Indicar la escala de color. Se puede consignar: color, blanco y negro o ambos.

 

Ejemplo: Color; blanco y negro Color

Blanco y negro

Modo de color o Interpretación fotométrica

Si

Indicar si es RGB, CMYK, HSB, otros. Usar únicamente para afiche digitales.

 

Ejemplo: RGB

Disposición

Si

Indicar si su disposición es horizontal o vertical.

 

Ejemplo: Horizontal

Nombre del Productor

Si

Denomina el nombre de la persona o entidad creadora del documento. En caso de que se identifiquen varios productores para un mismo afiche, se indicarán los nombres oficiales separados por un punto y coma. Cuando son personas físicas se anotarán los dos apellidos separados del nombre por una coma.

 

Ejemplo: Instituto Costarricense del Deporte; Compañía Nacional de Danza

Forma de ingreso

Si

Consignar el número de transferencia, si no se conoce el número de transferencia se colocará el número cero (0) y el año.

 

Ejemplo: T000-2017

Fecha de descripción

Si

Fecha en la cual se ha realizado la descripción. Consignarlo de la siguiente manera año, mes y día.

 

Ejemplo: 2015-12-02

Funcionario Responsable

Si

Quién ha elaborado la descripcn. Nombre, apellidos.

 

Ejemplo: Felipe López Fonseca

Notas

No

Se agregará información especial no incluida en ningún otro elemento de la descripción.

Lengua

No

Identificar la (s) lengua (s), escritura (s) utilizada en la unidad de descripción. La lengua no se consignará en el caso de que se únicamente español.

Si el afiche se encuentra en varios idiomas, se consignarán separados de punto y coma.

 

Ejemplo: Inglés; francés

Formato de firma digital

No

Se debe salar el formato de la firma. Los formatos de la firma digital utilizados deben ser los definidos en los formatos oficiales de los documentos electrónicos del Micit.

 

Ejemplo: X-Cades

 

 

Mapas y planos

Campo

Obligatorio

Descripción

Código de Referencia

Si

Identificar  de un  modo  único  la  unidad  descriptiva  y establecer  el  vínculo con  la descripción que la representa. Para mapas y planos siempre se consignará

 

CR-AN-AH-MYP

mero de orden inicial

Si

Cada número de orden se anotará con seis dígitos. En los casos en que se describa a nivel de colección, donde los meros de orden estén en rangos consecutivos, se colocará la primera signatura.

 

Ejemplo: 000001

mero de orden final

Si

Cada número de orden se anotará con seis dígitos. En los casos en que se describa a nivel de colección, donde los meros de orden estén en rangos consecutivos, se colocará la última signatura.

 

Ejemplo: 000002

Título

Si

Denomina a la unidad de descripción. Iniciar con el tipo documental y consignar los elementos del tipo de actividad (nombre del proyecto), lugar.

 

Ejemplo: Plano del puente sobre el río Virilla Mapa de la provincia de Alajuela

Fecha inicial

Si

Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de descripción en el siguiente formato: año, mes y día. En los casos en que se tiene una fecha aproximada (porque no es consignada en el documento y posterior a una investigación del contexto), se colocará de forma completa por ejemplo si solo se cuenta con el año, se incluirá el primer mes con 01 y el primer día con 01, y si se cuenta con el año y el mes, se coloca el primer día con 01. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se advierte que la fecha indicada es aproximada.

 

Ejemplos: 1930-09-13

Fecha final

Si

Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de descripción en el siguiente formato: año, mes y día. En los casos en que se tiene una fecha aproximada (porque no es consignada en el documento y posterior a una investigación del contexto), se colocará de forma completa por ejemplo si solo se cuenta con el año, se incluirá el último mes con 12 y el último día del mes con 31, y si se cuenta con el año y el mes, se coloca el último día del mes. Ades, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se advierte que la fecha indicada es aproximada.

 

Ejemplos:1931-08-04

Fechas adicionales

Consignar toda fecha adicional completa que se encuentre presente, correspondiente a revisión, aprobación, visado, dibujo, etc. En los casos en que se tiene una fecha aproximada (porque no es consignada en el documento y posterior a una investigación del contexto), se colocará de forma completa por ejemplo si solo se cuenta con el o, se in