N° 42624-RE
EL
PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
Y EL MINISTRO DE RELACIONES
EXTERIORES Y CULTO
Con
fundamento en los artículos 140, incisos 3) y 18), y 146 de la Constitución
Política, artículos 25, inciso 1), 27, inciso 1), y 28, inciso 2), aparte b), de
la Ley N° 6227 del 2 de mayo de 1978, publicada en la página 1403 del tomo 4 de
la colección de leyes y decreto del primer semestre de 1978, denominada: "Ley
General de la Administración Pública", artículo 1° de la Ley N° 8687 del 4 de
diciembre de 2008, publicada en La Gaceta N° 20 del 29 de enero de 2009,
denominada "Ley de Notificaciones Judiciales", Ley N° 8220 del 4 de marzo del
2002, publicada en La Gaceta N° 49 del 11 de marzo del 2002, Alcance 22,
denominada: "Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites
Administrativos", Ley N° 8454 del 30 de agosto del 2005, publicada en La
Gaceta N° 197 del 13 de octubre de 2005, denominada: "Ley de Certificados,
Firmas Digitales y Documentos Electrónicos" y Ley N° 8292 del 31 de julio del
2002, publicada en La Gaceta N° 169 del 4 de setiembre de 2002,
denominada: "Ley General de Control Interno".
Considerando:
I.-Que con
el fin de garantizar una mayor eficiencia en el servicio que presta el
Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, de conformidad con lo establecido
en la Ley N° 8220 del 4 de marzo del 2002, publicada en La Gaceta N° 49
del 11 de marzo del 2002, Alcance 22, denominada: "Ley de Protección al
Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos" y sus reformas,
Apertura de Datos Públicos, así como en las políticas gubernamentales de
modernización, política cero papel y de protección al medio ambiente; es
necesario procurar el máximo aprovechamiento del potencial humano, materiales y
tecnología con que cuenta la Administración, maximizando la utilización de los
medios electrónicos.
II.-Que el
artículo 4 de la Ley N° 7169 del 26 de junio de 1990, publicada en La Gaceta
N°144 del 1° de agosto de 1990, Alcance 23, denominada "Ley de Promoción del
Desarrollo Científico y Tecnológico y Creación del Ministerio de Ciencia y
Tecnología", señala que el Estado tiene el deber de impulsar ". la
incorporación selectiva de la tecnología moderna en la administración pública,
a fin de agilizar y actualizar, permanentemente, los servicios públicos, en el
marco de una reforma administrativa, para lograr la modernización del aparato
estatal costarricense, en procura de mejores niveles de eficiencia."
III.-Que el
artículo 215 de la Ley N° 6227 del 02 de mayo de 1978, publicada en la Colección
de leyes y decretos, año: 1978, semestre: 1, tomo: 4, página 1403, denominada
Ley General de la Administración Pública, señala que "1. El trámite que
regula esta ley, se aplicará cuando el acto final haya de producir efectos en
la esfera jurídica de otras personas. 2. El jerarca podrá regular
discrecionalmente los procedimientos internos, pero deberá respetar esta ley.";
que el artículo 225, inciso 1, de ese mismo cuerpo normativo, establece que "El
órgano deberá conducir el procedimiento con la intención de lograr un máximo de
celeridad y eficiencia, dentro del respeto al ordenamiento y a los derechos e
intereses del administrado."; que el artículo 243, inciso 5, ibídem,
expresa que la Administración tiene la facultad ".para que, además de las
formas de notificación previstas en esta Ley, implemente otras modalidades de
notificación, cuando los sistemas tecnológicos lo permitan, siempre que se
garantice la seguridad del acto de comunicación, el debido proceso y no se
cause indefensión."; que el artículo 269, de ese mismo cuerpo de leyes,
estipula que "1. La actuación administrativa se realizará con arreglo a
normas de economía, simplicidad, celeridad y eficiencia. 2. Las autoridades
superiores de cada centro o dependencia velarán, respecto de sus subordinados,
por el cabal cumplimiento de este precepto, que servirá también de criterio
interpretativo en la aplicación de las normas de procedimiento"; que
conforme al precedente dictado por la Sala Constitucional de la Corte Suprema
de Justicia, mediante la resolución N° 20596-2019, de las 19:15 horas del 25 de
octubre de 2019, el Tribunal Constitucional no encontró vicios de
inconstitucionalidad en una norma que estipuló como obligación de los
sindicatos ".señalar un medio electrónico para atender notificaciones" la
cual debe estar "debidamente registrada y actualizada ante el Ministerio de
Trabajo, y será utilizada exclusivamente para recibir notificaciones en los
trámites de calificación de movimientos huelguísticos.". Al respecto, la
Sala Constitucional estableció: ".al igual que se ha establecido en otros
casos, es que el legislador, en uso del principio de configuración de las
normas procesales y procedimientos administrativos, puede estructurarlos
técnicamente de la forma y la manera que estime correctos. En tal sentido, el
legislador puede diseñar los procesos de tal forma que permita su desarrollo
lógico y concatenado de procedimientos, únicamente limitado por los derechos
fundamentales contenidos en el Derecho de la Constitución. En este sentido, se actualiza
la disposición a una era digital dentro de la libre conformación del legislador
sobre ciertas actuaciones jurisdiccionales urgentes de carácter económico y
social, evita las prácticas dilatorias que pueden producirse en las
notificaciones personales y contrarias a la buena fe procesal. Adicionalmente,
se trata de un esquema procesal cuyo fin es coadyuvar con la eficiencia del
proceso. De ahí que, lo que es necesario es la garantía de que en la
implementación de este tipo de medios para practicar notificaciones, para las
partes del litigio se hace necesario que sean seguras y efectivas a los medios
electrónicos señalados, así como que garanticen el recibido de la notificación
de curso, como medio para garantizar un avance procesal correcto, y el ejercicio
adecuado del derecho a la defensa y debido proceso."
IV.-Que los
artículos 2 y 11 de la Ley N° 7202 del 24 de octubre de 1990, publicada en La
Gaceta N° 225 del 27 de noviembre de 1990, denominada: "Ley del Sistema
Nacional de Archivos" definen a la Junta Administrativa del Archivo Nacional
como la máxima autoridad y órgano rector del Sistema, a cuyo cargo se
encuentran -entre otras- la función de establecer políticas archivísticas y
recomendar estrategias para un adecuado desarrollo del Sistema Nacional de
Archivos, formular recomendaciones técnicas sobre la producción y la gestión de
documentos y sobre la administración de los documentos producidos por medios
automáticos.
V.-Que la
Ley N° 8454 del 30 de agosto del 2005, publicada en La Gaceta N° 197 del
13 de octubre de 2005 denominada: "Ley de Certificados, Firmas Digitales y
Documentos Electrónicos" establece que, en lo relativo al Estado y sus
instituciones, se aplicará la Ley N° 7202 del 24 de octubre de 1990, publicada
en La Gaceta N° 225 del 27 de noviembre de 1990, denominada: "Ley del
Sistema Nacional de Archivos" para la gestión y conservación de documentos
electrónicos y que la Dirección Nacional del Archivo Nacional dictará las
regulaciones necesarias para asegurar la gestión debida y conservación de los
documentos, mensajes o archivos electrónicos; su artículo 4 define que los ".documentos
electrónicos se calificarán como públicos o privados, y se les reconocerá
fuerza probatoria en las mismas condiciones que a los documentos físicos...",
en concordancia con el artículo 9 que establece que los documentos y las
comunicaciones suscritos mediante firma digital, tendrán el mismo valor y la
eficacia probatoria de su equivalente firmado en manuscrito.
VI.-Que el
artículo 3 de la Ley N° 8454 del 30 de agosto del 2005, publicada en La Gaceta
N°197 del 13 de octubre de 2005, denominada: "Ley de Certificados, Firmas
Digitales y Documentos Electrónicos", reconoce la equivalencia funcional de
cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o
transmitida por un medio electrónico o informático, en tanto se entiende que,
sin dispensa de los requisitos y formalidades específicas para cada acto o
negocio, ". en cualquier norma del ordenamiento jurídico en la que se haga
referencia a un documento o comunicación, se entenderán de igual manera tanto
los electrónicos como los físicos."
VII.-Que de
conformidad con el artículo 4 del Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas
Digitales y Documentos Electrónicos "Decreto Ejecutivo Nº 33018-MICIT del 20
de marzo del 2006, publicado en La Gaceta N° 77 del 21 de abril del 2006", ".
el Estado y todas las dependencias públicas incentivarán el uso de documentos
electrónicos, certificados y firmas digitales para la prestación directa de
servicios a los administrados, así como para facilitar la recepción,
tramitación y resolución electrónica de sus gestiones y la comunicación del
resultado correspondiente...".
VIII.-Que
la Junta Administrativa del Archivo Nacional emitió la Directriz N° 29-2007 del
14 de noviembre del 2007, publicada en La Gaceta N° 61 del 28 de marzo
del 2008, denominada "Directriz con las regulaciones técnicas generales y de
acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de
documentos producidos por medios automáticos (los documentos creados en un
ambiente electrónico o que se conserven en un soporte electrónico)", y
mediante la cual se deja sin efecto la anterior Directriz publicada en La
Gaceta N° 221 del 11 de noviembre del 2004.
IX.-Que
conscientes de los beneficios en celeridad y eficiencia que conlleva el uso de
los medios electrónicos en la gestión administrativa y que diferentes
Ministerios utilizan actualmente los medios electrónicos para enviar, recibir y
notificar documentos en general sin ningún inconveniente, es que resulta
necesario emitir un decreto que regule la gestión administrativa digital
interna y externa de las diferentes dependencias de este Ministerio, en línea
con lo establecido en el Plan Nacional de Desarrollo 2015- 2018 "Alberto Cañas
Escalante" el cual promueve, como uno de sus objetivos, lograr un Gobierno
Electrónico abierto, interconectado, que permita brindar servicios interactivos
de calidad para propiciar la rendición de cuentas, el empoderamiento y
participación de la sociedad civil, a través del desarrollo de aplicaciones que
utilicen las tecnologías de información y comunicación (TIC). Por tanto,
Decretan:
REGLAMENTO
DE NOTIFICACIONES Y
COMUNICACIONES
ADMINISTRATIVAS
EN EL MINISTERIO DE
RELACIONES
EXTERIORES Y CULTO
MEDIANTE CORREO
ELECTRÓNICO
CAPÍTULO I
De los
aspectos generales
Artículo
1°-Ámbito de aplicación. Este Reglamento regula lo referente a la
gestión administrativa, técnica y legal realizada en forma digital por las
diferentes dependencias de este Ministerio, y que se comunica tanto en forma
interna como externa.
En materia
de notificaciones y recepción de documentos digitales que por su naturaleza son
reguladas por ley especial, se realizarán respetando dicha normativa.
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