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Artículo 45.- Los Ministerios o
Instituciones reguladas por el Estatuto de Servicio Civil deberán llevar un
expediente personal de cada uno de sus servidores, en el cual se guardarán los
documentos relativos a su empleo y constancia de aquellos datos que sirven para
mantener un historial de sus servicios lo más exacto posible. Debe entenderse
que es a la respectiva institución, al actuar como patrono, a la que le compete
la emisión de constancias o certificaciones de tipo laboral que requieran sus
empleados.
Llevarán también un prontuario por cada
servidor, en el cual se anotarán las calificaciones de servicios, correcciones
disciplinarias y los datos más importantes de las respectivas acciones de
personal, en orden cronológico.
La Dirección General diseñará las fórmulas
básicas e indicará los requisitos mínimos bajo los cuales se confeccionarán y
mantendrán los expedientes personales y los prontuarios. El máximo jerarca de
la institución dispondrá la forma y procedimiento para cumplir con esta
obligación, y cada vez que el servidor se traslade a un puesto de otra
dependencia, ordenará pasar a la respectiva Oficina de Recursos Humanos el
expediente personal y su prontuario.
Es responsabilidad exclusiva del servidor
aportar los documentos y atestados que permitan la actualización del expediente
personal que lleva la respectiva oficina de Recursos, el cual será la base para
los distintos trámites.
En lo referido a la fotografía del servidor y sus
calidades personales, la Dirección de Recursos Humanos deberá resguardar, según
el marco de legalidad vigente, el derecho a la identidad de género, de acuerdo
a lo que solicite la persona funcionaria.
(Así
adicionado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N°
39680 del 26 de abril del 2016)
(Así, reformado por el artículo 1° del Decreto
Ejecutivo No. 23181 de 25 de abril de 1994)
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