Texto Completo acta: BB478
PODER JUDICIAL
PODER
JUDICIAL
AUDITORÍA
INTERNA DEL PODER JUDICIAL
(Nota de Sinalevi: El Poder
Judicial aprobó un nuevo Reglamento
de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Poder Judicial,
el cual fue publicado en La Gaceta N° 163 del 25 de agosto del 2021)
En uso de las facultades y atribuciones que les
confiere el artículo 59 inciso 7) de la Ley Orgánica del Poder Judicial Nº 7333
y con fundamento en el numeral 103 párrafo primero de la Ley General de la
Administración Pública Nº 6227; el artículo 22, siguientes y concordantes de la
Ley General de Control Interno Nº 8292; la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República Nº 7428; el Manual de Normas para el Ejercicio de la
Auditoría Interna en el Sector Público, publicado en el Diario Oficial La
Gaceta Nº 246 del 16 de diciembre del 2004 y los Lineamientos para la
descripción de las funciones y requisitos de los cargos de Auditor y
Subauditor, publicados en el Diario Oficial La Gaceta Nº 236 del 8 de diciembre
del 2006; y
Considerando:
I.-Que el artículo 136 inciso e) de la Ley General
de la
Administración Pública señala que los Reglamentos y actos discrecionales de
alcance general serán motivados con mención sucinta al menos de sus
fundamentos.
II.-Que las Auditorías Internas, a través de sus
funciones, cumplen con la sociedad una gestión preponderante al coadyuvar en el
fortalecimiento del Sistema de Control Interno, la protección de los fondos
públicos y en el cumplimiento de los objetivos institucionales.
III.-Que el marco legal que rige la actividad de
la auditoría interna ha tenido cambios significativos desde la emisión de la
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, publicada en La Gaceta
Nº 210 del 4 de noviembre de 1994, y fundamentalmente con la emisión de la Ley
General de Control Interno, publicada en La Gaceta Nº 169 del 4 de setiembre
del 2002, así como con el Manual de Normas Generales de Control Interno emitido
por la Contraloría General de la República, publicado en el Diario Oficial La
Gaceta Nº 107 del 5 de junio del 2002 y, más recientemente, con la promulgación
de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función
Pública, Ley Nº 8422 del 6 de octubre de 2004, publicada en el Diario Oficial
La Gaceta Nº 212 del 29 de octubre del 2004.
IV.-Que el
inciso h) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno, establece como
parte de las competencias de la Auditoría Interna mantener debidamente
actualizado el Reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna.
V.-Que la Auditoría Interna es parte fundamental
del sistema de control interno institucional y del Sistema de Control y
Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública y su acción fiscalizadora
requiere ser reforzada conforme con el marco legal y técnico que regula su
gestión, en defensa del interés público; por lo que es necesario que disponga
de un Reglamento de Organización y Funcionamiento actualizado, acorde con la
normativa que rige su actividad.
VI.-Que se cuenta con un Reglamento para la
Auditoría Judicial, aprobado por Corte Plena en la sesión extraordinaria
celebrada el 25 de junio de 1992, artículo XVII publicado en el Boletín
Judicial Nº 162 del 24 de agosto de 1992, el cual requiere ser adaptado a los
cambios legales, tecnológicos, estructurales y funcionales del Poder
Judicial.
VII.-Que la elaboración del presente reglamento se
realizó conforme con lo establecido en la resolución R-CO-93-2006 del 17 de
noviembre de 2006; de la Contraloría General de la República (Directrices Generales
relativas al Reglamento de la Organización y Funcionamiento de las Auditorías
Internas del Sector Público D-2-2006-CO-DFOE-DAGJ).
VIII.-Que de acuerdo con el artículo 23 de la Ley General
de Control Interno, dicho Reglamento deberá ser aprobado por la Contraloría
General de la República, publicarse en el Diario Oficial y divulgarse en el
ámbito institucional.
Por los motivos expuestos, se emite el siguiente
Reglamento de organización y funciones de la Auditoría Interna del Poder
Judicial.
REGLAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE
LA AUDITORÍA INTERNA DEL
PODER JUDICIAL
CAPITULO I
Disposiciones
generales
Artículo 1º-Objetivo.
El presente Reglamento, en forma conjunta con las disposiciones contenidas en
la Ley General de Control Interno, la Ley Orgánica de la Contraloría General de
la República y los manuales técnicos, normas, políticas, disposiciones y
directrices emitidas por el Órgano Contralor, constituye el marco de organización
y funcionamiento de la Auditoría Interna del Poder Judicial.
Ficha articulo
Artículo 2º-Definiciones. Para efectos del presente Reglamento se entiende por:
a. Auditoría Judicial o Auditoría Interna:
La Auditoría del Poder Judicial que dentro de la organización institucional del
Poder Judicial, corresponde a la Unidad mencionada en el artículo 20 de la Ley
General de Control Interno.
b. Auditor o Auditora Interna: Auditor o
Auditora Judicial, Jefe o Jefa de la Auditoría Interna del Poder Judicial.
c. Subauditor o Subauditora Interna:
Subjefe o Subjefa de la Auditoría Judicial, que sustituye al Auditor o Auditora
Interna en caso de ausencia temporal de éste o ésta.
d. Auditores o Auditoras: Los o las
profesionales que desarrollan labores de auditoría interna.
e. Jerarca: Corte Plena, según la definición
contemplada en el artículo 2º, inciso c) de la Ley Nº 8292 y acuerdo de Corte
Plena Nº 50-2002 del 4 de noviembre del 2002, artículo XX.
f. Titulares subordinados: Jefaturas de
los despachos judiciales, de conformidad con la definición dada en el artículo
2º, inciso d) de la Ley Nº 8292.
g. Administración Activa: Entiéndase lo
definido en el artículo 2º, inciso a), de la Ley Nº 8292.
h. Ley Nº 8292: Ley General de Control
Interno.
i. Ley Nº 7428: Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República.
j. Ley Nº 7333: Ley Orgánica del Poder
Judicial.
k. Ley Nº 8422: Ley contra la Corrupción y
el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.
l. Ley Nº 8220: Ley de Protección al
Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos.
m. Ley Nº 8131: Ley de Administración
Financiera de la República y Presupuestos Públicos.
n. Ley Nº 7594: Código Procesal Penal.
o. Contraloría: Contraloría General de la
República.
p. Control Interno: Entiéndase por control
interno el concepto dado en el artículo 8 de la Ley Nº 8292.
q. Asesoría: Entiéndase por asesoría el
concepto definido en el artículo 36 de este Reglamento.
r. Informe de Auditoría: Producto final
con el que la Auditoría Interna comunica al jerarca o a los titulares
subordinados los resultados de los estudios de auditoría.
s. Directrices Nº D-2-2004-CO: Directrices
generales sobre principios
y enunciados
éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados,
funcionarios de la Contraloría General de la República, Auditorías Internas y
servidores públicos en general, emitidas por el Ente Contralor.
Ficha articulo
Artículo 3º-Ámbito de aplicación. El presente Reglamento es de acatamiento
obligatorio para todos los funcionarios de la Auditoría Interna y todas las
dependencias que conforman el Poder Judicial; asimismo, los sujetos privados
que sean custodios o administradores por cualquier título de los fondos
públicos transferidos por el Poder Judicial, de conformidad con el artículo 4 y
el inciso a) del artículo 22 de la Ley Nº 8292.
Ficha articulo
CAPITULO II
Organización
Artículo 4º-Concepto de auditoría interna. La auditoría interna como actividad
independiente, objetiva y asesora, que da valor agregado y mejora las
operaciones de la institución, coadyuva en el cumplimiento de los objetivos y
metas de la organización, aportando un enfoque sistemático y profesional para
evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, de
control y de dirección, al proporcionar a la ciudadanía una garantía razonable de
que la actuación del Jerarca y del resto de la administración se ejecutan
conforme al marco legal y técnico y a las sanas prácticas. Todo lo anterior, de
conformidad con lo que establece el artículo 21 de la Ley Nº 8292.
Ficha articulo
Artículo 5º-Planificación estratégica. La Auditoría Interna contará con un
proceso de planificación estratégica, el cual incluirá un adecuado sistema de
administración de los riesgos de la auditoría interna, así como un análisis de
aspectos tales como sus competencias, su universo auditable, sus factores
claves de éxito, el aporte a las ideas rectoras y objetivos estratégicos
institucionales (misión, visión, valores, indicadores y otros), y los
resultados esperados de su gestión con los indicadores aplicables, así como
administrar adecuadamente lo relativo a los diversos temas de fiscalización,
orientaciones estratégicas y lineamientos institucionales, de manera que
contribuyan al cumplimiento de los objetivos del Poder Judicial.
Para ello se mantendrá de
conformidad con los recursos disponibles una adecuada y constante atención
sobre el entorno, mediante el estudio de las fuerzas externas y de las
características internas más relevantes, el cual servirá como base para
establecer los objetivos generales, las acciones globales, la coordinación y
los responsables de su ejecución. Asimismo, se definirán los mecanismos de
control y evaluación del proceso, a fin de cumplir con dicho plan, asegurar la
apropiada cobertura de auditoría a las actividades de la Institución y
recomendar mejoras en el sistema de control interno y en la eficiencia,
efectividad, legalidad y transparencia de las operaciones institucionales.
Ficha articulo
Artículo 6º-Valores éticos. Los
funcionarios de la Auditoría Judicial deberán mantener elevados estándares y
principios éticos de conducta, honor y reputación para ejercer su función, de
conformidad con los valores establecidos en el Plan Estratégico de la Auditoría
Interna. Los valores citados deberán mantenerse actualizados.
Los estándares y principios antes mencionados,
deberán ponerse de manifiesto en sus actuaciones y prevenir cualquier
posibilidad de duda respecto de su credibilidad, transparencia e independencia.
Además, actuarán conforme a las normas de ética emitidas por los Colegios
Profesionales a los cuales pertenecen según su formación, además, las
disposiciones que sobre el particular dicte la Contraloría, las contenidas en
la Ley Nº 7333, el Código de Ética Judicial, el Manual de Valores Compartidos
del Poder Judicial y el Plan Estratégico del Poder Judicial y otros organismos
profesionales.
(Así
reformado mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012 y publicada
en el Boletín Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante circular N°
004-2013 del 8 de mayo del 2013)
Ficha articulo
Artículo 7º-Independencia y objetividad.
Los funcionarios de la Auditoría Interna ejercerán sus deberes y potestades
con total independencia funcional y de criterio respecto del jerarca y de los
demás órganos de la Administración Activa; de forma que los juicios y
criterios que emitan sean imparciales y equilibrados, manteniendo la objetividad
y una conducta adecuada con el nivel jerárquico superior que ocupa la Auditoría
Interna dentro de la Institución, de conformidad con el artículo 21 de la Ley
Nº 8292 y la norma 1.1.3 del Manual de normas para el ejercicio de la auditoría
interna en el Sector Público.
Los servidores de la Auditoría Interna tienen la
responsabilidad de estar alerta sobre cualquier circunstancia, situación o
hecho, personales o externos, que puedan disminuir o poner en duda su
independencia, o cuando se presente un conflicto de intereses; de ser así,
deben comunicarlo a su superior inmediato para que éste asigne otro servidor a
la labor encomendada.
El jerarca establecerá las regulaciones de tipo
administrativo que le serán aplicables al Auditor o Auditora Interna, de
conformidad con el artículo 24 de la Ley Nº 8292.
Dichas regulaciones de tipo administrativo para
el Auditor o Auditora Interna y demás funcionarios de la Auditoría Interna no
deberán afectar negativamente la independencia funcional y de criterio. Cuando
se determine que esas regulaciones establecidas afectan negativamente la
independencia, en primera instancia deberá someterse el asunto al jerarca para
que resuelva, aportando su criterio razonado sobre los efectos que genera la
regulación administrativa de que se trate en la actividad de auditoría interna
y en la independencia funcional y de criterio de los funcionarios de esa unidad.
El jerarca dispondrá de diez días hábiles
siguientes a la solicitud del Auditor o Auditora Judicial para resolver.
En caso de no existir acuerdo entre la Auditoría
Interna y el jerarca respecto de las regulaciones administrativas establecidas,
la Contraloría dirimirá la divergencia en última instancia, a solicitud del
jerarca, de la Auditoría Interna, o de ambos.
(Así reformado mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012 y
publicada en el Boletín Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante
circular N° 004-2013 del 8 de mayo del 2013)
Ficha articulo
Artículo 8º-Prohibiciones al personal de Auditoría Interna. De conformidad con
lo establecido en el artículo 34 de la Ley Nº 8292, el auditor interno, el
subauditor interno y los demás funcionarios de la auditoría interna, tendrán
las siguientes prohibiciones:
a) Realizar
funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para
cumplir su competencia.
b) Formar
parte de un órgano director de un procedimiento administrativo.
c) Ejercer
profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente
personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales
por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no
sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un
interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa
la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral.
d)
Participar en actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en
las elecciones nacionales y municipales.
e) Revelar
información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se
estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad
civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y
órganos sujetos a esta Ley.
Se deberán también considerar las
prohibiciones contenidas en el artículo 9 de la Ley Nº 7333, capítulo II de la
Ley Nº 8422 y las Directrices Nº D-2-2004-CO. Se exceptúa lo señalado en los
artículos 13 y 14 de este Reglamento, en concordancia con lo establecido en el
artículo 22 inciso d) de la Ley Nº 8292.
Ficha articulo
Artículo 9º-Confidencialidad de la información. Será estrictamente confidencial
la información que el Auditor o Auditora Interna o cualquiera de sus
subalternos obtenga en el ejercicio de sus funciones, de conformidad con los
artículos 6, 32 y 35 de la Ley Nº 8292, así como el artículo 8 de la Ley Nº
8422.
Ficha articulo
Artículo 10.-Confidencialidad respecto de los informes de diversos asuntos de
control interno. Estos informes una vez comunicados a la Administración
Activa, son de libre acceso por parte de cualquier persona pública o privada
que ostente y acredite un interés público para ello, sea o no sujeto pasivo de
fiscalización, no existiendo ninguna restricción ulterior en cuanto a su
acceso.
Ficha articulo
Artículo 11.-Confidencialidad respecto de las relaciones de hechos. Toda
documentación, información y demás evidencia de las investigaciones que efectúa
la Auditoría Interna, cuyo resultado pueda originar un procedimiento
administrativo, serán confidenciales durante la formulación del informe
respectivo, y durante todo el tiempo que dure dicho procedimiento
administrativo. Una vez iniciado el procedimiento, tendrán acceso a dicha
información las partes involucradas o sus abogados debidamente acreditados;
esto último se lleva a cabo en sede administrativa, no corresponde a la
Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 12.-Confidencialidad en cuanto a las denuncias que se trasladen al
Ministerio Público. Cuando una denuncia se traslade al Ministerio Público,
tanto ésta como los registros de trabajo que la sustentan quedan cubiertos por
el "secreto del sumario" que impone restricciones a su acceso, por lo que
únicamente pueden conocerlos las personas que sean mencionadas o sus abogados
debidamente acreditados. Ni las Comisiones Legislativas de Investigación, ni
los órganos parlamentarios, ni los diputados individualmente considerados,
pueden tener acceso a los documentos que se trasladen al Ministerio Público.
Para el articulado 9, 10, 11 y 12
se deberán considerar con carácter vinculante las resoluciones que al respecto
emita la Sala Constitucional.
Ficha articulo
Artículo 13.-Participación de la Auditoría Interna en comisiones o similares. El
Auditor o Auditora Judicial valorará la presencia de la Auditoría Judicial en
las sesiones de comisiones administrativas, tomando en cuenta si el propósito
de su constitución se relaciona con materias o asuntos que impliquen la
necesidad de manifestar criterios oportunos, sin perjuicio del seguimiento y
fiscalización posterior que correspondan.
En tales casos, la presencia de
la Auditoría Judicial en comisiones de este tipo, se llevará a cabo como
asesora, y no como gestora o parte de la Administración, y su participación
estará limitada a la materia de su competencia, y no podrá tener carácter
permanente a fin que no menoscabe o comprometa su independencia y objetividad.
Cuando el Auditor o Auditora
Judicial considere necesaria la presencia de la Auditoría Judicial en
comisiones o similares, la Administración Activa deberá integrarla como
participante asesor. En el evento de que sea el jerarca quien estime necesaria
tal participación, deberá solicitarle el criterio al Auditor o Auditora
Judicial, de previo a su designación.
De no existir acuerdo entre la Auditoría
y el jerarca sobre su participación en comisiones, la Contraloría dirimirá en
última instancia la diferencia, a solicitud del jerarca, del Auditor o Auditora
Judicial, o de ambos, para lo cual se deberá aportar el criterio en que se
sustenta el parecer de cada parte y otra información que se estime pertinente.
Lo anterior siempre cuidando la independencia y el cumplimiento de lo
establecido en el articulo 34 inciso a) de la Ley Nº 8292.
Ficha articulo
Artículo 14.-Participación del Auditor o Auditora Interna en sesiones ordinarias y
extraordinarias de los órganos de la administración. Con la finalidad de
mantener su objetividad e independencia de criterio, la participación del
Auditor o Auditora Interna en las sesiones de los órganos de la administración
debe ser la excepción y no la regla; bajo las siguientes condiciones:
a) Asistir
con voz pero sin voto.
b) Asistir
cuando lo estime conveniente para el cabal cumplimiento de sus deberes, o
cuando sea convocado por el Órgano administrativo facultado.
c) Brindar su
asesoría únicamente en asuntos de su competencia y sin que menoscabe o
comprometa su independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus
demás competencias.
d) Pedir y
vigilar que su opinión conste en las actas respectivas.
e)
Posibilidad de posponer su opinión, cuando a su criterio y por la complejidad
del asunto en discusión, requiera recabar mayores elementos de juicio, sin
perjuicio de la potestad del jerarca para decidir de inmediato o postergar su
decisión el tiempo que considere prudente y conveniente.
f) Ni la
presencia, ni el silencio del Auditor Interno en las sesiones, releva al
jerarca de la responsabilidad de respetar el ordenamiento jurídico y técnico en
lo que acuerde. No obstante el silencio, ello no impide que el Auditor Interno
emita su opinión posteriormente de manera oportuna, sea de forma verbal en otra
sesión, o por escrito.
Ficha articulo
CAPÍTULO III
Ubicación
Artículo 15º-Ubicación y estructura
organizativa. La dependencia orgánica de la Auditoría Judicial será
directamente de la Corte Plena.
La auditoría interna se organizará y funcionará
conforme lo dispuesto en los artículos 23 y 24 de la Ley Nº 8292, según lo
disponga el Auditor o Auditora Interna, considerando los objetivos y riesgos
institucionales, los recursos disponibles, la normativa y disposiciones técnico-jurídicas
y las sanas prácticas correspondientes. Es responsabilidad del Auditor o
Auditora Interna disponer para su unidad de una estructura organizativa
concordante con la razón de ser y la normativa que regula al Poder Judicial. Lo
anterior, se detallará en un Manual de organización y funciones de la Auditoría
Interna.
(Así reformado mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012
y publicada en el Boletín Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante
circular N° 004-2013 del 8 de mayo del 2013
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
Del personal de la Auditoría
SECCIÓN I
Del Auditor o Auditora y Subauditor o Subauditora
Artículo 16.-Nombramiento, suspensión y destitución del Auditor o Auditora Interna,
Subauditor o Subauditora Interna. El nombramiento, suspensión y destitución
del Auditor o Auditora Interna, Subauditor o Subauditora, se fundamentará en el
artículo 15 de la Ley Nº 7428, el artículo 31 de la Ley Nº 8292, y el artículo
91 de la Ley Nº 7333, además de los lineamientos establecidos por el Órgano
Contralor en el documento denominado "Lineamientos para la descripción de las
funciones y requisitos de los cargos de Auditor y Subauditor, y las condiciones
para las gestiones de nombramiento en dichos cargos", publicados en el Diario Oficial
La Gaceta Nº 236 del 8 de diciembre del 2006 o cualquiera otra normativa
establecida por la Contraloría para esos efectos.
El nombramiento del Auditor o
Auditora Interna, Subauditor o Subauditora Interna, será por tiempo indefinido
y lo hará la Corte por concurso, se juramentará ante la Presidencia de ésta y
deberá rendir garantía en la forma y por el monto que estipule la Ley Nº 7333.
El Auditor o Auditora Interna dependerá y responderá directamente por su
gestión ante la Corte y solo podrá ser removido del cargo por justa causa y por
decisión emanada del jerarca respectivo, previa formación de expediente, con
oportunidad suficiente de audiencia y defensa en su favor, así como dictamen
previo favorable de la Contraloría General de la República.
Los aspirantes a estos puestos
deben poseer cualidades que les permitan relacionarse de manera apropiada con
las diferentes oficinas judiciales y las ajenas a este Poder, que resulten
necesarias, a efecto de que las interacciones se logren de forma armoniosa y
respetuosa.
La jornada laboral del Auditor o
Auditora Interna y del Subauditor o Subauditora Interna será de tiempo
completo.
Ficha articulo
Artículo 17.-Requisitos para los cargos de Auditor o Auditora y Subauditor o
Subauditora. Para su nombramiento, el Auditor o Auditora y Subauditor o
Subauditora deberán cumplir los requisitos establecidos en los "Lineamientos
sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, y las
condiciones para las gestiones de nombramiento en dichos cargos", según la
resolución emitida por la Contraloría R-CO-91-2006 (L-1-2006-CO-DAGJ),
publicada en La Gaceta Nº 236 del 8 de diciembre del 2006 y lo establecido en
el Manual Descriptivo de Clases de Puestos del Poder Judicial. Todo lo anterior
de conformidad con lo dispuesto en el artículo 29 de la Ley Nº 8292.
Ficha articulo
Artículo 18.-De la ausencia temporal del Auditor o Auditora Interna. En caso de
ausencia temporal del Auditor o Auditora Interna, sus funciones se recargarán
en el Subauditor o Subauditora Interna. En caso de ausencia temporal de ambos,
recaerá en cualquiera de los jefes de sección, según lo disponga el jerarca. Si
la ausencia se prolongare por más de ocho días, la Corte nombrará a un Auditor
o Auditora Interina o a un Subauditor o Subauditora Interina, el cual debe ser
autorizado por parte de la Contraloría, en ningún caso podrán hacerse por más
de doce meses. El Subauditor o Subauditora Interna o los Jefes o Jefas de
Sección que sustituyan al Auditor o Auditora Interna responderán por su gestión
ante Corte Plena, cuando estén ejerciendo temporalmente el cargo de Auditor o
Auditora Interna.
Ficha articulo
Artículo 19.-De los deberes y funciones del Auditor o Auditora Interna. El
Auditor o Auditora Interna tendrá entre sus principales deberes y funciones las
siguientes:
a) Ejercer
la dirección superior y administración de la Auditoría Interna, para lo cual
podrá dictar los lineamientos, directrices, políticas e instrucciones
pertinentes, según la normativa jurídica y técnica, con criterios uniformes en
el ejercicio de las competencias y en las relaciones con la Administración.
b) Formular,
divulgar, ejecutar, y mantener vigente el Reglamento de Organización y
Funcionamiento de la Auditoría Interna, de conformidad con el artículo 57 de
este Reglamento.
c) Diseñar,
implementar, dirigir, evaluar y mejorar la calidad de los procesos,
procedimientos, productos y servicios que corresponden a la dependencia a su
cargo.
d) Implantar
una adecuada gestión de supervisión, de manera que le permita asegurar la
calidad de los procesos, servicios y productos de la auditoría.
e) Liderar
el proceso de supervisión y en tal condición, debe propiciar que los esfuerzos
relacionados con éste, se dirijan al cumplimiento de los objetivos de la
unidad, de cada proceso y de cada estudio en particular, así como de las
normas, procedimientos y prácticas prescritas, del mejoramiento de su calidad y
de la generación del valor agregado tanto de los procesos como de los productos
y servicios finales del trabajo de la Auditoría Interna.
f)
Administrar su personal de tal forma que éste se encamine al logro adecuado de
objetivos y metas de la Auditoría Interna, así como procurar un recurso humano
competente en el ejercicio de las labores respectivas.
g) El
Auditor o Auditora Interna actúa como jefe o jefa de personal de su unidad y en
esa condición ejerce todas las funciones que le son propias en la administración
de su personal.
h)
Establecer las ideas rectoras que regirán las actuaciones del personal de la
Auditoría Interna, para esto deberá definir y llevar a cabo la visión, misión,
valores y principales políticas estratégicas de ésta.
i) Instaurar
el cumplimiento de los lineamientos y directrices emitidas por la Contraloría
General de la República y órganos competentes.
j)
Desarrollar un programa de aseguramiento de la calidad de las labores de la
Auditoría Interna, que incluya las evaluaciones externas e internas periódicas
y supervisión interna continua, de conformidad con la normativa emitida al
efecto por la Contraloría.
k)
Actualizar el universo fiscalizable como mínimo una vez al año.
l) Instaurar
adecuados sistemas de archivo permanente y temporal relacionados con el
ejercicio de la función de la auditoría, así como de las regulaciones internas
y las emitidas por la Contraloría General de la República.
m) Formular,
divulgar, hacer cumplir, mantener actualizados y en uso de su unidad los manuales
que se requieran para el ejercicio de la función de la auditoría.
n) Delegar
en el personal de la Auditoría, cuando así lo estime necesario y sea
procedente, sus funciones, utilizando criterios de idoneidad y conforme a lo
establecido en la Ley General de la Administración Pública.
o) Todas las
demás funciones establecidas en los manuales institucionales para ese puesto.
Lo anterior, de conformidad con lo
establecido en las Leyes Nº 8292, Nº 7333, y demás disposiciones emitidas por
la Contraloría.
Ficha articulo
Artículo 20.-Delegación de los deberes y funciones al Subauditor o Subauditora
Interna. Los anteriores deberes y funciones se podrán delegar por parte del
Auditor o Auditora Interna, cuando así lo estime conveniente u oportuno, al
Subauditor o Subauditora Interna. Además tendrá todas las demás funciones
establecidas en los manuales institucionales para ese puesto.
Ficha articulo
Artículo 21.-Administración del personal de la Auditoría Interna. El
nombramiento, traslado, suspensión, remoción, concesión de licencias y demás movimientos
de personal, deberán contar con la autorización del Auditor o Auditora Interna
de acuerdo con la Ley Nº 8292 y el marco jurídico que rige para el Poder
Judicial. El personal de la Auditoría Judicial estará sujeto a las
disposiciones administrativas aplicables al resto del personal de la
Institución, siempre que éstos no afecten la independencia funcional y de
criterio de dichos funcionarios.
Para efectos de nombramientos del personal de Auditoría se
deberá considerar las siguientes condiciones:
a) Para los puestos en propiedad, el Auditor o Auditora Judicial remitirá las
proposiciones de nombramiento aprobadas con la nómina respectiva al Consejo
Superior, para que éste ratifique su aprobación.
(Así reformado el inciso anterior
mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012 y publicada en el Boletín
Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante circular N° 004-2013 del 8
de mayo del 2013)
b) En cuanto
a los nombramientos interinos se atenderá a lo dispuesto en el Estatuto de
Servicio Judicial, disposiciones del Consejo Superior y directrices del Departamento
de Personal
Ficha articulo
Artículo 22.-Plazas vacantes. Las vacantes de la Auditoría Interna deberán
llenarse en un plazo máximo de tres meses, contado a partir del momento de la
vacante. El plazo podrá prorrogarse por otros tres meses, por razones debidamente
acreditadas en el expediente que se confeccione al efecto.
Los requisitos para la creación y ocupación de plazas de la
Auditoría Interna que se definan, deberán considerar, en todo momento, sus
necesidades reales y no podrán ser aplicados en perjuicio del funcionamiento
del sistema de control interno de la Institución; lo anterior de conformidad
con el artículo 28 de la Ley Nº 8292.
Ficha articulo
Artículo 23.-Ámbito de acción. El ámbito de acción de la Auditoría está
conformado por las dependencias del Poder Judicial y sujetos de derecho privado
que sean custodios o administradores de fondos públicos transferidos por éste.
Lo anterior de conformidad con lo estipulado en los artículos 4 y 22 de la Ley
Nº 8292, 90 de la Ley Nº 7333 y 62 de la Ley Nº 7428, así como la demás
normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable con las limitaciones que
establece el artículo 34 de la Ley Nº 8292.
Para el cumplimiento de lo
anterior, el Auditor o Auditora Interna deberá definir y mantener actualizadas,
por medio del instrumento que considere pertinente, las dependencias que serán
sujetas a su ámbito de acción, con fundamento en lo estipulado en el artículo
22, inciso a) de la Ley Nº 8292.
Ficha articulo
Artículo 24.-Relaciones y coordinaciones. El Auditor o Auditora Interna y
Subauditor o Subauditora Interna, deberán implantar las medidas necesarias para
el manejo eficaz de las relaciones y coordinaciones con el jerarca, titulares
subordinados, instancias internas y externas, como la Contraloría,
Instituciones de Control, Comisiones Legislativas, Ministerio Público,
Procuraduría General, denunciantes, profesionales o técnicos de diferentes
disciplinas, ya sean funcionarios del Poder judicial, del sector público o
privado cuando se requiera la asistencia de éstos. Para los efectos anteriores se deberán
considerar los siguientes aspectos:
a)
Establecer las pautas para las relaciones y coordinaciones entre los funcionarios
de la Auditoría con los auditados.
b) Proveer e
intercambiar información con la Contraloría, así como con otros entes y órganos
de control que conforme a la ley correspondan y en el ámbito de sus
competencias, sin perjuicio de la coordinación interna que al respecto deba
darse, sin que ello implique limitación para la efectiva actuación de la
Auditoría Interna.
c) Coordinar
con el despacho responsable de la formulación del presupuesto institucional, a
efecto de asegurar que se asignen los recursos necesarios, de conformidad con
los artículos 27 y 39 de la Ley Nº 8292.
d) Coordinar
con el despacho responsable del control del presupuesto institucional, a efecto
de que se mantenga un registro separado del monto asignado y aprobado a la
Auditoría Interna, detallado por objeto del gasto, de manera que se pueda
controlar la ejecución y las modificaciones de los recursos presupuestados para
esa unidad.
e) Requerir
el criterio de profesionales o técnicos de diferentes disciplinas, funcionarios
o no de la institución, para que lleven a cabo labores de su especialidad en
apoyo a los trabajos que realice la Auditoría Interna.
f)
Implementar y mantener
programas de capacitación para los servidores de la Auditoría Interna, en las
áreas que lo requiera para el ejercicio de sus funciones.
(Así reformado el inciso anterior
mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012 y publicada en el Boletín
Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante circular N° 004-2013 del 8
de mayo del 2013)
Ficha articulo
Artículo 25.-Presupuesto de la Auditoría Interna. De acuerdo con los incisos c)
y d) del artículo anterior y en concordancia con el 27 de la Ley Nº 8292, se
debe proveer a la Auditoría Interna los recursos humanos, materiales,
tecnológicos, de transporte y otros necesarios y suficientes para que ésta
pueda cumplir su gestión atendiendo criterios de racionabilidad. La imposibilidad
de asignar los recursos mencionados deberá ser justificada.Para el cumplimiento
de lo anterior se debe atender lo siguiente:
a) El Auditor
o Auditora Interna deberá proponer debidamente justificada con claridad técnica
y objetiva, la cantidad y características de los recursos que solicita, la
creación de plazas y servicios que considere indispensables para el
cumplimiento de sus objetivos y el buen funcionamiento de su unidad.
b) La
Auditoría Interna contará con la categoría programática respectiva, para la
asignación y disposición de sus recursos, para lo cual se tomará en cuenta el
criterio formal del Auditor o Auditora Interna y las instrucciones que emita al
respecto la Contraloría.
c) El
Auditor o Auditora Interna será el responsable de la formulación y ejecución
del presupuesto correspondiente a su categoría programática, para lo cual se
aplicará en lo que corresponda, los procedimientos y requerimientos técnicos
establecidos en el Poder Judicial. Tales procedimientos deberán garantizar la
independencia del Auditor o Auditora Judicial para el manejo de su presupuesto,
de forma que en las etapas de formulación y ejecución se logren las condiciones
necesarias para la debida dotación de los recursos para el ejercicio de la
auditoría y la efectiva y oportuna fiscalización de los sujetos de su
competencia.
d) Para la
tramitación de modificaciones presupuestarias que afecten los rubros asignados
a la Auditoría Interna, se deberá contar con la autorización formal del Auditor
o Auditora Interna.
e) Se deberá
remitir anualmente al jerarca un informe sobre el uso de los recursos puestos a
disposición de la Auditoría Interna.
f) El Auditor o Auditora Interna tendrá el
deber de comunicar al jerarca el impacto que sobre la fiscalización y el
control tendrá la limitación de recursos, así como los riesgos que éste asume.
Ficha articulo
SECCIÓN II
Del personal subalterno
Artículo 26.-Requisitos del personal de la Auditoría Judicial. Con la finalidad
de mantener la independencia, el Departamento de Personal, con la colaboración
de la Auditoría Interna, definirá en sus respectivos manuales de cargos y
clases, la descripción de las funciones y los requisitos correspondientes para
cada uno de los cargos de la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 27.-Perfil de competencias del Personal de Auditoría Judicial. La
capacitación y el reclutamiento del personal de la Auditoría Interna, se
orientarán hacia el perfil de competencias que los faculte para el ejercicio en
los distintos ámbitos de acción de las dependencias del Poder Judicial.
El perfil de los auditores o
auditoras, reunirá profesionales de las diversas disciplinas académicas y que
cuenten con las cualidades personales idóneas para garantizar el éxito en las
funciones de la auditoría.
Ficha articulo
CAPÍTULO V
Funcionamiento de la Auditoría Interna
SECCIÓN I
Competencias, funciones, deberes y potestades
Artículo 28.-Competencias. La Auditoría Judicial tiene su ámbito de competencia
en lo establecido fundamentalmente en la Ley Nº 8292, Ley Nº 7333, Ley Nº 7428;
las disposiciones legales pertinentes; este Reglamento de Organización y
Funcionamiento de la Auditoría Judicial; así como las normas, lineamientos,
disposiciones, criterios u otros emitidos por la Contraloría, supletoriamente
las normas y prácticas profesionales y técnicas pertinentes. También forman
parte del ámbito de su gestión las instrucciones, metodologías, procedimientos
y prácticas formalizadas por el Auditor o Auditora Interna.
En lo relativo a la
administración de los recursos disponibles para su gestión, la Auditoría
Interna deberá aplicar lo estipulado en la Ley Nº 8292 y la normativa
contemplada en el Manual sobre Normas Generales de Control Interno para la
Contraloría y las Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización.
Todo lo anterior con las limitaciones del artículo 34 de la
Ley Nº 8292.
Ficha articulo
Artículo 29.-Funciones de la Auditoría Interna. De conformidad con el artículo
anterior, le corresponde a la Auditoría Interna ejecutar las siguientes
funciones:
a) Realizar
auditorías o estudios especiales de acuerdo con las disposiciones dictadas por
la Contraloría y las normas que rigen la profesión de la auditoría interna.
b) Verificar
que los bienes patrimoniales se encuentren debidamente controlados,
contabilizados, protegidos contra pérdidas, menoscabo, mal uso o desperdicio e
inscritos a nombre del Poder Judicial, cuando se trate de bienes inmuebles o de
muebles sujetos a ese requisito.
c) Verificar
que los recursos financieros, materiales y humanos de que dispone el Poder
Judicial se hayan utilizado por la administración con eficiencia, economía y
eficacia.
d) Evaluar
el contenido informativo, la oportunidad, y la confiabilidad de la información
contable, financiera, administrativa y de otro tipo, producida en el Poder
Judicial.
e) Evaluar
la ejecución y liquidación presupuestaria del Poder Judicial.
f) Realizar
la evaluación de los sistemas de información automatizados, tanto en desarrollo
como en producción, y de los recursos telemáticos del Poder Judicial.
g) Verificar
que los funcionarios responsables hayan tomado las medidas pertinentes para
poner en práctica y mantener las recomendaciones que contienen los informes de
la Auditoría Interna, de la Contraloría y de los auditores externos. Dará
cuenta inmediata y por escrito a las autoridades superiores, de cualquier
omisión que comprobare al respecto.
h) Ejercer
otras funciones de fiscalización, inherentes a su competencia dentro de los
lineamientos dictados por la Contraloría.
i) Asesorar al Jerarca y a otros
niveles en el ámbito de su competencia de acuerdo con el artículo 22 inciso
d) de la Ley Nº 8292, el Manual de normas para el ejercicio de la Auditoría
Interna en el Sector Público y los lineamientos emitidos sobre el particular
por la Contraloría General de la República.
(Así reformado el inciso anterior
mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012 y publicada en el Boletín
Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante circular N° 004-2013 del 8 de mayo del 2013)
j) Otras que
el Auditor o Auditora Judicial estime necesarias.
Ficha articulo
Artículo 30.-Deberes de la Auditoría Interna. Los deberes de los servidores de la
Auditoría Interna están establecidos en el artículo 32 de la Ley Nº 8292, este
Reglamento, el Manual de Organización y funciones de la Auditoría Interna, la
normativa de la Contraloría General de la República, el Manual descriptivo de
clases de puestos del Poder Judicial y demás normativa de acatamiento
obligatorio que emitan otros entes de control y fiscalización del Estado. El
Auditor o Auditora Interna, Subauditor o Subauditora Interna y las jefaturas de
sección vigilarán el cumplimiento de estos deberes.
Ficha articulo
Artículo 31.-Potestades de la Auditoría Interna. Las potestades de la Auditoría
Interna están establecidas en el artículo 33 de la Ley Nº 8292, tales
potestades serán ejercidas con debido cuidado profesional y efectividad.
Ficha articulo
SECCIÓN II
Servicios de fiscalización
Artículo 32.-Del Plan anual de trabajo. El plan anual de trabajo de la Auditoría
Interna es el medio por el cual esta dependencia proyecta en forma sistemática
y ordenada la mejor disposición de los recursos que posee para fiscalizar
durante un determinado año, las áreas en las que de acuerdo con criterios
preestablecidos y a su juicio profesional, considera importantes evaluar, a fin
de coadyuvar en el cumplimiento de los objetivos institucionales. Dicho plan
debe ser formulado con base en la planificación estratégica, lo que señala el
Manual de Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna y los lineamientos
emitidos sobre este tema por la Contraloría.
Las modificaciones a dicho Plan
deberán documentarse y comunicarse al jerarca y a la Contraloría de manera
oportuna.
La Auditoría deberá realizar como
mínimo un informe de labores por año, donde se rinda cuentas, entre otros,
sobre el cumplimiento del Plan Anual de Trabajo y sus respectivas
modificaciones, de conformidad con lo establecido en las Leyes Nº 8292 y Nº
7333.
Ficha articulo
Artículo 33.-De los estudios no programados. Cualquier estudio a realizar por la
Auditoría Interna que no esté definido en su plan de trabajo, debe ser objeto
de análisis mediante la misma metodología utilizada para calificar la prioridad
de los estudios programados, con el propósito de determinar en forma razonada,
técnica y legalmente, si este nuevo estudio prevalece en comparación con los
definidos previamente por la Auditoría Interna en su plan de trabajo.
Ficha articulo
Artículo 34.-Servicios de Fiscalización de la Auditoría Judicial. Los servicios
de fiscalización de la Auditoría, conforme a sus competencias, se clasifican en
los servicios de auditoría y los servicios preventivos.
Ficha articulo
Artículo
35.-Servicios de auditoría. Los siguientes son servicios de auditoría
que brindará la Auditoría Interna:
a)
Auditoría financiera: La auditoría financiera comprende la auditoría
de estados financieros que tiene por objetivo emitir un dictamen independiente
sobre la razonabilidad de los estados financieros de la entidad auditada, de
conformidad con el marco normativo aplicable.
Otros
objetivos de las auditorías financieras, con distintos niveles de seguridad y
distintos alcances de trabajo, pueden incluir la presentación de informes
especiales para elementos, cuentas o partidas específicas de un estado
financiero, la revisión de información financiera intermedia o el análisis de
otros aspectos específicos relacionados con la información financiera.
b) Auditoría operativa: es el examen
objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de
evaluar en forma independiente el desempeño de una entidad, programa o
actividad, a efecto de mejorar la eficacia, eficiencia y economía en el manejo
de los recursos públicos, para coadyuvar en la toma de decisiones por parte de
los responsables de adoptar acciones correctivas.
c) Estudios especiales: tratan aspectos de
orden administrativo, contable, financiero, presupuestario, económico, jurídico,
y cualquier otro del ámbito de competencia de la Auditoría. Estas evaluaciones
pueden tener su origen en la programación de la Auditoría Interna, por
denuncias o peticiones de la Administración Activa, Contraloría General de la República, Asamblea
Legislativa, otros órganos de fiscalización del sector público y resultados
de los estudios de auditoría interna.
De
los servicios de auditoría pueden derivarse informes de relación de hechos,
que son los documentos públicos de acceso limitado, en los cuales se narran
actuaciones que pueden generar tanto responsabilidades en los órdenes civil,
administrativo y penal, la nulidad de actos o contratos administrativos, o ambos
supuestos. Estos informes se constituyen en la base preliminar de los
procedimientos administrativos.
En
ellos la Auditoría Interna hará un juicio de probabilidad sobre el grado de
participación de las personas involucradas en los hechos descritos, la posible
responsabilidad a la que pueden verse sometidos, el grado de irregularidad que
presenta el acto o contrato viciado de nulidad, todo lo cual será objeto de un
procedimiento administrativo que se recomienda iniciar a la Administración
Activa, o bien de una investigación penal cuando las relaciones de hechos se
trasladan como denuncia al Ministerio Público.
El
informe de relación de hechos no es un acto administrativo final, pues no
resuelve en forma definitiva la responsabilidad de los funcionarios implicados,
por lo que no violenta derechos fundamentales, por ello no es en esta etapa que
deban aplicarse los principios del debido proceso, ni hacer comunicación
alguna, ni poner en conocimiento de los presuntos implicados. Dichos principios
se garantizarán en la etapa del procedimiento una vez iniciado éste y competen
únicamente al órgano director con sujeción al expediente.
La
accesibilidad a la documentación contenida en este tipo de informe se adecuará
a las resoluciones que al respecto dicte la Sala Constitucional.
(Así
reformado mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012 y publicada
en el Boletín Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante circular N°
004-2013 del 8 de mayo del 2013)
Ficha articulo
Artículo 36.-Servicios preventivos de
auditoría. Los siguientes son servicios preventivos de la Auditoría
Interna.
a) Asesoría:
consiste en proveer al jerarca, y a otros niveles según criterio del Auditor o
Auditora Interna, las opiniones u observaciones que coadyuven a la toma de
decisiones. En éste se emitirá el criterio técnico del Auditor o Auditora
Interna en asuntos de su competencia, con el sustento legal requerido. En las
reuniones que tenga con el jerarca, la asesoría no será vinculante para el
jerarca.
Además, el Auditor o Auditora Interna debe cuidar la independencia y
objetividad al tratar temas de asesoría. Si a su juicio el asunto debe ser
analizado, de previo a pronunciarse, puede convenir con el jerarca en un plazo
razonable, sin perjuicio de la potestad de éste para decidir de inmediato o
postergar su decisión el tiempo que considere prudente y conveniente.
b) Advertencia:
corresponde a una función preventiva hacia los órganos pasivos de fiscalización
de la Auditoría Interna, incluido el jerarca, sobre las posibles consecuencias
de su proceder. Esta labor se ejecuta sobre asuntos de su competencia de
conformidad con el artículo 22 inciso d) de la Ley 8292. En su forma más
sencilla consiste en prevenir sobre las posibles consecuencias de una decisión,
hecho o situación, lo cual puede expresarse a la Administración Activa, y debe
quedar consignada en actas o un documento escrito.
La
Auditoría Judicial deberá dar seguimiento
a lo advertido en un plazo razonable de lo actuado por la administración, sea
mediante la comprobación particular del hecho advertido, o la inclusión del
asunto en una auditoría o un estudio especial relacionado con la materia, todo
lo cual derivará en un informe si concluye que la administración actuó
contraviniendo el ordenamiento jurídico y técnico. Los plazos y procedimientos
establecidos en los artículos 36 y 37 de la Ley Nº 8292, no son aplicables a
los informes de advertencia.
c) Autorizar,
mediante razón de apertura, los folios o libros de contabilidad y de actas que
deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros
físicos o digitales que a criterio del Auditor o Auditora Interna, sean
necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.
(Así reformado mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012 y
publicada en el Boletín Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante
circular N° 004-2013 del 8 de mayo del 2013)
Ficha articulo
SECCIÓN III
Otros aspectos relativos al funcionamiento
Artículo 37.-Evidencia suficiente, competente y pertinente. Durante la ejecución
de los servicios de auditoría, se obtendrá material de evidencia suficiente,
competente y pertinente por medio de inspecciones, observaciones,
investigaciones, indagaciones, confirmaciones, con el objetivo de sustentar los
hallazgos encontrados y fundamentar las conclusiones de los informes de la
mejor manera posible. Dichos documentos
conformarán los registros de trabajo, los cuales son escritos o en medios
electrónicos elaborados o recopilados por el auditor o auditora a cargo del
servicio de fiscalización correspondiente.
Ficha articulo
Artículo 38.-Sobre el acceso a la información durante la confección de los informes.
Todo dato, información y documentos en proceso de revisión y análisis en la
etapa de elaboración de un informe de auditoría, cuya libre divulgación pueda
provocar una lesión a derechos fundamentales de las personas mencionadas y un
entorpecimiento de las investigaciones, serán totalmente confidenciales en esa
etapa.
Ficha articulo
Artículo 39.-Acceso a los registros de trabajo. El Auditor o Auditora Interna
debe controlar el acceso a los registros de trabajo de los estudios que se
realicen, a personas ajenas a la Auditoría Interna; debe establecerlo en sus
manuales internos, en los que se indique que se requiera de su autorización o
la de quien él o ella designe para su acceso. Además, debe establecer
requisitos de custodia consistentes con las regulaciones pertinentes.
Ficha articulo
Artículo 40.-Responsabilidad por
obstaculizar o retrasar el trabajo de auditoría. Las dependencias del Poder
Judicial sujetas a la evaluación de la Auditoría Interna, estarán en la
obligación de suministrar a ésta, por los medios que estime pertinente, toda
la información que en el desempeño de sus funciones, le sea necesario conocer
para la realización de los estudios que esté efectuando o se requiera
efectuar. En caso de incumplimiento de las anteriores obligaciones, habrá
responsabilidad del servidor de conformidad con lo estipulado en el artículo 39
de la Ley Nº 8292.
(Así reformado mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012 y
publicada en el Boletín Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante
circular N° 004-2013 del 8 de mayo del 2013)
Ficha articulo
Artículo
41.-Destinatarios de los informes de auditoría. La Auditoría Interna
deberá comunicar los resultados de sus auditorías o estudios especiales de
auditoría, mediante informes objetivos dirigidos al jerarca, titulares
subordinados, con competencia y autoridad en el caso de la segunda mención,
para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones en el plazo y
regulaciones establecidas en los artículos 36, 37 y 38 de la Ley Nº 8292.
Los informes que se dirijan al jerarca, deberán
ser incluidos en la agenda respectiva para que sean conocidos por éste en un
plazo no mayor a los 15 días hábiles a partir de la recepción del informe en
la Secretaría General. El plazo de 30 días hábiles señalado en el artículo
37 de la Ley Nº 8292, correrá a partir de la fecha en que el informe sea
recibido en la Secretaría General de la Corte Suprema de Justicia.
Cuando la Corte Plena resuelva respecto a los
informes de auditoría que se le son remitidos, se procederá en el acto a
declarar el acuerdo en firme.
(Así reformado mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012 y
publicada en el Boletín Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante
circular N° 004-2013 del 8 de mayo del 2013)
Ficha articulo
Artículo 42.-Comunicación de resultados de cada auditoría. Durante esta fase
debe darse una armoniosa y eficiente comunicación de manera que se produzcan
recomendaciones o sugerencias viables y con acogida para su aplicación, sustentadas
en la redacción de hallazgos y conclusiones en tono constructivo, con adecuado
resguardo de los intereses institucionales y de la independencia requerida. Lo
anterior de conformidad con la normativa que rige la función de la auditoría. Esta comunicación de resultados, se deberá
hacer a través de informes finales y/o parciales, cuando el caso lo amerite.
Ficha articulo
Artículo 43.-Discusión de los resultados
de las auditorías. El Auditor o Auditora Interna debe disponer la discusión
verbal de los resultados con quienes tengan parte en los asuntos, de previo a su
comunicación oficial, con excepción de los resultados relativos a las
relaciones de hechos y otros servicios de auditoría que la normativa contemple,
a fin de establecer o definir con claridad el acuerdo o desacuerdo de las partes
sobre el fondo de lo que se concluye y recomienda, así como determinar el
tiempo prudencial para su implementación.
La convocatoria para realizar la comunicación
verbal de los resultados del estudio, la hará la Auditoría Interna por escrito
a quienes tengan parte en los asuntos. Al auditado se le dará un plazo máximo
de 3 días hábiles para que comunique la fecha en la que estima posible
celebrar la audiencia en un plazo razonable, que no deberá exceder de 8 días hábiles
contados a partir de la fecha en que contesta.
En caso de que el auditado no conteste en el
plazo señalado de 3 días hábiles, la Auditoría de oficio fijará la fecha
para la audiencia respectiva, dentro del plazo de 8 días hábiles contados a
partir del último día en que el auditado debió contestar.
Dicha reunión se documentará por parte de la
Auditoría en la forma en que ésta lo tenga dispuesto en sus lineamientos
internos, resumiéndose las observaciones más importantes y los compromisos
asumidos.
La
Auditoría Interna solicitará al titular
subordinado responsable de implantar las recomendaciones, sus argumentos y
soluciones alternativas cuando se presenten entre ambas partes desacuerdos
insalvables durante la comunicación verbal de los resultados, alternativas que
deberá valorar adecuadamente, previo a emitir el informe final, haciendo los
ajustes que correspondan.
Cuando los informes sean dirigidos al Jerarca,
estos podrán ser discutidos con la Corte Plena o con una comisión de
Magistrados que designe la Corte para el análisis de los informes de auditoría
en borrador. Para tal efecto, se dispondrá de un plazo no mayor a los 20 días
hábiles para la discusión del informe, contado a partir de su emisión por
parte de la Auditoría Interna; la cual coordinará lo correspondiente para la
debida reunión.
(Así reformado mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012 y
publicada en el Boletín Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante
circular N° 004-2013 del 8 de mayo del 2013)
Ficha articulo
Artículo 44.-Informes parciales. Durante el desarrollo de la auditoría o estudio
especial de auditoría, la Auditoría Interna preparará y enviará a quien
corresponda, y cuando la naturaleza del asunto lo justifique, informes
parciales, sobre hechos y otra información pertinente, obtenida en el
desarrollo de la labor de campo, que hayan sido oportunamente discutidos con
los titulares subordinados antes de finalizar el trabajo.
Ficha articulo
Artículo 45.-Requisitos de los informes.
En cuanto a los requisitos, partes, revisión y remisión de los informes, se
aplicará principalmente, lo dispuesto sobre el particular en el Manual de
normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector público y el
Manual de normas generales de auditoría interna para el sector público,
emitidos por la Contraloría General de la República.
(Así reformado mediante sesión N° 09-12 del 5 de marzo del 2012 y
publicada en el Boletín Judicial N° 121 del 25 de junio del 2013, mediante
circular N° 004-2013 del 8 de mayo del 2013)
Ficha articulo
Artículo 46.-Esquema de los informes. La estructura de los informes de auditoría
o estudio especial de auditoría constará de aquellas partes que defina el
Auditor o Auditora Interna, tomando en consideración lo indicado por la normativa
que regula la función de la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 47.-Recordatorio al jerarca o al titular subordinado sobre plazos. La
Auditoría Interna en sus informes y oficio de remisión, deberá recordar
expresamente los plazos con que cuentan el jerarca o el titular subordinado
para ordenar o resolver lo que corresponda. De la remisión de cada informe
deberá quedar consignada la fecha de recibido por parte de la unidad o despacho
destinatario. Asimismo, debe advertirse que la solicitud de nueva información o
la falta de ésta, no impedirá para que el jerarca o titular subordinado observe
el plazo improrrogable en que debe ordenar o resolver lo que juzgue pertinente,
so pena de incurrir en incumplimientos.
Ficha articulo
Artículo 48.-Solicitud de información adicional por parte de la Administración.
El jerarca o el titular subordinado podrán solicitar a la Auditoría Judicial
las aclaraciones u otra información adicional al contenido del informe para
resolver lo que proceda, y la Auditoría Interna en la medida de sus posibilidades
deberá proporcionarla. Sin embargo, la solicitud de nueva información o la
falta de ésta no obstarán para que el jerarca o titular subordinado observe el
plazo improrrogable en que debe ordenar o resolver lo que juzgue pertinente, so
pena de incurrir en incumplimientos; lo anterior debe advertirse en el aparte
de Introducción del informe junto con los plazos y requisitos de Ley.
Ficha articulo
Artículo 49.-Recomendaciones de la Auditoría. Para la implementación de las
recomendaciones de la Auditoría Judicial se deberán observar los artículos 36,
37 y 38 de la Ley Nº 8292. Además, se debe considerar lo siguiente:
a) Las recomendaciones de la Auditoría Interna,
deben fundamentarse en la normativa vigente, reglas unívocas de la ciencia o de
la técnica, o en principios elementales de justicia, lógica y conveniencia.
b) Implementar, mantener y perfeccionar las
recomendaciones de la Auditoría, será de la exclusiva responsabilidad de la
Administración Activa.
c) Si
durante la conferencia señalada en el artículo Nº 43 de este Reglamento o
posterior a ella, el funcionario o funcionaria responsable de la implantación
de las recomendaciones encuentra motivos que imposibiliten poner en práctica
las medidas indicadas en esas recomendaciones o en parte de ellas, deberá
exponer por escrito ante el jerarca la solución alterna que subsane las
deficiencias encontradas en el plazo indicado en la Ley Nº 8292.
Ficha articulo
Artículo 50.-Conflicto y remisión de expediente a la Contraloría. En caso de
conflicto entre la Auditoría Interna y el jerarca, con respecto a los informes
emitidos por la Auditoría Interna, el procedimiento a seguir será el siguiente:
a) Firme la resolución del jerarca que ordene
soluciones distintas de las recomendadas por la Auditoría Judicial, ésta tendrá
un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para
exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle
que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría, dentro de los ocho
días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de
inconformidad indicadas.
b) La Contraloría dirimirá el conflicto en última
instancia, a solicitud del jerarca, de la Auditoría Interna o de ambos, en un
plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará
al efecto. El hecho de no ejecutar
injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a
la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Nº 7428.
c) Una vez que la Auditoría Interna comunique por
escrito al jerarca su decisión de someter el conflicto a la Contraloría, éste
deberá valorar y tomar las medidas que correspondan, en cuanto a la
conveniencia de que el titular subordinado responsable continúe con las
acciones relacionadas con la materia de dicho conflicto para implantar las soluciones
alternas ordenadas; o si, por el contrario, es necesario emitir una orden para
cesar cualesquiera de estas acciones, hasta tanto el conflicto no se dirima por
parte del Órgano Contralor; aspecto que debe advertir al jerarca en el oficio
mediante el cual le comunica que eleva el asunto a la Contraloría y viceversa,
en caso de que sea el jerarca el que plantea el asunto.
d) La Auditoría Interna, el jerarca o ambas
partes deben presentar el expediente que documente el conflicto, debidamente
foliado, ordenado en forma cronológica, que contenga un índice para facilitar la
referencia y todos los documentos pertinentes que le permitan a la Contraloría
valorar los hechos desde los distintos puntos de vista para dictar su
resolución.
e) Como parte de la documentación del expediente,
se debe aportar el acuerdo del jerarca dictado de conformidad con el articulo
37 de la Ley Nº 8292, el cual debe contener las órdenes sobre las soluciones alternas
que motivadamente debe disponer; y la evidencia pertinente de que dicho acuerdo
fue comunicado a la Auditoría Interna y al titular subordinado correspondiente,
y que para la remisión del conflicto a la Contraloría se observó lo establecido
en el primer párrafo del artículo 38 de dicha Ley.
Ficha articulo
Artículo 51.-Programa e Informe de Seguimiento de Recomendaciones. La Auditoría
Judicial formulará y ejecutará un programa de seguimiento de recomendaciones y
obtendrá la evidencia suficiente, competente y pertinente para comprobar si las
recomendaciones ordenadas por la Administración se están aplicando en la
práctica, o de lo contrario, determinará las causas de incumplimiento para
comunicar lo que corresponda. En el programa citado se incluirá el seguimiento
de las disposiciones contenidas en los informes de la Contraloría, el de los Auditores
Externos, las Instituciones de Control, cuando sean de su conocimiento. Sobre
el particular, la Auditoría debe realizar al menos un informe anual al jerarca.
Ficha articulo
SECCIÓN IV
De las denuncias
Artículo 52.-Obligación de denunciar. De conformidad con el artículo 281 de la
Ley Nº 7594, los servidores de la Auditoría Judicial están en la obligación de
denunciar en forma oportuna al Ministerio Público, en caso de tener noticia de
presuntos ilícitos penales en contra de la Hacienda Pública, e informar en
forma concomitante al jerarca lo pertinente, salvo que éste último sea el
denunciado, en tal caso será el Ministerio Público el que, en razón de su
quehacer, lo pondrá en autos. El incumplimiento de este deber convertirá a los
servidores de la Auditoría Interna en corresponsables pasivos de esos
perjuicios y daños cometidos.
Ficha articulo
Artículo 53.-Atención de denuncias. De conformidad con las competencias legales
y normativas de la Auditoría Interna, está dentro del ámbito del juicio
profesional del Auditor o Auditora Interna, iniciar un estudio en atención de
una denuncia, con el propósito de obtener suficientes elementos de prueba que
le permitan sustentar las recomendaciones de su informe, para aportar más
elementos de juicio que apoyen la decisión de recomendar la apertura de un
procedimiento.
El Auditor o Auditora Interna
debe analizar la naturaleza de los asuntos denunciados en cuanto a su
connotación administrativa, civil y penal, a fin de valorar la necesidad de
hacer un estudio de auditoría; de trasladarla para la atención por parte de la
administración activa o del Ministerio Público u otra instancia competente.
Además de esto, debe en su análisis considerar las prioridades en su plan de
trabajo.
Ficha articulo
Artículo 54.-Aspectos a considerar para la atención de denuncias. Para la
atención de denuncias que hagan terceros y servidores judiciales, se deben
considerar los siguientes aspectos:
a) Las denuncias deben consistir en hechos
irregulares, que causen o puedan causar perjuicio a los bienes o intereses del
Poder Judicial.
b) Será obligación del Auditor o Auditora Interna
atenderla en un plazo razonable, el cual debe considerar la posibilidad de la
eventual prescripción de los hechos a investigar, realizar un análisis de que la
denuncia sea procedente y con base en el riesgo que entrañe la actividad
comunicada, investigar y comprobar los hechos puestos en su conocimiento.
c) Las denuncias presentadas deberán ser
registradas de tal manera que el ciudadano y la Auditoría Interna puedan
identificarlas y darles seguimiento con facilidad y oportunidad. Lo anterior,
de acuerdo con el procedimiento que al efecto haya aprobado la Auditoría
Interna.
Ficha articulo
Artículo 55.-Tratamiento de las denuncias. La Auditoría Judicial le dará el
trámite que corresponda a las denuncias, de conformidad con los siguientes
parámetros, mediante resolución motivada:
a) Las denuncias que no sean de su competencia,
se canalizarán a las instancias competentes de conformidad con la Ley Nº 8220.
b) Las denuncias que sean manifiestamente
improcedentes o infundadas, serán archivadas de oficio.
c) Las denuncias reiterativas que contengan
aspectos que hayan sido atendidos, en cuyo caso se comunicará al interesado o a
la Contraloría lo ya resuelto.
d) Las denuncias que se refieran únicamente a
intereses particulares del ciudadano, en relación con conductas u omisiones de
la Administración Activa que les resulten lesivas de alguna forma, y para cuya
solución exista un procedimiento específico contemplado en el ordenamiento
jurídico vigente, serán archivadas de oficio.
Ficha articulo
Artículo 56.-Respaldo al personal de la Auditoría Interna. Cuando el personal de
la Auditoría Interna, en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un
conflicto legal o una demanda, el Poder Judicial dará todo su respaldo tanto
jurídico como técnico y cubrirá los costos para atender ese proceso hasta su
resolución final, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley
Nº 8292.
Ficha articulo
CAPITULO VI
Disposiciones finales
Artículo 57.-Actualización del Reglamento Interno. El Auditor o Auditora Interna
deberá actualizar, divulgar y hacer cumplir el presente Reglamento asistiéndose
de la normativa legal y técnica pertinente, el cual será aprobado por Corte
Plena y la Contraloría y se publicará en el Diario Oficial La Gaceta.
Toda modificación deberá contar
de previo a su emisión oficial, con la aprobación de la Corte Plena y la
Contraloría, de conformidad con las Directrices generales relativas al
Reglamento de Organización y Funcionamiento de las Auditorías Internas del
Sector Público.
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Artículo 58.-Causales de responsabilidad administrativa. La inobservancia de los
deberes y obligaciones establecidos en el presente Reglamento originará
responsabilidad administrativa de acuerdo con los artículos 39 y 40 de la Ley
Nº 8292, el artículo 38 inciso d) de la Ley Nº 8422, y en concordancia con el
artículo 108 de la Ley Nº 8131.
Ficha articulo
Artículo 59.-Derogaciones. Déjese sin efecto el Reglamento de la Auditoría
Interna del Poder Judicial, publicado en el Boletín Judicial Nº 162 del 24 de
agosto de 1992.
Ficha articulo
Artículo 60.-Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La
Gaceta.
San José, 2 de junio del 2008.
Ficha articulo
Fecha de generación: 23/2/2024 15:19:31
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