Artículo 3-Definiciones. Para la aplicación del presente Reglamento deberán considerarse las siguientes definiciones:

a) Actividades de control: políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, por los jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los objetivos del sistema de control interno, según la definición contemplada en el artículo 2º, inciso g) de la Ley Nº 8292.

b) Actividades programadas: evaluaciones, revisiones y otras actividades que deben ser consideradas en el Plan Anual de Trabajo de Auditoría Interna.

c) Actividades no programadas: evaluaciones y o revisiones especiales que no se encuentran establecidos en el Plan y se realizan cuando se consideran necesarios, a petición del Órgano Contralor, solicitud de autoridad competente, producto de denuncias.

d) Administración Activa: desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico es el conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluyen al jerarca, como última instancia, de conformidad con la definición dada en el artículo 2º, inciso a) de la Ley Nº 8292. La Administración activa es responsable de establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional, conforme lo establece el artículo 10 de la Ley N° 8292, y las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE).

e) Archivo permanente: La organización de auditoría debe mantener un archivo permanente actualizado, ya sea en forma impresa, digital u otro medio electrónico, que contenga la información relevante sobre la entidad u órgano sujeto de auditoría.

f) Aseguramiento de la calidad: Labor que debe ejecutarse durante cada una de las actividades del proceso de auditoría, con el propósito de asegurar que los insumos, las tareas realizadas y los productos generados cumplan oportunamente con los estándares profesionales y con los requerimientos establecidos en la normativa bajo un enfoque de efectividad y mejoramiento continuo.

g) Asesoría: consiste en proveer al jerarca, y a otros niveles según criterio del Auditor o Auditora Interna, las opiniones u observaciones que coadyuven a la toma de decisiones.

h) Auditor: Auditor Interno de la Auditoría Interna del Tribunal Registral Administrativo.

i) Auditoría Interna: La Auditoría del Tribunal Registral Administrativo que dentro de la organización institucional corresponde a la Unidad mencionada en el artículo 20 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292.

j) Auditoría Externa: La auditoría se puede clasificar en función de quién audita, es decir, la procedencia del equipo de auditoría. De acuerdo con las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, la auditoría externa la puede realizar la misma Contraloría General de la República, un contador público independiente o un equipo externo de auditores. El informe final emitido generará para la organización una serie de recomendaciones para mejorar la gestión institucional.

k) Ciclo de auditoría: Tiempo que requiere una Auditoría Interna para cubrir todos los elementos de su universo auditable, dada su dotación de recursos, así como otras características particulares de la propia Auditoría Interna y de su institución.

l) Conferencia final: Presentación que realiza el auditor ante la Administración, con el propósito de exponer los resultados de la auditoría realizada, así como las disposiciones o recomendaciones que deberán implementarse. Esto, con el fin de que, antes de emitir el informe final definitivo, los funcionarios de la entidad auditada, efectúen las observaciones que consideren pertinentes.

m) Contraloría General de la República: En adelante Contraloría o Ente Contralor.

n) Independencia de criterio: Condición según la cual la Auditoría Interna debe estar libre de injerencias del jerarca y de los demás sujetos de su competencia institucional, en la ejecución de sus labores.

ñ) Independencia funcional: Atributo dado por la posición de la Auditoría Interna en la estructura organizacional, como un órgano asesor de alto nivel dependiente del jerarca.

o) Informe de Auditoría: producto final de la Auditoría Interna, por medio del cual comunica al jerarca o a los titulares subordinados los resultados de los estudios programados en el Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna.

p) Jerarca: superior jerárquico del órgano; ejerce la máxima autoridad dentro del órgano, unipersonal o colegiado, de conformidad con la definición dada en el artículo 2º, inciso c) de la Ley Nº 8292.

q) Mejores prácticas: Prácticas administrativas de reconocida aceptación general y que devienen en un beneficio real para el ente u órgano, en virtud de que fortalecen el sistema de control interno, favorecen que la Administración realice una gestión adecuada, por lo tanto, contribuyen en el logro de los objetivos institucionales y apoyan la toma de decisiones.

r) Plan Anual de Trabajo: lineamientos generales, objetivos, cronograma y actividades programadas, que se desarrollarán durante cada ejercicio económico, así como días asignados o efectivos para cada estudio a actividad de la Auditoría Interna.

s) Riesgo: Probabilidad de que ocurran eventos que tendrían consecuencias sobre el cumplimiento de los objetivos propuestos.

t) Sistema de control interno: conjunto de políticas, procedimientos y técnicas de control establecidas por el Tribunal Registral Administrativo, para alcanzar una adecuada organización administrativa, eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes, apropiada identificación y administración de los riesgos que enfrenta y cumplimiento de las disposiciones legales que le son aplicables.

u) Sujeto de auditoría: Órgano, unidad, programa, proyecto, proceso, actividad, operación u oficina que es objeto de estudio o evaluación.

v) Titular subordinado: funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones, de conformidad con la definición dada en el artículo 2º, inciso d) de la Ley Nº 8292.

w) Tribunal Registral Administrativo: en adelante TRA: órgano superior resolutorio respecto de la legalidad de los ocursos, resoluciones finales y actos en materia sustantiva que dictan los distintos Registros que conforman el Registro Nacional, creado como un órgano de desconcentración máxima, adscrito al Ministerio de Justicia y Paz, con personería jurídica instrumental para ejercer las funciones y competencias que le asigna la Ley de Procedimientos de Observancia de los Derechos de Propiedad Intelectual, Ley Nº 8039.

x) Tribunal: Órgano Colegiado, que es máximo jerarca Administrativo del Tribunal Registral Administrativo, en adelante El Tribunal.

y) Valoración del riesgo: identificación y análisis de los riesgos que enfrenta la institución, tanto de fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos; deben ser realizados por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos, según la definición contemplada en el artículo 2º, inciso f) de la Ley Nº 8292.

z) Universo auditable: es el conjunto de áreas, dependencias, servicios, procesos, y sistemas que pueden ser evaluados por la Auditoría Interna en un determinado proceso.