JUNTA
ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL
La
Junta Administrativa del Archivo Nacional de conformidad con las atribuciones
que le confiere el artículo 11 incisos e), f) y h) de la Ley del Sistema
Nacional de Archivos N° 7202 de 24 de octubre de 1990, mediante acuerdo N° 6,
tomado en la sesión ordinaria N° 15-2018, celebrada el 25 de abril de 2018,
aprueba la siguiente Norma Técnica para la digitalización de documentos en
soporte físico y la autenticidad de imágenes, dirigida a todas las
instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos costarricense:
Requerimientos
para aplicar en los procesos de digitalización
certificada
en el Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica
I. Introducción
Los
siguientes son lineamientos y requerimientos que deberán aplicarse en el
emprendimiento de procesos de digitalización de colecciones y/o fondos
documentales en los Archivos de las instituciones que forman parte del Sistema
Nacional de Archivos.
Se
plantean aspectos técnicos, procedimentales y de control para el
establecimiento de proyectos de digitalización.
Se
entiende en este documento que la razón de la puesta en marcha de un proyecto
de digitalización, que no es más que la conversión digital de documentos originales
en soporte físico (no digitales) responde a objetivos como: Incrementar el
acceso o difusión de una colección física evitando el daño en la original, es
decir, reducir la manipulación y el uso de materiales originales sobre todo
aquellos frágiles o utilizados de forma intensiva; crear una “imagen de
seguridad” para el material en estado de deterioro o de uso recurrente; y
eventualmente la facilitación de dicho material digital por medio de las
facilidades tecnológicas actuales.
Se
entiende por digitalización el proceso tecnológico que permite convertir un
documento en soporte físico o analógico (papel, microfilm u otro) en archivos
electrónicos en formato digital que contienen la imagen fiel e íntegra del
documento original.
II.
Marco referencial
Para
la elaboración del presente documento se ha considerado la siguiente normativa
legal y técnica:
a.
La Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202 del 24 de octubre de 1990y su
Reglamento Ejecutivo dado por decreto número 40554-C y el Reglamento de
Organización y Servicios del Archivo Nacional dado por decreto número 40555-C;
publicados en el Alcance Digital nº 217 a La Gaceta nº 170 del 7 de setiembre
del 2017.
b.
La Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454del
30 de agosto del 2005, vigente desde 13 de octubre del 2005 y su Reglamento,
dado por Decreto No. 33018-MICIT del 20 de marzo del 2006,vigente desde el 21
de abril del 2006, cuyo artículo 6º regula que cuando legalmente se requiera
que un documento sea conservado para futura referencia, se podrá optar por
hacerlo en soporte electrónico, siempre que se apliquen las medidas de
seguridad necesarias para garantizar su inalterabilidad, se posibilite su
acceso o consulta posterior y se preserve, además, la información relativa a su
origen y otras características básicas. Así mismo señala que, en lo relativo al
Estado y sus instituciones, se aplicará la Ley del Sistema Nacional de Archivos
y será la Dirección General del Archivo Nacional la institución encargada de
dictar las regulaciones necesarias para asegurar la gestión debida y
conservación de los documentos, mensajes o archivos electrónicos.
c.
Las directrices para proyectos de digitalización de colecciones y fondos de
dominio público en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y
archivos; marzo 2002. IFLA e ICA en coordinación con la UNESCO.
d.
Las Guías del Archivo General de la Nación de Colombia, en particular el
Protocolo para digitalización de documentos con fines probatorios.
e.
La Guía de aplicación de la norma técnica de interoperabilidad: Digitalización
de Documentos de la Dirección General para el impulso de la administración
electrónica del Gobierno de España.
f.
Las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de
Información aprobadas mediante resolución del Despacho de la Contraloría
General de la República del 7 de junio del 2007 y publicadas en la GacetaNo.119
del 21 de junio del 2007.
g.
La norma UNE-ISO/TR 13028:2011 IN: Información y documentación. Directrices
para la implementación de la digitalización de documentos. Norma que refiere al
diseño y realización de un proceso de digitalización responsable.
III.
Aspectos Generales
a.
Todo proceso de digitalización que se gestione a lo interno de los archivos del
Sistema Nacional de Archivos debe estar considerado en un Plan de Reproducción
de Documentos en Soporte Digital, creado por los departamentos funcionales, en
coordinación con el Archivo Central y el Departamento de Tecnologías de
Información y aprobado por el Jerarca de la institución. En ese plan se debe
establecer la política de selección de material que se va a digitalizar.
b.
Todo proceso de digitalización deberá cumplir con las condiciones y
características establecidas en este documento, tomando en cuenta aquellos
documentos que cuentan con valor científico cultural y de conservación
permanente.
c.
Mejoras y buenas prácticas adicionales pueden incorporarse a esta Norma a
efectos de mejorar los procesos de digitalización, pero deberán formalizarse
ante la Junta Administrativa del Archivo Nacional para efectos de su
incorporación a la presente Norma Técnica.
d.
En relación sobre quién es la autoridad competente a la que se refiere el
artículo 6 de la Ley nº 8454 “que debe autorizar” la transición o
migración a soporte electrónico cuando se trate de registros, archivos o
respaldos que por ley deban ser conservados, corresponderá al jerarca de cada
institución brindar esa autorización.
IV.
Definiciones generales
Instancia
Funcional Se refiere al departamento o unidad funcional responsable de
la custodia y conservación del acervo documental sujeto de digitalización
Líder
funcional: Se refiere a la persona o funcionario(a) responsable de
administrar todo el proyecto de digitalización y llevar el control del
expediente del proceso.
Instancia
Digitalizadora: Se refiere al departamento, unidad funcional o empresa
contratada responsable de realizar el proceso de digitalización
Líder
de Digitalización: Se refiere a la persona o funcionario(a) responsable de
supervisar y validar el proceso propiamente de digitalización del acervo físico
original.
Instancia
Técnica: Se refiere al departamento o unidad funcional responsable de
realizar las configuraciones técnicas iniciales de los equipos de digitalización
y llevar a cabo las validaciones y verificaciones técnicas de conformidad con
las calidades técnicas establecidas
Líder
Técnico: Se refiere a la persona o funcionario(a) responsable de
supervisar y validar los aspectos técnicos de configuración de los equipos
electrónicos de digitalización y de las calidades técnicas de las imágenes
generadas.
Digitalizadores:
Se refiere al o los funcionarios responsables de la
digitalización del acervo físico original.
Verificadores:
Se refiere al o los funcionarios responsables de verificar
las calidades de las imágenes que se van generando del proceso de
digitalización contrastándolo con el documento físico.
Repositorios
Digitales: Un repositorio digital es un medio para gestionar, almacenar,
preservar, difundir y facilitar el acceso a los objetos digitales que alberga.
V. Calidades técnicas de las imágenes
Las
siguientes son las calidades técnicas que se utilizarán para los procesos de
digitalización de documentos físicos en el Sistema Nacional de Archivos:
a. Sobre
los dispositivos de escaneo
Deben
utilizarse escáneres que permitan por lo menos lo siguiente:
a.
Adecuarse a las dimensiones físicas de los documentos originales.
b.
Manejar detalles, tonos y colores presentes en los documentos originales.
c.
Poseer condiciones físicas que garanticen el no deterioro de los documentos,
especialmente si éstos se encuentran en un estado delicado.
d.
Ajustarse a las características físicas del documento.
e.
Cumplir con capacidades técnicas idénticas o superiores a las establecidas en
el presente documento.
f.
Si se van a adquirir escáneres se deben realizar pruebas de campo para
verificar la calidad de las imágenes digitales que producen, a efectos de
constatar que cumplan con las calidades requeridas.
b. Sobre
las calidades de la imagen
Sobre
las calidades de las imágenes que se digitalizarán se debe considerar lo
siguiente:
a.
Elegir una resolución suficiente para capturar los detalles (por sutiles
quesean) de los documentos a escanear. La realización de pruebas piloto para
establecer dicha resolución y las calidades técnicas recomendadas más adelante
deben servir como punto de partida.
b.
Establecer una profundidad de bit que sea de conformidad con las
características de los documentos originales. Así deberá considerarse escaneo
binario para documentos textuales producidos en blanco y negro solamente;
escaneo en escala de grises (8 bits) para documentos que contengan información
en escala de grises, anotaciones a lápiz, y para materiales fotográficos; y
escaneo en color para documentos con información en color.
c.
Utilizar técnicas de compresión normalizadas “sin pérdida” para imágenes, para
conservación (maestras o nativas) y para archivos de consulta cuando sea
necesario.
d.
Establecer estándares de evaluación de calidad de la imagen digitalizada, tales
como visualización de dichas imágenes en pantallas para verificar su calidad o
en caso de ser requerido su impresión si corresponde.
c. Calidades
técnicas mínimas recomendadas
Se
establecen las siguientes recomendaciones técnicas a ser consideradas en los
procesos de digitalización:
Formato
de Imagen: TIFF, con compresión sin pérdida de tipo lzw, para archivos maestros
y JPG para archivos de consulta. Para el caso de las fotografías de carácter
científico, cartográfico, entre otros, se considerará el formato RAW.
Densidad
de imagen: Para efectos de que las imágenes generadas garanticen la posibilidad
de ampliación con algún grado de nitidez, se deben utilizar los siguientes
valores como mínimo:
a.300
ppi para los documentos textuales y cualquier otro documento producido en
blanco y negro (excepto fotografías y gráficos).
b.600
ppi para las fotografías, gráficos y cualquier otro documento a color.
Fondo:
la profundidad dependerá del tipo de documento, pero deberá considerarse lo
siguiente:
a.
Profundidad binaria para documentos originales producidos en blanco y negro
b.
Profundidad 8 bits para documentos en escala de grises
c.
Profundidad 24 bits para documentos en color
Compresión:
Establecer compresión “sin pérdida” en archivos maestros y “con pérdida” en
archivos de consulta.
d. Calidades
técnicas recomendadas para mayor calidad cuando el formato original lo permita
Se
establecen las siguientes recomendaciones técnicas a ser consideradas en los
procesos de digitalización para una mayor calidad cuando los medios y formatos
originales a ser digitalizados así lo permitan:
Formato
de Imagen: TIFF, con compresión sin pérdida de tipo lzw, para archivos maestros
y JPG para archivos de consulta. Para el caso de las fotografías de carácter
científico, cartográfico, entre otros, se considerará el formato RAW.
Densidad
de imagen: Para efectos de que las imágenes que se generen garanticen la
posibilidad de ampliación con algún grado de nitidez se deben utilizar los
siguientes estándares:
a.300
ppi para los documentos textuales y cualquier otro documento producido en
blanco y negro (excepto fotografías y gráficos).
b.600
ppi para las fotografías, gráficos y cualquier otro documento a color.
Fondo:
la profundidad dependerá del tipo de documento, pero deberá considerarse lo
siguiente:
d.
Profundidad binaria para documentos originales producidos en blanco y negro
e.
Profundidad 8 bits para documentos en escala de grises
f.
Profundidad 36 bits para documentos en color
Compresión:
Establecer compresión “sin pérdida” en archivos maestros y “con pérdida” en
archivos de consulta. Estas resoluciones implican la generación de imágenes de
mayor tamaño y por tanto requieren de mayor espacio de almacenamiento.
e. Verificación
de la configuración de escaneo y visualización
La Instancia
Técnica verificará que el dispositivo o dispositivos de escaneo cumplan y
hayan sido configurados con las calidades técnicas requeridas. Para ello se
levantará un acta que firmará el líder técnico designado por la Instancia
Técnica quien será el responsable de la verificación de la configuración
del equipo y por el Líder de digitalización designado por la Instancia
de Digitalización responsable de la digitalización. De igual forma se
verificará que el monitor o pantalla cumpla con las características técnicas
suficientes para una adecuada visualización de las imágenes y así se consignará
en el acta (punto de control No.1).
VI.
Establecimiento de un Protocolo de Digitalización.
Se
debe establecer un protocolo de digitalización por cada proceso de
digitalización que se vaya a emprender, debe ser aprobado y firmado por el
Líder Funcional, el Líder de Digitalización y el Líder Técnico y donde se debe
considerar lo dispuesto en este documento y contener al menos los siguientes
elementos:
a.
Indicación clara de cuáles departamentos y cuáles funcionarios cumplirán con lo
dispuesto en el apartado IV Definiciones Generales.
b.
La Instancia Funcional que solicita la digitalización debe establecer la
nomenclatura para los archivos de imágenes de forma tal que resulten claros,
significativos, entendibles y que además aseguren su acceso y búsqueda futura.
c.
La Instancia Funcional que solicita la digitalización debe definir, en
coordinación con el líder técnico, las carpetas donde se almacenarán los
archivos de imágenes digitalizadas, para ello debe establecer un orden
estructurado y entendible, de conocimiento para todos los implicados en el
proceso.
d.
La Instancia de Digitalización seguirá el protocolo establecido para
cada caso específico y con el visto bueno de las instancias involucradas.
e.
La Instancia Técnica asignará un espacio (almacenamiento) en servidores con
condiciones necesarias para albergar este tipo de archivos electrónicos para su
resguardo temporal o de consulta, para ello coordinará con la Instancia
Funcional sobre el espacio y ubicación requerida. La Instancia de
Digitalización deberá almacenar las imágenes en el lugar establecido por la
Instancia Funcional.
f.
Dicho espacio de almacenamiento será respaldado periódicamente según los
mecanismos de respaldo vigentes establecidos por la Instancia Técnica.
g.
La Instancia Funcional y la Instancia de Digitalización deberán definir
los accesos de usuarios y derechos sobre los archivos y carpetas de
almacenamiento temporal de forma que facilite el proceso de digitalización.
Estos accesos, derechos y estructuras de almacenamiento serán establecidas en
coordinación con la Instancia Técnica.
VII.
Sobre la manipulación y traslado de los documentos a digitalizar
Para
la manipulación y traslado de documentos originales que serán digitalizados
debe tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
a.
Llevar un adecuado control de los documentos originales que se escanearon, de
los que se están escaneando y de los que aún restan de escanearse. Listas de
control o bitácoras de ingreso y salida son recomendadas.
b.
Elaborar un procedimiento sobre control de envío, recepción y devolución de
documentos para su digitalización entre la Instancia Funcional y la Instancia
de Digitalización, que garantice la seguridad de los documentos a digitalizar.
c.
Se recomienda establecer las medidas de seguimiento y control, que garanticen el
cumplimiento de esta norma técnica, en los proyectos de digitalización,
independientemente de quien sea la instancia digitalizadora.
d.
En el caso de que la instancia digitalizadora sea un servicio de digitalización
contratado, se recomienda que el proyecto sea ejecutado en las instalaciones de
la institución, con el objetivo de evitar riesgos inherentes a la manipulación
de los documentos durante los traslados.
VIII. Fiabilidad de la imagen resguardada
La
Instancia de Digitalización deberá verificar de forma sistémica que las
imágenes que han sido digitalizadas correspondan en calidad y contenido con los
documentos físicos originales. Para ello cada digitalizador realizará esta
verificación de forma cotidiana conforme genere cada imagen, mediante la visualización
de las mismas.
Se
asignará además un verificador que generará un acta por cada lote digitalizado
en la que se constate que las imágenes que han sido generadas cumplen en
calidad y contenido con los documentos físicos.
El
responsable de esta verificación no puede ser el mismo responsable de la
digitalización. Esta validación puede aplicarse por muestreo una vez que el
proceso de digitalización se haya normalizado y los índices de calidad sean
aceptables. (Punto de control No.2)
La
Instancia Funcional (una vez que las imágenes cuenten con el punto de control
No. 2) deberá revisar visualizando en pantalla, una vez recibidos de regreso
los documentos físicos, que las imágenes generadas son copias fiables de sus
correspondientes físicos. Para ello emitirá un acta periódica de lotes de
imágenes en la que deberá consignarse que efectivamente las imágenes del lote
son copia fiel del documento original. Esta validación puede aplicarse por
muestreo una vez que el proceso de digitalización se haya normalizado y los
índices de calidad sean aceptables. (Punto de control No.3)
IX.
Establecimiento de Metadatos
En
cada imagen digitalizada deberán generarse al menos los siguientes metadatos:
Documentos sonoros
|
Campo
|
Obligatorio
|
Descripción
Documentos sonoros
|
|
Código de
Referencia
|
Si
|
Identifica de un modo único la unidad descriptiva y establece el vínculo con
la descripción que la representa. Para los documentos sonoros siempre se
consignará
CR-AN-AH-DS
|
|
Número de orden
|
Si
|
Cada número
de orden se anotará con seis dígitos.
Ejemplo: 000015
|
|
Campo
|
Obligatorio
|
Descripción
Documentos sonoros
|
|
Título
|
Si
|
Denomina
a la unidad de descripción.
Iniciar con la acción que se registra
en el soporte ejemplos: obra musical,
discurso,
entrevista.
Ejemplo de
Obra Musical: Canción El Piojo
Ejemplo
de Discurso: Discurso de
José Figueres Ferrer
Ejemplo
de entrevista: Entrevista
a Rodrigo Carazo Odio.
|
|
Fecha
inicial
|
Si
|
Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de descripción en el
siguiente formato: año,
mes y día. En los casos en que se tiene
una fecha aproximada (porque no está consignada en el documento y posterior
a una investigación del contexto), se colocará de forma completa por ejemplo si solo
se cuenta con el año, se incluirá el primer mes con 01 y el primer
día con 01, y si se
cuenta
con el año y el mes,
se coloca el primer
día con 01. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se advierte
que la fecha indicada es aproximada.
Ejemplos: 2004-08-04
|
|
Fecha Final
|
Sólo en caso de
existir
|
Identificar y consignar la fecha completa de
la unidad de descripción en el
siguiente formato: año,
mes y día. En los casos en que se tiene
una fecha aproximada (porque no está consignada en el documento y posterior
a una investigación del contexto), se colocará de forma completa por ejemplo si solo se cuenta con el año, se incluirá el último mes con 12 y el último día
del mes con 31, y si se
cuenta con
el año y el mes, se coloca
el último día del mes. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se
advierte que la fecha
indicada es aproximada.
Ejemplos: 2010-08-04
|
|
Alcance
y contenido
|
Si
|
Este campo completará la descripción del
título. Por ejemplo:
Obra musical: nombre del intérprete. O cualquier dato importante que
amplié la descripción.
Discursos:
Contexto, tema y lugar donde se emite el
discurso.
Entrevista: Tema, lugar
y nombre del entrevistador.
Para los casos que existan, se debe consignar el nombre del encargado de sonido.
Ejemplo de
Obra Musical:
Alcance y contenido: Género: callejera tradicional. Grabada para la
presentación del Grupo de bailes folclóricos del Archivo Nacional en el programa Fantástico de Canal 7
Ejemplo
de Discurso:
Alcance y contenido: Relacionado con el problema de la migración de
cubanos a Costa Rica, instalación de la embajada de Rusia y situación política del país emitido en el Club Unión en conmemoración de la
Revolución Cubana
Ejemplo
de entrevista:
Sobre los hechos de 1948, realizada por Fernando Olivares
Ríos, periodista de
Canal 15 en la Universidad de Costa Rica
|
|
Soporte
|
Si
|
Identificar y
describir el soporte de la
unidad de descripción.
Ejemplos: Digital
|
|
Formato
|
Si
|
Consignar los formatos puede ser Wave audio format (WAV o WAVE) y
MPEG-1 Layer III (más conocido
como MP3).
Ejemplos: WAV
|
|
Tamaño
|
Si
|
Consignar el peso. Usar únicamente para documentos sonoros digitales.
El peso se puede indicar en KB,
MB o GB.
Ejemplo:
526 KB
|
|
Velocidad
|
Si
|
Consignar la
velocidad de
los bits.
Ejemplo documentos sonoro
digital: 1411 Kbps
|
|
Campo
|
Obligatorio
|
Descripción
Documentos sonoros
|
|
Duración
|
Si
|
Consignar el
tiempo que dura el
documento sonoro.
Ejemplo: 30 minutos
|
|
Nombre del productor
|
Si
|
Denomina el nombre de la persona o entidad que ha creado una grabación sonora ejemplos; entrevista,
obra musical, discurso.
En el caso
de obras musicales se
indica el nombre
del compositor.
Ejemplo de
Obra Musical: Mario Chacón, compositor
Ejemplo
de Discurso: Radio Reloj
Ejemplo
de entrevista: Canal 15
|
|
Forma de ingreso
|
Si
|
Consignar el número de transferencia, si no se conoce el número de
transferencia se colocará el
número cero (0) y
el año.
Ejemplo: T000-2016
|
|
Fecha de descripción
|
Si
|
Fecha en la cual se ha realizado la descripción. Consignarlo de la siguiente
manera año, mes y día.
Ejemplo:
2013-08-16
|
|
Funcionario
Responsable
|
Si
|
Quién ha elaborado la
descripción.
Nombre, apellidos.
Ejemplo: Melissa Sáenz Campos
|
|
Notas
|
No
|
Se agregará información especial no incluida en ningún otro elemento de
la descripción.
|
|
Lengua
|
No
|
Identificar la (s) lengua (s) utilizada en
la unidad de descripción. La lengua
no se consignará
en el caso
de que sea únicamente
español.
Ejemplos:
Portugués; francés
|
|
Migración de soporte
|
Sólo en
caso de existir una migración
|
Consignar
el soporte en el cual se encontraba originalmente el documento y la fecha
de migración.
Ejemplo:
Original cinta magnetofónica, migrado
el 2012-12-03
|
|
Formato de firma
digital
|
No
|
Se debe señalar el formato de la firma. Los formatos de la firma digital
utilizados deben ser los definidos en los formatos oficiales de los documentos electrónicos del Micit.
Ejemplo: X-Cades
|
Documentos Audiovisuales
|
Campo
|
Obligatorio
|
Descripción
|
|
Código de Referencia
|
Si
|
Identifica
de
un
modo único la unidad descriptiva
y
establecer el
vínculo
con
la
descripción
que la representa.
Para los documentos audiovisuales siempre se consignará
CR-AN-AH-DAUD
|
|
Número de
orden
|
Si
|
Cada número
de orden se anotará con seis dígitos.
Ejemplo:
000309
|
|
Título
|
Si
|
Denomina a la unidad de descripción. Iniciar con la acción que se registra en el soporte y
consignar de ser posible los elementos de tipo de actividad, lugar y nombres de los
participantes
Ejemplo: Documental sobre
Parques Nacionales de Costa Rica
|
|
Fecha
inicial
|
Si
|
Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de descripción en el siguiente
formato: año, mes y día. En los casos en que se tiene una fecha aproximada (porque
no está consignada en el documento y posterior a una investigación del contexto), se
colocará de forma completa por ejemplo si solo se cuenta con el año, se incluirá el primer mes con 01 y el primer día con
01, y si se cuenta con el año y el mes, se coloca
el primer día con 01. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se
advierte que la fecha indicada es aproximada.
Ejemplos: 2004-08-04
|
|
Fecha final
|
Sólo en caso de existir
|
Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de descripción en el siguiente
formato: año, mes y día. En los casos en que se tiene una fecha aproximada (porque no
está consignada en el documento y posterior a una investigación del contexto), se
colocará de forma completa por ejemplo si solo se cuenta
con el año, se incluirá el último mes con 12 y el último día del mes con 31, y si se cuenta con el año y el mes, se coloca
el último día del mes. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se
advierte que la fecha indicada es aproximada.
Ejemplos: 2004-08-15
|
|
Fechas
adicionales
|
Sólo en caso de existir
|
Se consignará toda fecha completa adicional que se encuentre presente,
correspondiente a filmación, producción, edición, entre otros. En los casos en que se
tiene una fecha aproximada (porque
no está consignada en
el documento y posterior a una investigación del contexto), se colocará de forma completa por ejemplo si solo se
cuenta con el año,
se incluirá el primer mes con 01 y el primer día con 01,
y si se cuenta
con el año y el mes, se coloca el primer día con 01. Además, en el campo Notas se
indicará la siguiente
frase: Se advierte que la
fecha indicada es aproximada.
En el caso
de consignar
dos o más fechas,
se deben separar por punto
y coma.
Ejemplo:
1989-02-05 fecha de filmación; 1989-09-07 fecha de edición; 1982-10-04
fecha de producción
|
|
Alcance y Contenido
|
No
|
Proporcionar a los usuarios la información necesaria para conocer el valor potencial de
la unidad de descripción.
En este campo
se completará de acuerdo
con el documento que se vaya a describir: Programa de televisión: nombre del (los) presentador (es) o actores, nombre del
director.
Obra de teatro:
nombre del director, nombre actores, entre
otros.
Conciertos:
nombre del
director, nombres de los músicos. O cualquier dato
importante
que amplié la
descripción.
Ejemplo:
Enrique Ríos Flores, director. Entre los temas destacan: Tortuguero, Cabo Blanco, quemas controladas, Puriscal, Isla del Coco, Chiroles, Bagaces, Volcán Arenal, Chirripó y Parque Nacional
Guanacaste
|
|
Soporte
|
Si
|
Identificar y describir
el soporte de la
unidad de descripción.
Ejemplos: Digital
|
|
Campo
|
Obligatorio
|
Descripción
|
|
Formato
|
Si
|
Consignar el formato. Usar únicamente para documentos audiovisuales digitales; los
formatos puede ser
Audio video Interleave
(.avi), Quicktime (.mov),
y DV (digital video)
Ejemplo: MOV
|
|
Tamaño
|
Si
|
Consignar el
peso. El peso se puede
indicar en KB, MB
o GB.
Ejemplo:
52 MB
|
|
Dimensiones
|
Si
|
Colocar el
ancho y la altura del
fotograma. Usar únicamente
para documentos
audiovisuales digitales.
Ejemplo:
640 x 480 pixeles
|
|
Velocidad
|
Si
|
Consignar la
velocidad de
los bits.
Ejemplo:
221 kbps
29 fotogramas por segundo;
2449 kbps
|
|
Duración
|
Si
|
Consignar el tiempo que
dura el documento
audiovisual.
Ejemplo:
30 minutos
|
|
Nombre del
Productor
|
Si
|
Denomina el nombre
de la persona o entidad que
ha creado el documento
audiovisual.
Ejemplo: Ministerio de Educación Pública
|
|
Forma de
ingreso
|
Si
|
Consignar el número de transferencia, si no se conoce el número de transferencia se
colocará el número cero (0) y
el año.
Ejemplo: T000-2016
|
|
Fecha
de descripción
|
Si
|
Fecha en la cual se ha realizado la descripción. Consignarlo de la siguiente manera año, mes y día
Ejemplo:
2012-10-09
|
|
Funcionario
Responsable
|
Si
|
Quién ha elaborado la
descripción.
Nombre, apellidos.
Ejemplo:
Franklin Marín
Zeledón
|
|
Notas
|
No
|
Se agregará
información especial no incluida
en ningún otro elemento de la descripción.
Ejemplo:
Este documental fue transmitido por Canal 7 en el Día Mundial del
Medio Ambiente de 1991
|
|
Lengua
|
No
|
Identificar la (s) lengua (s), escritura
(s) utilizada en la unidad de descripción. La lengua no se
consignará
en el caso
de que sea únicamente
español.
Ejemplos: Inglés
|
|
Migración de soporte
|
Sólo en
caso de existir
migración
|
Consignar
el soporte en el cual se encontraba originalmente el documento y la fecha de
migración.
Ejemplo: Original cinta
magnetofónica, migrado en 2010-05-01
|
|
Formato
de firma digital
|
No
|
Se debe señalar
el formato de la firma. Los formatos de la
firma digital utilizados deben ser
los definidos en los formatos oficiales de
los documentos electrónicos del Micit.
Ejemplo: X-Cades
|
Fotografías
|
Campo
|
Obligatorio
|
Descripción
|
|
Código de Referencia
|
Si
|
Identificar de un modo único la unidad descriptiva y establecer el vínculo con la descripción que
la representa.
Para las fotografías siempre se consignará
CR-AN-AH-FO
|
|
Número de
orden inicial
|
Si
|
Cada número de orden se anotará con seis dígitos. En los casos en que
se
describa a nivel de colección, donde los números de orden estén en rangos consecutivos, se colocará
el primer número
de orden.
Ejemplo:
000001
|
|
Número de orden final
|
Sólo en caso de
existir
|
Cada número de orden se anotará con seis dígitos. En los casos en que
se
describa a nivel de colección, donde los números de orden estén en rangos consecutivos, se colocará
la
última signatura.
Ejemplo:
000005
|
|
Título
|
Si
|
Denomina
a
la
unidad
de
descripción. Se
debe
iniciar
con
el
tipo
documental “Fotografía”
Ejemplo 1: Fotografías de la Presidencia de la República. Administración Daniel Oduber Quirós,
1974-1978
Ejemplo
2:
Fotografías del Paseo de
los Turistas,
Puntarenas
|
|
Fecha inicial
|
Si
|
Identificar
y consignar
la fecha completa de
la unidad de descripción
en el siguiente formato: año, mes y día.
En los casos en
que se tiene una fecha aproximada (porque
no está consignada en el documento y posterior
a una investigación del contexto), se colocará de forma completa por ejemplo si
solo se cuenta
con el año, se incluirá el primer mes con
01 y el primer día con
01, y si se cuenta con el
año y el mes,
se coloca
el primer día con 01. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se advierte que
la fecha indicada es
aproximada.
Ejemplos: 2004-08-04
|
|
Fecha final
|
Sólo en caso de
existir
|
Identificar
y consignar
la fecha completa de
la unidad de descripción
en el siguiente formato: año, mes y día.
En los casos en
que se tiene una
fecha
aproximada (porque
no está consignada en el documento y posterior
a una investigación del contexto), se colocará de forma completa por ejemplo si
solo se cuenta con el año, se incluirá el último mes con 12 y el último día del
mes con 31,
y si se cuenta con el
año y el mes, se coloca el último día del
mes. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se advierte que la
fecha indicada es aproximada.
Ejemplos: 2010-08-04
|
|
Alcance
y Contenido
|
No
|
Proporcionar a los usuarios la información necesaria para conocer la unidad de descripción. Este campo se usará en los casos en que se
requiera describir de manera detallada la fotografía. Para los grupos de fotografías de una misma actividad,
temática o asunto la descripción se
puede hacer en
bloque.
|
|
Soporte
|
Si
|
Identificar
y describir
el soporte de la
unidad de descripción.
Ejemplos: Digital
|
|
Cantidad y Tipo
|
Si
|
Consignar la cantidad y el tipo de unidad documental
(imágenes).
Ejemplo:
5 imágenes
|
|
Formato
|
Si
|
Consignar
el formato de la imagen. Usar únicamente para fotografías
digitales. Los formatos pueden ser: jpeg/jpeg
2000, tiff
Ejemplo: tiff
|
|
Campo
|
Obligatorio
|
Descripción
|
|
Tamaño
|
Si
|
Consignar el peso. Usar únicamente para fotografías digitales. El peso
se puede indicar
en KB, MB o GB.
Ejemplo: 58 MB
|
|
Dimensiones
|
Si
|
Consignar los
pixeles de la fotografía digital, en pixeles.
Si
existen,
diferentes dimensiones en un mismo rango, se colocará la medida más pequeña
y la más grande, separadas de punto y
coma.
Ejemplo:
1800 x 1200 pixeles
|
|
Resolución
|
Si
|
Indicar la
densidad de la imagen
en ppi
Ejemplo:
600 ppi
|
|
Escala de
color
|
Si
|
Indicar la escala de color. Se puede consignar: color, blanco y negro o ambos.
Ejemplo: Color; blanco y negro Blanco
y negro
|
|
Modo de color
o Interpretación
fotométrica
|
Si
|
Indicar si es RGB, CMYK, HSB, otros. Usar únicamente para fotografías digitales.
Ejemplo: RGB
|
|
Disposición
|
Si
|
Indicar si su
disposición es horizontal o vertical.
Ejemplo: Horizontal
|
|
Productor/coleccionista
|
Si
|
Denomina el nombre de la persona o entidad que ha creado, remitido o
coleccionado las fotografías.
Ejemplos:
Gómez Miralles, Manuel
Instituto Costarricense de
Turismo
|
|
Forma de ingreso
|
Si
|
Consignar el número de transferencia, si no se conoce el número de transferencia se colocará el
número cero (0) y
el año.
Ejemplo:
T000-2016
|
|
Fotógrafo
|
No
|
Identificar el
nombre del
o los fotógrafos.
Ejemplos: Fabio Jiménez Salas
|
|
Fecha de descripción
|
Si
|
Fecha en la cual se ha realizado la descripción. Consignarlo de la siguiente manera año, mes y día.
Ejemplo:
2012-10-09
|
|
Funcionario
Responsable
|
Si
|
Quién ha elaborado la descripción. Nombre, apellidos.
Ejemplo: Roxana Calderón Cordero
|
|
Notas
|
No
|
Se agregará información especial no incluida en ningún otro elemento de la descripción.
|
|
Formato
de firma digital
|
No
|
Se debe señalar el formato de la firma. Los formatos de la firma digital
utilizados deben
ser los
definidos en los
formatos oficiales de
los documentos electrónicos del Micit.
Ejemplo: X-Cades
|
Material divulgativo de pequeño formato (MADIPEF)
|
Campo
|
Obligatorio
|
Descripción
|
|
Código de
Referencia
|
Si
|
Identificar de
un modo único
la unidad descriptiva
y establecer el vínculo con la descripción
que la representa. Para
MADIPEF siempre se
consignará
CR-AN-AH-MADIPEF
|
|
Número
de
orden
inicial
|
Si
|
Cada número de orden se anotará
con seis dígitos. En los casos en que se describa a
nivel de colección, donde los números de orden estén en rangos consecutivos, se
colocará el primer
número de
orden.
Ejemplo:
000001
|
|
Número
de
orden
final
|
Sólo en caso de existir
|
Cada número de orden se anotará
con seis dígitos. En los casos en que se describa a
nivel de colección, donde los números de orden estén en rangos consecutivos, se
colocará la última signatura.
Ejemplo:
000002
|
|
Título
|
Si
|
Denomina
a
la
unidad de descripción.
Iniciar con el
tipo
documental entre ellos, boletines; catálogos, volantes, folletos, etc.
Ejemplo: Boletín sobre
la obra musical, Nadie me quita
lo bailado
|
|
Fecha inicial
|
Si
|
Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de descripción en el siguiente formato: año, mes y día. En los casos en que se tiene una fecha aproximada (porque no está consignada en el documento y posterior
a una investigación del contexto), se colocará de forma completa por ejemplo si solo se cuenta con el año, se incluirá el primer mes con 01 y el primer día con 01, y si se cuenta con el año
y el mes, se coloca el primer día
con 01. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente
frase: Se advierte
que la fecha indicada es aproximada.
Ejemplos: 1999-03-29
|
|
Fecha final
|
Sólo en caso de
existir
|
Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de descripción en el siguiente formato: año, mes y día. En los casos en que se tiene una fecha aproximada (porque no está consignada en el documento y posterior
a una investigación del contexto), se colocará de forma completa por ejemplo si solo se cuenta
con el año, se incluirá el último
mes con 12 y el último día del mes con 31, y si se cuenta con el año y el mes, se coloca el último día del mes. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se advierte que la
fecha indicada es aproximada.
Ejemplos: 1999-03-30
|
|
Alcance y
Contenido
|
No
|
Proporcionar a
los usuarios la información necesaria para
conocer el valor
potencial de la unidad de descripción. A nivel de unidad documental cuando sea necesario entrar en
detalle.
Dar una visión de conjunto (por ejemplo: períodos de tiempo, ámbitos geográficos) y
realizar un resumen de
la unidad de descripción.
Ejemplo:
Incluye imágenes de los actores principales.
|
|
Soporte
|
Si
|
Identificar
y describir
el soporte de la
unidad de descripción.
Ejemplo: Digital
|
|
Cantidad y tipo
|
Si
|
Consignar la cantidad y el tipo de unidad documental
(imágenes).
Ejemplo: 1
imagen
|
|
Formato
|
Si
|
Consignar
el formato. Usar únicamente para madipef digitales. Los formatos pueden ser jpeg/jpeg 2000,
tiff.
Ejemplo: tiff
|
|
Campo
|
Obligatorio
|
Descripción
|
|
Tamaño
|
Si
|
Consignar el
peso. El peso se puede
indicar en KB, MB
o GB.
Ejemplo:
1 KB
|
|
Dimensiones
|
Si
|
Consignar las dimensiones en pixeles.
Ejemplo:
1250 x1800 píxeles
|
|
Resolución
|
Si
|
Indicar la
densidad de la imagen
en ppi.
Ejemplo:
600 ppi
|
|
Escala de
color
|
Si
|
Indicar la
escala de
color. Se puede consignar:
color, blanco y negro o ambos.
Ejemplo: Color; blanco y negro Color
Blanco
y negro
|
|
Modo de
color o Interpretación
fotométrica
|
Si
|
Indicar si es RGB,
CMYK,
HSB, otros.
Ejemplo: RGB
|
|
Disposición
|
Si
|
Indicar si su disposición
es
horizontal o vertical.
Ejemplo: Horizontal
|
|
Nombre del Productor
|
Si
|
Denomina
el nombre de
la persona o entidad
creadora del documento. En
caso
de que se identifiquen varios productores para un mismo MADIPEF, se indicarán los nombres oficiales separados por un
punto y coma. Cuando son personas físicas se anotarán los
dos apellidos separados del nombre por una coma.
Ejemplo: Ministerio de Cultura, Juventud y Deporte; Teatro Mélico Salazar; Teatro
Danza; Compañía Nacional de Danza
|
|
Forma de ingreso
|
Si
|
Consignar el número de transferencia, si no se conoce el número de transferencia se colocará el número cero (0) y
el año.
Ejemplo: T000-2017
|
|
Fecha de
descripción
|
Si
|
Fecha en la cual se ha realizado la descripción. Consignarlo de la siguiente
manera año, mes y día.
Ejemplo:
2014-08-20
|
|
Funcionario Responsable
|
Si
|
Quién ha elaborado la
descripción.
Nombre, apellidos.
Ejemplo:
Luis Gamboa Fonseca
|
|
Notas
|
No
|
Se agregará información especial no incluida en ningún otro elemento de la descripción.
|
|
Lengua
|
No
|
Identificar la (s) lengua (s), escritura (s) utilizada en la unidad de
descripción. La lengua
no se consignará
en el caso
de que se únicamente
español.
Si el madipef se encuentra en varios
idiomas, se consignarán separados de punto y coma.
Ejemplo:
Inglés; francés
|
|
Formato
de
firma digital
|
No
|
Se debe señalar
el formato de la
firma. Los formatos de
la firma digital
utilizados deben
ser los definidos en
los formatos oficiales de
los documentos electrónicos del Micit.
Ejemplo:
X-Cades
|
Afiches
|
Campo
|
Obligatorio
|
Descripción
|
|
Código de Referencia
|
Si
|
Identificar
de
un modo único la unidad
descriptiva y establecer
el vínculo
con
la
descripción
que la representa. Para
afiches siempre se
consignará
CR-AN-AH-AFI
|
|
Número de
orden inicial
|
Si
|
Cada número de orden se anotará
con seis dígitos. En los casos en que se describa a
nivel de colección, donde los números de orden estén en rangos consecutivos, se colocará la primera signatura.
Ejemplo: 000001
|
|
Número de
orden final
|
Sólo en caso de existir
|
Cada número de orden se anotará
con seis dígitos. En los casos en que se describa a
nivel de colección, donde los números de orden estén en rangos consecutivos, se colocará la última signatura.
Ejemplo: 000010
|
|
Título
|
Si
|
Denomina a la unidad de descripción. Iniciar con
el tipo documental “afiches”
Ejemplo: Afiche sobre la exposición de pintura, denominada Arte
Urbano
|
|
Fecha inicial
|
Si
|
Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de descripción en el siguiente formato: año, mes y día.
En los casos en
que se tiene una fecha aproximada (porque no
está consignada
en el documento y posterior a una investigación del contexto),
se colocará de forma completa
por ejemplo si solo se cuenta con el año, se incluirá el primer mes con 01 y el primer día con 01,
y si se cuenta con el año y el mes, se coloca el primer día
con 01. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se advierte que la
fecha indicada es aproximada.
Ejemplos: 2005-03-05
|
|
Fecha final
|
Sólo en caso de existir
|
Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de descripción en el siguiente formato: año, mes y día.
En los casos en que
se tiene una fecha aproximada (porque no está consignada
en el documento y posterior a una investigación del contexto),
se colocará de forma completa por ejemplo si solo se cuenta con el año, se incluirá el último mes con
12 y el último día
del mes con 31,
y si
se
cuenta con el año y el mes, se coloca el
último día del mes. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se advierte que la
fecha indicada es aproximada.
Ejemplos: 2005-03-08
|
|
Alcance y Contenido
|
No
|
Proporcionar a los usuarios la información necesaria para conocer el valor potencial de
la unidad de descripción. A nivel de unidad documental cuando sea necesario entrar en detalle.
Dar una visión de conjunto (por ejemplo: períodos de tiempo, ámbitos geográficos) y realizar un resumen de
la unidad de descripción.
Ejemplo: Incluye imágenes de los actores principales.
|
|
Soporte
|
Si
|
Identificar
y describir
el soporte de la
unidad de descripción.
Ejemplo: Digital
|
|
Cantidad y tipo
|
Si
|
Consignar la cantidad y el tipo de unidad documental
(imágenes).
Ejemplo: 1 imagen
|
|
Formato
|
Si
|
Consignar el formato. Usar únicamente para afiches digitales. Los formatos pueden ser jpeg/jpeg 2000,
tiff,
Ejemplo:
tiff
|
|
Tamaño
|
Si
|
Consignar el peso. Usar únicamente para afiches digitales. El peso se puede indicar en
KB, MB o GB.
Ejemplo:
1 KB
|
|
Campo
|
Obligatorio
|
Descripción
|
|
Dimensiones
|
Si
|
Consignar las dimensiones en pixeles.
Ejemplo:
1800 x 1200 píxeles
|
|
Resolución
|
Si
|
Indicar la
densidad de la imagen
en ppi
Ejemplo:
600 ppi
|
|
Escala de
color
|
Si
|
Indicar la
escala de
color. Se puede consignar:
color, blanco y negro o ambos.
Ejemplo: Color; blanco y negro Color
Blanco
y negro
|
|
Modo de color
o Interpretación fotométrica
|
Si
|
Indicar si es RGB,
CMYK,
HSB, otros. Usar únicamente
para
afiche digitales.
Ejemplo: RGB
|
|
Disposición
|
Si
|
Indicar si su
disposición es horizontal o vertical.
Ejemplo: Horizontal
|
|
Nombre del
Productor
|
Si
|
Denomina el nombre de la persona o entidad creadora del documento. En caso de que se identifiquen varios productores
para un mismo afiche, se indicarán los nombres
oficiales separados por un punto y coma. Cuando son personas físicas se anotarán los
dos apellidos separados del nombre por una coma.
Ejemplo:
Instituto Costarricense
del Deporte; Compañía
Nacional de
Danza
|
|
Forma de ingreso
|
Si
|
Consignar el número de transferencia, si no se conoce el número de transferencia se colocará el número cero (0) y
el año.
Ejemplo:
T000-2017
|
|
Fecha
de descripción
|
Si
|
Fecha en la cual se ha realizado la descripción. Consignarlo de la siguiente manera año,
mes y día.
Ejemplo:
2015-12-02
|
|
Funcionario
Responsable
|
Si
|
Quién ha elaborado la
descripción.
Nombre, apellidos.
Ejemplo: Felipe
López Fonseca
|
|
Notas
|
No
|
Se agregará información
especial no incluida
en ningún otro elemento de la descripción.
|
|
Lengua
|
No
|
Identificar la (s) lengua (s), escritura (s) utilizada en la unidad de descripción. La lengua
no se consignará
en el caso
de que se únicamente
español.
Si el afiche se encuentra
en varios idiomas, se consignarán
separados de punto y coma.
Ejemplo:
Inglés; francés
|
|
Formato
de firma digital
|
No
|
Se debe señalar el formato de la firma. Los formatos de la firma digital utilizados deben ser
los definidos en los formatos oficiales de
los documentos electrónicos del Micit.
Ejemplo:
X-Cades
|
Mapas y planos
|
Campo
|
Obligatorio
|
Descripción
|
|
Código de
Referencia
|
Si
|
Identificar de un
modo único la unidad descriptiva
y establecer el
vínculo con la
descripción
que la representa. Para
mapas y planos siempre se consignará
CR-AN-AH-MYP
|
|
Número de
orden inicial
|
Si
|
Cada número de orden
se anotará con seis dígitos. En los casos en que se describa a
nivel de colección, donde los números de orden
estén en rangos consecutivos, se colocará la primera signatura.
Ejemplo:
000001
|
|
Número de
orden final
|
Si
|
Cada número de orden
se anotará con seis dígitos. En los casos en que se describa a
nivel de colección, donde los números de orden
estén en rangos consecutivos, se colocará la última signatura.
Ejemplo: 000002
|
|
Título
|
Si
|
Denomina a la unidad de descripción. Iniciar con el tipo documental y consignar los elementos del tipo de actividad
(nombre del proyecto),
lugar.
Ejemplo: Plano del puente sobre el río Virilla Mapa
de la provincia de
Alajuela
|
|
Fecha
inicial
|
Si
|
Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de descripción en el siguiente
formato: año, mes y día.
En los casos en que se tiene una fecha aproximada (porque no está consignada en el documento y posterior a una investigación del contexto), se
colocará de forma completa por ejemplo si solo se cuenta con el año, se incluirá
el primer mes con 01 y el primer día con 01, y si se cuenta con el año y el mes, se coloca el primer
día con 01. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se advierte que
la fecha indicada es aproximada.
Ejemplos: 1930-09-13
|
|
Fecha
final
|
Si
|
Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de descripción en el siguiente
formato: año, mes y día.
En los casos en que se tiene una fecha aproximada (porque no está consignada en el documento y posterior a una investigación del contexto), se
colocará de forma completa
por ejemplo si solo se cuenta con el año, se incluirá el último mes con 12 y el último día del mes con 31, y si se cuenta con el año y el mes, se coloca
el último día del mes. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se
advierte que la fecha indicada es aproximada.
Ejemplos:1931-08-04
|
|
Fechas adicionales
|
Sí
|
Consignar toda
fecha adicional
completa que se encuentre presente, correspondiente
a revisión, aprobación,
visado, dibujo, etc. En los casos en que se tiene una fecha
aproximada (porque no está consignada en el documento y posterior a una investigación
del contexto), se colocará de forma completa por ejemplo si solo se cuenta con el año,
se
incluirá el primer mes con 01 y el primer día con 01, y si se cuenta con el año y el
mes, se coloca el primer día con 01.
Además, en el campo Notas se indicará la siguiente
frase: Se advierte
que la fecha indicada
es
aproximada.
Ejemplo: 1924-01-01 se levantó el trazo a cargo del ingeniero Luis Antonio Flores de
Miranda
|
|
Alcance
y Contenido
|
No
|
Proporcionar a los usuarios la información complementaria (ejemplo: contenido del plano, sellos) para conocer el valor potencial de la unidad de descripción. En este campo
se
consignará cuando se presenten,
la firma y los nombres de dibujante (s), ingeniero
(s), cartógrafo (s)
y otros importantes en su intervención.
Ejemplo: Estructura
similar a la utilizada en la construcción de puentes en América
Latina.
|
|
Soporte
|
Si
|
Identificar
y describir
el soporte de la
unidad de descripción.
Ejemplo: Digital
|
|
Campo
|
Obligatorio
|
Descripción
|
|
Cantidad y Tipo
|
Si
|
Consignar la cantidad y el tipo de unidad documental
(imágenes)
Ejemplo:
2 imágenes
|
|
Formato
|
Si
|
Indicar el
formato. Los formatos pueden ser jpeg/jpeg
2000 tiff.
Ejemplo:
jpeg
|
|
Tamaño
|
Si
|
Consignar el peso. Usar únicamente para mapas y planos digitales. El peso se puede indicar en
KB, MB o GB.
Ejemplo:
56 MB
|
|
Dimensiones
|
Si
|
Consignar los pixeles. Si existieran diferentes dimensiones en un mismo rango, se
colocará la medida más pequeña y
la más grande.
Ejemplo:
1800 x 2200 pixeles
|
|
Escala
|
Sí
|
Consignar la
escala de mapa o
plano.
Ejemplo: 1:5000
|
|
Resolución
|
Si
|
Indicar la
densidad de la imagen
en ppi.
Ejemplo:
150 ppi
|
|
Escala de
color
|
Si
|
Indicar la
escala de
color. Se puede consignar:
color, blanco y negro o ambos.
Ejemplo: Color; blanco y negro Color
|
|
Modo de color
o Interpretación fotométrica
|
Si
|
Indicar si es RGB,
CMYK,
HSB, otros. Usar únicamente
para
mapas y planos digitales.
Ejemplo: RGB
|
|
Disposición
|
Si
|
Indicar si su disposición
es
horizontal o vertical.
Ejemplo: Horizontal
|
|
Nombre del Productor
|
Si
|
Denomina el nombre
de la persona o entidad
que ha creado el
documento
Ejemplo: Instituto
Costarricense de Fomento
|
|
Forma de ingreso
|
Si
|
Consignar el número de transferencia, si no se conoce el número de transferencia se colocará el número cero (0) y
el año.
Ejemplo: T000-2017
|
|
Fecha de descripción
|
Si
|
Fecha en la cual se ha realizado la descripción. Consignarlo de la siguiente manera año,
mes y día.
Ejemplo:
2013-08-25
|
|
Funcionario
Responsable
|
Si
|
Quién ha elaborado la
descripción.
Nombre, apellidos.
Ejemplo: Antonio Marchena Fonseca
|
|
Notas
|
No
|
Se agregará
información especial no incluida en ningún otro elemento de la descripción.
Ejemplo: Es la última
versión de los planos llamados:
As Built
|
|
Lengua
y simbología
|
No
|
Identificar la (s) lengua (s) y sistema de símbolos tales como: dibujos, figuras, rosa de los
vientos, puentes, carreteras, líneas de tren, aeropuertos, escuelas, ríos, ciudades, escudos, emblemas,
caminos,
etc, utilizados en la unidad de
descripción. La lengua no
se consignará
en el caso de que
se únicamente español.
Ejemplo: Al margen superior derecho se muestra la Rosa de los Vientos.
En su simbología se observa un poblado y
una escuela
|
|
Formato
de firma digital
|
No
|
Se debe señalar el formato de
la firma. Los formatos de la
firma digital
utilizados deben ser
los definidos en los formatos oficiales de
los documentos electrónicos del Micit.
Ejemplo:
X-Cades
|
Documentos textuales digitales
|
Campo
|
Obligatorio
|
Descripción
|
|
Código de Referencia
|
Si
|
Identificar de un modo único la unidad descriptiva y establecer el vínculo con la descripción
que la representa.
Para documentos textuales, el código de referencia deberá ser consignado de acuerdo
con la Norma Nacional de Descripción Archivística publicada en el
alcance nº 107 del Diario Oficial
La Gaceta nº 94 del
19 de mayo del 2017
|
|
Número de
orden inicial
|
Si
|
Cada número de orden se anotará con seis dígitos. En los casos en que se describa a nivel
de colección, donde
los números
de orden estén en rangos consecutivos, se colocará la
primera signatura.
Ejemplo:
000001
|
|
Número de
orden final
|
Si
|
Cada número de orden
se anotará con seis dígitos. En los casos en que se describa a nivel
de colección, donde los números de orden estén en rangos consecutivos, se colocará la última
signatura.
Ejemplo: 000002
|
|
Título
|
Si
|
Denomina a la unidad de descripción. Iniciar con el tipo
documental
Ejemplo:
Informe de
fin de gestión
Correspondencia con
el Instituto
Nacional de la Mujer, INAMU
|
|
Fecha inicial
|
Si
|
Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de
descripción en el siguiente formato: año,
mes y día. En los casos en que se tiene una fecha aproximada (porque
no está consignada en el documento y posterior a una investigación del contexto), se colocará de
forma completa por ejemplo si solo se cuenta con el año, se incluirá el primer mes con 01 y el
primer día con 01, y si se cuenta con el año y el mes, se coloca el primer día con 01.
Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se advierte
que la fecha indicada es aproximada.
Ejemplos: 2016-09-13
|
|
Fecha final
|
Si
|
Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de
descripción en el siguiente formato: año,
mes y día. En los casos en que se tiene una fecha aproximada (porque
no está consignada en el documento y posterior a una investigación del contexto), se colocará de
forma completa por ejemplo si solo se cuenta con el año, se incluirá el último mes con 12 y el último día del mes con 31, y si se cuenta con el año y el mes, se coloca el último día del mes. Además, en el campo Notas se indicará la siguiente frase: Se advierte que la fecha indicada
es aproximada.
Ejemplos:2017-10-04
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Alcance y Contenido
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No
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Proporcionar
a los usuarios la información complementaria
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Soporte
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Si
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Identificar
y describir
el soporte de la
unidad de descripción.
Ejemplo: Digital
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Formato
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Si
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Indicar el
formato. Los formatos pueden ser
PDF/A
Ejemplo: PDF/A
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Tamaño
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Si
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Consignar el peso. Usar únicamente para documentos textuales digitales. El peso se puede indicar en
KB, MB o GB.
Ejemplo:
56 MB
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Nombre del
Productor
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Si
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Denomina el nombre
de la persona o entidad
que ha creado el
documento
Ejemplo: Instituto
Costarricense de Fomento
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Forma de
ingreso
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Si
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Consignar el número de transferencia, si no se conoce el número de transferencia se colocará
el número cero
(0) y el año.
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Campo
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Obligatorio
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Descripción
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Ejemplo: T000-2018
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Fecha
de descripción
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Si
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Fecha en la cual se ha realizado la descripción. Consignarlo de la siguiente manera año, mes
y día.
Ejemplo: 2017-08-25
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Funcionario
Responsable
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Si
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Quién ha elaborado la
descripción.
Nombre, apellidos.
Ejemplo: Antonio Marchena Fonseca
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Notas
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No
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Se agregará información
especial no incluida
en ningún otro elemento de la descripción.
Ejemplo:
La fecha es aproximada
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Formato
de firma digital
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Si
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Se debe señalar el formato de la firma. Los formatos de la firma digital utilizados deben ser los
definidos en los formatos oficiales de los documentos electrónicos del
Micit.
Ejemplo:
X-Cades
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Otros metadatos pueden ser establecidos, según se requiera, pero deberán
establecerse en el protocolo de digitalización del proyecto que se vaya a
implementar. Los establecidos en este documento, son los mínimos requeridos.
X. Validación de la imagen generada en términos técnicos
Establecido y aprobado el protocolo de digitalización se procederá de
conformidad con lo siguiente:
Se generará un acta periódica por parte de la Instancia Técnica en la
que se documentará que las imágenes generadas cumplen con lo indicado en el
apartado V y el apartado IX (punto de control No. 4). Para ello se realizarán
revisiones periódicas sobre las imágenes escaneadas (en particular en aquellas
que no han sido validadas) y se generará un acta que deberá firmar el Líder
Técnico. Esta validación puede aplicarse por muestreo una vez que el proceso de
digitalización se haya normalizado y los índices de calidad sean aceptables.
XI. Resguardo de imágenes digitalizadas
Mediante solicitud expresa firmada por la Instancia Funcional, las
imágenes digitalizadas en el repositorio temporal que hayan sido verificadas en
cuanto a su calidad como en su fiabilidad, serán almacenadas en el repositorio
de largo plazo. Para ello la Instancia Técnica hará una copia controlada de las
imágenes a una estructura de archivos equivalente a la temporal en el
repositorio de largo plazo. A la copia resultante en el repositorio de largo
plazo se le aplicarán los mecanismos que aseguren su inalterabilidad en el
largo plazo. Para ello la Instancia Técnica generará un documento en el que se
registre el almacenamiento de las imágenes en el repositorio de largo plazo.
(Punto de control No. 5)
Los repositorios de largo plazo y temporal deben ubicarse en
instalaciones físicas seguras, con acceso restringido, contar con mecanismos de
seguridad física y lógica que garanticen la privacidad, confidencialidad e
inalterabilidad de los documentos electrónicos que se resguarden en ellos.
Dichos repositorios deberán estar almacenados en dispositivos de alta
disponibilidad y deberán ser respaldados periódicamente de forma que se
minimice la pérdida de la información contenida en estos.
Estas condiciones deben ser previstas por la Instancia Técnica
quien deberá prever ante las instancias competentes los recursos presupuestarios
para mantener actualizada y confiable la plataforma tecnológica de
almacenamiento donde residen los repositorios.
Los documentos almacenados en los repositorios antes mencionados, están
sujetos al cumplimiento de las vigencias administrativas y legales determinadas
por los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos, así
como las declaratorias de valor científico cultural, emitidas por la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
XII. Autenticidad de las imágenes digitalizadas
Para garantizar que las imágenes digitalizadas son imágenes auténticas y
fieles a los documentos originales, se han establecido en la presente norma
técnica cinco puntos de control (control de calidad):
a. La configuración de los equipos de digitalización en las calidades
técnicas establecidas.
b. El ordenamiento y sistematización de mecanismos de control y
seguimiento de los documentos digitalizados.
c. La verificación de la fiabilidad de la imagen digitalizada cotejada
con el documento físico original.
d. La verificación posterior de las características técnicas de las
imágenes cotejadas en el punto c.
e. La verificación o cotejo final de que las imágenes que cumplen con el
punto c y el punto d, son idénticas al documento original.
Para ello se establecen puntos de control (descritos en esta Norma
Técnica), tal y como sigue:
·
En el apartado V ítem d “Verificación de la configuración de escaneo y
visualización” la Instancia Técnica verificará que el dispositivo o
dispositivos de escaneo cumplan y hayan sido configurados con las calidades
técnicas requeridas, para ello levantará un acta. Con esto se cumple el punto a
de este apartado XII.
·
El establecimiento de un protocolo indicado en el apartado VI, atiende
lo requerido en el punto b del presente apartado XII.
·
Lo establecido en el apartado VIII atiende y valida lo requerido en el
punto c de este apartado XII, a través del acta que allí se indica.
·
En el apartado X se verifica lo requerido en el punto d de este apartado
XII, mediante la generación de un acta.
·
Y lo indicado en el punto e de este apartado XII se concreta y atiende
con lo dispuesto en el apartado VIII donde la Instancia Funcional genera
igualmente un acta final.
Todos estos documentos probatorios conformarán el expediente
administrativo del proyecto de digitalización, que deberá estar debidamente
ordenado y foliado, junto con el proceso descrito en el protocolo, y son los
elementos que garantizarán la autenticidad de las imágenes generadas.
Se recomienda que los documentos sean almacenados en el repositorio
digital definitivo, dentro de un archivo de tipo XML, encapsulado, firmado, con
estampado de tiempo, que se le aplique un algoritmo de verificación (tipo Hash)
y que la imagen (codificada en base 64) sea integrada dentro del archivo.
XIII. Acceso a las imágenes digitalizadas
La Instancia Funcional deberá, en un proceso posterior o
secuencial al proceso de digitalización, vincular los registros descriptivos con
las imágenes digitalizadas mediante la plataforma de administración de imágenes
que deberá suplir al Instancia Técnica. La Instancia Técnica
deberá coordinar con la Instancia Funcional el desarrollo o puesta en
funcionamiento de un aplicativo en WEB para que se pueda brindar la consulta y
acceso a las imágenes digitalizadas.
Los criterios de búsqueda y de visualización se deberán definir por
parte de la Instancia Funcional, a fin de que la Instancia Técnica
genere el aplicativo WEB requerido para brindar el acceso y visualización de
las imágenes digitalizadas.
XIV. Migración de imágenes digitalizadas
En el caso que se requiera una migración de soporte o de formato de las
imágenes digitalizadas, con el fin de mantener su autenticidad se deberá
establecer un protocolo que garantice que una vez migradas dichas imágenes, las
resultantes son una imagen fiel de la imagen original. Para ello se sugiere
aplicar mecanismos y puntos de control semejantes a los que se establecen en el
apartado XII de esta norma técnica.
XV. Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
En el caso de que se requiera, y cuando los documentos originales así lo
permitan, es posible aplicar técnicas OCR para generar un documento electrónico
textual a partir de la imagen digital del original. Esta técnica es de utilidad
cuando se requiera automatizar la introducción de caracteres, evitando así, la
necesidad de digitar posteriormente información referencial (metadata
descriptiva) de la imagen original.
La técnica básica consiste en convertir a texto en formato digital la
imagen digitalizada de un documento físico que podrá ser editado y utilizado
por cualquier otro programa o aplicación. Esta técnica se recomienda para casos
en que resulte necesario obtener información en formato texto de la imagen
digitalizada y el documento original tenga las condiciones necesarias en cuanto
a no generar varios niveles de grises, y que el dispositivo de entrada no
genere distorsión del documento original.
En caso de que se opte por esta técnica se recomienda establecer un protocolo
que considere la autenticidad del contenido. Para ello se sugiere aplicar
mecanismos y puntos de control semejantes a los que se establecen en el
apartado XII de esta norma técnica.
Publíquese.