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 Normativa >> Decreto Ejecutivo 43212 >> Fecha 31/08/2021 >> Articulo 19
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Normativa - Decreto Ejecutivo 43212 - Articulo 19
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Artículo 19
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Artículo 19.-Funciones y Deberes de la persona encargada de la Secretaría de Actas. El Secretario de Actas tendrá las siguientes funciones y deberes:

a. Elaborar las actas de las sesiones de la Comisión Plenaria. Las sesiones podrán ser grabadas, previo acuerdo de los miembros de la Comisión Plenaria.

b. Presentar en la sesión todos los documentos, informes y antecedentes relacionados con los asuntos que figuren en el Orden del Día.

c. Transcribir las actas al libro correspondiente y gestionar la firma de la presidencia.

d. Llevar el seguimiento y control de la ejecución de los acuerdos y resoluciones de la Comisión Plenaria e informar periódicamente a los miembros sobre su estado de tramitación.

e. Coordinar con la Presidencia o en su ausencia con la Vicepresidencia, el contenido del Orden del Día.

f. Llevar un consecutivo de los acuerdos que tome la Comisión Plenaria por año.

g. Asesorar y proporcionar a los miembros de la Comisión Plenaria, en forma expedita, la información o los documentos que éstos soliciten sobre cualquier asunto de interés en el desempeño de sus funciones.

h. Mantener actualizado el archivo que contiene los textos de leyes, reglamentos, decretos y directrices para uso de la Comisión Plenaria.

i. Preparar y enviar el Orden del Día a los miembros y de ser convocados por la Presidencia, a las personas auxiliares.

j. Coordinar y ejecutar todos los asuntos de índole administrativa y logística para la buena marcha de la Secretaría de Actas y de la Comisión Plenaria.

k. Levantar y conformar expediente de cada sesión, en el que se incorpora toda la documentación relacionada con la misma, debidamente foliada, de manera consecutiva para su consulta y custodia.

l. Recibir, revisar y tramitar la correspondencia.

m. Extender certificaciones de acuerdos y documentos que consten en los archivos de la Secretaría.

n. Gestionar la legalización de los Libros Oficiales de Actas de la Comisión Plenaria ante la Auditoría del MINAE.

o. Firmar el libro de actas, en ausencia de la Secretaría de la Comisión Plenaria, en conjunto con la Presidencia.

p. Llevar un registro actualizado de la dirección física o electrónica donde recibirán agendas y documentación los miembros de la Comisión Plenaria, así como, números de teléfonos donde localizarles.

q. Comunicar y firmar en su oportunidad los acuerdos adoptados por la Comisión Plenaria.

r. Presentar declaración jurada de bienes según la normativa vigente.

s. Mantener una oportuna comunicación con las distintas dependencias de la SETENA, así como con Instituciones Públicas y Privadas; relativas a la gestión de los asuntos sometidos a conocimiento de la Comisión Plenaria.

t. Establecer controles que garanticen la eficacia y eficiencia en el desempeño de las actividades de la Unidad.

u. Realizar la calendarización de las inspecciones a realizarse durante el siguiente trimestre, según la necesidad y urgencia y así lo disponga la Secretaría General de la SETENA.

v. Incluir en la página Web de la SETENA, las actas aprobadas por la Comisión Plenaria.

w. Las demás que le asignen las leyes y reglamentos, la Presidencia de la Comisión Plenaria o la Comisión Plenaria.

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