Artículo 19.-Funciones y Deberes de la
persona encargada de la Secretaría de Actas. El Secretario de Actas tendrá
las siguientes funciones y deberes:
a. Elaborar las actas de las sesiones de
la Comisión Plenaria. Las sesiones podrán ser grabadas, previo acuerdo de los
miembros de la Comisión Plenaria.
b. Presentar en la sesión todos los
documentos, informes y antecedentes relacionados con los asuntos que figuren en
el Orden del Día.
c. Transcribir las actas al libro
correspondiente y gestionar la firma de la presidencia.
d. Llevar el seguimiento y control de la
ejecución de los acuerdos y resoluciones de la Comisión Plenaria e informar
periódicamente a los miembros sobre su estado de tramitación.
e. Coordinar con la Presidencia o en su
ausencia con la Vicepresidencia, el contenido del Orden del Día.
f. Llevar un consecutivo de los acuerdos
que tome la Comisión Plenaria por año.
g. Asesorar y proporcionar a los miembros
de la Comisión Plenaria, en forma expedita, la información o los documentos que
éstos soliciten sobre cualquier asunto de interés en el desempeño de sus
funciones.
h. Mantener actualizado el archivo que
contiene los textos de leyes, reglamentos, decretos y directrices para uso de
la Comisión Plenaria.
i. Preparar y enviar el Orden del Día a
los miembros y de ser convocados por la Presidencia, a las personas auxiliares.
j. Coordinar y ejecutar todos los asuntos
de índole administrativa y logística para la buena marcha de la Secretaría de
Actas y de la Comisión Plenaria.
k. Levantar y conformar expediente de cada
sesión, en el que se incorpora toda la documentación relacionada con la misma,
debidamente foliada, de manera consecutiva para su consulta y custodia.
l. Recibir, revisar y tramitar la
correspondencia.
m. Extender certificaciones de acuerdos y
documentos que consten en los archivos de la Secretaría.
n. Gestionar la legalización de los Libros
Oficiales de Actas de la Comisión Plenaria ante la Auditoría del MINAE.
o. Firmar el libro de actas, en ausencia
de la Secretaría de la Comisión Plenaria, en conjunto con la Presidencia.
p. Llevar un registro actualizado de la
dirección física o electrónica donde recibirán agendas y documentación los
miembros de la Comisión Plenaria, así como, números de teléfonos donde
localizarles.
q. Comunicar y firmar en su oportunidad
los acuerdos adoptados por la Comisión Plenaria.
r. Presentar declaración jurada de bienes
según la normativa vigente.
s. Mantener una oportuna
comunicación con las distintas dependencias de la SETENA, así como con
Instituciones Públicas y Privadas; relativas a la gestión de los asuntos
sometidos a conocimiento de la Comisión Plenaria.
t. Establecer controles que garanticen la
eficacia y eficiencia en el desempeño de las actividades de la Unidad.
u. Realizar la calendarización de las
inspecciones a realizarse durante el siguiente trimestre, según la necesidad y
urgencia y así lo disponga la Secretaría General de la SETENA.
v. Incluir en la página Web de la SETENA,
las actas aprobadas por la Comisión Plenaria.
w. Las demás que le asignen las leyes y
reglamentos, la Presidencia de la Comisión Plenaria o la Comisión Plenaria.
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