Artículo 3°-Definiciones. Para los efectos de la aplicación del presente reglamento se entenderá por:

Acto de adjudicación: es el acto declarativo de derechos por el cual, un órgano competente toma la decisión final de realizar la(s) adjudicación (es) de un procedimiento de contratación a un (os) proveedor (es) para un objeto contractual dentro de los plazos establecidos por la Ley General de Contratación Pública N° 9986 y su Reglamento.

Administrador del contrato: Le corresponde gestionar la correcta ejecución de los contratos que le sean asignados, recibir informes periódicos de ejecución del fiscalizador o supervisor contractual, velar por el cumplimiento de los requisitos del personal asignado por la empresa contratada y emitir criterio técnico que establezca la necesidad de modificaciones contractuales para la mejor satisfacción del interés público. Debe ser funcionario de la institución o una comisión interdisciplinaria integrada por funcionarios que ejercerán dicha responsabilidad desde la decisión inicial hasta el finiquito del contrato en contrataciones directas y en licitaciones. En el caso de licitaciones de mayor complejidad el equipo estará conformado por un representante del usuario solicitante, el proveedor institucional y la jefatura administrativa. En contrataciones directas el administrador del contrato siempre será el usuario solicitante.

Contratación irregular: Es aquella viciada de nulidad absoluta que compromete presupuestariamente a la institución y que no siguió los procedimientos establecidos en la Ley General de Contratación Pública N° 9986 y su reglamento y las políticas internas que emanen de la Proveeduría Institucional.

Dependencia: Cada una de las unidades operativas que conforman la estructura de la Institución, sin importar su nivel jerárquico ni dimensión.

Expediente Administrativo: Archivo histórico, impreso o digital, de un determinado proceso, que físicamente estará custodiado en la PI, la cual lo mantendrá foliado y debidamente actualizado.

Fragmentación Ilícita o Fraccionamiento: Realización de contrataciones sucesivas para un mismo objeto por las que se pretende evadir el cumplimiento de un procedimiento más complejo, a pesar de tener disponibilidad de recursos en el presupuesto y haberse planificado las necesidades administrativas concretas. No se considerará fragmentación ilícita los casos de fragmentación planificada que haya sido descrita en el programa de compras.

Instancia competente de la adjudicación: Es la instancia competente que toma la decisión final en un acto de adjudicación para un trámite de contratación.

Jerarca: Para efectos de cualquier procedimiento de contratación administrativa se entenderá como el jerarca al Consejo Institucional conformado por los rectores de las Instituciones de Educación Superior Universitaria Estatal signatarias al CONARE.

Objeto contractual: Se refiere a todo bien mueble, inmueble, tangible o intangible, derecho, prestación o servicio sobre el que recae la obligación pactada cuyo fin es la satisfacción de una necesidad Institucional.

Plan Anual Operativo: Instrumento para la planificación de corto plazo en el que se concretan los objetivos, metas, indicadores y acciones que se deberán ejecutar durante el periodo anual; comprende los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para obtener los resultados esperados e identifica las dependencias responsables de la obtención de estos fines.

Programa: Dependencia de carácter institucional y sistémico con libertad de cátedra, aprobada por consenso del Consejo Institucional que comprende un órgano consultor o directivo que posee asignación de recursos financieros con cargo al presupuesto institucional.

Proveeduría Institucional: Dependencia técnica especializada creada para asumir los procedimientos de contratación administrativa y la administración de los recursos materiales de la institución, según los principios que rigen la materia, los procedimientos internos y la normativa vigente.

Registro de Proveedores: Instrumento para la inscripción de personas físicas y jurídicas que desean tener contratos con la institución y participar como oferentes en los procesos de contratación. Este instrumento sirve para consulta, registro y actualización de datos de los Proveedores.

Trámite de contratación: Se refiere al procedimiento de contratación administrativa previsto en la ley (Contratación Directa, Licitación Abreviada, Licitación Pública). Enlace: Es el representante formalizado de un departamento, dependencia o dirección del CONARE quien sirva de conexión con la PI para notificaciones, capacitaciones, trámites internos o servicios de aprovisionamiento.