LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

ARTICULO 1.- Díctase la siguiente

Ley del Sistema Nacional de Archivos:

CAPITULO I

Disposiciones Generales

Artículo 1.- Creáse el Sistema Nacional de Archivos, que estará

compuesto por el conjunto de los archivos públicos de Costa Rica, y por los

privados y particulares que se integren a él.

Artículo 2.- La presente ley y su reglamento regularán el

funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los

archivos de los Poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los demás

entes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho

público y privado, así como de los archivos privados y particulares que

deseen someterse a estas regulaciones.

Artículo 3.- Todos los documentos con valor científico- cultural son

bienes muebles y forman parte del patrimonio científico cultural de Costa

Rica. La determinación del valor científico - cultural del documento

corresponderá a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de

Documentos.

Se consideran de valor científico-cultural aquellos documentos

textuales, manuscritos o impresos, gráficos, audiovisuales y legibles por

máquina que, por su contenido, sirvan como testimonio y reflejen el

desarrollo de la realidad costarricense, tales como: actas, acuerdos,

cartas, decretos, informes, leyes, resoluciones, mapas, planos, carteles,

fotografías, filmes, grabaciones, cintas magnéticas, "diskettes", y los

demás que se señalen en el reglamento de esta ley.

Artículo 4.- Los documentos que se consideren de valor

científico-cultural deben ser custodiados en los diversos archivos

administrativos públicos del país. Una vez cumplidos los plazos de

remisión, serán transferidos a la Dirección General del Archivo Nacional.

Artículo 5.- Los documentos de valor científico-cultural son de

interés público y no podrán salir del territorio nacional sin la previa

publicación de un decreto que lo autorice.

Quienes infrinjan la presente ley mediante exportación ilegal de

estos documentos, serán penados con una multa de diez a cincuenta mil

colones, si el hecho no configurare un delito sancionado con pena mayor.

Lo recaudado por concepto de estas multas pasará a engrosar los

fondos de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

Artículo 6.- El Ministerio de Hacienda concederá exoneración de

impuestos para la introducción en el país de documentos con valor

científico-cultural, previo pronunciamiento de la Comisión Nacional de

Selección y Eliminación de Documentos en que se declaren con ese valor.

Artículo 7.- Los actos jurídicos de transferencia de documentos que

pasen a ser propiedad del Estado, estarán exentos del pago de impuestos,

tasas, timbres o cualquier tipo de gravamen.

Artículo 8.- Los documentos producidos en las instituciones a las que

se refiere el artículo 2 de la presente ley, como producto de su gestión,

cualquiera que sea su soporte: papel, película, cintas, "diskettes", serán

propiedad de esas instituciones durante su gestión y su permanencia en los

respectivos archivos centrales, salvo lo dispuesto en el artículo 53 de esta

ley. Ninguna persona, funcionario o no, podrá apropiarse de ellos.

Posteriormente formarán parte del fondo documental que custodia la

Dirección General del Archivo Nacional.

Artículo 9.- Si algún funcionario público, o cualquier particular,

transgrediere las disposiciones del artículo anterior, será sancionado de

acuerdo con lo dispuesto en los artículos 208 y 209 del Código Penal. En

cualquier caso, además, se le obligará a devolver los documentos.

Artículo 10.- Se garantiza el libre acceso a todos los documentos que

produzcan o custodien las instituciones a las que se refiere el artículo 2

de esta ley. Cuando se trate de documentos declarados secreto de Estado o

de acceso restringido, perderán esa condición después de treinta años de

haber sido producidos, y podrán facilitarse para investigaciones de carácter

científico-cultural, debidamente comprobadas, siempre que no se irrespeten

otros derechos constitucionales.

CAPITULO II

De la Junta Administrativa del Archivo Nacional

Artículo 11.- La Junta Administrativa del Archivo Nacional, creada por

ley No. 5574 del 6 de setiembre de 1974, será la máxima autoridad del

Sistema Nacional de Archivos, actuará como órgano rector de dicho sistema, y

tendrá como objetivos principales dotar de un edificio funcional a la

Dirección General del Archivo Nacional, lo mismo que mantener una estrecha

relación archivística y técnica entre los archivos del sistema. Su

domicilio estará en la ciudad de San José, y será el mismo que tenga la

Dirección General del Archivo Nacional. Además, tendrá las siguientes

funciones:

a) Velar por el mantenimiento del edificio mencionado.

b) Financiar la compra del equipo técnico, el mobiliario y el material

necesarios para el óptimo funcionamiento de la Dirección General del Archivo

Nacional, previa recomendación del departamento respectivo y del director

general de la institución.

c) Dictar los presupuestos, acordar los gastos, promover y aprobar

licitaciones públicas y privadas, así como las contrataciones directas.

Todo ello con sujeción a lo dispuesto en la Ley de la Administración

Financiera de la República, No. 1279 del 2 de mayo de 1951 y sus reformas.

ch) Promover y colaborar económicamente en la realización de

actividades de tipo cultural y educativo que lleve a cabo la Dirección

General del Archivo Nacional.

d) Contratar al personal administrativo, técnico y profesional que la

Dirección General del Archivo Nacional necesite.

e) Establecer las políticas archivísticas del país y recomendar

estrategias para un adecuado desarrollo del Sistema Nacional de Archivos.

f) Formular recomendaciones técnicas sobre la producción y la gestión

de documentos.

g) Velar por la óptima organización de los archivos públicos de Costa

Rica.

h) Formular recomendaciones técnicas sobre la administración de

documentos producidos por medios automáticos.

i) Asesorar al Consejo Superior de Educación sobre los planes de

estudio relacionados con las técnicas archivísticas que se imparten en las

escuelas privadas y en los colegios técnico-profesionales del país.

j) Coordinar con los centros de educación superior la formación

profesional en el campo de la archivística.

k) Organizar congresos, seminarios, jornadas o actividades similares,

en los que participen archivistas nacionales e internacionales y otros

especialistas o técnicos en ciencias afines con la archivística.

l) Todas las demás funciones que se le asignen en otras leyes o

reglamentos.

Artículo 12.- La Junta Administrativa del Archivo Nacional Nacional

estará integrada por los siguientes miembros:

- El Ministro de Cultura, Juventud y Deportes, o su representante.

- El Ministro de Planificación Nacional y Política Económica, o su

representante.

En caso de que se hagan representar, cada ministro deberá escoger a una

persona de reconocida experiencia y preparación relacionadas con la

archivística, la historia o la administración pública, para el caso.

Un académico representante de la Academia de Geografía e Historia de

Costa Rica, escogido por ésta.

Un profesional en archivística y un profesional en historia. Ambos

representarán a las escuelas de esas ciencias existentes en los centros de

educación superior estatal, y serán nombrados por el Consejo Nacional de

Rectores.

Un archivista representante de los archivos de las instituciones a las

que se refiere el artículo 2 de la presente ley, que será designado por el

Ministro de Cultura, Juventud y Deportes, de una terna que se escogerá en

asamblea de archivistas convocada por la Junta Administrativa del Archivo

Nacional. Por lo menos uno de los integrantes de esta terna será miembro de

la Asociación Costarricense de Archivistas, y los tres deberán ser graduados

en archivística, en un centro de educación superior.

Una persona de reconocida capacidad y experiencia en lo atinente a las

funciones propias de la Dirección General del Archivo Nacional, escogida por

la Junta Administrativa de ésta, de una terna enviada por el Director

General. Los últimos cinco miembros, fungirán por un período de dos años y

podrán ser reelegidos.

Artículo 13.- Los miembros de la Junta Administrativa del Archivo

Nacional devengarán una dieta por cada sesión a la que asistan, cuyo monto

será fijado en el reglamento de esta ley. No podrán celebrarse más de seis

sesiones al mes. No obstante, los miembros podrán prestar sus servicios en

forma ad honórem, si así lo desean.

En el mes de junio de cada año, deberán presentar un informe de su

labor ante la persona o entidad a la que representan, con copia para la

Junta Administrativa del Archivo Nacional.

Artículo 14.- Una vez instalada, la Junta Administrativa del Archivo

Nacional integrará su directorio y acordará el día, la hora y el lugar para

sesionar. El Directorio estará compuesto por: un presidente, que será el

Ministro de Cultura, Juventud y Deportes o su representante, un

vicepresidente, un secretario, un tesorero, un fiscal y un vocal. La

elección se hará por mayoría absoluta en votación de los directores.

La ausencia del presidente será suplida por el vicepresidente y, en su

defecto, por los otros directores, de preferencia por el vocal. El quórum

para todas las sesiones será de cuatro directores; las resoluciones serán

tomadas por mayoría absoluta de los votos presentes, y en caso de empate

decidirá quien preside.

Artículo 15.- El presidente de la Junta Administrativa del Archivo

Nacional ejercerá su representación judicial y extrajudicial.

Artículo 16.- Para el cumplimiento de los fines de la Junta

Administrativa y de la Dirección General del Archivo Nacional, aquella

nombrará al personal administrativo, técnico y profesional necesario, que

dependerá directamente del director general del Archivo Nacional. El

salario de este personal será fijado de acuerdo con la Ley General de

Salarios de la Administración Pública.

Artículo 17.- El director general del Archivo Nacional deberá asistir a

las sesiones, en las que tendrá voz pero no voto, y ejecutar todos los

acuerdos.

Artículo 18.- Se autoriza a las instituciones y corporaciones

descentralizadas y municipalidades, para que le concedan empréstitos a la

Junta Administrativa del Archivo Nacional. También se autoriza a estas

entidades y a los Poderes del Estado para que le hagan donaciones a la

Junta.

Artículo 19.- La Junta Administrativa del Archivo Nacional someterá a

la aprobación de la Contraloría General de la República, que fiscalizará sus

operaciones, los presupuestos ordinarios y extraordinarios, así como sus

modificaciones.

Artículo 20.- Se autoriza a la Junta Administrativa del Archivo

Nacional para que abra y mantenga en el Sistema Bancario Nacional las

cuentas corrientes que considere oportunas. También buscará nuevas fuentes

de financiamiento. Asimismo, se le autoriza para que venda, sin fines de

lucro, los servicios y las publicaciones de carácter cultural y educativo

que patrocina.

Artículo 21.- La Junta Administrativa del Archivo Nacional se

financiará de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Creación de la Junta

Administrativa del Archivo Nacional, No. 5574 del 6 de setiembre de 1974, y

en otras leyes vigentes sobre la materia.

CAPITULO III

De la Dirección General del Archivo Nacional.

Artículo 22.- La Dirección General del Archivo Nacional será una

entidad de servicio público que funcionará como un órgano desconcentrado del

Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. Para efectos de la organización

y el cumplimiento de sus funciones, estará constituida por: la Junta

Administrativa del Archivo Nacional, la Dirección General, la Subdirección,

la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, y los

departamentos, secciones y unidades necesarios para el cumplimiento de sus

fines.

Artículo 23.- La Dirección General tendrá, entre otras, las siguientes

funciones:

a) Ejecutar las políticas que emanen de la Junta Administrativa del

Sistema Nacional de Archivos.

b) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar,

administrar y facilitar los documentos textuales, gráficos, audiovisuales, y

legibles por máquina, pertenecientes a la Nación, que constituyan el

patrimonio documental nacional, así como la documentación privada y

particular que le fuere entregada para su custodia.

c) Preparar y publicar guías, inventarios, índices, catálogos y otros

instrumentos y auxiliares descriptivos para facilitar la consulta de sus

fondos.

ch) Preparar y editar la revista del Archivo Nacional, anualmente, y

otras publicaciones con temas sobre la archivística y ciencias afines.

d) Obtener originales, copias o reproducciones de documentos

conservados en otros archivos del país o del extranjero, en cuanto sean de

interés científico- cultural.

e) Entregar a otras instituciones, si le fuere solicitado y posible,

copia o reproducción de los fondos que conserva la Dirección General del

Archivo Nacional.

f) Despachar todo tipo de certificaciones y constancias, con base en

los fondos documentales de la institución, si éstos no fueren de acceso

restringido.

g) Expedir los testimonios de instrumentos públicos insertos en los

protocolos notariales depositados en la Dirección General del Archivo

Nacional.

h) Establecer y ejecutar disposiciones concernientes a la selección y

eliminación de documentos.

i) Suministrar al usuario la información solicitada, excepto cuando el

documento sea de acceso restringido.

j) Inspeccionar y asesorar en archivística a los archivos

administrativos públicos, y a los privados y particulares, cuando éstos lo

soliciten.

k) Valorar los documentos de los archivos para efectos de selección.

l) Adiestrar en archivística y en materias afines a los funcionarios de

los archivos.

ll) Solicitar, de instituciones privadas y de los particulares,

información acerca de los documentos de valor científico-cultural en su

poder, a fin de llevar inventarios, índices, registros, censos o

micropelículas de esos documentos.

m) Cualquier otra función relacionada con el quehacer archivístico.

Artículo 24.- La Dirección General del Archivo Nacional actuará según

las disposiciones contenidas en la legislación notarial concernientes a la

institución.

Artículo 25.- La Dirección General del Archivo Nacional tendrá una

biblioteca especializada en el campo archivístico y en las ciencias afines,

al servicio de los usuarios.

Artículo 26.- Los investigadores que utilicen los fondos documentales

de la Dirección General del Archivo Nacional, entregarán a la biblioteca de

ésta dos ejemplares del resultado de su estudio.

Artículo 27.- La Dirección General del Archivo Nacional tendrá un jefe

con la denominación de director general. En ausencia de éste, lo suplirá el

subdirector, con sus mismas atribuciones.

Artículo 28.- El director general del Archivo Nacional será responsable

de la buena marcha de la Dirección General del Archivo Nacional y, sin

perjuicio de las que sean necesarias para el desempeño de su cargo, tendrá

las siguientes atribuciones:

a) Planificar, organizar, dirigir, coordinar, evaluar y controlar la

gestión institucional de la entidad a su cargo.

b) Representar, judicial y extrajudicialmente, a la Dirección General

del Archivo Nacional.

c) Representar, en los actos de su competencia, al Poder Ejecutivo.

ch) Proponer al Poder Ejecutivo la declaratoria de utilidad pública,

de aquellos documentos que a juicio de la Comisión Nacional de Selección

y Eliminación de Documentos tuvieren valor científico- cultural.

d) Ejercer la función ejecutiva de la Junta Administrativa del

Archivo Nacional.

e) Autorizar por escrito la salida de documentos de la Dirección

General del Archivo Nacional, dentro del país, para cualquier efecto.

Artículo 29.- Para acatar lo dispuesto en el artículo 28, inciso ch),

de la presente ley, el Director General del Archivo Nacional solicitará la

publicación del respectivo decreto, en el que se enumerarán los efectos de

la declaratoria.

Artículo 30.- La Dirección General del Archivo Nacional es un archivo

final. Asumirá, además, las funciones de un archivo intermedio, para lo

cual contará con los servicios administrativos necesarios.

CAPITULO IV

De la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos

Artículo 31.- Créase la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de

Documentos, como el órgano de la Dirección General del Archivo Nacional

encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos,

de acuerdo con su valor científico-cultural, y de resolver las consultas

sobre eliminación de documentos de los entes productores a los que se

refiere el artículo 2 de la presente ley.

Artículo 32.- La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de

Documentos estará integrada por los siguientes cinco miembros: el presidente

de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, o su representante, quien

la presidirá; el jefe del Departamento Documental de la Dirección General

del Archivo Nacional; un técnico de ese departamento nombrado por el

Director General del Archivo Nacional; el jefe o encargado del archivo de la

entidad productora de la documentación; y un reconocido historiador nombrado

por la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

El director general del Archivo Nacional será el director ejecutivo de

la institución, quien asistirá a las sesiones con voz pero sin voto.

Artículo 33.- Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2 de

la presente ley integrará un comité institucional de selección y

eliminación, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el

superior administrativo de la entidad productora de la documentación.

El comité tendrá las siguientes funciones:

a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus

documentos.

b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de

Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite

administrativo.

Artículo 34.- La resolución sobre la consulta para eliminar documentos

que carezcan de valor científico- cultural se tomará por mayoría de los

votos presentes. En caso de empate, decidirá el presidente con su doble

voto. Los documentos que deban ser eliminados serán transformados en

material no legible.

Artículo 35.- Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2 de

la presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional, estarán

obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo

documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto

emita la Comisión, las que serán comunicadas por escrito, por medio del

director general del Archivo Nacional.

Artículo 36.- Será penado con seis meses a tres años de prisión, el

funcionario que autorice o lleve a cabo la eliminación de documentos con

transgresión de lo que dispone el artículo anterior, salvo que el hecho

configure un delito sancionado con una pena mayor.

Artículo 37.- Los miembros de la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos trabajarán en forma ad honórem. Se reunirán cada

vez que sea necesario, previa convocatoria de su presidente o del director

general del Archivo Nacional.

Artículo 38.- La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de

Documentos dictaminará, en los casos en que se intente llevarlos fuera del

país, los documentos a que se refiere el artículo 5 de la presente ley.

CAPITULO V

De los archivos administrativos públicos

Artículo 39.- Son archivos administrativos públicos, los archivos de

gestión y los archivos centrales. Los de gestión son los archivos de las

divisiones, departamentos y secciones de los diferentes entes a que se

refiere el artículo 2 de la presente ley, encargados de reunir, conservar,

clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la

documentación producida por su unidad, que forme su prearchivalía y que deba

mantenerse técnicamente organizada. Los archivos centrales son unidades que

igualmente cumplirán las funciones antes descritas, en la archivalía que

organicen, en la que centralizarán la documentación de todo el ente.

Artículo 40.- La prearchivalía consistirá en la documentación que se

encuentre en gestión, en las diferentes unidades o secretarías de las

instituciones productoras, y se organizará de acuerdo con los principios de

procedencia y orden original y otros lineamientos que dicte la Junta

Administrativa del Archivo Nacional o la Dirección General del Archivo

Nacional. Usualmente comprende documentos producidos en los últimos cinco

años. La archivalía es aquella documentación que ha finalizado su trámite

administrativo, y es conservada, organizada y facilitada en los archivos

centrales de las instituciones y en el archivo intermedio. A éstos llega

por transferencia de los archivos de gestión y de los archivos centrales,

respectivamente, y por lo general comprende documentación con menos de

treinta años de haberse originado.

Artículo 41.- Todas las instituciones deberán contar con un archivo

central y con los archivos de gestión necesarios para la debida conservación

y organización de sus documentos, lo que deberá hacer, salvo normativa

especial, de acuerdo con las disposiciones de esta ley, su reglamento y las

normas de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, de la Comisión

Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y de la Dirección General

del Archivo Nacional.

Artículo 42.- Los archivos centrales tendrán, entre otras, las

siguientes funciones:

a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y

oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de

documentos.

b) Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la

ejecución de las políticas archivísticas de la institución respectiva.

c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar,

administrar y facilitar el acervo documental de la institución. Asimismo,

transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los cumentos que

hayan cumplido el período de vigencia administrativa.

ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios

para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.

d) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar

técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de

gestión.

e) Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento

del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.

f) Los archivistas que laboren en el archivo central deberán asistir

a la asamblea general de archivistas, cada año.

g) Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo

Nacional, cuando sea necesario.

h) Integrar el comité a que se refiere el artículo 33 de la presente

ley.

i) Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de

Documentos autorización para eliminar documentos. El jefe formará parte

de la Comisión, de acuerdo con el artículo 32 de la presente ley.

j) Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo

Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución. Esta

Dirección dará a conocer los resultados a la Junta Administrativa del

Archivo Nacional.

k) Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, según lo

establezca el reglamento, una copia de los instrumentos de descripción, en

los que esté registrada toda la documentación.

l) Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa del

Archivo Nacional.

Artículo 43.- Cada archivo central tendrá dentro de su personal, cuando

menos, a un técnico profesional en archivística y a los técnicos necesarios

de la misma especialidad.

Artículo 44.- Todos los archivos públicos elaborarán, de acuerdo con el

reglamento de esta ley, los instrumentos de descripción y los auxiliares

necesarios, para hacer los documentos fácilmente accesibles al usuario.

Artículo 45.- Para microfilmar los documentos de los archivos, o parte

de ellos, deberá consultarse a la Dirección General del Archivo Nacional

sobre la planificación y la realización del proceso.

Artículo 46.- Cada institución pública transferirá a la Dirección

General del Archivo Nacional, la archivalía existente en su archivo central,

de acuerdo con los requisitos que se fijen en el reglamento de la presente

ley, y según las disposiciones de la Dirección General del Archivo Nacional.

El plazo de envío no será mayor de veinte años, contados a partir de la

fecha en que se originó el documento.

Artículo 47.- La institución no podrá transferir archivalía a la

Dirección General del Archivo Nacional sin la previa autorización de ésta.

Artículo 48.- Se decretará apremio corporal en materia civil, a

solicitud del director general del Archivo Nacional, contra el representante

de cualquiera de las instituciones citadas en el artículo 2 de la presente

ley que no transfiera su documentación en los plazos reglamentarios, una vez

requerido por escrito por el director general del Archivo Nacional.

Artículo 49.- La institución que se haga cargo de la documentación de

otra institución pública o privada, deberá mantener estos documentos con

respeto del principio de procedencia.

Artículo 50.- Si una entidad desapareciera, entregará sus documentos y

los respectivos instrumentos descriptivos directamente a la Dirección

General del Archivo Nacional.

Artículo 51.- La Dirección General del Archivo Nacional designará a

funcionarios que periódicamente inspeccionarán la situación archivística de

cada una de las instituciones a las que se refiere el artículo 2 de la

presente ley, quienes rendirán un informe a la Junta Administrativa del

Archivo Nacional por medio del director general.

Artículo 52.- Las dependencias a las que se refiere el artículo 2 de la

presente ley, están obligadas a conservar clasificadas, ordenadas y

descritas, las fotografías, los negativos, las películas, las grabaciones y

cualquier otro material audiovisual que obtuvieren de ceremonias públicas o

privadas, edificios, visitas de personalidades y otros actos de interés

científico-cultural. Estos documentos finalmente serán custodiados por la

Dirección General del Archivo Nacional.

Artículo 53.- La Presidencia de la República y los ministrosde Estado,

al terminar sus funciones, entregarán a la Dirección General del Archivo

Nacional los documentos de sus despachos que hayan concluido su trámite de

gestión. Igualmente, entregarán las actas del Consejo de Gobierno. Dicha

transferencia deberá realizarse a más tardar durante la semana anterior al

traspaso de poderes. Estos documentos no permanecerán en los archivos

centrales de las dependencias citadas, sino que pasarán directamente al

archivo intermedio de la Dirección General del Archivo Nacional.

Artículo 54.- Las dependencias a las que se refiere el artículo 2 de

esta ley, podrán solicitar a la Dirección General del Archivo Nacional el

préstamo temporal de documentos producidos por ellas y custodiados por esta

Dirección, de acuerdo con los plazos que se estipulen en el reglamento de la

presente ley.

CAPITULO VI

De los archivos privados y particulares

Artículo 55.- Son archivos privados los que custodian documentos

producidos por organizaciones de carácter privado. Los archivos

particulares son aquellos que conservan documentos producidos o recibidos

por una persona o familia.

En ambos casos los documentos son propiedad privada de quien los

conserva.

Artículo 56.- Las instituciones privadas y los particulares podrán

organizar sus archivos con el asesoramiento de la Dirección General del

Archivo Nacional y, si lo desean, esos archivos formarán parte del Sistema

Nacional de Archivos.

Artículo 57.- Si un archivo privado o particular formara parte del

Sistema Nacional de Archivos, tendrá derechos y deberes similares a los de

las instituciones a las que se refiere el artículo 2 de la presente ley.

Artículo 58.- Las instituciones privadas y particulares podrán

transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que

tengan en su poder, para que formen parte del patrimonio documental del

Estado que custodia esta entidad.

Artículo 59.- Los documentos donados a la Dirección General del

Archivo Nacional serán conservados con indicación del donante o de quien

él indicare, salvo manifestación contraria del propietario.

Artículo 60.- Las instituciones privadas y los particulares, formen

parte o no del Sistema Nacional de Archivos, podrán pedir asesoría en

materia archivística a la Dirección General del Archivo Nacional.

Artículo 61.- Los particulares y las instituciones privadas deberán

informar a la Dirección General del Archivo Nacional, de la existencia de

documentos de reconocido valor cientí