Artículo 2°-Los bienes institucionales para uso de un grupo organizacional estarán bajo responsabilidad del funcionario asignado por la dependencia donde se encuentran ubicados y asignados a ésta. Por tanto es responsabilidad del jefe inmediato de la unidad reportar cualquier daño y velar por su buen uso.

Los bienes que están bajo la responsabilidad del funcionario y asignados a éste, son aquellos necesarios para el cumplimiento de sus funciones y cuyas características requiere de la custodia permanente de  éstos (ANEXO I).

    Artículo 3°-Habrá una Unidad encargada de la administración de los activos, a su vez en cada regional y dependencia se asignará a un funcionario para que realice las labores, quien dependerá funcionalmente de esa unidad.

CAPITULO II

Recepción y creación del activo

2.1 RECEPCIÓN DE ACTIVOS

    Artículo 4°-La recepción de equipo de transporte y maquinaria estará centralizado en el área de transportes, por tanto, esta dependencia será responsable de recibir y autorizar las facturas para su respectivo pago.

    La recepción de los bienes podrá efectuarse en las bodegas de AyA o en las dependencias solicitantes por el encargado de administración de activos de cada Dependencia o Región, o por un funcionario con autorización escrita del jefe inmediato o del encargado de activos.

Artículo 5°-El retiro de activos de la Bodega Central o Bodegas Regionales sólo podrá ser realizado por el Encargado de Administración de Activos de cada Dependencia o por otro funcionario con autorización escrita del jefe inmediato o del encargado de activos.

Ninguna bodega podrá permitir la salida de activos que requieran por sus características que un especialista o técnico los revise para verificar que cumpla con las especificaciones solicitadas. Este funcionario a su vez podrá con dicha autorización retirarlo de la bodega.

    Artículo 6°-Corresponde al encargado de Administración de Activos de cada dependencia entregar el bien al funcionario solicitante, previo a la confección, firma y entrega del vale correspondiente (ANEXO 2), cuando proceda según el ANEXO 1.

    Artículo 7°-No puede un funcionario del Instituto tramitar la compra y uso de un activo, sin autorización escrita del jefe inmediato.

Artículo 8°-Para los activos construidos por empresas constructoras o por las Unidades Ejecutoras de la Institución, se deberá presentar los planos finales debidamente actualizados a la Unidad que operará el sistema. Con el recibido conforme de éste, comunicará al encargado de activos de la dependencia que recibe el bien para que dé de alta al activo (contabilizar el activo).

Las obras construidas por contratación el recibido conforme lo dará el jefe de la Unidad que fiscalizó la obra.

En el caso de los acueductos que sean contratados en administración a las comunidades, el representante de ésta, dará el recibido conforme con la venia del encargado de la región respectiva.

    Artículo 9°-La asignación del número de activo se obtiene en forma consecutiva en el Sistema Financiero Suministros y el encargado de activos de cada región o dependencia es el responsable de plaquear los bienes, mediante código de barras.

2.2 DONACIONES

    Artículo 10.-Los activos recibidos por donación deben reportarse directamente a la Sede Central por la dependencia que los recibió, para su debido registro y control.

    Artículo 11.-El funcionario que ponga en uso un bien que fue donado sin que la Sede Central lo haya contabilizado, será responsable disciplinariamente previo procedimiento ordinario respectivo. El funcionario que realiza el inventario deberá informar cuando se presenta la situación antes descrita.

2.3 SEGUROS

    Artículo 12.-Ningún activo podrá ser utilizado si no posee la póliza de seguro según el detalle de bienes que lo requieran.

CAPITULO III

Uso . Traspaso

3.1 USO DE LOS ACTIVOS

    Artículo 13.-Todo funcionario asume plena responsabilidad por el uso de los activos que recibe para el desempeño de las labores propias según su cargo. También es obligación velar por su idóneo y correcto uso y cuido; así como reportar daños, robo o extravío de sus activos. De conformidad con el artículo 26.

    Artículo 14.-Los custodios de los activos son los responsables de la ubicación de éstos y deberán responder por su localización cuando no sean, detectados por los funcionarios encargados de realizar los inventarios.

Artículo 15.-Los activos asignados directamente al funcionario, deben ser utilizados únicamente en labores relacionadas con el desempeño de sus funciones en AyA y deberán permanecer en las instalaciones del Instituto a excepción de aquellos bienes que por su naturaleza se utilicen en trabajos fuera de las instalaciones de la Institución, no obstante, una vez finalizada la labor deben permanecer en las instalaciones de AyA.

    Artículo 16.-Cuando se realiza un movimiento de activos dentro de unidades de una misma región o dependencia y éstos corresponden a los bienes asignados a la Dependencia (Artículo 2°, párrafo primero) el traslado no requiere de traspaso, pero si la comunicación respectiva entre las partes.

    Artículo 17.-Cuando los bienes están asignados a una persona y cambia el responsable se requiere confeccionar el vale de traspaso de activo. (ANEXO 2).

Artículo 18.-Cuando un funcionario se traslada de su centro de trabajo, sus activos permanecen en la ubicación original, salvo que las funciones las realice otro funcionario y no requiera de los activos, en cuyo caso la mudanza de los activos deberá ser autorizada por el jefe superior, en forma escrita.

Cuando un funcionario sea ascendido o trasladado a otra unidad y sus nuevas funciones le imponen el uso de diferentes , los que deja deben ser reasignadas por el encargado de activos de cada dependencia o región, con previa autorización del jefe.

    Artículo 19.-En el caso de renuncia, despido, defunción, el jefe inmediato será el responsable de gestionar el trámite en Asuntos Legales, para que se realice el procedimiento correspondiente, para efectos de cobro por daños o faltantes previo inventario por la persona asignada y antes de que se efectúe la liquidación de beneficios laborales.

Artículo 20.-Si se responsabiliza al usuario por el deterioro anormal de un bien, el Encargado de los Activos Fijos de cada área trasladará los antecedentes a Asuntos Legales, dependencia que se encargará del debido procedimiento administrativo, y determinar las responsabilidades del caso, si procede, con una recomendación a la Administración Superior de las acciones a seguir.

Cuando el funcionario tiene que reponer un activo, después de realizado el debido proceso, este deberá cubrir el precio de reposición en el momento que se dictamine su responsabilidad.

Artículo 21.-Cuando se envíe a reparar un activo que se encuentre en mal estado, el encargado de activos deberá conservar copia del documento de salida del bien para que en caso de un inventario no se considere como faltante.

3.1 INVENTARIOS

    Artículo 22.-Será responsabilidad del funcionario asignado para la administración de activos de cada región o dependencia mantener actualizado el inventario de activos, por lo que deberá realizar un inventario físico total al menos una vez cada dos años.

    Será responsabilidad de la Unidad Institucional, Administración de Activos realizar inventarios periódicos selectivos, a las diferentes dependencias de la Institución. Dichos inventarios deberán realizarse al menos dos veces al año, tanto en la Sede Central como en las regiones.

    Asimismo, al realizar el inventario deberá verificarse el cumplimiento de lo estipulado en la guía de normas de mantenimiento indicadas en el artículo 22.

3.2 MANTENIMIENTO.

    Artículo 23.-Se constituirá en parte complementaria a este reglamento, el instructivo que preparará y actualizará la Dirección de Operaciones para el mantenimiento de los sistemas. (ANEXO 3).

    Artículo 24.-Cuando el encargado de realizar el inventario con base en la guía de mantenimiento detecte algún incumplimiento, lo informará por primera vez al jefe respectivo de la Unidad y de mantenerse esta situación en próximos inventarios, lo reportará al Director del Área con copia a Asuntos Legales para que se inicie el proceso disciplinario.

Artículo 25.-Las jefaturas serán responsables en velar para que se aplique lo contemplado en el instructivo de la guía de normas de mantenimiento de sistemas y activos.

CAPITULO IV

Baja de activos

4.1 EXTRAVIO O ROBO DE ACTIVOS

    Artículo 26.-Cuando por cualquier motivo, el funcionario extravíe alguno de los activos bajo su responsabilidad, debe realizar el reporte al encargado de activos, en un lapso no mayor a dos días hábiles para reportar el caso a Asuntos Legales.

    Para los bienes organizacionales aplica el mismo procedimiento y el responsable será el jefe de la unidad donde esté ubicado el bien.

    Artículo 27.-El funcionario que manifieste robo o sustracción de 4no de sus activos, debe interponer denuncia formal al Organismo de Investigaciones Judiciales (OIJ) u órgano judicial competente dentro de los dos días hábiles siguientes al conocimiento de los hechos y proceder de acuerdo al artículo 25 de este reglamento.

    Artículo 28.-Asuntos Legales realizará la investigación de los hechos, conforme a lo estipulado en el artículo 308 siguientes y concordantes de la Ley General de la Administración Pública, a efectos de determinar si existe o no responsabilidad del funcionario a quien le fue asignado el activo, por la pérdida o daño.

CAPITULO V

Disposiciones finales

5.1 RESPONSABILIDADES

    Artículo 30.-Es responsabilidad de las jefaturas el velar porque los artículos contemplados en este reglamento se cumplan.

    Artículo 31.-Este reglamento está ligado a los procedimientos de activos fijos, por tanto es responsabilidad de todos los encargados de activos cumplir con las acciones y responsabilidades estipuladas en éste.

CAPITULO VI

Vigencia

6.1 VIGENCIA DEL PRESENTE REGLAMENTO

    Artículo 32.- El presente reglamento deroga toda norma Administrativa Interna que se oponga.

Artículo 33.- Este Reglamento rige a partir de la fecha de su publicación en "La Gaceta".

Este reglamento está sujeto a modificaciones, de acuerdo con las políticas administrativas del Instituto o impuestas por su lógico crecimiento y aceptará ampliaciones o mejoras debidamente justificadas, por parte de cualquier dependencia que por alguna razón, requiera se incorpore algún aspecto especial en pro de un mejor uso y aplicación de su contenido.

6.2 CASOS NO PREVISTOS EN ESTE REGLAMENTO

    Artículo 34.-Los casos no previstos en este reglamento se resolverán de acuerdo con la jurisprudencia administrativa, los dictámenes del Ministerio de Hacienda y de la Contraloría General de la República, emitida sobre la materia que aquí se reglamenta.

Transitorio I.-En un plazo de seis meses a partir de la vigencia de este reglamento, se realizará un análisis de los activos para identificar todos los bienes que no califiquen como activos (costo de adquisición inferior a 30.000,00) y se registrarán como gasto, pero cada dependencia controlará el uso apropiado de dichos bienes.

    Transitorio II.-En un plazo no mayor a cuatro meses a partir de la vigencia de este reglamento, se confeccionará un instructivo para uso de los equipos utilizados en los sistemas y para el mantenimiento de los sistemas de acueducto, esta guía será elaborada por la Dirección de Operaciones.

    Transitorio III.-Los bienes inmuebles que se hayan recibido como donaciones y que no estén registrados como activos, la jefatura donde se encuentren ubicados tendrán un plazo de tres meses para realizar los trámites de registro del activo, a partir de la vigencia de este reglamento.

    Transitorio IV.-En un plazo de año y medio a partir de la vigencia de este reglamento se va a depurar y actualizar la información de la base de datos de activos fijos.