Artículo 13.- De la gestión de la denuncia. Al determinar el
alcance del Modelo, la persona jurídica debe establecer en el mismo los canales
para reportar sospechas, intentos y actos que puedan constituirse en la
comisión de alguno de los delitos contemplados en el artículo 1 de la Ley N°
9699. Tanto los canales de denuncia como todo el proceso de su gestión, deben
procurar confianza y protección a las personas denunciantes.
El Modelo debe contemplar, como mínimo, las siguientes etapas en el
proceso de gestión de denuncias:
a) Recepción de las denuncias: los canales de denuncia deben ser de
fácil acceso, seguros
y visibles, en el caso de que la persona denunciante se identifique se
debe garantizar la
confidencialidad de su identidad, así como del contenido de la denuncia.
b) Las personas denunciantes deben ser informadas de que, en caso de
identificarse, su
identidad, así como el contenido de la denuncia se van a mantener en
confidencialidad
y, únicamente, se va a revelar en los casos que sea indispensable para
la continuación
de la investigación, siempre con el acuerdo de la persona denunciante o,
por lo menos,
con un aviso previo.
c) Valoración de la denuncia: el proceso de gestión de la denuncia
considerará al menos,
aspectos como prioridad, exhaustividad y relevancia de la información.
Al mismo
tiempo, debe considerar el nivel de protección requerida por la persona
denunciante y
testigos.
d) Las denuncias deben ser clasificadas y priorizadas con base en el
riesgo. Para esta
valoración, se deben considerar los siguientes aspectos, sin perjuicio
de otros que sean
considerados relevantes:
Encontrarse dentro del ámbito de cobertura de lo contemplado
por el Modelo, de lo
contrario, debe ser referida al procedimiento correspondiente.
Constituirse en la comisión de un delito que requiera ser
referida a las autoridades
judiciales correspondientes.
e) Atención de las denuncias: el proceso de gestión de denuncias debe
proveer una
investigación imparcial y objetiva del contenido, y brindar medidas
protectoras y
monitoreo según sea apropiado, efectivo y oportuno para la persona
denunciante,
testigos y para aquellas sujeto del reporte. Estas medidas de protección
pueden
prevenir, contener o remediar.
Cuando se recibe una denuncia, la persona jurídica debe evaluar el
riesgo de que
existan represalias contra la persona denunciante con el fin de
mitigarlas,
considerando:
La probabilidad de que la confidencialidad se mantenga.
Preocupación de la persona denunciante por posibles
represalias.
La participación de la persona denunciante en la situación
denunciada.
La relación de la persona denunciante con la persona sujeto de
la denuncia.
La manera en la que la persona denunciante adquirió
conocimiento de la situación
denunciada.
Esta valoración de riesgo debe ser actualizada cuando se toma la
decisión de investigar
el reporte, durante la investigación y una vez que los resultados de la
investigación son
conocidos.
f) La revisión de la denuncia puede conllevar uno o varios de los
siguientes procesos:
Emprender una recopilación de información adicional como
complemento a la
denuncia interpuesta.
Referir la denuncia para otro procedimiento ya sea a lo interno
o a lo externo de la
persona jurídica.
Comunicación periódica con la persona denunciante, en el caso
de estar
debidamente identificada.
Respetar el debido proceso y desarrollarse de manera
independiente tanto de la
unidad involucrada, la persona denunciante y las personas sujeto de la
denuncia.
g) Los plazos para la emisión de los informes finales de investigación
deben ser
razonables, atendiendo la complejidad y demás características del caso,
procurando no
excederse de seis meses.
h) Conclusión de la gestión de la denuncia: debe contemplar un mecanismo
para la
conclusión de las investigaciones y la formulación de recomendaciones y
decisiones
basadas en los resultados de la etapa de atención. Los resultados pueden
ser utilizados
para reporte a la alta dirección, denuncias penales, aprendizaje
organizacional y
desarrollo de medidas de mitigación a nivel de la persona jurídica.
Estos puede
involucrar:
Finalizar la investigación, incluyendo la documentación de hallazgos
y
recomendaciones.
Toma de acciones como respuesta a las recomendaciones de la
investigación.
Recomendar sanciones administrativas contra las personas
responsables.
Recomendar el archivo de la denuncia en los casos en que la
misma resulte
improcedente. Esta recomendación debe ser debidamente motivada y contar
con los
documentos que respalden la decisión.
Comunicar a la persona denunciante la finalización de la
gestión y las acciones
realizadas.
Valorar la continuación o suspensión de las medidas de
protección de la persona
denunciante y testigos.
Si en las conclusiones de la investigación se determinan
presuntas responsabilidades
de tipo penal, la persona encargada del Modelo tomará las acciones
pertinentes e
inmediatas para el traslado del informe a la alta dirección, quien
valorará el traslado
de la denuncia al Ministerio Público.